5 wichtige Informationen zum Ressourcenmanagement inkl. Software/Tool

Durch die fortschreitende Verbreitung von projektorientierten, fachübergreifenden Arbeiten wird Ressourcenmanagement als Aufgabe im Projektmanagement zu einem wichtigen Erfolgsfaktor im gesamten Unternehmen. Denn nur wer langfristig in der Lage ist, Projekte mit der richtigen Projektmanagement-Software „in time, budget und quality“ zu planen, umzusetzen und ins Ziel zu bringen, kann weiterbestehen.

Der richtige Einsatz von Ressourcen ist eine der Voraussetzungen für gelungene Projekte. Umgekehrt zählt der falsche Einsatz von Ressourcen – nicht ausreichende oder gar die falschen Ressourcen – zu den häufigsten Gründen, warum Projekte scheitern. Zu Recht bezeichnen viele Studien und Lehrbücher die Ressourcen-Management-Funktionsweise als Königsdisziplin im Projektmanagement.

Was versteht man unter Ressourcenmanagement?

Das Ressourcenmanagement umfasst per Definition die

Ressourcenplanung einschließlich der
Ermittlung und
Zuweisung angemessener Ressourcen. Es beinhaltet zudem die
Optimierung der Ressourcenverwendung sowie die fortlaufende
Überwachung und
Steuerung der Ressourcen (IPMA Competence Baseline).

Warum es wichtig ist, dass du das richtige Tool für dein Ressourcenmanagement auswählst

Grundvoraussetzung für eine reibungslose, erfolgreiche Durchführung der Ressourcen-Management-Prozesse ist die Wahl des richtigen Tools als erste Aufgabe zur Durchführung des Ressourcenmanagements.

Wer macht was wann?

Diese Frage und Aufgabe steht im Mittelpunkt der Kapazitätsplanung und damit im Mittelpunkt des Ressourcenmanagement von Unternehmen, sei es für die Arbeit in den einzelnen Fachabteilungen oder in interdisziplinären Projekten.

Der Grund und das Ziel für den Einsatz eines übergreifenden Ressourcen-Management-Tools ist also die optimierte Auslastung der Kapazität aller Abteilungen und Teams sowie deren einzelner Mitglieder.

Das Ressourcenmanagement ist das vielleicht wichtigste Element in deinem Projektmanagement – weil es im Extremfall über den Erfolg ganzer Projekte entscheiden kann. Ein übergreifendes Ressourcenmanagement-Tool für die Kapazitäten, das dich im PM unterstützt, ist dabei unerlässlich.

Wo kann dir eine Ressourcenmanagement-Software Mehrwert bieten?

Sofern du eine Ressourcenmanagement-Software für agiles bzw. hybrides Projektmanagement und Multiprojektmanagement einsetzt, löst du viele Probleme. Die wichtigsten Lösungsansätze sind:

Zentraler Ressourcenpool

Nur wenn alle Mitarbeiter, möglichst auch alle externen Mitarbeiter, in einem zentralen Ressourcenpool erfasst und ihre Kapazität von dort aus verteilt wird, ist deine Planung / dein Ressourcenmanagement vollständig. Die Arbeit mit mehreren Insellösungen ist zum Scheitern verurteilt, spätestens dann, wenn mit denselben Mitarbeitern und ihrer Kapazität mehrere fachübergreifende Vorhaben gleichzeitig umgesetzt werden müssen.

Berücksichtigung von Grundlasten

E-Mails beantworten und Reisekosten abrechnen sind Tätigkeiten, die als Grundlast im Ressourcenmanagement bezeichnet werden. Realistische Modelle gehen davon aus, dass Mitarbeiter rund 20 % ihrer Zeit / Kapazität weder mit Tätigkeiten in ihren Abteilungen noch mit Projektarbeiten verbringen. Eine ganzheitliche Kapazitätsplanung im Ressourcenmanagement berücksichtigt dieses ebenso wie urlaubsbedingte und sonstige Abwesenheiten wie beispielsweise Fortbildungen. Ohne ein effektives Ressourcenmanagement hat manch „überraschender“ Urlaub schon ganze Projekt vor dem Ziel gefährdet.

Stets aktuelle Projektpläne

In den seltensten Fällen verlaufen Projekte genau wie geplant. Projekten ist eine gewisse Dynamik eigen und völlig normal. Wichtige Aufgabe ist, dass dein Projektplan immer den aktuellsten Wissensstand widerspiegelt und alle Ist-Werte wie Zeitrückmeldungen berücksichtigt.

