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Urlaubsplanung, Urlaubsantrag, Jahresurlaubsplanung

Can Do-Urlaubsplaner

Statistisch gesehen ist jeder 8. Arbeitstag ein Urlaubstag: Fast 13 Prozent der gesamten Mitarbeiterkapazitäten im Unternehmen sind durch Urlaubstage gebunden. Das macht die Urlaubsplanung zu einem der größten Projekte – zumindest auf Grundlage der eingesetzten Personentage. Doch wird die Urlaubsplanung auch als größtes Vorhaben geplant und gesteuert? Das ist wohl in den wenigsten Organisationen der Fall.

Die Realität ist eine Unmenge von Urlaubsanträgen, die zu einem großen Teil unkoordiniert freigegeben werden und damit in letzter Konsequenz unbeabsichtigt ganze Projekte in Schieflage versetzen oder sie gar zum Scheitern bringen.

Die Antwort auf diese Problematik liefert Can Do mit einem integrierten Urlaubsplaner, der alle Anforderungen einer professionellen Lösung für das Beantragen und Bewilligen von Urlauben erfüllt. Darüber hinaus ermöglicht unser Urlaubsplaner eine 360°-Perspektive auf die Auslastungen und Arbeiten von Mitarbeitern und Abteilungen und warnt vor Kapazitätsrisiken, die durch Urlaub entstehen können.

Der Can Do Urlaubsplaner betrachtet den gesamten Urlaub der Belegschaft und des einzelnen Mitarbeiters eines Unternehmens im Zusammenspiel mit allen anderen Tätigkeiten, egal ob in Projekten oder in der Abteilung.

Urlaube müssen Projekte nicht zum Scheitern bringen

Die Urlaubsplanung ist angesichts der eingeplanten Personentage meist die größte Herausforderung für Unternehmen und hat Auswirkungen auf alle Abteilungen und Vorhaben. Insbesondere dann, wenn Mitarbeiter parallel in mehreren Projekten mitarbeiten bzw. eingeplant werden, beeinflussen Urlaubstage häufig den Projekterfolg. Denn sofern die Jahresurlaubsplanung nicht in das Ressourcenmanagement des Unternehmens integriert ist, werden die Portfolioplanung, die Auswahl von Projekten und die Entscheidung, wann welches Vorhaben umgesetzt werden kann, zum Vabanquespiel. Projekte liegen urlaubsbedingt brach und zugesagte Fristen geraten in Schieflage.

Can Do ist eine auf ganzheitliches Ressourcenmanagement spezialisierte Projektmanagement Software Software und hat das Angebot um eine Applikation zur professionellen Urlaubsplanung erweitert. Mit dieser Software Urlaubsplanung können Unternehmen urlaubsbedingte Abwesenheiten in die Kapazitätsplanung integrieren. Unliebsame Überraschungen in der Planung gehören damit der Vergangenheit an. Vielmehr gibt die integrierte Urlaubsplanung transparenten Einblick in die Verfügbarkeiten einzelner Mitarbeiter und gleicht die beantragten Urlaubstage mit den zeitlichen Erfordernissen der jeweiligen Projekte ab.

Durch die Integration des Urlaubs in die unternehmensweite Kapazitätsplanung bietet Can Do eine Urlaubsplaner Software, mit der Urlaub per Mausklick beantragt und genehmigt bzw. abgelehnt werden kann. Risiken in Projekten und Abteilungen, die durch den beantragten Urlaub entstehen könnten, werden in Echtzeit aufgezeigt. Gleichzeitig hat der Vorgesetzte stets den Überblick über die genommenen, beantragten und restlichen Urlaubstage in seinem Verantwortungsbereich und kann vorteilhaft disponieren. Die Urlaubskonten der Mitarbeiter werden digital geführt und fortlaufend automatisch aktualisiert.

Das Projektmanagement Tool von Can Do stellt dem Mitarbeiter eine Kachel „Mein Urlaubskalender“ zur Verfügung sowie eine Kachel „Urlaub beantragen“. Vorgesetzte, die die beantragten Urlaube genehmigen oder ablehnen müssen, erhalten zudem die Kacheln „Urlaub genehmigen“, einen Feiertagskalender sowie eine Übersicht „Jahresplanung“. Die Konfiguration des Can Do Urlaubsplaners erfolgt im Administrationsbereich.

Urlaub beantragen

Mit wenigen Klicks kann ein Mitarbeiter seinen Urlaub online beantragen. Übersichtlich sieht er seinen noch zur Verfügung stehenden Resturlaub, wie viele Urlaubstage für den gewünschten Zeitraum notwendig sind – Feiertage und Wochenenden werden berücksichtigt – und wie viele Urlaubstage ihm nach der Beantragung noch bleiben. Die im Unternehmen üblichen Urlaubsarten (z.B. Erholungsurlaub, Sonderurlaub, Bildungsurlaub usw.) werden dabei vollständig berücksichtigt.

Gleichzeitig kann er prüfen, ob durch seinen Wunschurlaub Konflikte in anderen Planungen entstehen. Per Mausklick kann er diese mit der Software Urlaubsplaner einsehen und analysieren. Voraussetzung dafür ist, dass diese Planungen im Can Do-System hinterlegt wurden. In seinem „Urlaubskalender“ sind die Urlaubstage des Mitarbeiters entsprechend farblich hervorgehoben.

Genehmigen, auf’s Jahr gesehen planen und Feiertage nicht vergessen!

