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Projektmanagement Software - für wen und wozu?

 

Der Einsatz einer Projektmanagement Software ist dann empfehlenswert, wenn das Unternehmen eine gewisse Größe erreicht hat. Denn herkömmliche Planungswerkzeuge für die Projektorganisation, wie Excel oder geteilte To-Do-Listen und Kalenderfunktionen, reichen für eine effiziente Planung und Organisation der Projektarbeit, vor allem auf Management-Ebene, dann nicht mehr aus.

Insbesondere die Aufgabe des Ressourcenmanagements eines Projekts – wer macht was und wann im Projektteam – wird in einem etwas größeren Unternehmen mangels Überblick schnell zu einer echten Herausforderung, weil die Mitarbeiter (Ressourcen) in ihren Fachbereichen und gleichzeitig in übergreifenden Projekten mitwirken sollen.

Diesen Abstimmungsprozess und die zugehörige Kommunikation kannst Du mit einer guten Projektmanagement Software maßgeblich vereinfachen. Die Software greift auf einen zentralen Pool an Ressourcen zu, in dem Deine Mitarbeiter gelistet sind. Über alle Aufgaben und kapazitätsmindernden Tätigkeiten Deiner Mitarbeiter wie

  • Grundlasten,
  • Urlaubsplanung,
  • Weiterbildung und
  • Projektarbeit

 

erhältst Du einen Überblick. Sie fließen in die Berechnungen der Verfügbarkeit für Dein Projekt mit ein.

Ein weiterer Grund, eine professionelle Projektmanagementsoftware einzusetzen, ist die bloße Menge an Projekten, die ein Unternehmen realisieren muss. Erfüllt eine Firma sehr organisiert und strukturiert viele Tätigkeiten als Projekte, ist eine professionelle Softwarelösung unumgänglich.

Im operativen Multiprojektmanagement  sind ein übergreifendes Terminmanagement, funktionierende Kommunikation und eine fundierte Kapazitätsplanung jedes Projekts die zentralen Herausforderungen. Hier trägt die Aufteilung in ein Projektprogramm oder in Portfolios zur Übersichtlichkeit bei.

Wichtig ist dabei natürlich auch, dass die Projektmanagement Software die Kosten für das Projekt überschaubar hält und dafür wirkungsvolle Controlling-Möglichkeiten bietet. Dies hilft Dir auch, den Personaleinsatz unternehmensweit effizient steuern zu können.

 

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Was muss eine gute Software für Projekt Management leisten?

Die Hauptaufgaben einer professionellen Projektmanagementssoftware sind: 

  • Planung und Steuerung der Projekte,
  • geeignete Mitarbeiter/Ressourcen für die einzelnen Aufgaben im Projektteam finden,
  • Projektkosten im Griff behalten,
  • auftretende Projektrisiken frühzeitig erkennen und Gegenmaßnahmen einleiten.

 

Ein optimales Projektmanagement Tool unterstützt den Projektmanager per Definition in seiner gesamten Arbeit, indem es ihm viele - oder sogar alle - Routinetätigkeiten rund um sein Projekt vollständig abnimmt und ihm jederzeit einen schnell erfassbaren Überblick verschafft.

Dazu gehören beispielsweise:

Umfassendes Projektreporting

Projektleiter (Projektmanager) verbringen zu viel Zeit ihrer Projektorganisation mit der Aufgabe, Daten über ihre Projekte mühsam zusammenzusuchen, um diese anschließend zu Berichten zusammenzufassen. Aufbereitet in Power Point oder Excel dienen die Projektberichte dem Lenkungsausschuss als Diskussionsgrundlage für weitere Entscheidungen.

Ein umfassendes Projektreporting auf Knopfdruck ist jedoch schon heute ein fester Bestandteil von Projektmanagement Software. Es erspart dem Projektleiter viel Aufwand und liefert darüber hinaus wertvolle Informationen des Projekts per Kommunikation in Echtzeit.

Einfaches Portfoliomanagement

Eine weitere Dimension, die eine geeignete Software im Projektmanagement abdeckt, ist das Portfoliomanagement.

In Portfolios werden Projekte thematisch gesammelt und in ihrem Zusammenspiel analysiert.

Ein wichtiger Punkt dabei ist die Machbarkeitsanalyse von möglichen neuen Initiativen: Der Organisation mehr Arbeit zuzumuten, als diese zu leisten imstande ist, gilt in diesem Zusammenhang als „Todsünde“ der Projektmanager. Denn dadurch wird nicht nur das neue Vorhaben mit Risiken belastet. Es besteht außerdem eine große Gefahr, dass die bereits laufenden Projekte in Mitleidenschaft gezogen werden – der Überblick über das große Ganze fehlt.

