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Tipps & Tricks IV: Projektphasen und Arbeitspakete

Der vierte Teil unserer Reihe „Tipps & Tricks“ im Umgang mit Can Do Project Intelligence beschäftigt sich mit Projektphasen und Arbeitspaketen

Projekte in Projektphasen gliedern
Eine Projektphase fasst weitere Phasen (Subphasen) oder Arbeitspakete zusammen und dient der Strukturierung eines Projekts. Üblicherweise folgt auf eine Phase ein Meilenstein, der das Ende der Phase darstellt. Bei Can Do Projects Intelligence können Sie unterhalb von Projekten beliebig viele Phasen erzeugen, die selbst wiederum beliebig viele Unterphasen beinhalten können. Unterhalb einer Phase können entsprechend andere Sub-Phasen, Pakete und Meilensteine platziert sein.

Phase erstellen
Nach einem Rechtsklick auf das Projekt in der vollgrafischen Arbeitsoberfläche öffnet sich das Kontextmenü, in dem der Befehl „Neue Phase" ausgewählt werden kann – schneller geht’s mit dem Shortcut „o“. Nach Auswahl des Befehls wird ein kleines, leeres Phasenobjekt erzeugt, das Sie mit der Maus verändern können. An dieser Stelle besteht für Sie auch die Möglichkeit, über das Attributenfenster am rechten Rand des Workspace Anfang, Dauer und Ende der Phase manuell einzugeben.

Projektobjekte, also Phasen, Meilensteine und Pakete, die in einer fachlich logischen Reihenfolge bearbeitet werden müssen, können in Can Do Project Intelligence miteinander verknüpft werden. Beispielsweise wäre die Installation einer Software erst dann möglich, wenn der entsprechende Server bereits geliefert wurde. Die Verknüpfung spiegelt also eine gewisse Abhängigkeit zwischen den Objekten wider. In unserer Software unterscheiden wir mehrere Beziehungen zwischen Objekten: Ende-Anfang-Beziehung (erst wenn das Paket „Server besorgen“ abgeschlossen ist, kann das Paket „Software installieren“ beginnen), eine Anfang-Anfang-Beziehung (erst wenn das Paket „Geschirrspülen“ begonnen hat, kann das Projekt „Geschirrabtrocknen“ gestartet werden). Eine Ende-Ende-Verbindung liegt dann vor, wenn ein Paket unbedingt vor dem anderen abgeschlossen sein muss, bspw. muss beim Tapezieren unbedingt die alte Tapete zuerst vollständig von den Wänden gelöst sein, bevor das Anbringen der neuen Tapeten beendet werden kann – beide Arbeitsschritte können aber durchaus gleichzeitig durchgeführt werden (wenn auch mit einem gewissen Vorsprung für diejenigen, die die alten Tapeten von den Wänden lösen).

Natürlich können bei Can Do Project Intelligence auch feste Abstände bei Verknüpfungen hinterlegt werden (die frisch gestrichenen Wände müssen 3 Tage trocknen, bevor Bilder aufgehängt werden können).

Arbeitspakete
Pakete repräsentieren in Projekten die eigentlichen Tätigkeiten und können auf jeder Ebene angesiedelt sein. In der Regel besteht ein Projekt aus verschiedenen Phasen mit jeweils vielen Paketen. Um ein Paket zu erzeugen, sollten Sie mit der Maus über das Projekt oder über die Phase steuern, der das Paket angehören soll. Dann die rechte Maustaste betätigen und im Kontextmenü, das nun erscheint, den Befehl „Neues Paket" auswählen – Anhänger von Shortcuts wählen zuerst das Projekt bzw. die Phase aus, der das Paket angehören soll, und drücken dann auf der Tastatur die „P“-Taste. Die Software erzeugt ein leeres Paket, das Sie gleich mit einem Namen versehen sollten. Das Paket können Sie bequem mit der Maus neu positionieren (Anfang- oder Enddatum wählen) und die Länge (=Dauer) verändern. Das können Sie auch im Attributenfenster (auf der rechten Seite) manuell eintragen.
Wie Sie Tätigkeiten und Ziele in Objekten hinterlegen, haben wir in „Tipps & Tricks III" erklärt.

Ressource links auswählen und per Drag & Drop in das Arbeitspaket ziehenRessourcen zuordnen
Ressourcen können allen Objekten außer Meilensteinen zugewiesen werden. Bei Can Do Project Intelligence findet die Ressourcenzuordnung ganz einfach per „Drag & Drop“ statt: Zunächst das entsprechende Objekt auswählen, dann im rechten Bereich der Eigenschaften aus der Baumdarstellung eine Ressource mit der Maus auswählen und auf den rechten Bereich ziehen. Bei größeren Organisationsstrukturen kann innerhalb des Organisationsfelds per Scrollrad nach oben oder unten navigiert werden.
Im Anfangsstadium einer Planung werden Arbeitspaketen häufig ganze Abteilungen zugewiesen oder nur Skills (Fähigkeiten), die zur Ausführung des Pakets notwendig sind. Die Feinplanung kann dann der entsprechende Abteilungsleiter vornehmen.

Ungenaue Angeben
Can Do Project Intelligence versetzt seine Anwender in die Lage, mit „ungenauen Daten" zu arbeiten. So können in nahezu allen Feldern der Software unpräzise Werte eingegeben werden. Die Software versteht Eingaben wir „Februar" – sie analysiert, wie viele Tage der Februar hat und übersetzt diesen Zeitraum in eine Dimension, die dargestellt wird. So kann bspw. der Starttermin von Projekten ungenau geplant werden (Beginn im ersten Quartal), die Dauer von Paketen (6-8 Wochen) oder das Erreichen eines Meilensteins (August 2011).

Weiterführende Tipps:
Phasen, Pakete, Meilensteine werden üblicherweise über das Kontextmenü der rechten Maustaste angelegt oder über Shortcuts. Als praktisch hat sich der Befehl „In neuer Zeile einfügen“ erwiesen: Über das Kontextmenü kann diese Option ausgewählt werden. Wird dieser Befehl verwendet, werden alle bereits vorhandenen Objekte automatisch nach unten verschoben.
Darüber hinaus können Objekte (über das Kontextmenü oder mit „Strg“ + „C“) kopiert, und durch Markieren der entsprechenden Phase über das Kontextmenü wieder eingefügt werden. Regelmäßig auftretende Objekte können tagesweise, wochenweise, monatsweise, quartalsweise oder jahresweise kopiert werden und für einen bestimmten Zeitraum (z.B. bis Projekt-Ende, bis Jahresende etc.) oder eine bestimmte Anzahl der Kopien eingefügt werden. Dabei werden alle Zuweisungen der Mitarbeiter behalten. Wir nennen diese Funktion „Super Copy“. Diese bietet sich dann an, wenn bestimmte Pakete (z.B Wartungsarbeiten) oder Meilensteine (z.B. Sitzungen) regelmäßig stattfinden.