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Skill- und Kapazitätsmanagement

Effizientes Ressourcenmanagement

Zu den zentralen Aufgaben des modernen Projektmanagements zählt ein intelligentes Ressourcenmanagement. Can Do bietet dank des selbstentwickelten Algorithmus Watermodel® ein wohl einzigartiges, dynamisches Kapazitätsabgleichverfahren, das einen optimalen Personaleinsatz ermöglicht. Selbstverständlich erlaubt Can Do, dass bei der Ressourcenplanung realistische – also inakkurate – Werte verwendet werden wie bspw. „Aufwand 20 bis 25 Personentage“.

Can Do 7 Tage kostenlos testen!

Beim Ressourcenmanagement hat Can Do die Nase vorn.

Axel Mattern, Director PMO
Arvato Systems GmbH

Teilzeit und Urlaub

Grundlasten und Urlaubsplanung

Um auch Arbeiten abzubilden, die nicht bestimmten Projekten oder fachlichen Tätigkeiten zugeordnet werden können, ermöglicht unsere Projektmanagement-Software das Arbeiten mit Grundlasten, die auch Teilzeitarbeitsverhältnisse und Urlaube berücksichtigen.

Abstimmung Linienorganisation

Ressourcenmanagement zwischen Projekt und Linie

Can Do hat mit dem Staffer® die Linienorganisation in seine Projektmanagement-Software integriert und den Abstimmungsprozess bei der Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie vereinfacht.

Integrierte Zeiterfassung und Risikomanagement

Weitere Funktionen im Bereich Ressourcenmanagement:

  • Live-Management
  • Alle Projektdaten inkl. Rückmeldungen der integrierten Zeiterfassung fließen in die Kapazitätsberechnungen ein
  • Von der Grob-Planung von Abteilungen bis zur genauen Mitarbeiterplanung
  • Permanenter Soll-Ist-Vergleich
  • Realistische Abbildung von Abteilungen und Projekten
  • Integrierte Zeiterfassung und Fortschrittskontrolle
  • Skill-Management
  • Integrierte Projektkommunikation
  • Risikomanagement warnt vor Überlastungen von Abteilungen, Skills und Mitarbeitern

Ressourcenmanagement – was ist zu beachten?

Ressourcenmanagement umfasst die Ressourcenplanung einschließlich der Ermittlung und Zuweisung angemessener Ressourcen. Es beinhaltet zudem die Optimierung der Ressourcenverwendung im festgelegten Zeitrahmen sowie die fortlaufende Überwachung und – Steuerung der Ressourcen (IPMA Competence Baseline). Die Auswahl des passenden Resource Management Tools ist daher besonders wichtig, denn der richtige Einsatz von Ressourcen ist ein zentraler Erfolgsfaktor für gelungene Projekte. Umgekehrt zählt der falsche Einsatz von Ressourcen – nicht ausreichend oder gar die falschen Ressourcen – zu den häufigsten Gründen, warum Projekte scheitern. Zu Recht wird daher in vielen Studien und Lehrbüchern Ressourcenmanagement als Königsdisziplin im Projektmanagement bezeichnet. Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Resource Management ist die Wahl des richtigen Tools zum Resource Management.

Warum eine Resource Management Software wichtig ist:

  • Fehlender zentraler Ressourcenpool
    Nur wenn alle Mitarbeiter, möglichst auch alle externen Mitarbeiter, in einem zentralen Ressourcenpool erfasst und von dort aus verteilt werden, ist Ihre Planung vollständig. Die Arbeit mit mehreren Insellösungen ist zum Scheitern verurteilt, spätestens dann, wenn mit denselben Mitarbeitern mehrere fachübergreifende Vorhaben gleichzeitig umgesetzt werden müssen.

  • Grundlasten werden ignoriert
    E-Mails beantworten und Reisekosten abrechnen sind Tätigkeiten, die als Grundlast bezeichnet werden. Realistische Modell gehen davon aus, dass Mitarbeiter rund 20% ihrer Zeit weder mit Tätigkeiten in ihren Abteilungen noch mit Projektarbeiten verbringen. Eine ganzheitliche Kapazitätsplanung berücksichtigt dieses ebenso wie Urlaubs und sonstige Abwesenheiten (Fortbildungen). Manch „überraschender“ Urlaub hat schon ein ganzes Projekt gefährdet.

  • Projektpläne sind veraltet
    Selten verlaufen Projekte genau wie geplant. Projekten ist eine gewisse Dynamik eigen und völlig normal. Wichtig ist, dass der Projektplan immer den aktuellsten Wissensstand widerspiegelt und alle Ist-Werte wie Zeitrückmeldungen einfließen.

