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Für eine übergreifende Planung

Wie Sie agile Methoden in ihr unternehmensweites Projekt- und Ressourcenmanagement reibungslos integrieren

Hybrides Projektmanagement mit Can Do

Die Realität im Projektmanagement ist weder klassisch noch agil, sie ist hybrid, wie die Studie Status Quo Agile 2016/2017 ergab. Das heißt, bei den meisten Projekten wird situativ entschieden, mit welcher Vorgehensweise – agil, hybrid oder klassisch – das Vorhaben umgesetzt wird. Das ist gut für das jeweilige Projekt, oftmals aber problematisch für ein übergreifendes Ressourcenmanagement und für das Portfoliomanagement. Denn agile Methoden lassen sich in der Regel schlecht in Lösungen für eine unternehmensweite Planung integrieren. Insbesondere wenn rein agil gearbeitet wird, wie es bei der Software-Entwicklung und in IT-Abteilungen häufig der Fall ist.

Exkurs: Was ist eigentlich hybrides Projektmanagement?

Da diese beiden Bereiche meist in fachübergreifenden Projekten involviert sind, ist es für den Projektleiter schwierig zu erkennen, wann die IT oder die Entwicklung ihren Beitrag zum Projekt liefert: Wie sind Status und Fortschritt der entsprechenden Pakete bzw. Phasen, wie groß sind der bisherige und der künftige Kapazitätsbedarf und können erbrachte Leistungen abgerechnet werden? Für ein übergreifendes Ressourcenmanagement ist es fatal, wenn zentrale Abteilungen wie IT und Entwicklung nicht erfasst werden. Umgekehrt bestehen agile Teams darauf, in der gewohnten Weise und mit den gewohnten Tools – meist JIRA – zu arbeiten. Eine doppelte Datenerfassung wird zurecht abgelehnt.

Can Do hat für dieses Szenario eine Lösung entwickelt in Form einer Schnittstelle mit JIRA. Diese ermöglicht ein unternehmensweites Ressourcenmanagement und gibt dem Projektleiter die Transparenz, die er für die Steuerung seines Vorhabens benötigt. Die agilen Teams können weiterhin in JIRA arbeiten.

Hier können Sie das Produktdatenblatt 'Hybrides Projektmanagement mit JIRA und Can Do' herunterladen

Bernhard Schwarzmaier, Partner
Artemis Innovations GmbH

Wir von der Artemis Innovations GmbH nutzen die auf Amazon Web Services (AWS) betriebene Cloud-Lösung von Can Do hauptsächlich für unsere Ressourcenplanung und Projektplanung. Da wir überwiegend im agilen Umfeld arbeiten, ist die bestehende Anbindung von Can Do an Jira ideal für unsere Zwecke geeignet.

Hybrides Management von Projekten mit JIRA und Can Do

Weniger Abstimmungsaufwand und mehr Transparenz

Die Entwicklung von der herkömmlichen Stab-, Linien- oder auch Matrixorganisation zur agilen Projektorganisation schreitet unaufhaltsam voran. Die hohe Dynamik verlangt schnelle Entscheidungen auf der Grundlage sicherer Informationen. Gesucht werden hierfür hybrides Projektmanagement Lösungen, die das gesamte Spektrum von der Projektarbeit über das Projekt-Controlling und das Demand- und Budgetmanagement abdeckt. Zu diesem Zwecke verbindet das Tool für hybrides Projektmanagement Can Do mit der Schnittstelle zu dem sehr häufig genutzten agilen Tool JIRA die Effektivität des agilen Arbeitens mit der zur budget- und terminkonformen Umsetzung von Projekten erforderlichen Transparenz der klassischen Projektplanung und ermöglicht auf diese Weise ein hybrid Projektmanagement.

Hybrides Projektmanagement umfasst Methoden, die Ansätze des klassischen Projektmanagements mit agilen Ansätzen kombinieren. Oft reichen agile Ansätze allein aber nicht aus, um eine vorausschauende Planung von Projekten und Ressourcen im Unternehmen zu ermöglichen. Daher werden die beiden Ansätze in der Praxis häufig kombiniert und können mit einer hybrides Projektmanagement Software wie Can Do abgebildet werden. Wenden wir uns zunächst dem klassischen und agilen Ansatz zu:

Klassisch versus agil

Die klassische Projektmanagement-Landschaft sieht meist einen Projektleiter vor, ein Project Management Office, diverse Teamleiter und eben die Mitarbeiter in den Teams. Nach erfolgter Priorisierung von Projekten und Aufgaben werden die Ressourcen geplant. Für die Detailplanung wird häufig ein Gantt-Chart verwendet. Damit verfügen Projektleiter in der klassischen Projektplanung über detaillierte Berichte zu Meilensteinen, Fertigstellung, Kosten etc. und entsprechenden Übersichten. Im Gegensatz dazu bieten agile Arbeitsmethoden vor allem in der Softwareentwicklung und anderen komplexen Umgebungen Vorzüge. Dabei wird ein Team zusammengestellt, das fortlaufend an Versionen einer Software arbeitet, während diese schon von Anwendern genutzt wird. Die Teamteilnehmer kennen sich in der Materie aus und priorisieren die Arbeitsschritte individuell. IAPM: Whitepaper Hybrid Project Management