Fehlende Beachtung von Linientätigkeiten

Mitarbeiter der einzelnen Fachbereiche arbeiten immer häufiger auch in übergreifenden Projekten mit. Dabei musst du wissen, in welchem Umfang dir die einzelnen Fachkräfte mit ihrer Kapazität für das Projekt zur Verfügung stehen. Es ist wichtig, dass du sofort erkennst, welche Kapazitäten die einzelnen Abteilungen für Projekte bereitstellen können - und im Idealfall siehst du im Ressourcenmanagement ebenfalls, welche Skills diese Mitarbeiter / dieses Personal in dein Vorhaben einbringen können.

Gemeinsame Planung von Projekten

Werden Projekte nur einzeln – und nicht im Zusammenspiel mit anderen Vorhaben – betrachtet, bleiben viele Risiken, Engpässe und Überschneidungen im Ressourcenmanagement planerisch unentdeckt. Es kommt erst während des Projekts zu Konflikten mit den parallel laufenden Projekten. Eine Lösung ist dann meist kostspielig oder geht zu Lasten der anderen Projekte. Daher ist beim Planen eine übergreifende Multiprojektplanung unverzichtbar.

Wissen um Aufwand und Fristen

Zu Beginn eines Vorhabens sind selten alle Einzelheiten bekannt. Angaben wie „Aufwand 30 – 40 Stunden“ oder „Ende 3. Quartal 2020“ sind eher die Regel als die Ausnahme. Scheingenauigkeit führt zu einer mangelnden Akzeptanz des Systems und zu einem hohen Pflegeaufwand. Daher ist die Planung mit realistischen, ungenauen Werten eine gute Alternative für Dich.

Verbindung von klassischer und agiler Projektplanung

Agiles Projektmanagement bringt eine neue Denkstruktur und eine neue Arbeitsweise mit sich, die die Zusammenarbeit in den Projektteams und in dem Unternehmen positiv verändert. Allerdings ist die agile Planung in Teams nur selten vorausschauend ausgelegt und führt zunächst zu einem erschwerten Ressourcenmanagement in der IT.

Ressourcenmanagement und Skill Management als Grundlagen der Digitalisierung

Die Entwicklung bzw. Weiterentwicklung und Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie ist Kernaufgabe jedes Unternehmens. Dabei sollten Innovationsthemen zentral gesteuert werden, so dass der organisatorische Wandel eines Unternehmens nahtlos vollzogen werden kann. Um dies zu erreichen, muss dein Geschäftsmodell zum einen am Markt und den vorherrschenden Kundenwünschen ausgerichtet werden.

Zum anderen ist die Umsetzung von der Verfügbarkeit und den Fähigkeiten einer ausreichenden Anzahl qualifizierter Mitarbeiter abhängig. Die essenzielle Grundlage bildet dabei ein effektives Skill- und Ressourcenmanagement.

Berücksichtigung von Fehlzeiten und Grundlasten, Zugriff auf einen zentralen Pool mit Mitarbeitern, projektübergreifende Ressourcenverteilung und bestenfalls die Berücksichtigung individueller Skills: All das zeichnet eine gute Ressourcenmanagement-Software aus.

Planung auf der grünen Wiese - ein Trugschluss!

Aus dieser Konstellation - Marktorientierung und gleichzeitig Ressourcenorientierung - wird klar, dass ein neues digitales Geschäftsmodell de facto nicht unabhängig von bestehenden Rahmenbedingungen entwickelt werden kann.

Die gute Nachricht lautet jedoch: Du kannst diese Rahmenbedingungen aktiv planen und gestalten. Im Zentrum steht dabei der Mensch (das Personal) mit seinen Fähigkeiten.

Am Anfang geht es für dich um eine Bestandsaufnahme der Stärken deines Unternehmens sowie der Verfügbarkeit / Kapazitäten und der Fähigkeiten deiner Mitarbeiter. Im Idealfall hat dein Unternehmen bereits einen zentralen Mitarbeiterpool und eine zentrale, aktuelle Skill-Bibliothek eingerichtet, in der die Fähigkeiten der Mitarbeiter gesammelt sind.

Mit der Etablierung eines zentralen Ressourcen- und Skill-Pools erhältst du eine Übersicht über die Qualität deines Unternehmens (Skills) und über die Menge, in der diese Qualität zur Verfügung steht (Kapazität von Fähigkeiten).

Beachte dabei, dass Skills in der Regel in Kombination mit anderen Skills benötigt werden. Dadurch ergeben sich wesentliche Einschränkungen in der Verfügbarkeit (Kapazität) von Skills.

