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Intelligente Kapazitätsplanung für Ihr Projekt

Ressourcenmanagement mit Can Do Project Intelligence

Eine der zentralen Herausforderung beim Projektmanagement ist die richtige Planung des Einsatzes der am Projekt beteiligten Mitarbeiter (Ressourcen). Die Projektplanung muss frühzeitig potenzielle Überlastungen erkennen und Szenarien entwickeln, um diesen Überlastungen entgegenzusteuern. Dabei muss der Projektmanager berücksichtigen, dass Mitarbeiter oftmals gleichzeitig an mehreren Projekten beteiligt sind und zudem auch Routinearbeiten verrichten, die nicht in den Projektplänen berücksichtigt sind. Des Weiteren sind auch noch Verfügbarkeitsminderungen wie Urlaubs- oder Krankheitstage zu beachtet.

Herkömmliche Planungsmethoden setzen lediglich die zur Verfügung stehende Kapazität der Ressource mit der benötigten Arbeitszeit in Relation. Entweder die Planung funktioniert, oder es wurde eine Überlastung festgestellt. In letzterem Fall bleibt jedoch unberücksichtigt, dass eine Überlastung, die in einer Woche vorherrscht, auf den Monat gesehen kein Problem darstellt. Ein weiteres Problem ist die Planbarkeit selbst. Während bei Maschinen eine sehr detaillierte Planung, vorgenommen werden kann, empfiehlt sich dies für den Menschen nicht. Der Aufwand, einen Mitarbeiter minutengenau zu verplanen und dann die tatsächliche Arbeitsleistung pro Tag zu erfassen, um ggf. die Planung anzupassen, ist viel zu aufwendig und nicht praktikabel. Darüber hinaus setzt Projektarbeit auch ein zielorientiertes Arbeiten voraus. Dem Projektleiter werden Ziele (Meilensteine) und Budgets gestellt, die er dann erreichen muss. So lautet eine realistische Vorgabe eher: „Erreichen Sie das Ziel („machen Sie das bitte so und so…“) mit einem bestimmten Zeitraum (…bis Ende der nächsten Woche) und einem Budget (… und schauen Sie, dass Sie mit 20 – 30 Stunden hinkommen“)“ als „…und arbeiten Sie morgen daran 4 Stunden, dann am Tag danach bitte 2 Stunden, setzen Sie dann aus, dann bitte wieder 4 Stunden usw.“.

Genau diese Problematik hat Can Do mit dem Abgleichverfahren „Watermodel®“ gelöst. Hier werden keine starren Zeitfenster zur Berechnung herangezogen, sondern die gesamten Arbeitspakete in ihrem Zusammenspiel.

Beispiel: Ein Mitarbeiter soll ein Konzept mit einer durchschnittlichen Auslastung von 50% über zwei Wochen erstellt. In der ersten Woche nimmt er zusätzlich noch an zwei Tagen an einer Schulung teil, allerdings mit 100% seiner Zeit. Betrachtet man die Tage der ersten Woche, ist der Mitarbeiter an zwei Tagen überlastet und zwar um 50%. Can Do Project Intelligence meldet aber kein Problem für diese Situation, denn der Mitarbeiter kann beide Arbeiten durchaus im Rahmen der Vorgaben erledigen. Die fehlenden Zeiten, in denen er statt am Konzept zu arbeiten, in der Schulung sitzt, kompensiert er an anderen Tagen. Allerdings lässt sich nicht vorhersehen, wie er das macht, das bleibt ihm überlassen. Er kann es allerdings schaffen.

Anders verhält es sich, wenn die Schulung statt zwei sechs Tage dauern würde. In diesem Fall, kann der Mitarbeiter nicht beide Pakete innerhalb der Vorgaben erfüllen, egal wie er seine Arbeit organisiert. Can Do Project Intelligence erkennt dieses Problem und zeigt sofort eine Überlastung an.

Selbst wenn ungenau geplant werden muss (Dauer des Seminars 4-6 Tage), ist die Projektmanagement-Software von Can Do in der Lage, eine Kapazitätsauslastung zu berechnen. Je nach Grad der Ungenauigkeit zeigt die Software eine prozentuale Eintrittswahrscheinlichkeit ein, dass die Planung scheitert.

Durch diese Technologie entsteht eine Reihe von Vorteilen:

  • die Planung und Ermittlung von Überlastungen ist realistischer
  • das Verfahren entspricht dem „Prinzip Projektmanagement“
  • es gibt dem Mitarbeiter die Freiheit, seine Arbeit selbst zu organisieren
  • der Planungs- und Pflegeaufwand wird erheblich reduziert
  • da auch die Möglichkeit der inakkuraten Planung unterstützt wird, entsteht ein absolut realistisches Kapazitätsbild
  • Grundlasten und Urlaube etc. können komfortabel eingeplant werden