Wissen: Ressourcen Management – überbewertet oder tatsächlich wichtig?

Durch die fortschreitende Verbreitung von projektorientierten, fachübergreifenden Arbeiten wird Ressourcen Management im Projektmanagement zu einem wichtigen Erfolgsfaktor im gesamten Unternehmen. Denn nur wer langfristig in der Lage ist, Projekte mit der richtigen Projektmanagement-Software „in time, budget und quality“ umzusetzen, kann weiterbestehen.

Der richtige Einsatz von Ressourcen ist ein zentraler Erfolgsfaktor für gelungene Projekte. Umgekehrt zählt der falsche Einsatz von Ressourcen – nicht ausreichend oder gar die falschen Ressourcen – zu den häufigsten Gründen, warum Projekte scheitern. Zu Recht bezeichnen viele Studien und Lehrbücher die Ressourcen-Management-Funktionsweise als Königsdisziplin im Projektmanagement.

Was versteht man unter Ressourcen Management?

Das Ressourcen Management umfasst per Definition die

Ressourcenplanung einschließlich der
Ermittlung und
Zuweisung angemessener Ressourcen. Es beinhaltet zudem die
Optimierung der Ressourcenverwendung sowie die fortlaufende
Überwachung und
Steuerung der Ressourcen (IPMA Competence Baseline).

Warum es wichtig ist, dass Du das richtige Tool für Ressourcen Management auswählst

Grundvoraussetzung für eine reibungslose, erfolgreiches Durchführung der Ressourcen-Management-Prozesse ist die Wahl des richtigen Tools zur Durchführung des Ressourcen-Managements.

Wer macht was wann?

Diese Frage steht im Mittelpunkt der Kapazitätsplanung und damit im Mittelpunkt des Ressourcen Management von Unternehmen, sei es für die Arbeit in den einzelnen Fachabteilungen oder in interdisziplinären Projekten.

Der Grund für den Einsatz eines übergreifenden Ressourcen-Management-Tools ist also die optimierte Auslastung aller Abteilungen und Teams sowie deren einzelner Mitglieder.

Wo kann eine Ressourcen Management Software Dir Mehrwert bieten?

Sofern Du eine Ressourcen Management Software für agiles, hybrides Projektmanagement und Multiprojektmanagement einsetzt, löst Du viele Probleme. Die wichtigsten davon sind:

Fehlender zentraler Ressourcenpool
Nur wenn alle Mitarbeiter, möglichst auch alle externen Mitarbeiter, in einem zentralen Ressourcenpool erfasst und von dort aus verteilt werden, ist Deine Planung vollständig. Die Arbeit mit mehreren Insellösungen ist zum Scheitern verurteilt, spätestens dann, wenn mit denselben Mitarbeitern mehrere fachübergreifende Vorhaben gleichzeitig umgesetzt werden müssen.

Fehlende Berücksichtigung von Grundlasten
E-Mails beantworten und Reisekosten abrechnen sind Tätigkeiten, die als Grundlast bezeichnet werden. Realistische Modelle gehen davon aus, dass Mitarbeiter rund 20% ihrer Zeit weder mit Tätigkeiten in ihren Abteilungen noch mit Projektarbeiten verbringen. Eine ganzheitliche Kapazitätsplanung berücksichtigt dieses ebenso wie urlaubsbedingte und sonstige Abwesenheiten wie beispielsweise Fortbildungen. Manch „überraschender“ Urlaub hat schon ein ganzes Projekt gefährdet.

Vorliegen veralteter Projektpläne
In den allerseltensten Fällen verlaufen Projekte genau wie geplant. Projekten ist eine gewisse Dynamik eigen und völlig normal. Wichtig ist, dass Dein Projektplan immer den aktuellsten Wissensstand widerspiegelt und alle Ist-Werte wie Zeitrückmeldungen berücksichtigt.

Fehlende Beachtung von Linientätigkeiten
Mitarbeiter der einzelnen Fachbereiche arbeiten immer häufiger auch in übergreifenden Projekten mit. Dabei musst Du wissen, in welchem Umfang Dir die einzelnen Fachkräfte für das Projekt zur Verfügung stehen. Es ist wichtig, dass Du sofort erkennst, welche Kapazitäten die einzelnen Abteilungen für Projekte bereitstellen können - und im Idealfall siehst Du ebenfalls, welche Skills diese Mitarbeiter in Deinem Vorhaben einbringen können.

