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WIENER WOHNEN: Mit Can Do immer einen Schritt voraus

Projektmanagement bei der Stadt Wien

Wenn es heute darum geht, die Verwaltung, Sanierung und Instandhaltung der städtischen Wohnhausanlagen in Wien zu planen, sind Projektorganisation und Projektmanagement wichtige Fachgebiete, die gerade gegenwärtig von größter Bedeutung sind. Die Ursachen liegen in erster Linie in den veränderten wirtschaftlichen Rahmenbedingungen und den gewachsenen Ansprüchen.

Die Stadt Wien WIENER WOHNEN beschäftigt ca. 650 MitarbeiterInnen und verwaltet die rund 2.000 städtischen Wohnhausanlagen mit rund 220.000 Wohnungen. Es besteht ein klarer Anspruch im Bereich der Bausanierung, nämlich die strategische Ausrichtung als projektorientiertes Geschäftsfeld. Daher wurde die Anschaffung eines Projektmanagement Tools als notwendig erachtet, um die Steuerung sowohl von Bausanierungs- als auch Querschnittsprojekten effizienter zu gestalten. Das Planungsteam um Dietmar Milkovits setzt hohe Anforderungen an eine Projektmanagement-Software. Voraussetzung war, dass eine effiziente Projektorganisation möglich ist. Hinzu kam bei der Anforderung an die Software, dass diese eine hohe Qualität der Planungsleistung aufweist, sich an das geplante SAP-System anbinden lässt und flexible Reaktionen auf Änderungen im Projekt ermöglicht.

Zur Unterstützung der Implementierung einer entsprechenden Planungssoftware beauftragte die Stadt Wien WIENER WOHNEN das Wiener Beratungsunternehmen makeit (www.makeit.at). makeit ist spezialisiert auf die Softwareauswahl und aktives Projektmanagement. Projektleiter Alexander Thür entschloss sich, die Projektmanagement Software Can Do Projects Intelligence der Münchner Cando projects GmbH zu implementieren.

Der Stadt Wien WIENER WOHNEN steht mit der Projektmanagement Software Can Do Projects Intelligence ein geeignetes und effizientes Instrumentarium zur Verfügung. Obwohl Cando häufig nur mit großen und komplexen Vorhaben assoziiert wird, kann es bei systematischem Projektmanagement auch für kleinere Vorhaben effektiv und mit großem Nutzen eingesetzt werden. Die mit einem systematischen Projektmanagement verbundenen zusätzlichen Kosten werden meist durch die erzielten Einsparungen und durch eine zügigere Projektdurchführung mehr als kompensiert.

In der ersten Phase entschied sich die Stadt Wien WIENER WOHNEN zunächst zur Ankopplung von SAP an Can Do. Seit 2006 läuft das System sehr erfolgreich. Ziel dabei ist, dass die über 60 ProjektmanagerInnen ihre mehr als 1000 Projekte mit einem einheitlichen System und einem einheitlichen Prozess für die Unternehmung planen.

„Durch die Kopplung der beiden Systeme stehen nun unseren ProjektmanagerInnen alle relevanten Steuerungsmechanismen betreffend Zeit, Kosten und Qualität im erforderlichen Detaillierungsgrad zur Verfügung“, beschreibt Dietmar Milkovits, Qualitätsmanager und Projektleiter für die cando Einführung bei WIENER WOHNEN, eine der wichtigsten Anforderungen. „Überzeugt hat uns die ergonomische/intuitiv gestaltete Oberfläche von Can Do, die problemlose Integration in unsere bestehenden Systeme sowie Funktionen, wie inakkurate Planung, integrierte Kapazitätsplanung und Kapazitätsanalyse für Abteilungen, detailliertes Berichtswesen sowie Echtzeit-Planung“, fasst Dietmar Milkovits die besonderen Eigenschaften von Can Do zusammen. Can Do Projects Intelligence ermöglicht der Stadt Wien WIENER WOHNEN unternehmensweites Multiprojekt- und Multi-Ressourcenmanagement.

Mittels der vorhandenen Schnittstelle werden Bausanierungsprojekte, sobald die Durchführung von der Direktion genehmigt wurde, von SAP nach Can Do überspielt. Die weitere Planung erfolgt in Can Do grafisch. Die Größe der dahinterliegenden Datenbank unterstützt die jahrelange Projektlaufzeit beziehungsweise die hohe Anzahl an Projekten. Planwerte, wie Dauer, Arbeit oder Kosten lassen sich bei der Stadt Wien WIENER WOHNEN aufgrund der Projektlaufzeiten selten exakt vorhersehen. In Can Do können ungenaue Daten, wie beispielsweise „Aufwand zwischen 300-400 Personentagen“ oder „Start im August“ verarbeitet werden. Die Software berechnet ständig im Hintergrund die Wahrscheinlichkeit aller Planwerte und zeigt jene an, die nicht realistisch geplant sind. Aufgrund der erscheinenden Warnlampen kann der jeweilige Projektleiter nun gezielt eingreifen. Jede Aktion, die ein Anwender durchführt, wird durch eine spezielle Push-Technologie sofort aktualisiert, auf dem Server verarbeitet und in der Datenbank gespeichert. Das Speichern von Dateien entfällt, ein Datenverlust ist somit fast ausgeschlossen. Ein Anwender kann somit live verfolgen, wenn ein anderer Anwender Objekte verschiebt. Möglich sind 'Konferenzschaltungen', wobei beispielsweise die beiden Anwender telefonieren, während sie gleichzeitig in einem Projekt in Can Do arbeiten.

Die Projektkultur eines Unternehmens ist ein wesentlicher Faktor für den Projekterfolg. Gegenseitiges Vertrauen, Ehrlichkeit, Fehlertoleranz, schnelle Entscheidungsfindung und eine hohe Motivation der ProjektmitarbeiterInnen sind die wichtigsten Eckpfeiler. Dietmar Milkovits und sein Team brauchen ein Umfeld, das ihnen erlaubt, auf Änderungen schnell zu reagieren, die Balance zwischen Standardisierung und Formalisierung auf der einen Seite sowie Handlungsfreiheit und Selbstentwicklung auf der anderen Seite zu finden.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt aber immer noch im Management der Projekte, und auch hier kann Can Do Projects Intelligence immer nur so gut sein, wie seine Anwender.