StartseiteHome » Blog » Projektmanagement Phasen vereinfachen den zielgerichteten Projektablauf

Warum teilt man ein Projekt in Projektmanagement Phasen ein?

Unabhängig davon, wie einfach ein Projekt scheinbar ist, es lässt sich nur selten in wenigen Tagen von einer Person in einem Schritt erledigen.

Komplexität verlangt nach Struktur

Verlangt die gestellte Aufgabe auch nur etwas mehr Planung oder bringt sie auch nur etwas mehr an Komplexität mit, ist eine professionelle Projektorganisation – in Projektmanagement Phasen, mithilfe von Projektmanagement Software – sehr empfehlenswert.

Sehen Sie nachfolgend überblicksartig die wichtigsten Gründe für ein Phasenmodell:

Klare Gesamtübersicht durch Projektmanagement Phasen

Durch ein Phasenmodell im Projektmanagement lassen sich komplexe Zusammenhänge einfach überschauen und dadurch die Ressourcen für

  • Zeit,
  • Personal und
  • Budget sicher und schnell organisieren.

Zielgenaue Planbarkeit mit den Projektmanagement Phasen

Die Gesamtübersicht erleichtert die präzise Planung der einzelnen Arbeitsschritte. Damit können die einzelnen Projektaufgaben aufeinander abgestimmt und auf das Gesamtziel optimal ausgerichtet werden.

Bedeutende Fehlerreduktion mithilfe der Projektmanagement Phasen

Die auf der Gesamtübersicht basierende, zielgenaue Planung reduziert das Fehlerrisiko. Die Projektmanagement Phasen stellen also sicher, dass

  • alle Projektabschnitte in die richtige Reihenfolge gebracht,
  • jede Aufgabe an das passende Team übergeben,
  • jedes Team mit den notwendigen Mitteln ausgestattet wurde und das Projekt somit ein Erfolg werden kann.

Die Phasen eines Projekts beim klassischen Projektmanagement

Man unterteilt das klassische  Projektmanagement in ein 4 Phasen Modell Projektmanagement:

Phase 1: Die Definition

In der Definitionsphase werden die wichtigsten Inhalte eines Projekts übersichtlich zusammengefasst.

Festgelegt wird dabei:

  • Die Ausgangssituation, in der die Rahmenbedingungen bestimmt werden.
  • Die Ziele, die mit dem Projekt erreicht werden sollen.
  • Der Weg, der in Form einer punktuellen Aufgabenstellung die Richtung des Projekts vorgibt.
  • Die Durchführbarkeitsprüfung, in der beurteilt wird, ob das festgelegte Ziel auf dem geplanten Weg praktisch erreicht werden kann.
  • Die Wirtschaftlichkeit, in der überprüft wird, ob die erforderliche Investition zum Erreichen des Projektziels wirtschaftlich angemessen ist.

Phase 2: Die Planung

Die Planungsphase ist das Kernstück des Projektmanagements. Es geht dabei um die grundlegende Organisation des gesamten Ablaufs, der die anschließende Durchführung des Projekts erst möglich macht.

Die Planungsphase durchläuft dabei folgende Schritte:

Der Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan enthält alle Informationen, die zur Steuerung eines Projekts erforderlich sind. Festgelegt werden darin insbesondere die einzelnen Verantwortungsbereiche, die präzisen Zeitvorgaben und die vereinbarten Qualitätskriterien.

Der Ressourcenplan

In jedem Projekt sind die Ressourcen ein knappes Gut. In einem Ressourcenplan soll deshalb möglichst genau abgeschätzt werden, wie hoch der Bedarf an Personal, technischer Ausstattung, Materialien und Räumen ist, um das Projekt erfolgreich durchführen zu können.

Der Kostenplan

In einem Kostenplan sollen die einzelnen Ausgaben realistisch geschätzt und dann zu Gesamtprojektkosten zusammengerechnet werden. Liegt die errechnete Summe deutlich über dem freigegebenen Budget, sollte die Finanzierung mit dem Auftraggeber verhandelt werden. Lässt sich am Budget nichts mehr ändern, sollten Leistungen, die das Projektziel am wenigsten gefährden, gestrichen werden.

