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Was, warum und wie: Die ABC-Analyse. 

Was genau ist eine ABC-Analyse?
Warum ist sie nützlich und wo kommt sie zum Einsatz?
Welches Potenzial hat sie?
Wo liegen ihre Grenzen?
Und natürlich: Wie kannst Du selbst eine ABC-Analyse durchführen?

Auf dieser Seite findest Du Antworten auf Deine Fragen zu diesem Thema – ganz einfach erklärt.

Die Definition: Was ist eine ABC-Analyse?

Als ABC-Analyse bezeichnet man eine Methode, die Dir dabei hilft zu priorisieren. Sie ordnet eine Menge von vorher festgelegten Objekten in drei Klassen mit unterschiedlicher Bedeutung:
A, B und C.

Alles, was in die A-Klasse fällt, ist von großer Bedeutung. B-Objekte sind weniger wichtig, und C-Objekte sind (zunächst einmal) vernachlässigbar. Die ABC-Analyse kommt immer dann zum Einsatz, wenn Daten klassifiziert und priorisiert werden sollen, um die wichtigsten Objekte zu identifizieren.

In der Betriebswirtschaft kommt die ABC-Analyse in unterschiedlichsten Fällen zur Anwendung. Ein typisches Beispiel wäre folgende Frage: Welche Produkte oder Kunden tragen am meisten zum Gesamtumsatz bei – und welche am wenigsten?


Mehr Details?

Als Erfinder der ABC-Analyse gilt H. Ford Dickie, der damals ein Manager bei General Electric war. Er beschrieb die Methode 1951 zum ersten Mal in seinem Artikel „ABC Inventory Analysis Shoots for Dollars, not Pennies.“

Dabei übertrug er die Erkenntnisse des Pareto-Prinzips (auch als „80/20 Regel“ bekannt) und der Lorenz-Kurve zum ersten Mal in den praktischen Kontext der Unternehmensführung.

Was ist das Pareto-Prinzip?

Das Pareto-Prinzip besagt, dass man 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Aufwands erreicht. Für die restlichen
20 % benötigt man demnach 80 % des Aufwands.

Das bereits im Jahr 1906 durch den Italiener Vilfredo Pareto entdeckte Pareto-Prinzip kommt bis heute im Kontext des Projekt- und Zeitmanagements zum Einsatz, um schnelle Resultate bei relativ hoher Qualität (80 %) zu erzielen.

Was steckt hinter der Lorenz-Kurve?

Die Lorenz-Kurve visualisiert grafisch eine ungleichmäßige Verteilung. Dabei veranschaulicht sie das Ausmaß der Ungleichheit und zeigt die relative Konzentration innerhalb der Verteilung.

Ihren Namen hat die Lorenz-Kurve von Ihrem Erfinder Max Otto Lorenz. Der US-amerikanische Statistiker und Ökonom hat die Lorenz-Kurve 1905 im Rahmen eines Aufsatzes zur Einkommensverteilung entwickelt.

Die Logik hinter dieser Visualisierung findet u.a. in der ABC-Analyse bis heute ihre praktische Anwendung.

 

Der Zweck: Warum macht man eine ABC-Analyse?

Du kennst das bestimmt: In den meisten Unternehmen und Abteilungen gibt es einfach viel zu viel zu tun. Bedingt durch die hohe Komplexität weiß man oft aber nicht, was genau man priorisieren soll.

Die ABC-Analyse hilft dabei, sich auf das Wesentliche zu fokussieren. Sie schenkt Dir eine validierte Entscheidungsgrundlage, wo Du Deine Schwerpunkte setzt (A-Bereich) und was erst einmal unwichtig ist (C-Bereich). Gerade, indem Du diejenigen Bereiche identifizierst, die weniger zum Gesamterfolg beitragen, kann Dir die ABC-Analyse außerdem dabei helfen, unnötigen Aufwand zu reduzieren.

Ursprünglich wurde die ABC-Methode für die Materialwirtschaft entwickelt, fand aber schnell Einzug in viele andere Bereiche der Unternehmensführung.

 

Beispiele für Einsatzbereiche

Priorisierung von Kunden

Eine ABC-Kundenanalyse betrachtet die Kunden eines Unternehmens in Relation zu einem weiteren Parameter. Meist handelt es sich hierbei um Umsatz oder den Deckungsbeitrag. A-Kunden sind dann diejenigen, die zum Beispiel den meisten Umsatz generieren. C-Kunden logischerweise jene, die am wenigsten zum Gesamtumsatz beitragen.