  • Linientätigkeiten werden nicht berücksichtigt Mitarbeiter der einzelnen Fachbereiche arbeiten immer häufiger auch in übergreifenden Projekten mit. Dabei müssen die Projektleiter wissen, in welchem Umfang ihnen die einzelnen Fachkräfte überhaupt für das Projekt zur Verfügung stehen. Es sollte klar ersichtlich sein, welche Kapazitäten die einzelnen Abteilungen für Projekte bereitstellen können.

  • Projekte werden nur vereinzelt geplant
    Werden Projekte nur einzeln betrachtet und nicht im Zusammenspiel mit anderen Vorhaben, bleiben viele Risiken, Engpässe und Überschneidungen planerisch unentdeckt. Es kommt erst während des Projekts zu Konflikten mit den parallel laufenden Projekten. Eine Lösung ist dann meist kostspielig oder geht zu Lasten der anderen Projekte. Daher ist eine übergreifende Multiprojektplanung unverzichtbar.

  • Schätzungen werden für bare Münze genommen
    Zu Beginn eines Vorhabens sind selten alle Einzelheiten bekannt. Angaben wie „Aufwand 30-40 Stunden“ oder „Ende 3. Quartal 2020“ sind eher die Regel als die Ausnahme. Scheingenauigkeit führt zu einer mangelnden Akzeptanz des Systems und zu einem hohen Pflegeaufwand. Eine bessere Alternative ist die Planung mit realistischen, ungenauen Werten, idealer Weise flankiert durch die Verwendung eines geeigneten Resource Management Tools.

Wer macht was wann?

Diese Frage steht im Mittelpunkt der Kapazitätsplanung von Unternehmen – sei es für die Arbeit in den einzelnen Fachabteilungen oder in interdisziplinären Projekten. Durch die fortschreitende Verbreitung von projektorientierten, fachübergreifenden Arbeiten wird eine zentrale Resource Planning Software zu einem wichtigen Erfolgsfaktor für das Projektmanagement im gesamten Unternehmen. Denn nur wer langfristig in der Lage ist, Projekte mit der richtigen Projektmanagement Software in time, budget und quality umzusetzen, kann weiterbestehen. Ein weiterer Grund für den Einsatz eines übergreifenden Resource Management Tools ist die optimierte Auslastung aller Abteilungen und Teams sowie deren einzelner Mitglieder.

Planung auf der grünen Wiese – ein Trugschluss!

Aus dieser Konstellation, Marktorientierung und gleichzeitig Ressourcenorientierung, wird klar, dass das neue digitale Geschäftsmodell de facto nicht unabhängig von bestehenden Rahmenbedingungen entwickelt werden kann. Die gute Nachricht lautet jedoch: Sie können diese Rahmenbedingungen mit Hilfe eines passenden Resource Management Tools  aktiv gestalten. Im Zentrum steht dabei der Mensch mit seinen Fähigkeiten.

Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme der Stärken des Unternehmens und der Verfügbarkeit und Fähigkeiten der Mitarbeiter. Im Idealfall hat Ihr Unternehmen bereits einen zentralen Mitarbeiter- pool und eine zentrale, aktuelle Skill-Bibliothek eingerichtet, in der die Fähigkeiten der Mitarbeiter gesammelt sind. Mit der Etablierung eines zentralen Ressourcen- und Skill-Pools erhalten Sie eine Übersicht über die Qualität Ihres Unternehmens (Skills) und über die Menge, in der diese Qualität zur Verfügung steht (Kapazität von Fähigkeiten). Beachten Sie dabei, dass Skills in der Regel in Kombination mit anderen Skills benötigt werden. Dadurch ergeben sich wesentliche Einschränkungen in der Verfügbarkeit (Kapazität) von Skills.

Ein modernes Tool für Resource Management als Bestandteil eines Projektmanagement Tools ist in der Lage, diese Kombinations-Problematik in der skill-basierten Ressourcenplanung zu lösen und Ihnen einen realistischen Überblick über die im Unternehmen vorhandenen Skill- Kapazitäten (auch Kombinationen) zu geben. Mit anderen Worten: Resource Management einfach gemacht!

Ressourcen- und Skillmanagement zählen zum Einmaleins der Digitalisierung

Die Entwicklung bzw. Weiterentwicklung und Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie ist Kernaufgabe jedes Unternehmens. Dabei sollten Innovationsthemen zentral gesteuert werden, so dass der organisatorische Wandel eines Unternehmens nahtlos vollzogen werden kann. Um diesen zu erreichen, muss das Geschäftsmodell zum einen am Markt und den vorherrschenden Kundenwünschen ausgerichtet werden. Zum anderen ist die Umsetzung abhängig von der Verfügbarkeit und den Fähigkeiten einer ausreichenden Anzahl von qualifizierten Mitarbeitern.

IAPM & Can Do: Whitepaper Ressourcenmanagement

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In die Kapazitätsplanung integrierte Lösung

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Can Do Salesforce: Das Add-on zur Ressourcenplanung

Erweiterung des Vertriebsprozesses um die Kapazitätsplanung

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