  • Urlaub genehmigen
    Die Anfrage der Mitarbeiter seiner Abteilung kann der Vorgesetzte in der zur Software Urlaubsplanung gehörenden Kachel „Urlaubs genehmigen“ einsehen. Dabei sieht er den Zeitraum des beantragten Urlaubs, die Anzahl der dafür benötigten Tage sowie den noch verbleibenden Resturlaub für das Jahr. Außerdem sieht er, ob der beantragte Urlaub Überlastungen in der unternehmensweiten Kapazitätsplanung auslöst. Im Urlaubskalender des Abteilungsleiters sieht dieser alle genommenen, genehmigten und beantragten Urlaube der Mitarbeiter seines Verantwortungsbereiches. Die genehmigten Tage werden automatisch vom Urlaubskonto abgezogen.

  • Jahresplanung
    In der Urlaubsplaner Software App Jahresplanung ist der Urlaub der einzelnen Mitglieder einer Abteilung hinterlegt – sowohl der beantragte als auch der genehmigte, der bereits genommene und der restliche Urlaub. Somit erhält der Verantwortliche eine Übersicht darüber, wann in seiner Abteilung Urlaube anstehen, wer wann Urlaub hat und welche Menge an restlichen Urlaubstagen pro Person und für die ganze Abteilung noch in der Kapazitätsanalyse berücksichtigt werden müssen.

  • Feiertagskalender
    Ein umfassender Feiertagskalender zeigt nicht nur die für einen Standort hinterlegten Feiertage an, sondern auch Schulferien und sonstige für das Unternehmen relevante Schließ- und Abwesenheitstage, die kundenspezifisch ergänzt werden können.

Es wird kompliziert: Urlaub ist kleinteiliger geworden

Viele Projekte geraten insbesondere im Sommer ins Stocken, weil die Projektmitarbeiter im Urlaub sind. Dabei ist der Urlaub des Einzelnen nur ein Teil der Problematik. Auch das ständige Kommen und Gehen im Projektteam sowie ein agiles Projektmanagement verbunden mit Übergaben und unvollendeten Aufgaben bringt die Vorhaben zusätzlich ins Stocken: Die Projekte dauern länger als geplant, sie werden aufwändiger und damit auch teurer. Nicht selten stehen ganze Projekte mehrere Wochen still oder scheitern gar, weil ein einzelner Experte, eine Schlüsselressource, in Urlaub ist. Schätzungen zufolge ist eine mangelhafte Urlaubsplanung  aufgrund fehlender Urlaubsplanung Software für bis zu 40 Prozent aller Ressourcenprobleme in Projekten verantwortlich.

Betriebsferien oder ferienbedingte Werksschließungen, die die Urlaubsplanung wesentlich vereinfachen, sind seltener geworden. Urlaub ist ein individuelles Anliegen des Mitarbeiters, er wird gerne recht spontan beantragt und am liebsten tageweise genommen. In der Regel muss der Urlaub genehmigt werden, es sei denn, es gibt dringende betriebliche Belange, die gegen einen Urlaub sprechen. Aber welches Unternehmen verfügt schon über die Möglichkeit, die Auswirkungen von Urlaub auf Projekte und Abteilungstätigkeiten mit einer Software Urlaubsplanung zuverlässig zu simulieren? Nur eine integrierte Urlaubsplanung, in der das Zusammenspiel von Urlaub, Projektarbeit und Linientätigkeiten vollumfänglich berücksichtigt wird, zeigt Überlastungen und Probleme auf, die durch die Urlaubstage entstehen würden. Dies schafft Transparenz und ermöglicht eine beidseitige Rücksichtnahme.

Sieben Tipps für die Urlaubsplanung mit einer Urlaubsplaner Software

  • Lassen Sie die Linientätigkeiten in Ihre Kapazitätsberechnung unbedingt einfließen. Je mehr weitere „Kapazitätsminderungen“ wie Weiterbildungsmaßnahmen oder Sonderurlaube eingeplant werden, desto genauer kann die Auslastung analysiert und prognostiziert werden.
  • Urlaube werden in der Regel vom Abteilungs- oder Bereichsleiter genehmigt, nicht vom Projektleiter. Daher müssen sich Linien- und Projektverantwortliche auf Basis einer einheitlichen Datenlage austauschen, um eine optimale Termin- und Zeitplanung vereinbaren zu können.
  • Beginnen Sie frühzeitig mit der Urlaubsplanung. Auch wenn die exakten Daten, wann wer Urlaub nimmt, noch nicht bekannt sind, sollte für eine langfristigere Planung (z.B. Jahresplanung) der Urlaub kapazitativ berücksichtigt sein. Sobald der Urlaub beantragt und genehmigt wurde, wird er von dem Kontingent abgezogen.  
  • Die Urlaubsplanung muss schon auf der Ebene der Projektportfolios berücksichtigt werden. Da Urlaube rund 13% der Kapazitäten binden, übernimmt sich sonst die Organisation. Denken Sie auch daran, dass sich die Urlaubstage nicht gleichmäßig aufs ganze Jahr verteilen.
  • Aus der Vergangenheit lassen sich Muster erkennen, wann wie viel Urlaub genommen wurde. Es sollte Sie nicht überraschen, dass während der Schulferien häufiger Urlaub genommen wird.  
  • Berücksichtigen Sie Feiertage und die Brückentage, die gerne genommen werden. In Ihrem Projektkalender und in der Auslastungsanalyse sollten alle Feiertage hinterlegt sein.  
  • Vereinbaren Sie bei Großprojekten mit den Projektmitarbeitern eine Art Projektpause, in der möglichst der Urlaub genommen werden kann und soll. Etablieren Sie ein echtes Vertretersystem, bei dem die Vertreter auch eingearbeitet wurden und auf dem aktuellen Projektstand sind.

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