Priorisierung von Produkten

Eine ABC-Produktanalyse dient dazu, die stärksten Produkte im Sinne eines weiteren Parameters zu identifizieren. Oft betrachtet man dabei den Umsatz, den Deckungsbeitrag, die Drehgeschwindigkeit oder die Verkaufszahlen.
Kennt man seine A-Produkte, weiß man, wo sich weitere Investitionen wohl am meisten lohnen werden.

Optimierung der Beschaffung

Im Bereich der Beschaffung kann eine ABC-Analyse helfen Kostensenkungspotenziale bei beschafften Materialien zu identifizieren.
Dafür wird meist als Grundlage oft der Jahresbedarfswert (Stückzahl x Durchschnittseinkaufspreis) für einzelne Materialien ermittelt.

Optimierung der Logistik

In der Lagerwirtschaft werden mit der ABC-Analyse häufig sogenannte A-, B-, und C-Plätze identifiziert. Auch hier kann das auf Basis unterschiedlicher Kriterien erfolgen.

Oft wird als wichtiger Parameter einer effizienten Lagerwirtschaft die Zugriffshäufigkeit verwendet. Alternativ kann man aber auch Wert und Mengenanteil in Relation zueinander setzen.

Für die Mengensteuerung des Einkaufs kommt zudem die sogenannte XYZ-Analyse zum Einsatz. Hier dient die Verbrauchsstruktur der Güter als Basis für die Einteilung.

Dementsprechend werden Waren, die konstant verbraucht werden, als X-Güter bezeichnet. Y-Güter dagegen weisen hohe Schwankungen im Verbrauch auf. Z-Güter wiederum werden nur sehr unregelmäßig verbraucht. Mit Hilfe der XYZ-Analyse kann man einen sinnvollen Bestellrhythmus für die einzelnen Güter festzulegen.

Materialwirtschaft

In seinem historisch ersten Einsatzbereich klassifiziert die ABC-Analyse Teile oder ganze Baugruppen nach Ihrem Wert. Auch hier ist man generell recht frei in der Wahl der Kriterien, die diesen Wert ausmachen.

Hierzu können zum Beispiel Herstellungskosten genau wie das jährliche Einkaufsvolumen zählen.

Einsatz im Zeit- und Projektmanagement

Im Zeit- und Projektmanagement hilft Dir die ABC-Analyse dabei, Projekte und Aufgaben entsprechend ihrer Priorität zu klassifizieren.

Im Kontext des Projektmanagements beruht die ABC-Analyse oft auf weichen Faktoren, da zunächst einmal Schätzwerte als Grundlage verwendet werden. Das betrifft zum einen den prognostizierten Zeitaufwand für bestimmte Tasks, zum anderen aber auch die Bedeutung für den Unternehmenserfolg, die man einzelnen Aufgaben zuschreibt.

Im Sinne eines agilen Projektmanagements oder eines hybriden Projektmanagements  müssen dann sowohl die prognostizierten Werte als auch die daraus resultierenden Entscheidungen im Laufe des Projekts angepasst werden.

Software macht die Priorisierung noch leichter.

Im Kontext des Zeitmanagements kann KI-gestützte Projektmanagement-Software nicht nur die Priorisierung der Aufgaben erleichtern, sondern Dir auch dabei helfen, die kontinuierlichen Veränderungen leichter zu managen.

Software macht die Priorisierung noch leichter

Hier existieren nicht nur Software-Lösungen für das Zeitmanagement, sondern auch ausgereifte Lösungen für effektives Portfolio-Management, Demand-Management  oder Budget-Management .

 

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Die Anleitung:
Wie funktioniert eine ABC-Analyse?

Im Folgenden erklären wir Dir Schritt für Schritt, wie Du eine ABC-Analyse durchführst. Denn selbst wenn Du später eine Software verwendest: Es hilft, die Logik dahinter zu verstehen.

Schritt 1:
Deine Kriterien definieren.

Zunächst legst Du fest, nach welchen Kriterien Du Deine Priorisierung vornehmen willst. Das kommt natürlich ganz darauf an, was genau Du durch die ABC-Analyse priorisieren willst. Folgende Kriterien sind zum Beispiel denkbar:

  • Aufwand
  • Umsatz
  • Wert
  • Verkaufszahlen
  • Deckungsbeitrag
  • ROI (Return on Investment)
  • Einkaufsvolumen
  • Bedarfswert

 

Diese Kriterien sollen nur als Beispiele dienen. Selbstverständlich kannst Du hier auch Deine eigenen Kriterien bestimmen. Für eine ABC-Analyse sollten sie aber möglichst quantifizierbar sein.

Schritt 2: Den jeweiligen Anteil am Gesamtvolumen berechnen.

