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Projektberichte und Reporting

Planungssoftware mit integriertem Projektreporting

Individuelle Berichte in Echtzeit generieren

Can Do bietet neben zahlreichen Dashboards auch eine Reihe von standardisierten Projektreportings. Unser Rechtesystem reglementiert dabei, welche Daten welchem User zur Verfügung stehen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, individuelle Reports und ganze Berichtsserver aufzubauen. Die Berichtsdaten können beispielsweise direkt an Excel oder anderen Anwendungen geschickt werden. Natürlich stehen alle Daten in Echtzeit zur Verfügung.

Auswahl unserer Projektberichte:

  • Meilensteinplan
  • Meilensteintrendanalyse
  • Personaleinsatzplan
  • Kostenplan
  • Umweltanalyse
  • Risikoanalyse
  • Kostenübersicht-Phasen
  • Projektstatusbericht
  • Projektzeitmeldungen
  • Beschreibung der Arbeitspakete

Projektmanagement Software mit integriertem Projektreporting

Die Erstellung von regelmäßigen Projektberichten über den inhaltlichen, terminlichen und kostenmäßigen Projektfortschritt ist eine Kernaufgabe des Projektreportings. Ziel ist die Aufbereitung aktueller Informationen in komprimierter Form als Entscheidungsgrundlage für eine definierte Zielgruppe. Dabei wird der Projektfortschritt sowie das Erreichen von einzelnen Zwischenergebnissen bzw. Etappen dokumentiert. Die so genannten Projektstatus-Berichte basieren auf einem Soll-Ist-Vergleich der einzelnen Controllingaspekte und dienen dazu, bestimmte Zielgruppen wie beispielsweise das Projektteam, den Projektauftraggeber oder die Unternehmensleitung selbst über den Stand des Projektes zu informieren und ihnen die Möglichkeit zu geben, das Projekt zu steuern. Im Rahmen der Dokumentation werden Abweichungen im Projektverlauf in Form eines laufenden Soll-Ist-Vergleiches dokumentiert und in Echtzeit offensichtlich. Der Projektleiter behält die Kontrolle über den Projektverlauf und kann sich entsprechend absichern. Grundlage für ein funktionierendes Reporting ist die Planung adäquater Reportingstrukturen, die am besten bereits zu Beginn des Projektes festgelegt und mit allen Beteiligten vereinbart werden.

Für den erfolgreichen Einsatz einer Projektreporting Software müssen im Unternehmen bestimmte Voraussetzungen gegeben sein. Die meisten Einführungen scheitern daran, dass die unternehmensspezifischen Anforderungen nicht klar definiert sind. Hierfür ist erforderlich, dass Methoden und Techniken (PM-Vorgehen), Prozesse und Verfahren sowie die organisatorische Struktur des Projektmanagements klar definiert, etabliert und beschrieben sind.

Um die einheitliche und übersichtliche Erstellung der Projektreports zu gewährleisten, empfiehlt sich die Auswahl einer geeigneten Projektreporting Lösung, die den Mitarbeitern in Form von Templates einen roten Faden zur Erstellung des Projektreportings vorgibt. Dabei sollte auf eine möglichst benutzerfreundliche Struktur des Projektreporting Tools geachtet werden, damit das Template auch genutzt wird. Gegebenenfalls kann auch ein Projektreporting Beispiel vorgegeben werden, an dem sich die Projektmitarbeiter bei der Erstellung ihres eigenen Projektreportings orientieren können. Insbesondere in einem Multiprojektmanagement Umfeld kann ein Projektreporting dem Projektleiter und den Mitarbeitern gute Übersicht über diverse Projektstatus geben.

Agiles Projektmanagement erschwert der Projektleitung durch die vorherrschende Flexibilität und Dynamik der Abarbeitung einzelner Arbeitspakete häufig den Überblick über Zeit, Kosten und Qualität eines Projektes. Hier kann eine Projektreporting Lösung unterstützen und die Steuerung von Projekten durch Aufbereitung von relevanten Parametern vereinfachen bzw. grundsätzlich ermöglichen.