Vereinzelte Planung von Projekten
Werden Projekte nur einzeln - und nicht im Zusammenspiel mit anderen Vorhaben - betrachtet, bleiben viele Risiken, Engpässe und Überschneidungen im Ressourcen Management planerisch unentdeckt. Es kommt erst während des Projekts zu Konflikten mit den parallel laufenden Projekten. Eine Lösung ist dann meist kostspielig oder geht zu Lasten der anderen Projekte. Daher ist eine übergreifende Multiprojektplanung unverzichtbar.

Fehlendes Wissen um Aufwand und Fristen
Zu Beginn eines Vorhabens sind selten alle Einzelheiten bekannt. Angaben wie „Aufwand 30-40 Stunden“ oder „Ende 3. Quartal 2020“ sind eher die Regel als die Ausnahme. Scheingenauigkeit führt zu einer mangelnden Akzeptanz des Systems und zu einem hohen Pflegeaufwand. Daher ist die Planung mit realistischen, ungenauen Werten eine gute Alternative für Dich.

Verbindung von klassischer und agiler Projektplanung
Agiles Projektmanagement bringt eine neue Denkstruktur und eine neue Arbeitsweise mit sich, die die Zusammenarbeit in den Projektteams und in dem Unternehmen positiv verändert. Allerdings ist die agile Planung in Teams nur selten vorausschauend ausgelegt und führt zunächst zu einem erschwerten Ressourcen Management in der IT.

Ressourcen Management und Skill Management als Grundlagen der Digitalisierung

Die Entwicklung bzw. Weiterentwicklung und Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie ist Kernaufgabe jedes Unternehmens. Dabei sollten Innovationsthemen zentral gesteuert werden, so dass der organisatorische Wandel eines Unternehmens nahtlos vollzogen werden kann. Um dies zu erreichen, muss Dein Geschäftsmodell zum einen am Markt und den vorherrschenden Kundenwünschen ausgerichtet werden.

Zum anderen ist die Umsetzung von der Verfügbarkeit und den Fähigkeiten einer ausreichenden Anzahl qualifizierter Mitarbeiter abhängig.

Planung auf der grünen Wiese - ein Trugschluss!

Aus dieser Konstellation - Marktorientierung und gleichzeitig Ressourcenorientierung - wird klar, dass ein neues digitales Geschäftsmodell de facto nicht unabhängig von bestehenden Rahmenbedingungen entwickelt werden kann.

Die gute Nachricht lautet jedoch: Du kannst diese Rahmenbedingungen aktiv gestalten. Im Zentrum steht dabei der Mensch mit seinen Fähigkeiten.

Am Anfang geht es für Dich um eine Bestandsaufnahme der Stärken Deines Unternehmens sowie der Verfügbarkeit und der Fähigkeiten Deiner Mitarbeiter. Im Idealfall hat Dein Unternehmen bereits einen zentralen Mitarbeiterpool und eine zentrale, aktuelle Skill-Bibliothek eingerichtet, in der die Fähigkeiten der Mitarbeiter gesammelt sind.

Mit der Etablierung eines zentralen Ressourcen- und Skill-Pools erhältst Du eine Übersicht über die Qualität Deines Unternehmens (Skills) und über die Menge, in der diese Qualität zur Verfügung steht (Kapazität von Fähigkeiten).

Beachte dabei, dass Skills in der Regel in Kombination mit anderen Skills benötigt werden. Dadurch ergeben sich wesentliche Einschränkungen in der Verfügbarkeit (Kapazität) von Skills.

Moderne Ressourcen Management Tools als Bestandteil von Projektmanagement Tools sind in der Lage, diese Kombinations-Problematik in dem skill-basierten Ressourcen Management für Dich zu lösen und Dir einen realistischen Überblick über die in Deinem Unternehmen vorhandenen Skill-Kapazitäten (auch Kombinationen) zu geben.

Mit anderen Worten: Ressourcen Management einfach gemacht!

Ressourcen intelligent planen mit Can Do

Zu den zentralen Aufgaben des modernen Projektmanagements zählt ein intelligentes Ressourcen Management. Can Do bietet dank des selbst entwickelten Algorithmus Watermodel® ein einzigartiges, dynamisches Kapazitätsabgleichsverfahren, das einen optimalen Personaleinsatz ermöglicht. Dabei verwendet Can Do für die Ressourcenplanung realistische – also inakkurate – Werte wie zum Beispiel “Aufwand 20 bis 25 Personentage“.

Teilzeitarbeitsverhältnisse, Urlaub und Kaffeepausen werden ebenfalls berücksichtigt und als sogenannte Grundlast in der Ressourcen Management Software von Can Do geplant.

Mit dem Staffer® bietet Can Do ein weiteres nützliches Feature, da die Linienorganisation in die Projektmanagement-Software integriert wird. Der Abstimmungsprozess bei der Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie wird deutlich vereinfacht.