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Ressourcenmanagement mit intelligenter Kapazitätsplanung

Planungs-Software von Can Do bildet Projektmanagement-Methoden mit selbst entwickeltem Watermodel® ideal ab

Eine der zentralen Herausforderungen an ein modernes Projektmanagement ist die Kapazitätsplanung: Welche Ressourcen stehen zur Verfügung, wann und wo entstehen Überlastungen? Neben projektbezogener Arbeit müssen auch Minderungen der Verfügbarkeit von Mitarbeitern wie Urlaub, Teilzeitarbeit oder Grundauslastungen für Routinearbeiten beachtet werden. Darüber hinaus soll die Kapazitätsplanung die Auslastungen der Ressourcen auf größere Zeitspannen beziehen können: Ein Projekt, das auf Wochensicht zu Überlastungen führt, kann auf den Monat gesehen unproblematisch sein.

Ein weiteres Problem des Ressourcenmanagements ist die Planbarkeit. Während bei Maschinen eine sehr genaue Planung möglich ist (Die Maschine läuft genau 8 Stunden pro Tag), kann dies für Menschen in Projekten nicht angewandt werden. Der Aufwand, einen Mitarbeiter so exakt wie eine Maschine einzuplanen und die Planung dann regelmäßig an die rückgemeldeten Arbeitszeiten anzupassen, ist in der Regel für die Projektpraxis zu aufwendig.

Projektmanagement und Projektarbeit stehen für zielorientiertes Arbeiten, das sich in der Regel nicht exakt planen lässt. Dieser Aspekt aus der Methodik des Projektmanagements muss ebenfalls beachtet werden. Dem Projektleiter werden Ziele (Meilensteine) und Budgets vorgegeben, die er dann erreichen muss. Dieses Prinzip ist in der modernen Industrie für Mitarbeiter ebenfalls vorhanden. Hier wird dem Mitarbeiter ein Ziel mit einem bestimmten Zeitraum (bis Ende der nächsten Woche) und einem Budget (schauen Sie, dass Sie mit 20 – 30 Stunden hinkommen) vorgegeben. Undenkbar – und vor allem unrealistisch – wären detaillierte Vorgaben wie „arbeiten Sie morgen 4 Stunden an Projekt A, dann bitte 2 Stunden an Projekt B, danach setzen Sie aus, dann bitte wieder 4 Stunden…“

Genau diese Problematik hat Can Do mit dem Abgleichverfahren „Watermodel®“ gelöst. Hier werden keine starren Zeitfenster zur Berechnung herangezogen, sondern die gesamten Arbeitspakete in ihrem Zusammenspiel. Im folgenden Beispiel (Abbildung 1) soll ein Mitarbeiter ein Konzept mit einer durchschnittlichen Auslastung von 50% über zwei Wochen erstellen. In der ersten Woche nimmt er noch für zwei ganze Tage an einer Schulung teil.

Abbildung 1

 

Betrachtet man die Tage der ersten Woche, ist der Mitarbeiter überlastet. Can Do zeigt dies auch in der Kapazitätsdarstellung (Abbildung 2) durch die rote Linie im oberen Bereich an:

 

Abbildung 2

Allerdings meldet Can Do Project Intelligence kein Problem für diese Situation, denn der Mitarbeiter kann beide Arbeiten im Rahmen der Vorgaben erledigen. Die fehlenden Zeiten, in denen er nicht am Konzept arbeitet und in der Schulung sitzt, kompensiert er an anderen Tagen. Allerdings lässt sich nicht vorhersehen, wie er das macht, das bleibt ihm überlassen. Er kann es allerdings schaffen.

Anders verhält es sich, wenn die Schulung statt 2 nun 6 Tage dauern würde (Abbildung 3).

Abbildung 3

In diesem Fall, kann der Mitarbeiter nicht beide Pakete innerhalb der Vorgaben erfüllen, egal wie er seine Arbeit organisiert. Can Do Project Intelligence erkennt dieses Problem und zeigt sofort eine Überlastung an (Abbildung 4):

Abbildung 4

 

Selbst bei inakkurater Planung – die Schulung dauert 5 bis 6 Tage – kann die Projektmanagement-Software von Can Do eine realistische Kapazitätsplanung vornehmen: Bei 5 Tagen entsteht keine Überlastung, bei 6 Tagen schon. Es besteht also eine 50:50 Chance auf ein Problem:

 

Abbildung 5

Das Ressourcenmanagement auf der Grundlage des selbst entwickelten Watermodel® bietet zahlreiche Vorteile:

  • Eine realistische Planung und Ermittlung von Überlastungen
  • Das Verfahren entspricht dem „Prinzip Projektmanagement“
  • Es gibt Mitarbeitern die Freiheit, ihre Arbeit selbst zu organisieren
  • Der Planungs- und Pflegeaufwand wird erheblich reduziert
  • Da auch die Möglichkeit der inakkuraten Planung unterstützt wird, entsteht ein absolut realistisches Kapazitätsbild
  • Grundlasten und Urlaube etc. können komfortabel eingeplant werden

Bei der Version 3.5 der Projektmanagement-Software Can Do Projects Intelligence wurde das Watermodel® verfeinert und erweitert: Die Zeiterfassung wird nun in den Prognosen berücksichtigt. Dadurch werden die Kapazitätsaussagen besser und realistischer. „Watermodel® II“ bezieht nun auch die tatsächlich gemeldeten Stunden und Überstunden der jeweiligen Mitarbeiter in seine Berechnungen mit ein und passt entsprechend die Kapazitätsplanung an die neue Situation an.