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Projektmanagement-Interview mit Rudolf Randus

Rudolf Randus, makeit-GeschäftsführerRudolf Randus ist Geschäftsführer des auf IT Services spezialisierten Wiener Beratungsunternehmens makeit. Als Projektmanager und zertifizierter Unternehmensberater hat er zahlreiche Großunternehmen wie beispielsweise A1 Telekom Austria AG, Wiener Wohnen, die Allgemeine Unfallversicherungsanstalt (AUVA), die österreichische Post oder die Bawag/PSK-Gruppe bei der Durchführung von Projekten und der Einführung von Projektmanagement beraten.

Can Do: Sie haben eine Reihe von Unternehmen bei der Einführung von Projektmanagement beraten und begleitet. Was sind Ihrer Erfahrung nach die Erfolgsfaktoren bei diesem Prozess?
Rudolf Randus: Einer der wesentlichsten Punkte ist meiner Erfahrung nach das Management-Commitment zur Einführung von professionellen Projektmanagement-Methoden. In vielen Fällen wird diesem Aspekt nur von Teilbereichen in den Organisationen die nötige Aufmerksamkeit gewidmet, wodurch der erwartete Nutzen von professionellem Projekt-, Programm- und Portfolio Management nicht oder nur in vermindertem Ausmaß realisiert werden kann.

Can Do: Beschreiben Sie doch bitte kurz, wie Sie bei der methodischen Einführung vorgehen. Was sind Ihrer Meinung nach die wesentlichsten Schritte bei diesem Prozess?
Rudolf Randus: Wir beginnen üblicher Weise mit einer objektiven Beurteilung des Projektmanagement-Reifegrades in der jeweiligen Organisation. Dafür nutzen wir in der Regel das bewährte Project Assessment Verfahren, welches sich an dem EFQM Modell orientiert und beispielsweise auch bei der Vergabe des Austrian Project Awards eingesetzt wird. Auf Basis der Ergebnisse werden die Ziele für die relevanten Projektmanagement-Bereiche definiert und dem Management Maßnahmen empfohlen, wie schrittweise die Ziele erreicht werden können.

Can Do: Agile Projektmanagement-Methoden liegen momentan stark im Trend. Worin besteht deren Vorteil im Vergleich zu klassischen Vorgehensweisen? In welche Richtung wird sich Ihrer Einschätzung nach Projektmanagement entwickeln?
Rudolf Randus: Agile Projektmanagement-Methoden, wie beispielsweise Scrum, haben speziell in Software-Entwicklungsprojekten den großen Vorteil, in kurzer Zeit nutzbare Software (wenn auch nur mit reduzierten Funktionalitätsumfang) dem Kunden zur Verfügung zu stellen. Dadurch erhält der Kunde sehr rasch einen Eindruck, ob die Entwicklung seiner Einschätzung nach in die richtige Richtung geht und kann ggf. kurzfristig gegensteuern. Wirklich gut funktionieren meiner Erfahrung nach Teams, die möglichst an einem physikalischen Standort der Organisation und Fulltime für das Projekt einsetzbar sind. Meiner Einschätzung nach geht der Trend in Richtung einer Kombination der bisherigen Projektmanagement-Methoden mit agilen Methoden, wodurch der Kunde von einer rascheren Verfügbarkeit von Prototypen – und damit etwas „Angreifbarem“ – profitiert.

Projekthandbuch-Generator von makeitCan Do: Sie haben Unternehmen auch bei der Einführung einer professionellen Projektmanagement-Software begleitet. Welchen Herausforderungen sind Sie dabei begegnet und wo liegt der größte Nutzen bei der Verwendung einer professionellen Lösung?
Rudolf Randus: Eine große Herausforderung liegt darin begründet, dass vom Management mit dem Kauf einer professionellen Projektmanagement-Software vielfach erwartet wird, dass alle bisher in der Organisation bestehenden Probleme bzw. Unklarheiten im Projektmanagement automatisch gelöst werden. Faktum ist jedoch, dass zunächst Klarheit geschaffen werden muss, wie man Projekte in der Organisation – und auch nach welchen Methoden und Standards – abwickeln und steuern können will. Erst wenn dies sauber definiert ist, bringt ein Projektmanagement-Tool auch den gewünschten Nutzen. Gut bewährt hat sich die Vorgehensweise, ausgehend von der Projektbeauftragung bis hin zum Projektabschluss zu definieren, welche Methoden und Werkzeuge inklusive Vorlagen zu verwenden sind und die Generierung einzelner Reports für das Berichtswesen bis hin zu einem mit aktuellen Projektdaten befüllten Projekthandbuch schrittweise mit den Projektbeteiligten in der Organisation zu entwickeln. Dies schafft wichtige Akzeptanz und sichert die künftige Nutzung durch die in Projekten aktiven Mitarbeiter.

pm aktuell über die Einführung einer PM-SoftwareCan Do: Und worin bestehen die Risiken bei der Einführung eines solchen Lösungssystems?
Rudolf Randus:
Ein häufig verbreitetes Risiko liegt darin, sich in Details zu verzetteln. Hier hat sich der Mut zur Lücke bewährt. Lieber mit einem Minimalset an Methoden und Reports – jedoch für alle Projekte – starten und dann schrittweise verfeinern. Für ein Projekt in der Größenordnung bis zu 100.000 EUR wird ein kleineres Methodenset zur Steuerung reichen als für ein 100 Mio. EUR Projekt. Ein weiteres großes Risiko besteht in der doppelten Datenpflege. Meine Erfahrungen zeigen, dass Doppeleingaben von Daten (z.B. Mitarbeiterdaten aus einem HR-System – wie beispielsweise SAP/HR – müssen auch im Projektmanagement-System gepflegt werden) häufig zu einer strikten und durchaus nachvollziehbaren Ablehnung bei den Projektmitarbeitern führen. Daher sollten solche Doppeleingaben durch Schnittstellenkopplungen gelöst werden, was gängige und marktkonforme Tools entsprechend unterstützen.

Wir danken Ihnen für das sehr interessante Gespräch

Über makeit:
Seit 2001 ist makeit einer der führenden Anbieter in den Bereichen IT Services und Unternehmensberatung. Als unabhängiges Unternehmen im Privatbesitz bietet makeit Konzepte und Produkte zur Steigerung der Wertschöpfung für Unternehmen des Mittelstandes und des Enterprise Bereichs. Eine Kernkompetenz liegt im Bereich Projekt-, Multiprojekt-, Programm- und Portfolio Management nach den gängigen Standards PMI, IPMA und PRINCE2 sowie dem in letzter Zeit stärker nachgefragten agilen Projektmanagement Framework Scrum. Als Vertriebs- und Integrationspartner der Can Do GmbH unterstützt makeit Kunden bei der Implementierung von Can Do project intelligence zur erfolgreichen Projektsteuerung und bietet darüber hinaus Zusatzentwicklungen an, wie beispielsweise einen IPMA konformen Projekt-Handbuch Generator.
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