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Projektmanagement Software - für wen und wozu?

 

Der Einsatz einer Projektmanagement Software ist dann empfehlenswert, wenn das Unternehmen eine gewisse Größe erreicht hat. Denn herkömmliche Planungswerkzeuge / Tools für die Projektorganisation, wie Excel oder geteilte To-Do-Listen und Kalenderfunktionen, reichen mit ihren Informationen und Funktionen für eine effiziente Planung und Organisation der Projektarbeit, vor allem für Prozesse auf Management-Ebene, dann nicht mehr aus.

Insbesondere die Aufgabe des Ressourcenmanagements eines Projekts – wer macht was und wann im Projektteam – wird in einem etwas größeren Unternehmen mangels Überblick schnell zu einer echten Herausforderung, weil die Mitarbeiter (Ressourcen) in ihren Fachbereichen und gleichzeitig in übergreifenden Projekten mitwirken sollen. Hier hilft ein dediziertes Projektmanagement Tool.

Diesen Abstimmungsprozess und die zugehörige Kommunikation kannst du mit einer guten Projektmanagement Software maßgeblich vereinfachen. Die Software  / das Tool greift auf einen zentralen Pool an Ressourcen zu, in dem deine Mitarbeiter in den Teams gelistet und zu finden sind. Über alle Aufgaben und kapazitätsmindernden Tätigkeiten deiner Mitarbeiter wie

  • Grundlasten,
  • Urlaubsplanung,
  • Weiterbildung und
  • Projektarbeit

erhältst du mit einem solchen Tool einen Überblick dank nützlicher Informationen. Sie fließen in die Berechnungen der Verfügbarkeit für dein Projekt mit ein.

Ein weiterer Grund, eine professionelle Projektmanagementsoftware einzusetzen, ist die bloße Menge an Projekten, die ein Unternehmen realisieren muss. Erfüllt eine Firma sehr organisiert und strukturiert viele Tätigkeiten als Projekte, ist eine professionelle Softwarelösung unumgänglich.

Im operativen Multiprojektmanagement  sind ein übergreifendes Terminmanagement, funktionierende Kommunikation und eine fundierte Kapazitätsplanung jedes Projekts die zentralen Herausforderungen. Hier trägt die Aufteilung in ein Projektprogramm oder in Portfolios zur Übersichtlichkeit bei.

Wichtig ist dabei natürlich auch, dass die Projektmanagement Software die Kosten für das Projekt überschaubar hält und dafür wirkungsvolle Funktionen sowie Controlling-Möglichkeiten bietet. Dies hilft dir auch, den Personaleinsatz unternehmensweit effizient steuern zu können.

Was muss eine gute Projektmanagement Software leisten?

Die Hauptaufgaben einer professionellen Projektmanagementsoftware in der Art von Can Do sind: 

  • Planung und Steuerung der Projekte,
  • geeignete Mitarbeiter/Ressourcen für die einzelnen Aufgaben bzw. Prozesse im Projektteam finden,
  • Projektkosten im Griff behalten,
  • auftretende Projektrisiken frühzeitig erkennen und Gegenmaßnahmen einleiten.

Ein optimales Projektmanagement Tool unterstützt den Projektmanager per Definition in seiner gesamten Arbeit, indem es ihm viele - oder sogar alle - Routinetätigkeiten rund um sein Projekt, die Prozesse und die Teams vollständig abnimmt und ihm jederzeit einen schnell erfassbaren Überblick sowie wertvolle Informationen bietet.

Dazu gehören beispielsweise:

Umfassendes Projektreporting

Projektleiter (Projektmanager) verbringen zu viel Zeit ihrer Projektorganisation mit der Aufgabe, Daten über ihre Projekte und Teams mühsam zu finden, um diese anschließend zu Berichten zusammenzufassen. Aufbereitet in Tools in der Art wie Power Point oder Excel, dienen die Berichte und ihre Informationen dem Lenkungsausschuss als Diskussionsgrundlage für weitere Entscheidungen.

Ein umfassendes Projektreporting auf Knopfdruck ist jedoch schon heute ein fester Bestandteil, den Projektmanagement Software bietet. Das Tool erspart dem Projektleiter viel Aufwand und liefert darüber hinaus wertvolle Informationen des Projekts per Kommunikation in Echtzeit.