Agile Teams verfügen häufig über einen Product Owner, einen Scrum Master und diverse Teamteilnehmer. Die Teams sind weitgehend selbstorganisiert und schätzen aus ihrer eigenen Erfahrung heraus Aufwände ab. Dies erfolgt zu Beginn grob und geschieht verfeinert über den weiteren Projektverlauf hinweg. Dabei sind regelmäßige Sprintplanungen, Reviews und Retrospektiven ebenso Pflicht wie tägliche Besprechungen über den Fortschritt des jeweiligen Sprints. Gearbeitet wird nach den Vorgaben des Backlog. Jedoch muss auch bei agilen Teams eine Ressourcenplanung erfolgen, da aufgrund krankheitsbedingter Abwesenheit, Urlaub, Fortbildung etc. niemand durchgehend zur Erledigung von Projektaufgaben zur Verfügung steht. Was bei der agilen Arbeitsweise ebenfalls fehlt, ist ein Überblick über die gesamte Projektlandschaft. Hier bietet unsere Software für hybrides Projektmanagement Can Do eine gute Lösung, indem sie die zwei Welten der klassischen und agilen Arbeitsweise miteinander verbindet.

Häufig genutztes agiles Tool: JIRA

Ist-Zustand in vielen Unternehmen mit hybriden Arbeitsweisen unter Verwendung des häufig genutzten agilen Tools JIRA und klassischer Projektplanung: Es besteht eine Parallelwelt, die zunächst in beide Richtungen intransparent erscheint. Dieser Umstand erschwert die erfolgreiche Planung und Realisierung von Projekten und Ressourcen in Time und Budget. Gleichzeitig ist klar, dass agile Arbeitsweisen kreatives Potential freisetzen und Neues hervorbringen können. Bei Entwickler-Teams erfreuen sie sich deshalb größter Beliebtheit.

Der Blickwinkel des JIRA-Teams: Nichts kann entstehen ohne Chaos.

Sie sind Entwickler und arbeiten mit ihren Kollegen agil. Nach außen scheinbar unstrukturiertes Vorgehen eröffnet Ihnen Raum für kreatives Arbeiten in überschaubaren Planungsabschnitten und gibt Ihnen größtmögliche Flexibilität zur Umsetzung Ihrer Aufgaben. In dieser Methode liegt viel Potential – schon Albert Einstein formulierte: “Nichts kann entstehen ohne Chaos.”

Der Blickwinkel des Projektleiters: Nichts kann existieren ohne Ordnung.

Sie sind Projektleiter, die Menge der von Ihnen gesteuerten Projekte wächst beständig an und Umplanungen gehören zum Tagesgeschehen. Doch damit nicht genug: weite Teile Ihrer Planungs-Pflichten unterliegen erschwerten Bedingungen, denn Sie wissen nicht, wer in agilen Projekten gerade wie lange woran arbeitet und Sie können Ihre Ressourcenplanung nur geschätzt durchführen. Dem Kunden gegenüber sollen Sie jedoch verbindliche Aussagen zum Projektfortschritt und dem zu erwartenden Fertigstellungstermin treffen. Ebenfalls sind Sie für die Verwendung des geplanten Budgets und der Mitarbeiter verantwortlich. Da viele Parameter hinsichtlich der Ressourcenverwendung im Dunkeln liegen, ist dieses schlicht nicht möglich. Auch das brachte Einstein auf den Punkt: “Nicht kann existieren ohne Ordnung.”

Can Do integriert JIRA und schafft eine Win-win-Situation für JIRA-Teams und Projektleiter

Während Entwicklungsabteilungen auf agile Methoden wie Scrum schwören, stellen diese Vorgehensweisen für Projektmanager und Portfoliomanager einen großen Blindfleck in der Planung dar: Der Projektleiter weiß oft nicht, ob und wann die agilen Teams die Arbeiten (Arbeitspakete bzw. Storys) für sein Projekt umsetzen. Zudem kommt eine Kapazitätsplanung in agilen Methoden nicht vor, was das unternehmensweite Ressourcenmanagement des Portfoliomanagers erschwert. Das macht ein Projektmanagement hybrid erforderlich. Das Informationsdefizit kann nur durch einen hohen Abstimmungs- und Kommunikationsaufwand ausgeglichen werden. Hier bieten hybrides Projektmanagement Tools wie Can Do einen echten Mehrwert.

