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Multiprojektmanagement – alle Ressourcen, Auslastungen und Risiken im Blick  

 

Im Multiprojektmanagement werden einzelne, unabhängige Projekte übergreifend geplant, koordiniert, gesteuert und überwacht. Um diese Projekte erfolgreich umzusetzen, fallen diverse Managementaufgaben an.

Dazu gehören beispielsweise

  • das Lösen von Ressourcenkonflikten und Engpässen,
  • die Koordinierung wechselseitiger Abhängigkeiten zwischen den Projekten sowie
  • das Erkennen von Synergieeffekten.

 

Deshalb ist der Einsatz geeigneter Multiprojektmanagement-Methoden sowie die Auswahl der optimalen Multiprojektmanagement-Software sehr wichtig. Denn diese trägt dazu bei, dass Du bei

  • Planung,
  • Steuerung und
  • Überwachung



von mehreren Projekten – den so genannten Projektportfolios – entlastet wirst.

Um die Multiprojektmanagement-Funktionsweise am besten sicherzustellen, ist es daher empfehlenswert, ein professionelles Multiprojektmanagement-Tool einzusetzen.

Dieses Tool als Teil einer Projektmanagement Software unterstützt Dich bei

  • der Projektkommunikation,
  • der Projektdarstellung,
  • der Einhaltung des Projektbudgets und
  • dem Ressourcenmanagement.

 

 

Projekte erfolgreich managen im Multiprojektumfeld

Um die wirtschaftlich erfolgreiche Abwicklung der Vielzahl von Projekten zu gewährleisten, müssen im Multiprojektumfeld Ressourcenkonflikte sowie Personal- und Budgetengpässe laufend im Auge behalten und gelöst werden.

In größeren Unternehmen wird deshalb zur erfolgreichen Bewältigung der anfallenden Aufgaben im Multiprojektmanagement ein Project Management Officer (PMO) eingesetzt.

Der Project Management Officer (PMO) analysiert die Projektportfolios und überprüft, ob diese strategisch an den Unternehmenszielen ausgerichtet sind und ob die richtigen Prioritäten gesetzt wurden.

Welche Herausforderungen Du im Multiprojektmanagement meistern musst

Die Herausforderung im Multiprojektmanagement besteht für Dich darin, die Vielzahl der parallelen Projekte mit demselben Ressourcenpool umzusetzen. Dabei kommt es immer wieder zu Überraschungen wie beispielsweise Terminverschiebungen, Ressourcenkonflikten, Qualitätseinbußen und unerwünschten Kostensteigerungen.

Das hat folgende Gründe:

  • Die Projektleiter haben häufig nicht den vollständigen Überblick über alle laufenden Projekte und die zur Verfügung stehenden Ressourcen.
  • Die Projekte laufen in verschiedenen Unternehmensbereichen, sodass die Ressourcen unternehmensweit übergreifend geplant und eingesetzt werden müssen.
  • Die Projekte werden über Ländergrenzen hinweg umgesetzt (Internationalisierung) und müssen daraufhin organisiert werden.
  • Es bestehen Abhängigkeiten unter den einzelnen Projekten, die in der Umsetzung übersehen werden.
  • Bei der Auswahl der Projekte werden falsche Schwerpunkte gesetzt oder die Prioritäten ändern sich im Laufe der Projektabwicklung.
  • Die Projektkosten können nicht ohne Weiteres an die Erfordernisse des laufenden Projektes angepasst werden, da das vordefinierte Budget dafür nicht ausreicht.
  • Die Planung der Termine und Aufwände ist unrealistisch.
  • Es mangelt an Erfahrung in der Leitung multipler Projekte.
  • Es werden bei Ressourcenengpässen falsche Entscheidungen getroffen.
  • Die Projekte werden nicht umfassend dokumentiert.
  • Die Anforderungen an Multiprojektmanagement-Reporting werden immer umfangreicher.
  • Agiles Projektmanagement erfordert aufgrund Flexibilität und Dynamik der Abläufe Entscheidungen in kurzer Zeit.

 

Daher ist es für Dich wichtig, die passende Lösung für das erfolgreiche Multiprojektmanagement auszuwählen und sicherzustellen, dass alle Risiken durch passende Reportings transparent aufbereitet und in Echtzeit eingesehen werden können. Dieses ermöglicht ein frühzeitiges Eingreifen und die laufende Steuerung der Projekte im Multiprojektmanagement.

Hilfreich kann es ebenfalls sein, ein Multiprojektmanagement-Beispiel zu formulieren, das exemplarisch den Umgang mit einer vielseitigen Projektlandschaft erläutert.

 

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Mache ab sofort jedes Projekt zu einem erfolgreichen Projekt!

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Wie Du Dein Multiprojektmanagement mit Can Do umsetzt

Can Do zählt zu den Projektmanagement Tools, die einen Überblick über alle laufenden Projekte sowie die geplanten Ressourcen und deren Skills in Echtzeit ermöglichen.

Mit den projektübergreifenden Berichten zur Auslastung sowie zu Risiken und Ressourcen hast Du somit das optimal passende Multiprojektmanagement-Tool an der Hand, um die strategische Führung Deiner Projektportfolios sicherzustellen.

Dabei ist die Projektmanagement Software  von Can Do in der Lage, projektübergreifende Berichte für verschiedene Kategorien zu erstellen. Sie ermöglicht:

●      einen Überblick über den Status der einzelnen Projekte

●      eine Meilensteintrendanalyse und

●      Risikobetrachtungen.

Um die Vielzahl der Projekte einer Multiprojektumgebung effizient verwalten zu können, solltest Du Deine Projekte im Multiprojektmanagement nach bestimmten Standards aufbauen und strukturieren.

