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Projekt-Controlling

Übersicht und Kontrolle in Ihren Projekten

Projektkosten und Fortschirtt

Effektive Kontrolle über Projektkosten

  • Kontrolle von Arbeitskosten und anderen Kostenarten
  • Berücksichtigung der inakkuraten Planungstechnik bei den Kosten
  • Schnittstellen zur Integration von Projektkosten, Kostenrechnung, Leistungserfassung und Personalverwaltung
  • Kostensummen werden für jedes Objekt (Arbeitspaket, Phase, Projekt) gebildet
  • Kosten von Risiken (Puffern) werden berücksichtigt
  • Kostenfortschreibung durch Zeiterfassung

Transparenz für Ihre Projekte

Leistungsstarkes Projekt-Controlling:

  • Kostenüberblick in Projekten, Unterprojekten und Aufgaben ist jederzeit abrufbar
  • Vergleich Soll-Kosten vs. Ist-Kosten
  • Basispläne: Gespeicherte Versionen der Projektpläne ermöglichen eine Fortschrittskontrolle und dokumentieren die Dynamik des Projekts
  • Fortschrittsüberwachung: Dokumentation des Fortschritts des Projekts
  • Integriertes Risikomanagement
  • Revisionssichere Historie

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Übersicht und Kontrolle über Ihre Projektkosten

Termindruck und knappes Budget – diese Voraussetzungen sind vielen Projektleitern vertraut. Um das neue Vorhaben dennoch vor dem Scheitern zu bewahren, ist eine akkurate Planung umso wichtiger. Mithilfe einer detaillierten Kostenkalkulation ließen sich viele böse Überraschungen vermeiden.

Aber worauf kommt es eigentlich an, wenn man Projektkosten kalkuliert? Und welche Fehler sollte man vermeiden?

Zunächst schauen wir uns die Projektkosten Definition an:

Diese bezieht sich auf wirtschaftliche Güter, die zum Erbringen einer Projektleistung eingesetzt bzw. verbraucht werden. Sie sind zum einen Bestandteil des Kostenmanagements und zum anderen Bestandteil des Finanzmittelmanagements im Projekt. Grundlegend unterscheidet man, welche Projektkosten sich direkt auf die Finanzmittel auswirken und damit die Liquidität des Projekts beeinflussen und welche Kosten nicht liquiditätswirksam sind.

Um die Projektkosten akkurat zu kalkulieren, muss man dementsprechend zwischen internen Kosten und externen Kosten unterscheiden.

Interne Kosten:

Erbringt das eigene Personal (des Projektträgers) eine Projektleistung, entstehen interne Kosten ohne weitere Wirkung auf die Finanzmittel. Nimmt das Projekt andere innerbetriebliche Leistungen in Anspruch, so entstehen interne Kosten kalkulatorischer Art, die ebenfalls die Finanzmittel nicht berühren.

Externe Kosten:

Erbringen dagegen externen Dienstleister eine Projektleistung, so entstehen externe Kosten, die in Rechnung gestellt und bezahlt werden. Diese verringern auf direktem Weg die Finanzmittel des Projektträgers. Werden Sachmittel, Material oder Produkte im Projekt extern beschafft und im Projekt eingesetzt, entstehen dementsprechend liquiditätswirksame externe Kosten.

Die wesentlichen Prozesse des Projektmanagements, die die Projektkosten betreffen, umfassen die Kostenplanung, die Kostenschätzung und die Budgetierung sowie das anschließende Controlling der Kosten.

Tools zur Planung und Berechnung von Projektkosten

Die Kostenkalkulation gehört zu den wichtigsten Phasen eines Projekts. Sie dient dazu, im Voraus die möglicherweise anfallenden Aufwendungen zu berechnen und darüber sowohl dem eigenen Projektteam als auch dem Kunden einen Orientierungsrahmen zu bieten. Je nach Größe des Projekts müssen bei der Kalkulation zahlreiche Ausgaben und Aufwendungen vorausgeplant werden, so dass der Vorgang der Planung und Berechnung der Projektkosten als komplex bezeichnet werden darf

Die Planung Projektkosten beruht häufig nur auf Schätzungen und ist folglich nicht so genau. An der Projektkostenkalkulation ist häufig ein Team an Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen beteiligt; dies können neben dem Projektleiter und dem eigentlichen Controller auch Angestellte aus dem Vertrieb, dem Einkauf, der Entwicklung oder andere direkt am Projekt Beteiligte sein. Für eine gelungene und ausgewogene Kostenkalkulation ist es wichtig, viele verschiedene Perspektiven einzunehmen. Im Gesamtprojektablauf schließt sich die Kalkulationsphase direkt an die Erstellung des Projektplans an. Dieser ist zentraler Bestandteil einer exakten Budgetierung. Ohne das Wissen über die nötigen Arbeitsschritte und den dafür vorgesehenen Material- und Zeitaufwand lässt sich eine Vorab-Kostenrechnung nicht durchführen. Zudem wird hieran deutlich: Je detaillierter der Projektverlaufsplan erstellt wurde, desto größer ist die Chance, auch die Projektkosten angemessen zu kalkulieren.