Einfaches Portfoliomanagement

Eine weitere Dimension, die eine geeignete Software im Projektmanagement abdeckt, ist das Portfoliomanagement.

In Portfolios werden Projekte thematisch gesammelt und in ihrem Zusammenspiel analysiert.

Ein wichtiger Punkt dabei ist die Machbarkeitsanalyse von möglichen neuen Initiativen: Der Organisation mehr Arbeit zuzumuten, als diese zu leisten imstande ist, gilt in diesem Zusammenhang als „Todsünde“ der Projektmanager. Denn dadurch wird nicht nur das neue Vorhaben mit Risiken belastet. Es besteht außerdem eine große Gefahr, dass die bereits laufenden Projekte in Mitleidenschaft gezogen werden – eine Art von Überblick über das große Ganze fehlt.

Nur ein Projekt zu viel, das ein Unternehmen übernimmt, kann somit dazu führen, dass sich viele andere Initiativen und Prozesse verzögern, teurer werden oder sich ganz und gar nicht durchführen lassen.

Daher ist es deine Aufgabe, dass du eine Projektmanagement Software als Tool nutzt, die über ein integriertes Portfoliomanagement mit vorgelagertem Demand Management für eine optimale Planung verfügt. Ein solches Tool bietet schon im Vorfeld die Möglichkeit zu prüfen, ob du für ein anstehendes Vorhaben ausreichend qualifizierte Mitarbeiter finden kannst oder wann du diese frühestens zur Verfügung stellen könntest.

Mit einem strukturierten Freigabe-Prozess der einzelnen Projektideen - in Kombination mit einer Portfolio-Gesamtsicht - senkst du also die Gefahr der Überlastung deiner Organisation bedeutend.

Es ist offensichtlich: Projektleitung profitiert von Tools wie einer guten Projektmanagement Software. Ein solches Projektmanagement Tool erleichtert nicht nur die Projektplanung und Projektleitung an sich, sondern auch die Kostenplanung und Budgetverwaltung, das Ressourcen (bzw. Skill) Management über alle Teams hinweg und vieles andere mehr. Achte darauf, dass die Projektmanagement Software deiner Wahl mit dir und deinen Projekten mitwachsen kann, also auch das Multiprojektmanagement beherrscht!

Was Can Do zu einer guten Projektmanagement Software macht

Der Markt für Projektmanagement Software ist ein vergleichsweise großer. Über 16 Millionen Treffer zeigt Google bei einer entsprechenden Suchanfrage an.

Nicht jedes Tool ist Projektmanagement Software

Doch nicht bei jedem Tool, das sich Projektmanagement Software nennt, stimmt diese Definition auch. Oftmals verbergen sich hinter Lösungen fürs Projektmanagement und für Projektteams lediglich einfache Kollaborations-Tools. Diese funktionieren sehr gut, wenn es darum geht, eine oder mehrere simple Aufgaben in der Projektorganisation gemeinsam zu lösen. Auch bei überschaubaren Einzelprojekten kann diese Art von Software dem Projektmanager wertvolle Informationen und gute Ergebnisse liefern.

Sobald jedoch deine Projekte komplexer werden, du Budget und Kosten überwachen, den Ressourceneinsatz übergreifend koordinieren und die Kommunikation am Laufen halten musst, wird es ohne entsprechendes Projektmanagement Tool schwierig. Dann wird tatsächlich eine professionelle Enterprise-Lösung, am besten mit Möglichkeiten zur Integration weiterer Tools, erforderlich.


Ressourcenmanagement als Königsdisziplin im Projekt Management

Can Do hat sich von Anfang an dem Thema Ressourcenmanagement (bzw. Ressourcenplanung) verschrieben, der Königsdisziplin unter den Aufgaben im Projektmanagement.

Denn letztlich hängen alle Vorhaben und Initiativen in Unternehmen davon ab, dass

  • ausreichend Mitarbeiter
  • mit den benötigten Fähigkeiten
  • zum angeforderten Zeitraum

zur Verfügung stehen.
 

Es geht also stets um Informationen und die Frage „Wer macht was und wann?“.

Wir haben deshalb den Menschen, seine Verfügbarkeit für das Projektteam und seine Fähigkeiten in den Mittelpunkt der Projektmanagement Software gestellt.

