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Strukturen als Grundlage für erfolgreiches Projektmanagement

Gastbeitrag von Daniel Krones, Dr. Kraus & Partner

Zu einem professionellen Projektmanagement gehören im Wesentlichen die vier Elemente Skills, Strukturen, Kultur sowie ein passendes Tool. In diesem Artikel möchte ich kurz auf das an zweiter Stelle genannte Element eingehen: Strukturen.

Unter Strukturen verstehe ich hier die Definition und Gestaltung einer effektiven und einheitlichen Projektorganisation sowie Projektmanagementprozesse, die allgemeingültige Standards bei der Realisierung von einzelnen Projekten und von Projektportfolio definieren. Bei der Etablierung von für das Projektmanagement förderlichen Strukturen sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:

  • In der Organisation sollte ein einheitlicher Meta-Projektmanagementprozess bestehen. Dieser Prozess sollte auch Standardvorlagen umfassen, die als Grundlagen für projektorientiertes Arbeiten dienen.
  • Die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen im Projekt und in Abgrenzung zur Linienorganisation müssen geregelt sein.
  • Die Projekte sollten in einem oder mehreren Portfolien strukturiert und priorisiert sein. Dies erleichtert die projektübergreifende Steuerung.
  • Während des Verlaufs der einzelnen Projekte sollten regelmäßige Statusmeetings durchgeführt werden, um entsprechend frühzeitig auf die Dynamik bei der Projektrealisierung reagieren zu können.
  • Änderungen in den Projekten müssen über einen Änderungsprozess gesteuert und dokumentiert werden.
  • Ein Projekt mündet in der Regel in eine Übergabe an den Kunden bzw. an den Nutzer oder die Produktion. Dies muss vorbereitet und der Umfang der notwendigen Nachbetreuung definiert werden.
  • Nach Beendigung des Projekts sollten alle Projektbeteiligten von ihren Aufgaben entbunden werden.

Daniel KronesFast Engineering
Strukturen und nachhaltige Prozesse etablieren – das klingt so überhaupt nicht nach Geschwindigkeit und Innovation. Auch wenn der Widerspruch nur ein scheinbarer ist, so gibt es dennoch eine Reihe von Fehlern, die ein Unternehmen beim schnellen Umsetzen von innovativen Ideen machen kann:

  • Unklare Ziele und externe Einflüsse führen zu unklaren Prioritäten in der Abwicklung.
  • Das Tagesgeschäft und eine zu hohe Anzahl an Projekten belasten die eingeplanten Ressourcen.
  • Bürokratische Strukturen bremsen die Umsetzung.
  • Ein gehemmter Kommunikationsfluss führt dazu, dass den Beteiligten relevante und aktuelle Informationen fehlen.
  • Angst vor Fehlern und Konflikten sowie Unverbindlichkeit erschweren die Zusammenarbeit im Projektteam.

Wie sich Innovationen, Entwicklung und Geschwindigkeit vereinbaren lassen, stellt Dr. Kraus & Partner im „X-Lab Fast Engineering. Geschwindigkeit & Entwicklung – ein Widerspruch?“ vor. Bei dem eintägigen Entscheider-Workshop am 16. April 2013 in Frankfurt beschäftigen sich die Teilnehmer in moderierten Arbeitskreisen mit den Themen „Das Projekthaus: Ein Speed-Boot zum Lösen vieler Entwicklungsprobleme?“ und „Die Entwicklungsabteilung: Wie bringen wir das Kreuzfahrtschiff in Fahrt?“. Weitere Informationen zu der Veranstaltung gibt’s hier.