Bei größeren Projekten, die sich in viele Einzelabschnitte unterteilen und dementsprechend unübersichtlich sind, ist es sinnvoll, die Kosten für jedes einzelne Arbeitspaket zu kalkulieren. Zwar erfolgt die Aufstellung anhand der Sachmittelkosten, die für jeden Projektabschnitt separat ermittelt werden. Die Kosten des Gesamtprojekts ergeben sich aus der anschließenden Addition aller Einzelphasenkosten. Der Vorteil eines solchen Vorgehens ist, dass so schon während des laufenden Projekts die Aufwendungen für jeden Abschnitt überwacht werden können. Drohen die Kosten für ein Arbeitspaket zu explodieren, so haben Sie die Möglichkeit, rechtzeitig einzugreifen und gegenzusteuern.

Can Do zur Planung und Berechnung von Projektkosten

Zu den Projektkosten-Tools, die Sie sowohl bei der Planung und Berechnung von Projektkosten als auch beim Projektkosten Controlling in den einzelnen Projektphasen unterstützen, zählt die Projektmanagement Software von Can Do.

Die Lösung bietet folgende Funktionalitäten:

  • Kontrolle von Arbeitskosten und anderen Kostenarten
  • Berücksichtigung der inakkuraten Planungstechnik bei den Kosten
  • Schnittstellen zur Integration von Projektkosten, Kostenrechnung, Leistungserfassung und Personalverwaltung
  • Kostensummen werden für jedes Objekt (Arbeitspaket, Phase, Projekt) gebildet
  • Kosten von Risiken (Puffern) werden berücksichtigt
  • Kostenfortschreibung durch Zeiterfassung
  • Leistungsstarkes Projekt-Controlling
  • Kostenüberblick in Projekten, Unterprojekten und Aufgaben ist jederzeit abrufbar
  • Vergleich Soll-Kosten vs. Ist-Kosten
  • Basispläne: Gespeicherte Versionen der Projektpläne ermöglichen eine Fortschrittskontrolle und dokumentieren die Dynamik des Projekts
  • Fortschrittsüberwachung: Dokumentation des Fortschritts des Projekts
  • Integriertes Risikomanagement
  • Revisionssichere Historie

Damit ermöglicht Can Do Ihnen fortlaufend den transparenten Einblick in Ihre Projekte.

Noch schwerer wird die Projektkostenkalkulation im Multiprojektmanagement. Hier sollten Sie die projektübergreifende Budgetplanung und Kostenverfolgung vereinfachen. Projektleiter und Controller sind beim Durchführen ihrer Arbeiten auf die Daten des jeweils anderen angewiesen. Daher ist es wichtig, dass Sie für die Integration von PPM und ERP-Systemen sorgen. Denn ohne Übertragen der Daten in beide Richtungen wäre weder eine zeitgerechte monatliche Abrechnung noch eine zeitnahe Verteilung von Restbudgets zwischen den Projekten möglich. Can Do hat hierfür ein plattformneutrales und offenes System geschaffen, das mit nahezu jedem anderen offenen System kommunizieren und interagieren kann. Ob Anbindungen an verschiedene SAP-Module, bidirektionale Schnittstellen zu SharePoint, zu Ideen- und Prozessmanagement-Applikationen und zu Issue-Tracking-Systemen, Anbindungen an E-Mail-Server oder Single Sign-On: Der Can Do-Server ist bereits in zahlreichen Kunden-Installationen Teil der zentralen Datenbasis.

Projektkosten für agiles Projektmanagement kalkulieren

Auch für Agiles Projektmanagement lassen sich Kosten nicht ohne Weiteres kalkulieren.

Hier einige Gründe:

  • Fehlende, ungenaue oder falsche Spezifikationen
  • Hohe Komplexität der Anforderungen und der Umsetzung, die das Planen erschwert
  • Sich verändernde Prioritäten während des Projektverlaufs
  • Gemeinsames Lernen in den ’neuen‘ Bereichen des Projekts sowohl auf Auftraggeber- als auch auf Auftragnehmerseite

Die Integration agiler Methoden in das unternehmensweite Projekt- und Ressourcenmanagement wird daher immer wichtiger, damit der Projekt- und Portfoliomanager weiß, wann welche Arbeiten von den agilen Teams umgesetzt werden und wie viel Aufwand dafür verwendet wurde. Diese Information stellt die JIRA-Schnittstelle von Can Do bereit.