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Urlaubsplanung, Kapazitätsplanung, Jahresurlaub

Jahresurlaub 2018 – Gefahren lauern

Warum Urlaube Projekte in Schieflage bringen können

„Lassen Sie Ihren Jahresurlaub nicht verfallen!“, „Urlaubsplanung: So holen Sie am meisten aus 2018“ oder „Feiertage fallen auch 2018 günstig“. Ratgeber-Artikel wie diese finden Sie derzeit häufig. Darin werden Tipps gegeben, wie sich Urlaubstage am besten einsetzen lassen, um möglichst viele zusammenhängende freie Tage zu erhalten.

Statistisch gesehen – unter Berücksichtigung von Krankheits- und Feiertagen – ist jeder 8. Arbeitstag ein Feiertag. Damit werden rund 13% der gesamten Mitarbeiterkapazitäten durch Urlaube gebunden, was die Jahresurlaubsplanung zu einer der größten Initiativen im Unternehmen macht. Doch wird sie auch als wichtiges Vorhaben behandelt? Das ist eher selten der Fall. Meist werden Urlaube isoliert in den einzelnen Bereichen gehandhabt. Das ist unproblematisch, so lange die Mitarbeiter nicht in übergreifenden, aufeinander abgestimmten Arbeiten involviert sind, bspw. in Projekten. Dort kann eine auf die einzelnen Abteilungen begrenzte Urlaubsplanung ganze Projekte stilllegen, nur weil eine Schlüsselressource im Urlaub ist.

Urlaubsplanung im Projektportfolio
In der Portfolioplanung ist es gängige Praxis, Urlaube durch die Reduzierung der zur Verfügung stehenden Gesamtkapazität zu berücksichtigen. Dies ist ein guter erster Gedanke, greift jedoch zu kurz: Durch eine bloße Reduzierung der Mitarbeiterkapazitäten wird eine starre lineare Verteilung der Urlaube über das ganze Jahr angenommen. Werden weniger oder mehr Urlaubstage in einem Monat genommen, als die lineare Verteilung vorgibt, bleibt dies ohne Konsequenzen für die weitere Kapazitätsplanung, die dadurch an Wirklichkeitsgehalt verliert.

Ein Beispiel soll die Problematik dieser Vorgehensweise veranschaulichen: In einem Unternehmen mit einem Jahresurlaub von 30 Tagen würde pro Monat 2,5 Tage Urlaub pro Mitarbeiter angesetzt. Dies spiegelt aber nicht die Realität wider: Die Urlaube orientieren sich zu einem großen Teil an den jeweiligen Schulferien, außerdem werden häufig zwei Wochen Urlaub und mehr am Stück genommen. Ist dies nicht in der Planung berücksichtigt, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Vorhaben „in Urlaubslöcher fallen“ und ungeplant unterbrochen werden müssen.

So geht’s besser
Daher empfiehlt es sich, die durch Urlaub gebundenen Kapazitäten dynamisch durch das ganze Jahr zu führen. In einer übergreifenden Kapazitätsplanung sollten geplante und genommene Urlaube einfließen. Der dann noch zur Verfügung stehende ungeplante Resturlaub muss als Kapazitätsminderung zeitlich mitgenommen werden. Nur so entsteht ein realistisches Bild davon, wie viele Urlaubstage im restlichen Jahr noch berücksichtigt werden müssen. Unterstützt durch ein dynamisches Abgleichverfahren kann so eine realistische Kapazitätsplanung entstehen.

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