Erfolgsfaktoren bei der Auswahl des Projektreporting Tools auf einen Blick:

  • Akzeptanz der User; Idealerweise muss nicht viel geschrieben werden. Ebenfalls sollte die Möglichkeit gegeben werden, grafische Elemente (Screenshots etc.) einzufügen.
  • Datenhaltung; Daten sollten nur einmal eingegeben werden, um die notwendige Anwenderakzeptanz zu erhalten. Mehrfacheingaben verhindern die Anwendung des Tools und schaden der Datenaktualität.
  • Bedienerfreundlichkeit; Die Erstellung von Berichten sollte intuitiv und ohne großen Schulungsaufwand durchführbar sein.
  • Komplexität des Systems; Das Projektreporting Tool sollte einfach von jedem Mitarbeiter eines Projektes zu bedienen sein.
  • Managementunterstützung; Das Management muss dem Projektreporting die notwendige Relevant geben und hierfür auch Ressourcen einplanen. Qualität, Vollständigkeit und Pünktlichkeit der Berichte sollte von höchster Ebene eingefordert werden.
  • Etablierung eines Projektreporting-Prozesses; Einem strukturierten und nachhaltigen Projektreporting liegt ein einheitlicher Projektmanagement-Prozess zugrunde, der bereits in der Startphase des Projektes von der Unternehmensleitung definiert wurde. Normalerweise wird dieses Thema als letzte Aufgabe eines Projektplanungsprozesses angesehen. Sollte dieser Zeitpunkt versäumt worden sein, ist es dennoch nicht zu spät für eine nachträgliche Einführung. Allerdings unter folgenden Voraussetzungen:
  • Es sollte ein Projektauftrag vorliegen, der zwischen Projektauftraggeber und Projektleiter abgestimmt wurde
  • Ein Projektstrukturplan ist erstellt und alle Arbeitspakete wurden bereits definiert
  • Die Ressourcen zur Erledigung der Arbeitspakete wurden zugewiesen
  • Für den zeitlichen Ablauf im Projekt sind Termine und Meilensteine festgelegt
  • Die Projektressourcen (Personen, Finanzmittel, Geräte, Materialien, etc.) sind auf Basis der Arbeitspaketbeschreibung geplant
  • Rollen und Aufgaben wurden beschrieben und damit die Projektorganisation etabliert.

Für wen sind die Projektberichte gedacht?

Die Projektberichte sollen allen Projektmitarbeitern zur Verfügung stehen, zum Beispiel zum Download auf einem Projektserver, damit sich jeder über den aktuellen Stand des Projektes informieren kann. Definierte Personen im Projekt sollen den Bericht in jedem Fall direkt erhalten. Diese aktiven Berichtswege sollten zumindest grob bereits aus der Projektorganisation hervorgehen und daher im Verlauf der Projektplanung eingeplant werden.

Berichtet wird wie auch in der Unternehmensorganisation üblich „von unten nach oben“. Der Arbeitspaket-Verantwortliche berichtet an den Teilprojektleiter/Teamleiter, der wieder an den Projektleiter, der Projektleiter an den Projektauftraggeber bzw. den Lenkungsausschuss. größer und bedeutender das Projekt für das Unternehmen ist, desto mehr Berichtsstufen werden durchlaufen. Unter Umständen können auch Stakeholder aus dem Projektumfeld eingebunden werden (Kunden, Medien, etc.).

Bevor man eine Projektmanagement Software auswählt, die ein Projekt Reporting enthält, sollte man folgende Fragestellungen beantworten:

  1. Was möchte man mit dem Projektberichtswesen erreichen?
  2. Welche Informationen sind relevant und wie sollten diese für die einzelnen Zielpersonen aufbereitet werden?
  3. Aus welchen Daten werden die Informationen konsolidiert? Sind sie zuverlässig?
  4. An wen richtet sich das Reporting? Wer liefert die erforderlichen Informationen? Sind die Informationen nützlich und werden von den Empfängern auch tatsächlich verwendet?
  5. Sofern das Projekt Reporting in einheitlicher Form erfolgt, wird dieses die Auswahl des Projektmanagement Tools beeinflussen.
  6. Was wird mit den Informationen anschließend gemacht? Werden sie wirklich benötigt und genutzt?
  7. Das Reporting ersetzt nicht die Kommunikation und Zusammenarbeit, sondern ist die Basis für eine gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit allen Projektbeteiligten.

Das Projektreporting von Can Do

Can Do bietet neben zahlreichen Dashboards auch eine Reihe von standardisierten Projektreportings. Dabei reglementiert das Rechtesystem, welche Daten welchem User zur Verfügung stehen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, individuelle Reports und ganze Berichtsserver aufzubauen. Die Berichtsdaten können beispielsweise direkt an Excel oder anderen Anwendungen geschickt werden. Alle Daten in Echtzeit zur Verfügung.

Hier eine Übersicht über Reportings von Can Do:

  • Meilensteinplan
  • Meilensteintrendanalyse
  • Personaleinsatzplan
  • Kostenplan
  • Umweltanalyse
  • Risikoanalyse
  • Kostenübersicht-Phasen
  • Projektstatusbericht
  • Projektzeitmeldungen
  • Beschreibung der Arbeitspakete