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Wie Du Projektcontrolling im Projektmanagement richtig einsetzt 

Projektcontrolling ist ein wichtiges Werkzeug im Projektmanagement. Fachmännisch und sachgemäß ausgeführt, stellt es einen planmäßigen Projektablauf sicher.

Projekte – ob klein und einfach oder groß und komplex – sind keine Selbstläufer. Sie müssen kompetent geplant, professionell organisiert und gekonnt umgesetzt werden.

Um sicherzustellen, dass jede Projektphase ihr Ziel erreicht, ist das Projektmanagement auf ein regelmäßiges Projektcontrolling angewiesen.

Projektcontrolling – warum und wozu?

Als Projektmanager bist Du dazu verpflichtet, für ordnungsgemäßen Projektablauf zu sorgen.

Im Einzelnen heißt es, dass Du

  • die gestellten Aufgaben sachgemäß erfüllst,
  • die vorhandenen Ressourcen effizient nutzt und
  • die vorgegebenen Ziele fristgerecht erreichst.

Dafür verfügst Du über eine ausgiebige Kontrollfunktion. Um diese erfüllen zu können, steht Dir Projektcontrolling als Werkzeug zur Verfügung.

Der Unterschied zwischen Projektcontrolling und Projektreporting

Nicht zu verwechseln ist das Projektcontrolling mit dem Projektreporting.

Im Gegensatz zum Projektcontrolling, das die Überwachung des gesamten Projekts beinhaltet, bezieht sich das Projektreporting lediglich auf das Erstellen der Fortschrittsberichte bzw. Reports.

Somit ist das Projektreporting nur ein kleiner Teil des Controllingprozesses, nicht jedoch sein Ersatz.

 

Die Vorteile des Projektcontrollings im Projektmanagement

Ein professionelles Projektcontrolling bringt Dir viele Vorteile. Dazu zählen insbesondere:

Das Erreichen der Projektziele

Durch die regelmäßige Kontrolle überprüfst Du die Qualität der erfüllten Aufgaben wie auch den Arbeitsfortschritt. Stellst Du bei den Kontrollmaßnahmen fest, dass die gelieferte Arbeit die gewünschten Qualitätsmaßstäbe nicht erfüllt oder die Projektabschnitte nicht zur vorgegebenen Zeit abgeschlossen sind, kannst Du einschreiten und gegensteuern.

So kannst Du beispielsweise Fehler frühzeitig korrigieren, die Personalstärke erhöhen oder die Organisationsstrukturen innerhalb des Projekts anpassen.

Du sicherst damit das Erreichen der gesamten Projektziele.

Die effiziente Ressourcennutzung

Durch systematisches, strategisches Projektcontrolling kannst Du für die optimale Ressourcenverteilung unter den Teams – und den Teammitgliedern – sorgen.

Sind die Ressourcen sauber aufgeteilt, können sich die Projektmitarbeiter auf ihre Arbeit konzentrieren, die Terminpläne einhalten und somit den Projektfortschritt sicherstellen.

Die erhöhte Mitarbeitermotivation

Mit einem ausgereiften und funktionierenden Kontrollsystem unterstützt Du Deine Teams bei ihrer täglichen Arbeit, indem Du jeden Mitarbeiter stets im Voraus über seine laufenden Aufgaben und die nächsten Projektziele informierst.

Wissen die Beteiligten über ihren persönlichen Beitrag im Projekt und ist ihnen dessen Bedeutung bewusst, steigt auch ihre Motivation, zusammen mit dem Team die höchste Leistung zu erbringen.

Die verbesserte Disziplin

Mit dem Projektcontrolling organisierst Du die Arbeit in den Teams optimal, indem Du die Aktivitäten jedes einzelnen Mitarbeiters überprüfst. Erfüllt ein Teammitglied seine Aufgaben – ob versehentlich oder absichtlich – nicht vereinbarungsgemäß, kannst Du dies frühzeitig erkennen. Dadurch kannst Du Konflikte zwischen den Teammitgliedern von Vornherin minimieren.

Gleichzeitig steigerst Du die Disziplin im Team und erreichst einen geordneten Projektablauf.

Die vereinfachte Koordination

Ein gut eingeführtes, stabil eingerichtetes Projektcontrolling erleichtert Dir die Organisation und die Koordination der einzelnen Projektschritte bzw. Projektphasen.

Auf diese Weise kannst Du als Manager Deine Aufgaben leichter, effizienter und genauer erfüllen.

