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Projektmanagement-Interview mit Günter König, ehemaliger CIO der Salzgitter Gruppe

Interview mit Günter König, ehemaliger Geschäftsführer der GESIS Gesellschaft für Informationssysteme mbH und ehemaliger CIO der Salzgitter AG:

Can Do: Herr König, GESIS ist zum einen der IT-Dienstleister der gesamten Salzgitter Gruppe, gleichzeitig berät und betreut GESIS externe Kunden aller Größenordnungen aus allen Bereichen der Wirtschaft. Welches Dienstleistungsspektrum bietet GESIS seinen Kunden?
Günter König: GESIS verfolgt gemäß dem Motto „design – build – run“ einen ganzheitlichen IT-Lösungsansatz. Damit erreichen wir alle Teile des Salzgitter-Konzerns. Unser Fokus liegt dabei auf den jeweiligen Hauptgeschäftsprozessen, die dann mit SAP als Anwendungs- und Basistechnologie – ergänzt um dazu komplementäre Werkzeuge – in der Breite abgebildet werden. Bei Bedarf entwickeln wir selbstverständlich auch eigene Module.

Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal zu anderen Konzerndienstleistern besteht darin, dass GESIS selbst Produkte entwickelt und kontinuierlich auf dem Markt nach den besten IT- und Software-Lösungen Ausschau hält, um sie im Konzern als „Pay per Use“-Angebote zur Verfügung zu stellen. Unser Anspruch ist, dass wir durch eine serviceorientierte Architektur sowie durch bedarfsgerechte, kostengünstige und pflegeleichte Lösungen überzeugen wollen. Darüber hinaus ist uns der direkte Kontakt, der direkte Austausch von unseren Mitarbeitern und den Mitarbeitern der jeweiligen Fachabteilungen unserer Kunden wichtig. Um Belastungsspitzen auszugleichen, verfügen wir über ein Netzwerk von zehn bis zwölf Unternehmen, auf die wir zurückgreifen können. So gelingt es uns, immer ausgelastet zu sein und profitabel zu wirtschaften.

Günter König, ehemaliger CIO der Salzgitter GruppeCan Do: Das Leistungsangebot von GESIS bildet letztlich die gesamte Wertschöpfungskette ab und ist nicht auf bestimmte Branchen begrenzt. Angesichts dieses großen Spektrums und sich ständig wechselnder Rahmenbedingungen – wie schaffen Sie es, dauerhaft erfolgreich zu sein? Wie gehen Sie bei den teilweise doch sehr unterschiedlichen Aufträgen vor und welche grundlegenden Ziele verfolgen Sie dabei?
Günter König: Durch meine Doppelfunkton als CIO der Salzgitter AG und als Geschäftsführer von GESIS bin ich in der Lage, Geschäftsprozesse ganzheitlich zu betrachten. Alle Systeme, die wir entwickeln und aufbauen, unterliegen diesem ganzheitlichen Ansatz. Wir legen großen Wert darauf, nur möglichst best-practice-Lösungen anzubieten und zu installieren.

Grundsätzlich ist der Salzgitter-Konzern dezentral aufgebaut. Unsere Aufgabe ist es, im IT-Bereich eine einheitliche, gemeinsame Struktur zu etablieren. Und es gelingt uns zusehends, diese Struktur zu verbessern, insbesondere durch selbstentwickelte Lösungen und durch am Markt zugekaufte Top-Produkte. Unser Ziel ist es, Informationstechnologie zu standardisieren, weiterzuentwickeln und IT-Systeme zu betreiben.

Dabei bleiben wir offen für neue Ideen und Lösungsansätze: Bei Ausschreibungen beispielsweise geben wir nur die Aufgabenstellung vor. Die Lösung soll vom Anbieter kommen, sie wird keinesfalls von uns vorgegeben.

Can Do: GESIS beschäftig rund 200 Mitarbeitern, die weltweit Projekte betreuen. Wie haben Sie Ihre internen Prozesse organisiert? Es gibt sehr unterschiedliche Werkzeuge zur Projektplanung, was sind Ihre Anforderungen an ein modernes Projektmanagement? Welchen Nutzen versprechen Sie sich von solch einem Tool?
Günter König: Ein grundsätzliches Problem ist, dass neben der Projektarbeit auch Systempflege und Wartung berücksichtigt werden müssen. Dies lässt sich mit konventionellen Werkzeugen nicht planen. Trotzdem benötigen wir einen ganzheitlichen Überblick über die Kapazitäten und die Kosten aller Arbeiten – sei es Projektarbeit oder nicht.

