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Projektmanagement-Interview mit dem Weihnachtsmann

Projekt Weihnachten

Weihnachten, Projektmanagement-InterviewInterview mit dem Leiter des Projekts Weihnachten

Weihnachten ist eins der größten und zugleich zeitkritischsten Projekte unserer Zeit. Umso glücklicher sind wir von Can Do, dass wir den Projektleiter so kurz vor dem Projekthöhepunkt „Weihnachten“ für ein Interview gewinnen konnten.

Can Do: Sich gegenseitig zum Jahresende zu beschenken, hat eine lange Tradition – nicht erst seit Weihnachten. Was macht für Sie den Reiz an diesem Projekt aus?
Weihnachtsmann: Sie haben Recht: Zahlreiche heidnische Bräuche sahen es vor, dass zur Zeit der Wintersonnenwende, die übrigens in diesem Jahr am 22. Dezember stattfindet, den Göttern Opfer gebracht werden. Auch die alten Römer feierten Mitte Dezember die Saturnalien, ein Fest zu Ehren des Gottes Saturn. Hierbei war es Sitte, sich gegenseitig zu beschenken. Und nicht zuletzt brachten die Heiligen Drei Könige zu Jesu Geburt Geschenke mit.
Sie sehen also, obwohl die Menschheit seit weit mehr als 2000 Jahren erwartet, im Dezember Geschenke zu bekommen, hat mein Projekt doch stets eine andere Form angenommen. Es handelt sich einerseits um ein traditionelles Projekt, das sich andererseits aber immer mit seiner Zeit weiterentwickelt hat und mittlerweile riesige Dimensionen angenommen hat.

Can Do: Genau, die Größendimension von Weihnachten ist gewaltig. Können Sie uns einen groben Überblick geben über den Umfang des Projekts Weihnachten?
Weihnachtsmann: Gehen Sie davon aus, dass es auf der Welt ca. 1,8 Mrd. Kinder im Alter von unter 15 Jahren gibt. Davon feiern rund 30% Weihnachten – also etwa 600 Mio. Kinder. Und die müssen von uns entsprechend beschenkt werden. Im Schnitt leben weltweit pro Haushalt 2,6 Kinder, das heißt, das Projekt Weihnachten versorgt innerhalb von 31 Stunden – so lange dauert der Weihnachtstag inklusive der Zeitzonen – über 230 Mio. Häuser und Wohnungen mit Geschenken. Die Vorbereitungsphase und die Produktionsphase beginnen natürlich wesentlich früher – wir starten jedes Jahr direkt nach den Weihnachtsferien mit den Vorarbeiten für unser Projekt.

virtuelle TeamsCan Do: Kritiker behaupten, ein solches Projekt sei gar nicht realisierbar: Bei der Auslieferung müsste der Weihnachtsmann pro Sekunde mehr als 2060 Häuser beliefern – also vom Schlitten absteigen, durch den Schornstein ins Haus rutschen, dort die Socken mit Geschenken füllen bzw. die Geschenke unter den Weihnachtsbaum legen und wieder raus und rauf auf den Schlitten… Wie kann das denn klappen?
Weihnachtsmann: Sicherlich, die Anforderungen an unser Projekt sind gerade was den Punkt „on time“ angeht, nicht ohne Herausforderung! Es wäre aber naiv zu glauben, das Projekt Weihnachten würde nur von einem Weihnachtsmann realisiert. Es ist das Projektteam, das hier Unglaubliches leistet. Es geht um Team-Work und um weltweite Kollaboration. Die Zusammenarbeit mit meinen Kollegen Santa Claus, Papai Noel aus Brasilien, Père Noel aus Frankreich, Sinterklaas (Niederlande und Belgien), Joulupukki (Finnland) oder Väterchen Frost gestaltet sich sicherlich anspruchsvoll. Wir arbeiten in virtuellen Teams an verschiedenen Standorten am Gemeinschaftsprojekt Weihnachten und müssen dabei teilweise große kulturelle Unterschiede überwinden.
Hilfreich für die Arbeit in virtuellen Teams waren übrigens die Tipps von unseren Projektmanagement-Kollegen Thushara Wijewardena und Ralf Friedrich.