Der Meilensteinplan

In einem Meilensteinplan werden die einzelnen Projektaufgaben nach sogenannten Meilensteinen geordnet. Als Meilensteine werden dabei wichtige Zwischenerfolge bezeichnet, die den Fortschritt des Gesamtprojekts markieren. An jedem Meilenstein wird das erreichte Ergebnis an den Zielvorgaben gemessen und anhand des Erfolges der weitere Verlauf des Projekts bestimmt.

Das Risikomanagement

Im Risikomanagement werden die Projektrisiken definiert, bewertet und nach Prioritäten geordnet. Mit höherer Priorität werden dabei die Risiken betrachtet, deren Eintreten hoch wahrscheinlich ist oder deren Auswirkung großen Schaden mit sich bringt. Anschließend werden im Risikomanagement Maßnahmenpläne erstellt, um den Gefahren – im Fall der Fälle – bestmöglich entgegentreten zu können.

Die Projektdokumentation

Die Projektdokumentation ist von großer Bedeutung, denn diese enthält alle Pläne und Regeln, die im Verlauf des Projekts erarbeitet worden sind. Die Informationen sind nicht nur für Stakeholder sondern auch für die Teammitglieder wichtig, die neu in das bereits laufende Projekt hineinkommen und daher schnell und umfassend auf den neuesten Stand gebracht werden müssen.

Phase 3: Die Realisierung

In der Realisierungsphase werden die Aufgaben systematisch umgesetzt.

Das Projektcontrolling stellt dabei sicher, dass:

  • die Richtung des Projekts eingehalten wird
  • das Projekt im Zeitplan liegt
  • das Budget und die Qualitätsstandards eingehalten werden

Die Grundlage der Realisierungsphase ist die lückenlose Kommunikation zwischen den Abteilungen, den Teams und den einzelnen Mitarbeitern. Diese ermöglicht es, das gesetzte Ziel zu erreichen und das Projekt somit erfolgreich abzuschließen.

Phase 4: Der Abschluss

Ist das Projekt abgeschlossen, sollten die gewonnenen Ergebnisse und Erfahrungen ausgewertet und aufgearbeitet werden.

In der Projektabschlusssitzung werden dann folgende Fragen beantwortet:

  • Wurde das gesetzte Ziel in vollem Umfang erreicht und wenn nicht, warum?
  • Ist der Auftraggeber mit dem Projekterfolg zufrieden?
  • Wie war die Zusammenarbeit im Team und zwischen den Fachabteilungen?

Aus den Erfahrungen des Projekts, die in der Projektabschlusssitzung und der Dokumentation festgehalten werden, lassen sich wertvolle Erfahrungen und Einsichten sammeln, die für zukünftige Projekte verwendet werden können.

Die modernen Lösungen von Can Do unterstützen Ihr Projektmanagement in den vier Phasen

Die Phasen im Projektmanagement lassen sich nur mit größter Mühe vollständig im Auge behalten. Dies gilt sowohl bei kleinen und ganz besonders bei komplexen oder langlaufenden Projekten. Die Auswahl der passenden Software, die die die Projektplanung, die Projektsteuerung und die Projektdurchführung mit einem einfach zu bedienenden Tool unterstützt, ist deshalb besonders wichtig. Deshalb bietet Can Do für das Phasen Projektmanagement eine in Apps strukturierte und auf Algorithmen basierende, moderne Projektmanagement Software.

Mit Can Do lässt sich die Organisation des Projekts in allen Projektmanagement Phasen erheblich erleichtern, so dass das 4 Phasen Modell in Unternehmen jeder Größe schnell und sicher umgesetzt werden kann.

Fazit

Die gekonnte, professionelle Einteilung eines Projekts in Projektmanagement Phasen entscheidet häufig über eine gelungene Projektorganisation und somit über den endgültigen Projekterfolg.

Möchten Sie Ihr nächstes Projekt sicher ans Ziel bringen, kontaktieren Sie uns!

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