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Die Bedeutung der Ressourcenplanung im Projektmanagement

Die fachmännische und ordnungsgemäße Ressourcenplanung ist für jedes Projekt von besonderer Bedeutung, denn nur dann, wenn qualifizierte Personen mit notwendiger Ausstattung zur richtigen Zeit ausgerüstet sind, kann das Projekt tatsächlich zu Ergebnissen führen, die es erbringen soll.

Knappe Ressourcen – stockende Projekte

Die Personal- und Arbeitsmittel sind dabei sorgfältig zu planen. Sind die Ressourcen knapp, gerät das Projekt ins Stocken und kann zur angegebenen Zeit – oder sogar gar nicht – erfüllt werden. Sind die Arbeitskräfte, Zeiten und Materialien zu großzügig eingeplant, kann das Projekt das Budget nicht einhalten und verliert seine Rentabilität.

Was sind die wichtigsten Phasen der Ressourcenplanung im Projektmanagement?

Das Ressourcen-Management ist in drei Phasen zu unterteilen:

  • Bestandsaufnahme, in der vorhandenen Ressourcen vermessen,
  • Verfügbarkeitsbewertung, in der die Ressourcen nach den Kategorien Technologie, Bedarf und Wirtschaftlichkeit aufgeteilt,
  • Nutzungsplanung, für die praktische Aufteilung der Ressourcen, bei der sowohl die Nutzung wie auch die Wiederverwendbarkeit beachtet werden.

Welche Vorteile bringt die Ressourcenplanung im Projektmanagement?

Die effiziente Ressourcenplanung ist im Projektmanagement sehr wichtig. Zu den entscheidenden Vorteilen zählen:

Eine bessere Organisation

Projekte sind häufig komplex. Es müssen unterschiedliche Teams aus diversen Abteilungen – oder sogar Standorten – wie auch externe Dienstleister aufeinander und auf die vorhandenen Mittel abgestimmt werden.

Auf der Basis der grundlegenden Ressourcenplanung kann eine detaillierte Organisation des Projekts erfolgen.

So werden klar und übersichtlich

  • der Umfang des Projekts bestimmt,
  • die einzelnen Aufgaben aufgelistet,
  • die erforderlichen Zeiten festgelegt
  • der Personalbedarf definiert sowie
  • mögliche Einschränkungen berücksichtigt.

Die Ressourcenplanungstools erleichtern dabei die Projektorganisation und helfen dem Manager schnell und sicher, den Überblick zu behalten.

Das einfache Projektcontrolling

Anhand der Ressourcenzuordnung können die einzelnen Aufgaben – zeitlich wie auch personell –  deutlich und überschaubar dem jeweiligen Projektabschnitt zugeordnet werden. Die Verfügbarkeit der einzelnen Ressourcen bestimmt dabei den Projektfortschritt.

Insbesondere im Personalbereich sollte das besondere Augenmerk auf die Stärken und Fähigkeiten der jeweiligen Teammitglieder gelegt werden.

Die spezielle Planungssoftware kann helfen, die Personalplanung leicht und zügig umzusetzen und nach Bedarf einfach anzupassen. Damit können beispielsweise kurze Ausfallzeiten der Mitarbeiter gut überbrückt werden, um die Projektfristen sicher einzuhalten.

Die zuverlässige Zeit-, Budget- und Personalplanung

Von einem Projektmanager wird verlangt, immer wieder klare Angaben zu den erforderlichen Zeiten und den zu erwartenden Kosten vorzulegen. Dies kann sowohl die Vorplanung der anstehenden Projekte wie auch die Änderung und Anpassung der bereits laufenden Vorhaben betreffen.

Eine solche Planung begründet und zuverlässig aufzustellen, hilft die Künstliche Intelligenz, die die Erfahrungswerte und Daten aus vergangenen Projekten nutzt. Auf der Grundlage der bisher verwendeten Ressourcen – für ähnliche Aufgaben in vergleichbaren Projekten – erstellt die Software dann eine detaillierte und zuverlässige Übersicht über die voraussichtliche Dauer und die zu erwartenden Ausgaben im jeweiligen Projektabschnitt.

Auf der Grundlage dieser Angaben können komplexe Projekte geplant, die Fristen realistisch angegeben und die festgelegten Vorgaben zuverlässig erfüllt werden.

Fazit

Die Ressourcenplanung ist die Grundlage des Projektmanagements.

Um komplexe Projekte fristgerecht und budgetreu umzusetzen, reicht das Wissen und Können des Projektmanagers häufig nicht aus. Die moderne Projektmanagement-Software auf der Grundlage der Künstlichen Intelligenz liefert die Lösung.

Unser Team berät Sie gern über das vielfältige Angebot unserer Projektmanagement-Software.

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