Unsere Projektmanagement Software geht zunächst davon aus, dass jeder Mitarbeiter im Team zu 100% seiner Arbeitszeit eingeplant werden kann. Dann werden im Tool Can Do davon Kapazitäten abgezogen, bedingt durch Urlaube, Grundlasten, die Tätigkeiten in der Fachabteilung sowie durch Weiterbildungsmaßnahmen.

Für all diese „Kapazitätsminderungen“ im Rahmen des Projekts bietet das Projektmanagement Tool Can Do Lösungen: einen Urlaubsplaner, einen Einsatzplaner sowie eine Vielzahl von Apps für das Projektmanagement.

Sind die Kapazitätsminderungen abgezogen, erhältst du als Projektmanager einen Überblick über die Zeit, die der jeweilige Mitarbeiter in deinen sonstigen Projekten arbeiten kann.

Skill-Management: Die neue Dimension im Ressourcenmanagement

Das Ressourcenmanagement zieht sich durch nahezu alle Apps / Tools von Can Do.

Einzigartig bei Can Do ist dabei die Verknüpfung von Kapazitäten und Kompetenzen im Team: Du kannst für die Aufgaben und Prozesse in deinem Projekt auf Basis von Skills – Fähigkeiten, Fertigkeiten und Kompetenzen – einfach planen.

Du brauchst dafür nicht die Personen oder die Abteilung zu kennen, die über die benötigten Skills verfügen sollen. Denn die Can Do Projektmanagement Software erlaubt es dir und deiner Projektorganisation, einzelne Skills oder Skill-Kombinationen einem Arbeitspaket zuzuweisen. Die Software prüft dann in Echtzeit, ob es Mitarbeiter in den Teams deiner Organisation gibt, die die gewünschten Fähigkeiten haben und - falls ja - ob diese Angestellten im angefragten Zeitraum für dein Projektteam verfügbar sind.

Im zweiten Schritt werden dir dann die geeigneten Mitarbeiter mit ihren Verfügbarkeiten vorgestellt. Dann kannst du deine Skill-Anfrage leicht und bequem „staffen“.

Projektmanagement Software mit Hirn: Künstliche Intelligenz in Can Do

Can Do verfügt als wichtige Funktion über eine eigene KI, die dich als Tool in der Projektleitung dabei unterstützt, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Und dir zudem neue Wege eröffnet, indem du mit ungenauen Daten planen und Kapazitäten dynamisch abgleichen kannst:

Arbeiten mit ungenauen Daten

Die komplexen Algorithmen erlauben dem Projektmanager das Arbeiten mit ungenauen Daten oder einer nicht ganz exakten Definition für einen ersten Überblick, zum Beispiel mit Daten in der Art von „Projekt-Ende: Irgendwann im 4. Quartal 2020“ oder „Dauer: 35 bis 45 Personentage“.

Unsere Projektmanagement Software …

  • berechnet alle möglichen Konstellationen auf Basis deiner (ungenauen) Daten,
  • berücksichtigt diese im integrierten Risikomanagement 
  • und berücksichtigt diese für die Berechnung von Verfügbarkeiten und
    Auslastungen von Mitarbeitern, Abteilungen und Skills.

 

Dynamisches Verfahren zum Kapazitätsabgleich

Bei den herkömmlichen Systemen werden die Auslastungen der Mitarbeiter in Abhängigkeit von starren Zeitfenstern analysiert. Der Nachteil dabei ist, dass der Mitarbeiter möglicherweise auf Tagesbasis überlastet ist, nicht aber in einer Wochen- oder Monatsansicht.

Die Abhängigkeit von Überlastungen vom betrachteten Zeitraum hat Can Do mit Watermodel® überwunden. Dabei handelt es sich um ein dynamisches Verfahren zum Kapazitätsabgleich für deine Projektorganisation.

Unsere Projektmanagement Software analysiert die Auslastungen dynamisch und prüft, ob es mindestens eine Möglichkeit gibt, dass die hinterlegte Planung ohne Überlastung funktionieren kann.

Komplexe Analyse mit Künstlicher Intelligenz (KI)

Ein Höhepunkt des Tools ist die Künstliche Intelligenz (KI) in Can Do. Es handelt es sich um ein Expertensystem, das komplexe Situationen und Prozesse analysiert und dir Handlungsempfehlungen liefert.

Immer zum Wohl des Menschen

„Immer zum Wohl des Menschen“ lautet unser Motto bei der technologischen Weiterentwicklung für deine Projektorganisation.