Moderne Ressourcenmanagement Tools als Bestandteil von Projektmanagement Tools sind in der Lage, diese Kombinations-Problematik in dem skill-basierten Ressourcenmanagement für dich zu lösen und dir einen realistischen Überblick über die in deinem Unternehmen und bei deinem Personal vorhandenen Skill-Kapazitäten (auch Kombinationen) zu geben. Dies alles ist im Portfoliomanagement von besonderem Wert.

Mit anderen Worten: Skills Management ist die nächste Evolutionsstufe von Ressourcenmanagement.

Ressourcen intelligent planen mit Can Do

Zu den zentralen Aufgaben des modernen Projektmanagements zählt ein intelligentes Ressourcenmanagement. Can Do bietet dank des selbst entwickelten Algorithmus Watermodel® ein einzigartiges, dynamisches Kapazitätsabgleichsverfahren, das beim Planen einen optimalen Personaleinsatz mit gegebenen Kapazitäten ermöglicht. Dabei verwendet Can Do für die Ressourcenplanung realistische – also inakkurate – Werte wie zum Beispiel “Aufwand 20 bis 25 Personentage“.

Teilzeitarbeitsverhältnisse, Urlaub und Kaffeepausen werden ebenfalls berücksichtigt und als sogenannte Grundlast für das Personal in der Ressourcenmanagement-Software von Can Do geplant.

Mit dem Staffer® bietet Can Do ein weiteres nützliches Feature, da die Linienorganisation in die Projektmanagement-Software integriert wird. Der Abstimmungsprozess über die Kapazitäten bei der Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie wird deutlich vereinfacht.

Wissen

Skill Management und Ressourcenmanagement, was ist das?

Skill Management wird oft auch mit Kompetenzen Management gleichgesetzt. Das Kompetenzen-Management in Unternehmen hat jedoch eine strategische Ausrichtung und soll Mitarbeiterfähigkeiten entwickeln sowie für das Unternehmen nutzbar machen. Skill Management bedeutet bei der Projektmanagement-Software Can Do dagegen so etwas wie die Weiterentwicklung des Ressourcenmanagements: Es wird nicht nur die reine Manpower auf Objekte verteilt. Vielmehr erfolgt eine dynamische Zuordnung der für das jeweilige Projekt sinnvollsten Skills.

Erfahre mehr über Skill Management in diesem Blogbeitrag.
Warum Ressourcenmanagement?

In jedem Projekt gibt es Unwägbarkeiten – seien sie technischer, zeitlicher oder finanzieller Art. Am schwierigsten wird es aber wohl, wenn es um die Ressource Mensch geht: Jedes Projekt ist auf ganz besondere Fähigkeiten im Team und im PMO angewiesen, und wenn eine Mitarbeiterin / ein Mitarbeiter ausfällt, wirkt sich das oft schnell auf den gesamten Projektfortschritt aus. Skills Management und Ressourcenplanung sind daher essenziell im PMO. Am besten setzt du dafür eine PM-Software ein – zum Beispiel Can Do, das für Ressourcenmanagement eine eigens entwickelte KI einsetzt.

Erfahre mehr über Projektmanagement-Software auf unserer Wissensseite.
Warum Ressourcenmanagement mit KI?

In Projekten kommt es schneller zu Ressourcen- oder Skills-Engpässen, als man es sich wünscht. Und gerade im Multiprojektmanagement verliert man ohne entsprechende Software schnell den Überblick. Ressourcenplanung und Skills Management sind daher auf eine leistungsstarke Software angewiesen. Aber selbst Projektmanagement-Software stößt im PMO an ihre Grenzen, wenn sie nicht „intelligent“ genug ist, um Ressourcen sinnvoll und schnell an die richtigen Stellen zu bekommen. Eine künstliche Intelligenz, wie sie Can Do bereitstellt, sorgt dafür, dass deine Projekte bei den KPIs Zeit und Qualität glänzen.

Can Do-CEO Thomas Schlereth über KI im Projektmanagement
Ressourcenmanagement auch beim agilen Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement hat seine unbestreitbaren Vorzüge – aber Projektcontrolling im Allgemeinen und Ressourcenplanung / Skills Management im Besonderen gehören nur bedingt dazu. Die Projektmanagement-Software Can Do macht es mit ihrem Ansatz des Hybriden Projektmanagements möglich, dass agile Teams von einem Projektmanagement gesteuert werden, das klassische Methoden und KI-gesteuertes Skills Management kombiniert. So können auch agile Projektteams vom Ressourcenmanagement profitieren.

Erfahre mehr in unserem Artikel zum Thema „Ressourcenmanagement für agile Teams“.