Ebenfalls ist es für Dich von großer Bedeutung, Prozesse zu definieren, nach denen Projekte in Deinem Unternehmen geplant und laufend aktualisiert werden. Um diese Aufgaben übergreifend zu managen, ist es ratsam, ein Project Management Office einzurichten, das den Überblick über die Projektlandschaft im Multiprojektmanagement behält und die Projekte zentral verwalten und steuern kann.

 

Multiprojektmanagement - Vorteile mit der professionellen Can-Do Lösung

Beginnst Du Deine Projekte unkoordiniert, kann es Dein Projekt- und Tagesgeschäft nachhaltig gefährden. Zentrale Bereiche und Abteilungen werden durch zusätzliche Aufgaben überlastet, verlieren den Überblick über die Priorität einzelner Projekte und bringen wichtige Projekte in Schieflage.

Mit der Can-Do Lösung profitierst Du durch:

Einordnung der Projektanfragen nach Priorität

Mit Can Do werden die Projektanfragen des Unternehmens zunächst gesammelt, bewertet und gemäß den strategischen Vorgaben priorisiert.


Überblick über freie Kapazitäten

Du siehst sofort, wann Du über die notwendigen Kapazitäten für die Umsetzung verfügst. Du kannst somit Deine wichtigsten Projekte kontrolliert freigeben und in die Multiprojektlandschaft integrieren.


Ressourcenplanung nach strategischen Schwerpunkten

Bei der strategischen Ressourcen- bzw. Kapazitätsplanung geht es darum, dass Du vorausschauend Mitarbeiter mit den notwendigen Skills für ein Projekt bereitstellst. Dabei wirst Du durch das skillbasierte Ressourcenmanagement von Can Do unterstützt und kannst gewährleisten, dass strategisch relevante Projekte zum richtigen Zeitpunkt mit geeigneten Mitarbeitern umgesetzt werden. Andernfalls riskierst Du Terminverschiebungen, steigende Projektkosten, nervenaufreibende Konfliktsituationen und damit auch unzufriedene Kunden. Ebenfalls vergibst Du bei schlechter Planung Chancen, weil die nötigen Skills nicht rechtzeitig beschafft werden können.

 

Wie Du Ressourcenkonflikte vermeidest und Daten inhaltsübergreifend überträgst

Wesentlicher Bestandteil bei der Ressourcenplanung und häufiger Konfliktherd ist nach wie vor die Abstimmung zwischen Projekt- und Abteilungsleiter.

Auch hier ist Can Do die Projektmanagement-Lösung der Wahl, da sie die ganzheitliche, skillbasierte Ressourcenplanung über Abteilungsgrenzen hinweg ermöglicht und die Planung mit ungenauen – und damit realistischen – Daten erlaubt.

Das bedeutet, dass personelle Aufwände besser geschätzt werden können, Mitarbeiter mit den gewünschten Fähigkeiten zum relevanten Zeitpunkt tatsächlich zur Verfügung stehen und die Planung von vornherein in einem bestimmten zeitlichen Rahmen an sich ändernde Projektinhalte und Liefertermine angepasst werden kann.

Can Do hat ein plattformübergreifendes und offenes System entwickelt, das mit nahezu jedem anderen System kommunizieren und interagieren kann.

Da Projektleiter und Controller bei der Durchführung ihrer Arbeiten auf die Daten des jeweils anderen angewiesen sind, bietet Can Do beispielsweise eine Anbindung an verschiedene SAP-Module.

Diese ermöglicht:

  • die automatische Übertragung der Daten in beide Richtungen und
  • eine zeitgerechte monatliche Abrechnung sowie
  • eine zeitnahe Verteilung von Restbudgets zwischen den Projekten.

 

Die Multiprojektmanagement-Software von Can Do ist für die strategische Führung von Projektportfolios geeignet und benötigt aufgrund der Appification und der damit verbundenen intuitiven Benutzerführung wenig Schulungsaufwand.

Die Software ist in der Lage, projektübergreifende Berichte für verschiedene Kategorien zu erstellen. Sie gibt unter anderem einen Überblick über den Status der einzelnen Projekte, ermöglicht Meilenstein-Trendanalysen und KI-basierte Risikobetrachtungen.

Mit den Dashboards können Projektmanager Ihre Projektlandschaft laufend in Echtzeit überblicken, mögliche Risiken erkennen und Projekte in Echtzeit steuern.

Durch die Priorisierung Deiner Projekte hast Du stets den richtigen Fokus. Mit der skillbasierten Ressourcenplanung über das gesamte Unternehmen hinweg garantierst Du, dass stets die richtigen Mitarbeiter fristgerecht zur Verfügung stehen. Das Projektreporting sorgt für die notwendige Transparenz bezogen auf den Projektfortschritt und die Einhaltung der Budgetvorgaben.

Die Lösung ist sowohl für agiles wie auch für hybrides Projektmanagement  die beste Wahl.

 

Mit Can Do kannst du - wie der Name schon sagt - einfach alles machen:

  • Projekte präzise und verlässlich planen, selbst wenn dir noch nicht alle Informationen vorliegen.
  • Teams auf Basis von Kapazitäten und Fähigkeiten optimal zusammenstellen, so dass dein Projekt reibungslos voranschreitet.
  • Risiken in deinem Projekt auf ein Minimum reduzieren, in dem du dich von Künstlicher Intelligenz bei Entscheidungen unterstützen lässt.

    Über unseren Newsletter kannst du dich regelmäßig über Neues aus der Welt von Can Do und spannende Themen aus dem Projekt- und Ressourcenmanagement im Allgemeinen informieren.