Als wir eine neue Benutzeroberfläche für das Projektmanagement Tool Can Do designten, war es u.a. Aufgabe, dass wir den unterschiedlichen Rollen gerecht werden wollen, die die Anwender und Nutzer in unserer Projektmanagement Software einnehmen und nutzen können – vom Teammitglied über die Projektleitung bis zum Management.

Daher haben wir uns entschieden, die Vielzahl an Funktionalitäten nicht in einer einzelnen, großen Anwendung zu präsentieren. Stattdessen haben wir die Funktionen nach konkreten Anwendungsfällen (Use Cases) strukturiert und für die einzelnen Anwendergruppen Rollen-spezifisch am besten gestaltet.

So erhältst du nur die Applikationen / Tools, die für deine tägliche Arbeit in der Projektorganisation relevant sind. Diese Art von Apps ist einfach zu bedienen und auf die Schwerpunkte und Funktion deiner Arbeit optimiert.

Künstliche Intelligenz, Watermodel® und Skill Management sind Besonderheiten der Projektmanagement Software Can Do, die deine tägliche Arbeit in Projektleitung und Projektsteuerung erleichtern.

 

Scrum - agile Methoden gerade in der Softwareentwicklung sehr gefragt 

Agiles Projektmanagement - hinter diesem Schlagwort verbirgt sich in der Regel die Arbeit mit agilen Methoden, meistens mit Scrum – auch die Kanban Methode ist hier relevant.  

Jira ist dabei das am häufigsten eingesetzte Tool für Scrum. Deshalb haben wir Jira in Can Do durch eine Schnittstelle integriert. Damit sind wir in der Lage, Stories über Epics einer bestimmten Projektphase zuzuweisen. Diese Funktion reduziert deinen Aufwand für Hybrides Projektmanagement, da du als Nutzer gegenüber deinem Auftraggeber auskunftsfähig bleibst.

Zudem ist über die Integration von Jira in Can Do ein übergreifendes Ressourcenmanagement, ohne Blindflecken und Informationsdefizite, möglich.

 

Welche Software Projekt Management am besten unterstützt

Welche Projektmanagement Software für dich, dein Team und die Nutzer die richtige und am besten geeignet ist, hängt von deinen Projekten und deinen jeweiligen Aufgaben ab. Ratsam ist dabei allerdings, die Zukunftsfähigkeit und die Funktionen sowie die Möglichkeiten zur Integration deiner erlernten Tools des eingesetzten Tools im Blick zu behalten und zu nutzen.

Mit der digitalen, zentralen Lösung wirst du schnell Erfolge und Arbeitserleichterungen erreichen. Du wirst zu schätzen wissen, dass du deine zahlreichen Prozesse und Reportings zügiger und einfacher erledigen kannst, ohne den Überblick zu verlieren. Und du kannst dich über verbesserte Kommunikation freuen.

Mit zunehmender Nutzung der Projektmanagement Software wirst du zudem eine komplexe Vorstellung davon entwickeln, welche weitere Funktion dir noch nutzen könnte. Denn mit der Software-Nutzung der Tools nimmt auch der Projektmanagement-Reifegrad deiner Organisation zu.

Die Projektmanagement Software solltest du also nicht nur an den aktuellen Anforderungen messen, sondern stets auch die künftige Entwicklung deines Unternehmens berücksichtigen.

 

Can Do – die professionelle Projektmanagement Software mit KI

Du bist auf der Suche nach einer Projektmanagement Software, die dich in deiner Projektarbeit und bei deinen Aufgaben umfassend unterstützt, sich sofort an deine Anforderungen anpasst und leicht zu bedienen ist?

Mit Can Do hast du eine solche leistungsstarke und bewährte Lösung mit viel Nutzen für die Projektorganisation gefunden. Die Software von Can Do ist die Projektmanagement Software, die alle Bereiche von Projektmanagement mit Tools unterstützt und besonderen Wert auf ein ganzheitliches Management der Ressourcen (und die Integration weiterer Software) legt.

Darüber hinaus ermöglichen dir und deinem Team die technologischen Innovationen von Can Do eine schnelle und einfache Nutzung der einzelnen Apps, die als Tools auf die jeweiligen Rollen und die Funktion der Nutzer zugeschnitten sind.

Somit verbindet Can Do in seiner Projektmanagement Software agiles Projektmanagement mit den klassischen Vorgehensweisen.