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Mit der Software für Projektcontrolling von Can Do zum modernen Projektmanagement

Projektcontrolling ist eine umfangreiche Aufgabe, die einen klaren Blick fürs Detail erfordert. Eine Vielzahl an Projektcontrolling-Methoden bietet Dir hierfür unterschiedliche Kontroll-Ansätze. Bei mittleren und schwer überschaubaren – und vielmehr sogar bei großen und komplexen – Projekten kann das notwendige Controlling Dich als Projektmanager jedoch schnell überfordern. In diesem Fall wäre es für Dich sinnvoll, frühzeitig eine passende Projektcontrolling Software in Betracht zu ziehen.

Die Vorteile einer solchen Lösung – als Teilbereich bzw. Funktion der Projektmanagement-Software  – sind vielfältig.

Die wichtigsten davon sind:

Die standardisierten Prozesse

Durch den Einsatz der passenden Projektcontrolling Tools kannst Du größere Mengen an Daten übersichtlich ordnen. Einzelne Arbeitsabläufe werden dabei standardisiert. Dies spart Deine Zeit und erleichtert Dir den Zugriff auf alle erforderlichen Dokumente, Übersichten wie auch Statusberichte. Die standardisierten Arbeitsabläufe unterstützen die Zusammenarbeit im Team und erhöhen somit die Produktivität.

Die integrierten Systeme

Termineinträge, Daten zum Projektfortschritt, Rechnungen und ähnliche Daten kommen häufig aus unterschiedlichen unternehmensinternen Systemen. Der manuelle Informationsabgleich kostet Dich viel Zeit und ist anfällig für Fehler. Die passende Software für Projektcontrolling koordiniert die gesammelten Daten und präsentiert diese in einem klaren und übersichtlichen Format.

Dadurch kannst Du den Controlling-Prozess exakt, akkurat und effizient gestalten.

Die einfache Leistungsbeurteilung

Mit agilem Projektcontrolling kannst Du das Projektteam jederzeit über die geleisteten Aufgaben auf dem Laufenden halten. Es wird in Echtzeit über Aufgaben informiert, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Du als Manager weißt dabei immer genau, was der aktuelle Stand des Projekts ist und an welcher Stelle Korrekturmaßnahmen erforderlich sind.

Die übersichtlichen und leicht überschaubaren Leistungsberichte helfen Dir, das Projekt fristgerecht und budget-getreu durchzuführen. Ebenfalls kannst Du sie nutzen, um Kunden über den Projektverlauf zu informieren und damit in agiles Projektmanagement, in hybrides Projektmanagement  oder in Multiprojektmanagement  einzubinden.


Das durchdachte Change-Management

Kein Projekt verläuft strikt nach Plan. Änderungen, Anpassungen oder Korrekturen sind in einem laufenden Projekt unvermeidbar. Zum strategischen Projektcontrolling gehört deshalb auch die Verwaltung sowie die Wirkungsanalyse der durchgeführten Änderungen. Durch das passende Projektcontrolling-Beispiel unterstützt die Software Dich bei der Beurteilung der möglichen Korrekturmaßnahmen.

Damit kannst Du durchdachte und fundierte Entscheidungen treffen, um das Projektziel am effektivsten zu erreichen.


Die eingebaute Kostenkontrolle

Mit dem Budget steht und fällt das gesamte Projekt. Deshalb ist es für Dich von größter Bedeutung, das Projekt im vorgegebenen Budgetrahmen zu halten. Mit den umfassenden, leistungsfähigen Projektcontrolling-Tools von Can Do kannst Du die gesamte Projektsteuerung mit der dazugehörigen Kostenschätzung verbinden. Die anstehenden Kosten klar vor Augen, schlägst Du kosteneffiziente Wege ein, um das Projekt sicher zum Erfolg zu führen.

Fazit

ojoimages4_FotoliaDas moderne Projektmanagement verlangt fortschrittliche Projektcontrolling Methoden.

Die passende Software für Projektcontrolling kann Dir bei der Erfüllung Deiner Kontrollfunktion bedeutend helfen.

 

 

Mit Can Do kannst du - wie der Name schon sagt - einfach alles machen:

  • Projekte präzise und verlässlich planen, selbst wenn dir noch nicht alle Informationen vorliegen.
  • Teams auf Basis von Kapazitäten und Fähigkeiten optimal zusammenstellen, so dass dein Projekt reibungslos voranschreitet.
  • Risiken in deinem Projekt auf ein Minimum reduzieren, in dem du dich von Künstlicher Intelligenz bei Entscheidungen unterstützen lässt.

    Über unseren Newsletter kannst du dich regelmäßig über Neues aus der Welt von Can Do und spannende Themen aus dem Projekt- und Ressourcenmanagement im Allgemeinen informieren.