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Projektportfolio: Die Suche nach dem richtigen Projekt

Angesichts des immer spürbarer werdenden Fachkräftemangels und des häufig unbefriedigenden Verlaufs von Projekten – sie dauern länger und werden teurer als geplant– stellen sich viele Unternehmen die Frage „Machen wir die richtigen Projekte?“. Die Auswahl der richtigen Projekte, die im Einklang mit der Unternehmensstrategie stehen und sowohl aus finanzieller als auch aus kapazitativer Sicht realisierbar sind, ist für den Unternehmenserfolg von zentraler Bedeutung. Beim Managen des Projektportfolios muss entsprechend berücksichtigt werden, dass bei limitierten Ressourcen nur die Projekte initiiert werden, die die Unternehmensziele bestmöglich unterstützen. "Das klingt theoretisch logisch und einfach, wird häufig aber nicht praktiziert“, sagt Dr. Michael Streng, Geschäftsführer von paramata Projektberatung. Für parameta ist daher die Entwicklung vom Einzelprojektmanagement zum Portfoliomanagement ein zentraler Projektmanagement-Trend des Jahres 2012.

Unterstützung von der Projektidee bis zur konkreten Umsetzung
Can Do unterstützt Projektportfoliomanager bei ihrer Suche nach den richtigen Projekten. Dabei legt die Software von Can Do den Portfoliomanager nicht auf ein Verfahren zur inhaltlichen Bewertung von Projekten fest, sondern bietet die Möglichkeit, die Prioritäten selbst zu setzen, beispielsweise über das „Balances Scorecard“-Verfahren oder über eine Beurteilung der Profitabilität der einzelnen Projekte. Das Tool erlaubt es dem Anwender, Werte in frei definierbaren Feldern in beliebiger Anzahl zu hinterlegen und so die Maßstäbe zur Bewertung individuell zu gestalten.

Innerhalb eines Projektportfolios berücksichtigt die PPM-Software Can Do project intelligence bereits bei der Erstellung einer Projektidee die Ressourcenauslastung aller Projekte des Portfolios, sowie die Ist-Zeiten (rückgemeldete Arbeitszeiten) und alle anderen Kapazitätsanforderungen der laufenden Projekte. Dabei können noch nicht genau feststehende Termine (z.B. Projektbeginn 3. Quartal 2012), Dauer (z.B. 14-16 Monate) und Aufwände (z.B. 700-800 Personentage) in dem Tool ungenau erfasst und verarbeitet werden.

Realtime-Management mit Can Do
Bubble-Charts zur Analyse bzw. zum Monitoring des Projektportfolios bilden alle Informationen in Echtzeit ab, also live. Portfoliomanager können dabei die Kennzahlen definieren, die durch die x- und y-Achse des Koordinatensystems repräsentiert werden, und die Werte, die für die Größe und die Einfärbung der Bubbles verantwortlich sind. Im Bubble-Chart werden alle Datenveränderungen kontinuierlich in Echtzeit aktualisiert und visualisiert wie beispielsweise Rückmeldungen und Planungsänderungen in den einzelnen Projekten.