  • Wie funktioniert Projektmanagement?

    Wie Projektmanagement für die jeweiligen Nutzer umgesetzt wird, hängt natürlich von der Größe des Unternehmens und dem Umfang der einzelnen Projekte ab. Je größer das Projektportfolio, umso sinnvoller sind ein eigenes Projektmanagement-Office (PMO) für das Controlling der Projekte sowie die Gliederung in einzelne (oft agile) Projektteams.

    Mehr zum Thema Projektmanagement und Projektcontrolling findest du hier.

  • Was sind die wichtigsten Projektmanagement Methoden?

    So vielfältig sich Projekte gestalten können, so unterschiedlich sind auch die Methoden und Herangehensweisen, aus denen dein Projektmanagement wählen kann. Ganz grundsätzlich unterscheidet man heute zwischen klassischen Projektmanagement Methoden und modernen, meist agilen, Projektmanagement Methoden. Bei den klassischen PM-Methoden sind als Beispiel das Wasserfallmodell und die Critical Path Method als wesentlich zu nennen; bei den modernen Methoden sind Scrum und Kanban sicher die wichtigsten – oder ein Mix aus beiden, „Scrumban“ genannt.

    Mehr zu den wichtigsten Projektmanagement Methoden erfährst du hier.

  • Was ist das Projektmanagement der Zukunft?

    Vom klassischen Projektmanagement mit Wasserfallmodell und Netzplantechnik bis hin zum agilen Projektmanagement, zum Beispiel mit Scrum und Kanban: Die Methoden des Projektmanagements haben sich immer wieder verändert. Heute hast du als Projektmanager und Nutzer die Wahl ­– wobei es zwischen modernen und klassischen PM-Methoden weniger darum geht, was „besser“ ist. Sondern, was optimal zu deinem jeweiligen Projekt passt. Für immer mehr Projektmanagement Offices (PMOs) hat sich die Kombination aus beiden bewährt: Das Hybride Projektmanagement führt agile und klassische PM-Methoden zusammen, indem agile Teams von einem klassisch arbeitenden PM gelenkt werden. Dieses Hybride Projektmanagement ist so effektiv, dass es von vielen Projektmanagern als „das“ Projektmanagement der Zukunft betrachtet wird.

    Erfahre mehr über Hybrides Projektmanagement auf unserer Wissensseite.

  • Projektmanagement – was ist das?

    Eine allgemeine Definition von Projektmanagement bzw. PM ist an dieser Stelle sicher nicht nötig. Dennoch ist die Frage gerechtfertigt: Denn für uns von Can Do ist Projektmanagement eben nicht nur das Management und Controlling von Projekten und ihren Meilensteinen, sondern vor allem die Begleitung und Unterstützung jener Menschen und Nutzer, die im Projekt-Team für den Projektfortschritt verantwortlich sind. Deshalb legen wir bei unserer Projektmanagement-Software Can Do so viel Wert auf das KI-gesteuerte Ressourcenmanagement.

    Erfahre mehr über Ressourcenmanagement als wichtiges PM-Element auf unserer Wissensseite.

agil, klassisch, hybrid

Foto: Shane Rounce / Unsplash
Agil & klassisch = hybrid

Agile Teams treffen auf klassisch arbeitendes Projektmanagement: So entsteht Hybrides Projektmanagement, wie es etwa mit Can Do und Jira® möglich wird. Erfahre mehr in unserem Beitrag.

Ressourcen vs. Skills
Foto: Raquel Martinez / Unsplash

Ressourcen? Oder lieber Skills?

Ressourcenmanagement und Skill Management: Wo sind da eigentlich die Unterschiede? Und weshalb sind diese für dich und dein Projektmanagement wichtig? Unser Beitrag erläutert, warum du auf die Skills achten solltest.

Projektmanagament und KI
Foto: Tara Winstead / Pexels

KI im Projektmanagement

Ideales Skill Management und präzises Risiokomanagement: Was Can Do auszeichnet, ist (auch) das Verdienst der eigenes entwickelten KI. In unserem Beitrag erklären wir, an welchen Stellen von Can Do die künstliche Intelligenz wirkt.

Summary Hybrides Projektmanagement

Summary Hybrides Projektmanagement


Erfahre, was du über das Projektmanagement der Zukunft wissen solltest: Can Do-CEO und Entwickler Thomas Schlereth hat dieses Summary für dich verfasst.