Projektmanagement, ProjektmanagerCan Do: Hinter dem Projekt Weihnachten verbirgt sich das Arbeiten in internationalen, virtuellen Teams – das war nicht unbedingt zu erwarten. Dann beschränken sich die Aufgaben der Weihnachtsmänner sicherlich auch nicht aufs bloße Geschenkeausliefern?
Weihnachtsmann: Die Zeiten, in denen wir Weihnachtsmänner nur „Ho, Ho, Ho“ rufen mussten, sind längst vorbei. Wir Weihnachtsmänner sind professionelle Projektmanager und müssen hier eine Vielzahl von Anforderungen erfüllen. Wie die Anforderungen an den modernen Projektmanager aussehen, das hat Ihnen bereits Dr. Roland Ottmann in einem Interview erläutert.
Nicht zu unterschätzen ist dabei das Thema Motivation: Wenn es Ihr Job ist, Kinder glücklich zu machen, also Geschenke zu besorgen und auszuliefern, dann können Sie sich leicht vorstellen, dass Sie Ihr Projektteam nur bedingt mit Geschenken anspornen und belohnen können. Hier geht es um eine intrinsische Motivation, wie meine Projektmanager-Kollegin Annemie Ress ausführlich dargelegt hat.
Word Cloud "Motivation"Darüber hinaus haben wir uns entschlossen, eine Projektmanagement-Methode strukturiert einzuführen, wobei uns die Hinweise von Rudolf Randus eine große Hilfe waren.
Darüber hinaus arbeiten wir mit einem PMO, das uns an allen Fronten sowohl methodisch als auch operativ unterstützt. Wie so ein Project Management Office funktioniert und wie es seinen größten Nutzen entfalten kann, um das zu erlernen, haben wir uns auf die Expertise der Kollegen Bop Sandrino-Arndt und Peter Taylor gestützt. Und es hat funktioniert. Ich bin sehr zuversichtlich, dass wir auch in diesem Jahr Weihnachten erfolgreich feiern können werden.

Can Do: Virtuelle Teams, die richtige Methode, Einsatz eines PMO, das hätte man dem Weihnachtsmann gar nicht zugetraut. Sie gehen mit der Zeit.
Weihnachtsmann: Wir können es uns nicht leisten, nicht mit der Zeit zu gehen! Deshalb haben wir auch eine moderne Projektmanagement-Software im Einsatz, die uns alle Informationen in Echtzeit zur Verfügung stellt und uns Risiken übersichtlich anzeigt, die eine Planung mit inakkuraten – also realistischen – Daten zulässt und die uns beim Ressourcenmanagement mit einem dynamischen Abgleichverfahren für einen optimalen Personaleinsatz unterstützt. Übrigens haben uns hier die Ausführungen von Günter König zu dem Leistungsprofil einer modernen Projektmanagement-Software bei der Suche nach einem geeigneten Tool sehr weitergeholfen.

RisikomanagementCan Do: Das klingt alles sehr überlegt und man ist dazu geneigt zu glauben, dass bei Ihnen immer alles glatt läuft. Täuscht der Eindruck?
Weihnachtsmann: Ja und nein. In Summe funktioniert unser Projekt – nicht zuletzt dank einer großen Portion Weihnachtszauber, die uns zur Verfügung steht, und die wir in schwierigen Momenten als Joker einsetzen können. Davon unabhängig haben wir uns aber auch ausführlich Gedanken über unser Risikomanagement gemacht. Risikomanagement-Experte Bryan Barrow hat uns dabei unterstützt, ein Risiko-Bewusstsein zu entwickeln, und Annette Vendelbo gab uns Tipps, was bei gefährdeten Projekten zu tun ist.

Can Do: Also auch beim Weihnachtsmann geht es nicht ohne Risikomanagement, das ist interessant. Worin bestehen denn bei Ihnen die größten Risiken?
Weihnachtsmann: Weihnachten steht und fällt mit den Menschen, die daran beteiligt sind. Über das Thema Motivation, internationale Teams und virtuelle Teams haben wir schon gesprochen. Bei uns ist aber die Gleichzeitigkeit von Weihnachten als Ganzjahresgeschäft und Weihnachten als Event eine Herausforderung: Die Abstimmung zwischen Projektorganisation und Linienorganisation gerade in Bezug auf die Mitarbeiter ist nicht ohne. Hier hat uns einerseits unsere Software sehr geholfen, Transparenz in die Koordination zu bringen. Methodisch haben uns zum Thema Projekt vs. Linie die Tipps von Daniel Krones weitergebracht. Letztlich ist es entscheidend, dass alle Mitarbeiter – unabhängig davon, ob sie zur Linie oder zum Projekt zählen – an einem Strang ziehen, wie auch unser Projektmanagement-Kollege Eberhard Will darlegt.
Wenn sich dann noch alle Projektbeteiligten ihren Humor bewahren und gelassen bleiben – fragen Sie dazu doch einfach mal Dr. Christian Eisenschink – kann gar nichts mehr schief gehen.

Can Do: Wir danken Ihnen für dieses weihnachtliche Interview.