Um eine Vergleichbarkeit zwischen den verschiedenen Elementen (Projekte, Kunden, Produkte, Bauteile etc.) herzustellen, musst Du im nächsten Schritt ihren prozentualen Anteil am Gesamtvolumen berechnen.

Schritt 3: Die Elemente entsprechend ihres Anteils sortieren.

Im nächsten Schritt sortierst Du die Elemente in einer Tabelle nach ihrem prozentualen Anteil am Gesamtvolumen. Je höher der prozentuale Anteil, desto wichtiger ist das Element – und desto weiter vorne sollte es auftauchen.

Schritt 4: Jetzt heißt es kumulieren.

Kumulieren bedeutet anhäufen. Das heißt, dass Du die prozentualen Anteile innerhalb deiner Tabelle in „Haufen“ zusammenfasst. Zum höchsten prozentualen Anteil addierst Du zum Beispiel noch den zweithöchsten und den dritthöchsten hinzu, bis du auf ein Drittel des Gesamtvolumens kommst.

Schritt 5: Die kumulierten Werte in Klassen einordnen.

Jetzt kannst Du die kumulierten Werte in drei Klassen (A, B und C) einteilen. Zur A-Klasse gehören dann die zum Beispiel die drei Elemente mit dem höchsten prozentualen Anteil. B und C bestehen dann entsprechend aus mehr Elementen mit geringerem prozentualem Anteil.

Schritt 6: Die Ergebnisse grafisch darstellen.

Um die Ergebnisse Deiner ABC-Analyse schneller erfassbar zu machen, kannst Du sie in Form einer Lorenzkurve  grafisch visualisieren. Durch die steilere Kurve im A-Bereich wird dann die höhere Wirkung der Elemente mit dem größten prozentualen Anteil (z.B. auf den Gesamtumsatz) sichtbar gemacht.

Welche Kunden tragen am meisten zum Gesamtumsatz bei? Grafische Darstellung einer ABC-Analyse in Form einer klassischen Lorenz-Kurve.

Das Fazit

Stärken & Schwächen der ABC-Analyse

Stärken der ABC-Analyse

Du kannst damit:

  • die Komplexität großer Datenmengen reduzieren
  • Prioritäten übersichtlich darstellen
  • zwischen Wichtigem und Unwichtigem unterscheiden
  • flexibel in unterschiedlichen Bereichen arbeiten

 

Schwächen der ABC-Analyse

  • Manchmal sind drei Klassen einfach zu grob. Hier kannst Du aber selbst beliebig nachjustieren.
  • Bei Schätzwerten (siehe Zeit- und Projektmanagement) kann es zu ungenauen und nicht belastbaren Ergebnissen kommen
  • Die Priorisierung erfolgt auf Basis eines einzigen Kriteriums. Diese Komplexitätsreduktion kann die Realität extrem vereinfachen.
  • Es wird nur der Ist-Stand abgebildet. Zukünftige Potenziale fließen nicht in die Priorisierung mit ein.
     


Fazit

Trotz ihrer einfachen Struktur und Berechnung eignet sich die ABC-Analyse gut, um Daten zu priorisieren und im nächsten Schritt daraus Handlungsempfehlungen abzuleiten. Um belastbare Ergebnisse zu bekommen, ist es wichtig, dass man quantifizierbare Daten als Kriterien heranzieht.

Gleich mal ausprobieren!

Am besten Du probierst die ABC-Analyse gleich mal selbst aus. Oft musst Du sie auch nicht bis ins letzte Detail durchführen. Manchmal hilft Dir eine grobe Berechnung auch dabei, Dir einen schnellen Überblick über die Prioritäten in einer komplexen Situation zu verschaffen.

So kannst Du Entscheidungen schneller und sicherer treffen. Behalte aber im Blick, dass oft nicht nur ein Kriterium erfolgsentscheidend ist und die ABC-Analyse die Komplexität der Realität bewusst vereinfacht.

Die ABC-Analyse kann Dir übrigens auch dabei helfen, eine Management-Entscheidung (z.B. bezüglich der Vergabe von Budgets oder Ressourcen) vor Deinem Vorgesetzten oder Deinem Team schnell und übersichtlich zu begründen.

Noch Fragen?

Wir hoffen, dass wir Deine wichtigsten Fragen zur ABC-Analyse klären konnten. Solltest Du darüber hinaus Fragen haben, insbesondere wenn es um Software-Lösungen im Bereich Projekt-Management geht, kannst Du uns auch gerne direkt kontaktieren. Wir freuen uns immer über fachlichen Austausch mit Dir.

 

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