Als Projektmanagement-Methode haben wir PRINCE2 gewählt. Das ist für uns die Grundlage, um ein Projekt sauber und umfassend zu begleiten. Dies ist aber nur die Basis. GESIS möchte ein zentrales Projektmanagement-Tool, um das ein Framework entstehen soll, der alle Bereiche abdeckt. Wir verlangen von der Planungssoftware, dass sie eine optimale Abstimmung und Dokumentation für alle Beteiligten leistet, einen permanenten Soll/Ist-Vergleich liefert und Ist-Daten differenziert erfasst. Durch solch eine Echtzeit-Planung, inklusive Dokumentation und Fortschreibung aller Daten, reduziert sich die Zahl ineffizienter Meetings und Veranstaltungen.

Wir planen Projekte mit detaillierten Aufwandschätzungen. Dabei berücksichtigen wir bereits in der Planung die Problemstellung der Anforderungsänderungen im Projekt. Somit wird der Aufwand für das Abschätzen solcher Änderungen bereits im Voraus planbar. Entscheidend ist die Transparenz aller Daten für alle Beteiligten. Ein solches System gewinnt an Leistungsfähigkeit und Komfort, wenn weitere Daten anderer Systeme integriert werden können. Es muss offen und in die bestehende Architektur leicht integrierbar sein. Ich denke hier beispielsweise an die Arbeitszeiterfassung: Die Projektmanagement-Software von Can Do, für die sich GESIS letztlich entschieden hat, bietet eine integrierte Zeiterfassung, die unser bisheriges System – CATS von SAP – abgelöst hat.

Unser Ziel ist es, stetig zu lernen und uns kontinuierlich zu verbessern. Eine Leitfrage dabei ist: „Was sind die wirklichen Kostentreiber in einem Projekt und wie können wir diese abstellen?“

Can Do: Wie wichtig ist dabei die zeitnahe Informationsvermittlung an Management und Mitarbeiter?

Günter König: Alle Informationen müssen unverzüglich, also in Echtzeit, zur Verfügung stehen. Alle anderen Vorgehensweisen sind nicht zeitgemäß und werden von uns nicht mehr akzeptiert.

Can Do: GESIS hat sich für die Projektmanagement-Software von Can Do entschieden. Was war für Sie ausschlaggebend bei Ihrer Entscheidung für Can Do?
Günter König: Eigentlich hatte ich mich im Vorfeld für eine andere Projektmanagement-Software entschieden, ein Produkt das bei Analysten als innovativ und modern eingestuft wurde. Diese Lösung war für uns zwar nicht optimal, aber es handelte sich dabei um das geringste Übel.

An dem Tag, als ich mit meinen Mitarbeitern, die für die Einführung der Projektmanagement-Software verantwortlich waren, eine finale Entscheidung treffen sollte, wurde ich von einigen Mitarbeitern aus dem aktiven Projektgeschäft gebeten, mir kurzfristig eine andere, nicht von den Analysten begutachtete Software anzuschauen. Ich machte klar, dass ich meine Entscheidung eigentlich schon getroffen habe, erklärte mich aber bereit, mir diese neue Projektmanagement-Software vorstellen zu lassen. Can Do präsentierte dann die Software und überzeugte mich – ich änderte meine Entscheidung.

Dies hat mehrere gute Gründe. Auf der technischen Seite ist die Software Can Do Project Intelligence offen und flexibel, sie ist nicht abhängig von anderen Techniken, wie Active Directory (AD) oder SharePoint. Außerdem benutzt das Programm keine proprietären Schnittstellen. Das war uns sehr wichtig, denn wir haben ja den Anspruch auf eine wirkliche Integration in unsere SAP-System-Landschaft. Darüber hinaus garantierte uns Can Do, die Implementierung in einem kürzeren Zeitraum und mit einem geringeren Aufwand durchzuführen, als dies bei anderen Produkten der Fall ist. Das wurde auch eingehalten. So ließ sich Can Do Project Intelligence schnell und unkompliziert in unsere bestehende IT-Architektur integrieren.

Schließlich überzeugten auch weitere Eigenschaften, wie eine gute grafische Oberfläche, schnelle Reaktionszeiten, das Echtzeitverhalten sowie die Fähigkeit mit ungenauen Werten zu planen. Im projektübergreifenden Ressourcenmanagement beeindruckte uns das Abgleichverfahren Watermodel®.

