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HERMA setzt auf Ressourcenplanung und Demand Management in Can Do

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Die HERMA Gruppe mit Hauptsitz in Filderstadt ist ein führender Spezialist für Selbstklebetechnik. Mit fast 1.000 Mitarbeitern produziert das technologisch führende Unternehmen Haftmaterial auf einer der modernsten Beschichtungsanlagen der Welt sowie Etiketten und Etikettiermaschinen und verzeichnet ein dynamisches Wachstum. HERMA Produkte werden auf allen Kontinenten vertrieben. Mehr als 60 Prozent des Umsatzes von derzeit rund 322 Millionen Euro werden heute außerhalb Deutschlands erzielt.

Dabei ändern sich die Kundenansprüche vor allem in Bezug auf Schnelligkeit und Qualität bei der Bearbeitung ihrer Anfragen. Eine Entwicklung, die sich auch auf das Unternehmen HERMA überträgt und dazu führt, dass sich die IT-Abteilung des Haftmaterialspezialisten einer steigenden Anzahl von Änderungs- und Serviceanforderungen der Fachabteilungen gegenübersieht. Diese müssen mit den laufenden Tätigkeiten in Einklang gebracht werden.

In Can Do sehen wir sofort, wann wir die benötigten Ressourcen für die Umsetzung zur Verfügung stellen können und geben die Projekte dementsprechend kontrolliert frei.

Josef Marchner, CIO
HERMA GmbH

Ressourcenengpässe frühzeitig erkennen

Um aus der Vielzahl der Anfragen die strategisch relevanten Projekte auszuwählen, wird bei HERMA ein Scoring per Webservice-Technik durchgeführt, welches die wirtschaftliche Bedeutung der angefragten Projekte für das Unternehmen errechnet und abbildet. Die anschließende, realistische Ressourcenplanung zeigt, ob bzw. wann eine ausreichende Anzahl von IT-Mitarbeitern verfügbar ist, um die priorisierten Projekte umzusetzen. „Unkoordinierter Aktionismus führt hier nicht weiter“, weiß Josef Marchner, CIO bei HERMA. Der beidseitige Unmut durch überlastete IT-Mitarbeiter und unzufriedene Fachabteilungen, die sich über fortwährende Terminverschiebungen beklagen, ist ihm nicht fremd. Gelöst hat er diesen Konflikt mit der Planung in Can Do.

Erwartungsmanagement in Can Do

Ausschlaggebend für die Auswahl dieser Softwarelösung waren die auf Wahrscheinlichkeitsrechnung basierenden Konfliktmeldungen, die im Rahmen der Machbarkeitsanalyse Ressourcenengpässe aufzeigen. „Insbesondere, wenn viele Projekte parallel geplant und umgesetzt werden, ist es von hohem Nutzen, von vornherein zu wissen, wo es voraussichtlich zu Einschränkungen kommt, wenn ein neues Projekt geplant wird“, weiß Marchner aus Erfahrung. „Der vollständige Überblick über verfügbare Kapazitäten auf Knopfdruck in Can Do hat Erwartungshaltungen verändert, und wir konnten das gegenseitige Verständnis für die zeitliche Machbarkeit von Projekten deutlich verbessern“, so Marchner. Gemeinsam mit den Kollegen der Fachabteilungen wirft er einen Blick auf die aktuelle und geplante Auslastung seiner Mitarbeiter und legt Fertigstellungstermine rein sachbezogen auf Basis der Softwareinformationen fest.

Der individuelle Arbeitsvorrat wird entzerrt, indem die Aufgaben auf die Zeitschiene gelegt werden. Diese übersichtliche Darstellung ermöglicht den Mitarbeitern, ihre Aufgaben einfacher zu gewichten, und sie sind weniger gestresst.

Josef Marchner, CIO
HERMA GmbH

Auch abteilungsintern wirkt sich die Planung mit Can Do positiv aus. „Der individuelle Arbeitsvorrat wird entzerrt, indem die Aufgaben auf die Zeitschiene gelegt werden. Diese übersichtliche Darstellung ermöglicht den Mitarbeitern, ihre Aufgaben einfacher zu gewichten, und sie sind weniger gestresst“, so Marchner. Empfehlen würde er die Software immer dann, wenn ein Unternehmen ein leistungsfähiges Projekt- und Ressourcenplanungswerkzeug sucht.

Planen mit Skills und Künstlicher Intelligenz

Ebenfalls genutzt wird die Option zur skillbasierten Ressourcenplanung von Can Do, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter mit den passenden Qualifikationen für die Projekte eingeplant werden. „Durch die gleichzeitige Berücksichtigung von Skills bei der Kapazitätsplanung können wir unsere Servicequalität weiter verbessern und arbeiten produktiver“, erläutert Marchner den Mehrwert. Auch das KI-gestützte Risikomanagement von Can Do findet bereits Verwendung. „Meine Kollegen nutzen die KI von Can Do und setzen Handlungsempfehlungen wie „Sofort eingreifen“ oder „Ignorieren“ ein, um die Fülle wiederkehrender Aufgaben schneller zu erledigen“, weiß Marchner. Die gewonnenen Freiräume ermöglichen den Mitarbeitern, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und eröffnen aktiven Gestaltungsspielraum.

Funktionalitäten von Can Do im Einsatz bei HERMA:

  • Ressourcenmanagement
  • Skillbasiertes Ressourcenmanagement
  • Mitarbeitereinsatzplanung
  • Risikomanagement mit Künstlicher Intelligenz
  • Berichtswesen
  • Demand Management
  • Portfoliomanagement
  • Mitarbeiter-App

Can Do und SAP kommunizieren mit Webservice-Technologie

Mit der Ablösung des bisherigen überwiegend manuellen HERMA-Scorings durch einen Webservice, der das Can Do Demand Management mit SAP verbindet, hat die DV-Abteilung einen besonderen Fortschritt erzielt. Erstmalig ermöglicht der Webservice die Kommunikation zwischen den zwei Computeranwendungen. Dabei überträgt die App von Can Do diverse Parameter zur Risikobetrachtung wie Nutzen in Euro, Wahrscheinlichkeit eines Ressourcenkonfliktes, strategische Bedeutung des Projektes, Amortisation etc. an SAP. Dort erfolgt die Berechnung der insgesamt fünf verschiedenen Scoring Werte, die wiederum an Can Do übertragen werden. Nach vollzogener Priorisierung gemäß der strategischen Bedeutung der einzelnen Anfragen werden diese in Can Do geplant. „So sehen wir sofort, wann wir die benötigten Ressourcen für die Umsetzung zur Verfügung stellen können und geben die Projekte dementsprechend kontrolliert frei“. Der Webservice wird im Rahmen des Can Do Demand Managements ab Anfang 2018 auch anderen HERMA-Abteilungen zur Verfügung stehen.

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