StartseiteHome » Blog » Lernen Sie Ihre Ressourcen richtig einzusetzen

Lernen Sie Ihre Ressourcen richtig einzusetzen

Im Projektmanagement ist es von erheblicher Bedeutung, die Ressourcen präzise und richtig einzuteilen. Auf diese Weise kann gewährleistet werden, dass für jedes übernommene Projekt alle notwendigen Mittel vorliegen, um das Projektziel erreichen zu können. Die Kapazitätsplanung ist dabei eine der wichtigsten Aufgaben des Ressourcenmanagements, denn gerade bei der Kapazitätsplanung geht es um die Basis eines jeden Projekts – die Menschen.

Was ist die Kapazitätsplanung?

Einfach auf den Punkt gebracht, bedeutet die Kapazitätsplanung die Einteilung von verfügbarem Personal, das für die gestellte Aufgabe geeignet ist, also die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse mitbringt.

Die wichtigsten Gründe für die Kapazitätsplanung im Teammanagement

Die Teammitglieder richtig einzusetzen, ist nicht nur bei größeren Unternehmen und in komplexen Projekten eine ernstzunehmende Herausforderung. In den meisten Fällen stehen die Manager vor der Aufgabe, das Stammpersonal vor Ort und weitere, nicht im Unternehmen befindliche Projektmitarbeiter richtig einzuteilen. Denn durch die geänderten Organisationsstrukturen müssen bei der Kapazitätsplanung sowohl Home-Office-Mitarbeiter als auch autonome Teams berücksichtigt werden.

Der Projektleiter muss daher:

  • den unterschiedlichen, nicht selten widersprüchlichen Prioritäten gerecht werden,
  • für die Erfüllung der Aufgaben sorgen, deren Umfang zu Beginn nur schwer abschätzbar ist 
  • auf Änderungen im Projektverlauf – oder sogar in der Zielsetzung – schnell reagieren.

All dies ist nur dann möglich, wenn vorausschauende Kapazitätsplanung zum festen Bestandteil der Ressourcenplanung geworden ist.

Die wichtigsten Vorteile für die Kapazitätsplanung im Projektmanagement

Die Kapazitäten zu planen, bringt dem Unternehmen viele Vorzüge. Die wichtigsten davon sind:

Die erhebliche Kostenreduktion des Projekts

Mit der klaren Übersicht über die verfügbaren Mitarbeiter, können die optimal passenden Team-Mitglieder für die jeweilige Aufgabe schnell identifiziert und leicht vorgemerkt werden. Dadurch wird verhindert, dass erfahrene – und somit teure – Angestellte sich mit simplen Tätigkeiten abgeben müssen, die viel günstiger von – beispielsweise – frischen Absolventen erledigt werden können. Eine präzise, überlegte Personalplanung an einer solchen Stelle kann anfallende Personalkosten bedeutend reduzieren. 

Der Erfolg sind die gesteigerten Gewinne des Unternehmens oder – bei angepasster Preiskalkulation – eine stärkere Konkurrenzfähigkeit auf dem Markt.

Die gesicherte Verfügbarkeit des Personals

Eine professionelle Kapazitätsplanung liefert genaue und zuverlässige Angaben darüber, wie hoch der tatsächliche Personalbedarf für ein aufkommendes Projekt ist. Bei dem tatsächlichen Personalbedarf wird berücksichtigt, dass – beispielsweise – plötzliche Krankheitsausfälle im Alltagsbetrieb nicht zu vermeiden sind. Um die Verfügbarkeit des Personals sicherzustellen, sollten bei der Personalplanung deshalb stets ausreichende zusätzliche Ressourcen eingeplant werden. 

Auf diese Weise kann dauerhafte Überlastung – und somit stressbedingte Erkrankungen – der Mitarbeiter vermieden werden. Eingeplante Projektlaufzeiten werden zuverlässig eingehalten, und die Kunden sind nachhaltig zufrieden.

Die optimale Auslastung der Teams

Mit einem guten Überblick über die aktuell verfügbaren Mitarbeiter kann deren Einsatz besser organisiert werden. Dies erhöht die Effizienz des eingesetzten Personals. Größere Projekte oder eine höhere Anzahl von Aufgaben kann zeitgleich in Angriff genommen und zum Erfolg gebracht werden.

Das Ergebnis: steigender Umsatz und höherer Gewinn!

Die umfassende Übersicht über das Skill-Inventar

Ein Skill-Inventar oder eine Skill-Bibliothek dokumentiert, über welche Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen jedes Team-Mitglied verfügt. 