Wie bei jeder Software, die von allen Mitarbeitern benutzt werden soll, spielt die Akzeptanz eine wesentliche Rolle. Da die Empfehlung aus der Mannschaft kam, erkannte ich schnell, dass es mit Can Do besser wird als bisher. So konnte ich mich gar nicht besser entscheiden.

Can Do: Wo wird bei GESIS die Projektmanagement-Software von Can Do zum Einsatz kommen? Könnten Sie sich vorstellen, Can Do auch bei Kunden, die projektebasiert arbeiten, zu empfehlen?
Günter König: Unser normales Tagesgeschäft besteht neben Wartungsarbeiten und Systemarbeiten aus klassischer Projektarbeit. Insofern werden wir unsere Arbeitsprozesse grundsätzlich mit der Projektmanagement-Software von Can Do planen. Gute Werkzeuge kommen bei uns konzernweit zum Einsatz, und da das Planungs-Tool von Can Do branchenunabhängig ist, werden wir es auch überall dort, wo es sinnvoll ist, einsetzen.

Can Do: Sie sind ein sehr erfahrener IT-Experte mit einem guten Gespür für künftige Trends. Wo führt die Entwicklung des Projektmanagements hin, welche Eigenschaften muss eine Projektmanagement-Software künftig aufweisen, um sich das Prädikat „state of art“ zu verdienen?
Günter König: Aus der Sicht als Geschäftsführer der GESIS und CIO des Salzgitters-Konzerns möchte ich zunächst darauf verweisen, dass unsere Projektmanagement-Software nicht nur für Projekte sondern auch für Pflege und Wartung der Systeme eingesetzt wird. Weiterhin haben wir den Bedarf an einem modernen Portfoliomanagement. Die Lösung von Can Do hat schon jetzt ein sehr gutes Niveau erreicht, die gleichzeitig über ein großes Steigerungspotenzial verfügt. Deshalb arbeiten wir mit Can Do zusammen, um den Bereich Portfoliomanagement weiterzuentwickeln. Wir sind sicher, dass Can Do auch diesen Bereich mit neuen Innovationen bereichern wird.

Eine hochmoderne Projektmanagement-Software muss inklusive Ideenmanagement entlang des gesamten Portfolioansatzes in Echtzeit Soll/Ist-Daten liefern. Sie muss verschiedenartige Informationen bereitstellen, wie beispielsweise „Wie gestaltet sich der inhaltliche Projektverlauf und wie hoch sind die Betriebskosten?“ Das Programm muss offen sein, damit weitere Daten aus anderen Systemen, wie zum Beispiel SAP, reibungslos angeliefert werden können. Nur so kann der gesamt Life Cycle abgebildet werden – und das ist unser Anspruch.

Aus unserer Sicht ist noch nicht abschließend einschätzbar, ob sich Cloud Computing tatsächlich durchsetzen wird. Sollte das der Fall sein, ist es wichtig, das Gesamtgeschehen aus Sicht des Konzerns begleiten zu können. Mit Can Do sind wir hier richtig aufgestellt. Es werden dann ein neuartiges Portfoliomanagement und andere Prozesse notwendig werden. Doch der Salzgitter-Konzern und GESIS verfügen über die entsprechenden Produkte, zu denen auch Can Do Project Intelligence zählt, um diese neue Herausforderung zu meistern. Einem ausgereiften Ideenmanagement und dem Ausschöpfen von Synergien kommt die entscheidende Rolle zu: Nur wenn wir lernen, Dinge nicht immer wieder neu zu erfinden, werden wir dauerhaft erfolgreich sein.

Can Do: Lassen Sie uns das Thema Projektmanagement im Spannungsfeld von strategischer Führung und operativem Management betrachten. Wie wird sich Ihrer Meinung nach das Projektmanagement entwickeln? Kann ein modernes Projektmanagement auch Unternehmen bei strategischen Prozessen unterstützen?
Günter König: In der Synergie zwischen Projektarbeit und Tagesgeschäft liegt die Zukunft. Hier sind wir methodisch und technisch optimal aufgestellt. Durch eine Weiterbildungsoffensive im Bereich Projektmanagement sind auch unsere Mitarbeiter bestens qualifiziert.

(Das Gespräch wurde geführt im April 2010)