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Projektmanagement-Software, KI

Projektmanagement – Wie sieht die Lösung der Zukunft aus?

Das Dilemma: Komplexer, mehr Dynamik bei begrenzten Ressourcen

Die Zahl der Projekte, die in einem Unternehmen realisiert werden müssen, nimmt stetig zu ebenso wie die Komplexität der Vorhaben. Forciert durch die begrenzte Zahl an fachlich qualifiziertem Personal führt dies dazu, dass immer mehr Mitarbeiter parallel in mehreren fachübergreifenden, teilweise auch standortübergreifenden Projekten aktiv sind. Fundiertes Know-how in den Bereichen Projektmanagement und Kommunikation reicht nicht mehr aus, um diese Anforderungen zu meistern. Die Studie 'Projektmanagement 4.0. Mit digitalen Werkzeugen künftige Herausforderungen meistern' vom Research- und Analystenhaus techconsult analysiert die unterschiedlichen Herausforderungen an Projektmanager und leitet daraus Anforderungen an Software-Lösungen ab. An der Online-Studie haben 100 Unternehmen im deutschsprachigen Raum aus dem Maschinen- und Fahrzeugbau, der Elektro- und Energietechnik sowie aus dem Bauwesen und dem Bereich technische Dienstleistungen teilgenommen.

Die Zukunft ist nicht exakt vorhersehbar

Eines der größten Probleme für Projektmanager ist das Auftreten und Managen von Änderungen und Anpassungen (52%), was zur Folge hat, dass die jeweiligen Projektpläne nicht mehr den aktuellen Stand widerspiegeln (42%). Weitere 34% der befragten Unternehmen gaben an, dass Missverständnisse in der Zusammenarbeit und zu spät erkannte Störungen den Projekterfolg gefährdeten. Immerhin noch 16% bemängelten, dass die eingesetzte Projektmanagement-Software zu komplex sei, was zur Folge hat, dass sie schlicht und einfach nicht benutzt wird.

Folge dieser Problemfelder sind laut techconsult-Studie massive Zeitverzögerungen in fast jedem vierten Projekt (94%), eine schlechtere Qualität (90%) und höhere Kosten (21%).

Wie sieht die Lösung von Can Do aus?

Can Do bietet seinen Anwendern die Möglichkeit, mit realistischen, also ungenauen Daten und Werten zu planen. Das Arbeiten mit realistischen Daten bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich:

Geringerer Pflegeaufwand

Verlangt ein System ausschließlich exakte Werte, müssen diese immer korrigiert werden, sobald neue Erkenntnisse vorliegen. Ist ein festes Datum für das Ende einer Phase hinterlegt (z.B. 19. August 2018), muss dieses jedes Mal angepasst werden, sobald eine Änderung absehbar ist. Wird hingegen ein Zeitfenster hinterlegt (August/September 2018), werden viel weniger Anpassungen notwendig sein.

Glaubwürdigkeit und Vertrauen

Wer einen exakten Wert eingeben muss, obwohl dieser Wert noch nicht bekannt ist, der weiß, dass er wahrscheinlich eine falsche Information eingegeben hat. Das Arbeiten mit „Unschärfe“ hingegen repräsentiert den aktuellen Wissensstand ohne Scheingenauigkeit. Das System kennt den wirklichen Stand der Dinge und berechnet auf dieser Grundlage mögliche Risiken. Lieber ungenau richtig als genau falsch, lautet hier das Motto.

Einfacheres Risikomanagement

Wer mit realistischen, ungenauen Daten arbeiten darf, muss nicht mit Risiko-Puffer und Co. die Realität in seine Planung nachträglich ergänzen. Das Risikomanagement von Can Do bietet seinen Anwendern durch die Verwendung inakkurater Werte Angaben wie „Die Ressource ist mit einer Wahrscheinlichkeit von 50-60% bis zu 80% überlastet“. Die Grauzone, ob etwas wie geplant eintritt oder nicht, wird somit voll unterstützt.

Um die Nutzung möglichst einfach zu gestalten, bietet Can Do seinen Usern zahlreiche, Anwendungsfall-bezogene Apps, die so einfach zu bedienen sind wie eine Flugbuchung im Internet. Anstelle einer großen Software mit zahllosen Funktionen orientiert sich Can Do an den Anwendern und deren Rolle und stellt ihnen dafür spezialisierte Applikationen zur Verfügung.

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Die Projektmanagement-Software der Zukunft

Transparenz (79%), Einfachheit (74%) und problemlose Anbindung an Drittsysteme (74%) sind die am häufigsten genannten Eigenschaften einer Projektmanagement-Software, die die oben genannten Anforderungen erfüllt. Es folgt der Wunsch nach Echtzeit-Analysefunktionen (68%). Weiterhin ist ein Trend zur Personalisierung erkennbar, etwa in den Forderungen nach einer personifizierten Aufgabenplanung und einer personifizierten Rückmeldefunktion. Auch das Thema Künstliche Intelligenz ist im Projektmanagement angekommen: Immerhin 55% wünschen sich eine algorithmische Steuerung bei Projekten.