Um beide Welten bestmöglich zu verbinden, hat Can Do eine Schnittstelle entwickelt, die es erlaubt, Epics und zugeordnete Storys eines terminierten Sprints in JIRA mit Can Do zu verbinden und als Arbeitspakete in der Projektplanung zu visualisieren. Auf diese Weise bleiben die Stärken der agilen Arbeitsweise in JIRA vollständig erhalten. Gleichzeitig wird eine komfortable Visualisierung des Projektfortschritts in Can Do für ein professionelles Management in Time und Budget ermöglicht. So ist der Projektleiter stets über die Ressourcen- und Budgetverwendung im Bilde und kann sich, um den für ihn relevanten Informationsfluss sicherzustellen, mit beliebig vielen Scrum-Projekten verbinden und ein Agiles Projektmanagement ermöglichen.  Für den Entwickler ändert sich jedoch nichts.

Was sich durch die Schnittstelle ändert:

  • Existierende Parallelwelten der klassischen Ressourcenplanung in Can Do und der agilen Softwareentwicklung in JIRA werden verbunden
  • Dabei werden die Informationen wie User Stories, Epics und Sprints aus JIRA in Can Do als Arbeitspakete visualisiert
  • So können hybride Arbeitsweisen in Projekten koexistieren, ohne dass JIRA-Teams unliebsame und zeitaufwändige Datenpflege in verschiedenen Systemen auf sich nehmen müssen.
  • Projektmanager bekommen einen transparenten Einblick in die Aktivitäten eines Sprints, können eine Ressourcenplanung (Budget und Personal) durchführen und den Projektfortschritt dokumentieren
  • Projekte werden durch Abbildung der JIRA-Inhalte planbar und können in Time und Budget umgesetzt werden (Zuteilung von Budget und Personal sowie Steuerung der Verwendung dieser Ressourcen)
  • Der Projektleiter plant nur auf der Phase; die Feinplanung findet in JIRA statt.
  • Aufwändige Abstimmungen entfallen, und der Projektleiter spart 80% seiner Zeit.
  • Der Abgleich der Ressourcenverwendung per Abzieh-Feature zeigt auf, wie viel des kalkulierten Zeit-Budgets bereits verbraucht wurde und wieviel Zeit zur Erledigung der Storys anschließend noch zur Verfügung steht – entweder bezogen auf ein Team oder auch bezogen auf eine Person. Dieses kann je nach Unternehmensphilosophie unterschiedlich gehandhabt werden.
  • Die unternehmensweite Kapazitätsplanung wird durch die Planung auf Abteilungsebene in Can Do möglich.
  • Durch die Zeiterfassung in Can Do ist eine positionsgetreue (z.B. PSP-Nr.) Weitergabe der Datensätze zur kaufmännischen Weiterverarbeitung der Daten in angebundenen Drittsystem ohne weiteres möglich.
  • Das SAFe®-Vorgehensmodells wird durchgängig unterstützt.

Die Vorteile des hybriden Projektmanagement mit Software für hybrides Projektmanagement Can Do und JIRA auf einen Blick

  • Epics und Storys in JIRA werden samt Ressourcenzuweisung und Status der Story bzw. des Arbeitspakets in Can Do abgebildet und in Echtzeit synchronisiert
  • JIRA-User arbeiten weiterhin ausschließlich mit JIRA; lediglich die Zeiterfassung kann komfortabel in Can Do stattfinden
  • Der Projektleiter behält den Überblick, weil Auslastungen von JIRA-Teams und -Mitarbeitern in Can Do abgebildet werden

 

Weitere Optionen, die die Integration von JIRA in Software für hybrides Management von Projekten Can Do bietet:

Sofern eine ganzheitliche Zeitplanung der Mitarbeiter unter Berücksichtigung von Grundlast, Fehlzeiten durch Schulungen oder Urlaub sowie der Auslastung durch die Stories gewünscht ist, können die Mitarbeiter des JIRA-Teams ihre Zeiten über die Mitarbeiter-App von Can Do zurückmelden.

Dieses Vorgehen ist vor allem dann nützlich und zeitsparend, wenn Zeiten manuell bestimmten Projekten und Auftragsnummern eines Systems zur Aufwandserfassung zugeordnet werden müssen. Dieses kann dann via Schnittstelle automatisiert aus Can Do erfolgen.

Was dabei sichergestellt wird:

  • Für Scrum-Teams ändert sich NICHTS
  • Sie arbeiten weiterhin selbständig, flexibel und mit überschaubaren Planungshorizonten
  • Projektleiter profitieren von Transparenz
  • Projekte können priorisiert werden
  • Budget und Personal können passend zugeteilt werden
  • Es herrscht Transparenz hinsichtlich der Verwendung der Ressourcen
  • Es gelingt, Projekte erfolgreich umzusetzen (in Time und in Budget) und damit einen Beitrag zum wirtschaftlichen Erhalt des Unternehmens zu leisten, ohne auf die kreativen Spielräume mit Scrum zu verzichten.