Das genaue Wissen über die speziellen Fachkenntnisse eines jeden Mitarbeiters erleichtert und beschleunigt die Projektplanung erheblich, denn ein Blick in das Skill-Inventar genügt, um festzustellen, ob das geplante Projekt mit dem aktuell vorhandenen Personal überhaupt – oder auch nur in der angemessenen Zeit – durchführbar ist.

Das schnelle Erkennen des Fachkräftemangels

Stellt sich bereits bei der Kapazitätsplanung heraus, dass die für das jeweilige Projekt notwendigen Kenntnisse im Team nicht vorhanden sind, können Maßnahmen ergriffen werden.

Solche wären beispielsweise:

  • Die Mitarbeiter aus einem anderen Projekt kurzfristig abziehen und die Aufgaben neu verteilen.
  • Externe Mitarbeiter mit notwendigen Fähigkeiten, temporär oder permanent, ins Team holen.
  • Die verfügbaren Mitarbeiter, die dem Thema am nächsten sind, in die gewünschte Richtung weiterbilden.

All das ist mit der frühzeitigen Kapazitätsplanung, noch vor dem Projektstart, erfolgreich durchführbar.

Die wichtigsten Schritte bei der Kapazitätsplanung bei Projekten

Soll die Kapazitätsplanung das Unternehmen bei der Organisation des Personals effizient unterstützen, ist es ratsam, sich bei der Planung an folgende Schritte zu halten.

Schritt 1: Die richtigen Entscheidungsträger einbeziehen 

Die Kapazitätsplanung ist immer ein strategischer Prozess, der auf der Managementebene durchgeführt und anschließend entschieden wird. Deshalb ist es wichtig, die richtigen Entscheidungsträger frühzeitig in die Planung einzubeziehen.

Zum strategischen Management gehören beispielsweise:

  • Die Geschäftsführung, die über die Übernahme der neuen Projekte entscheidet.
  • Die Projektmanager, die das Personal für die laufenden Projekte einteilen. 
  • Die Teamleiter oder Abteilungsleiter, die über die aktuelle Personalauslastung berichten.

Schritt 2: Die Projektdaten vervollständigen und aktualisieren

Im nächsten Schritt ist es notwendig, alle Projekte zu erfassen und mit den wichtigsten Angaben zu versehen. Neben dem Projektziel, dem Projektleiter und dem Projektstatus ist – bei laufenden Projekten – auch der voraussichtliche Restaufwand von Bedeutung. Bei den neuen Projekten reicht es für den Anfang oft, lediglich die Mindestanforderungen an das Personal festzulegen.  

Schritt 3: Die verfügbare Skill-Stärke bestimmen

Beurteilt werden im nächsten Schritt die aktuell verfügbaren Skills, auf die das Unternehmen zugreifen kann. Sind die Qualifikationen identifiziert, können darauf basierend Teams gebildet werden, die die anstehenden Aufgaben erfüllen.

Schritt 4: Die Kapazitäten mit den Anforderungen in Einklang bringen

Mit den professionellen Ressourcendiagrammen können unterschiedliche Skills visuell dargestellt werden. Damit lässt sich die Umorganisation und Neuplanung einfach durchführen. Bei der Neustrukturierung der Projekte sollte auf die Prioritäten und die Restverfügbarkeit Wert gelegt werden.

Wie können die Lösungen von Can Do bei meiner Kapazitätsplanung im Unternehmen helfen?

Die Kapazitätsplanung termingerecht und umfassend durchzuführen, ist eine Herausforderung. Deshalb ist es höchst empfehlenswert, auf die modernen Kapazitätsplanung Lösungen zuzugreifen. Mit der fortschrittlichen Kapazitätsplanung Software von Can Do erhalten Sie alle Projektmanagement Tools, die Sie für eine erfolgreiche Kapazitätsplanung sowie Teammanagement benötigen. Ob für klassisches oder Agiles Projektmanagement, Can Do Projektmanagement Software liefert Ihnen immer die beste Lösung.

Fazit

Eine gut organisierte Kapazitätsplanung ist eine der wichtigsten Grundlagen für das Gelingen eines Projekts. Möchten Sie bei Ihrem nächsten Projekt vorausschauend planen, kontaktieren Sie uns!

Wir beraten Sie gern in Deutschland und in der Schweiz zu allen Fragen rund um das Thema Kapazitätsplanung.

Sie möchten mehr erfahren?

Stellen Sie uns hier Ihre Fragen und wir helfen Ihnen gerne weiter!

Hier geht's zum Fragestellen