Nur ein Projekt zu viel, das ein Unternehmen übernimmt, kann somit dazu führen, dass sich viele andere Initiativen verzögern, teurer werden oder sich ganz und gar nicht durchführen lassen.

Daher ist es Deine Aufgabe, dass Du eine Projektmanagement Software nutzt, die über ein integriertes Portfoliomanagement mit vorgelagertem Demand Management für eine optimale Planung verfügt. Damit kannst Du schon im Vorfeld prüfen, ob Du für ein anstehendes Vorhaben ausreichend qualifizierte Mitarbeiter hast oder wann Du diese frühestens zur Verfügung stellen könntest.

Mit einem strukturierten Freigabe-Prozess der einzelnen Projektideen - in Kombination mit einer Portfolio-Gesamtsicht - senkst Du also die Gefahr der Überlastung Deiner Organisation bedeutend.

Was Can Do zu einer guten Projektmanagement Software macht

Der Markt für Projektmanagement Software ist ein vergleichsweise großer. Über 16 Millionen Treffer zeigt Google bei einer entsprechenden Suchanfrage an.

Nicht jedes Tool ist Projektmanagement Software

Doch nicht bei jedem Tool, das sich Projektmanagement Software nennt, stimmt diese Definition auch. Oftmals verbergen sich hinter Lösungen fürs Projektmanagement und für Projektteams lediglich einfache Kollaborations-Tools. Diese funktionieren sehr gut, wenn es darum geht, eine oder mehrere simple Aufgaben in der Projektorganisation gemeinsam zu lösen. Auch bei überschaubaren Einzelprojekten kann diese Art von Software dem Projektmanager gute Ergebnisse liefern.

Sobald jedoch Deine Projekte komplexer werden, Du Budgets und Kosten überwachen, den Ressourceneinsatz übergreifend koordinieren und die Kommunikation am Laufen halten musst, wird es schwierig. Dann wird tatsächlich eine professionelle Enterprise-Lösung erforderlich.


Ressourcenmanagement als Königsdisziplin im Projekt Management

Can Do hat sich von Anfang an dem Thema Ressourcenmanagement verschrieben, der Königsdisziplin im Projektmanagement.

Denn letztlich hängen alle Vorhaben und Initiativen in Unternehmen davon ab, dass

  • ausreichend Mitarbeiter
  • mit den benötigten Fähigkeiten
  • zum angeforderten Zeitraum

 

zur Verfügung stehen.  

Es geht also stets um die Frage „Wer macht was und wann?“.

Wir haben deshalb den Menschen, seine Verfügbarkeit für das Projektteam und seine Fähigkeiten in den Mittelpunkt der Projektmanagement Software gestellt.

Unsere Projektmanagement Software geht zunächst davon aus, dass jeder Mitarbeiter im Team zu 100% seiner Arbeitszeit eingeplant werden kann. Dann werden in Can Do davon Kapazitäten abgezogen, bedingt durch Urlaube, Grundlasten, die Tätigkeiten in der Fachabteilung sowie durch Weiterbildungsmaßnahmen.

Für all diese „Kapazitätsminderungen“ im Rahmen des Projekts bietet Can Do Lösungen: einen Urlaubsplaner, einen Einsatzplaner sowie eine Vielzahl von Apps für das Projektmanagement.

Sind die Kapazitätsminderungen abgezogen, erhältst Du als Projektmanager einen Überblick über die Zeit, die der jeweilige Mitarbeiter in Deinen sonstigen Projekten arbeiten kann.

Skill-Management: Die neue Dimension im Ressourcenmanagement

Das Ressourcenmanagement zieht sich durch nahezu alle Apps von Can Do.

Einzigartig bei Can Do ist dabei die Verknüpfung von Kapazitäten und Kompetenzen im Team: Du kannst in Deinem Projekt auf Basis von Skills – Fähigkeiten, Fertigkeiten und Kompetenzen – einfach planen.

Du brauchst dafür nicht die Personen oder die Abteilung zu kennen, die über die benötigten Skills verfügen sollen. Denn die Can Do Projektmanagement Software erlaubt es Dir und Deiner Projektorganisation, einzelne Skills oder Skill-Kombinationen einem Arbeitspaket zuzuweisen. Die Software prüft dann in Echtzeit, ob es Mitarbeiter in Deiner Organisation gibt, die die gewünschten Fähigkeiten haben und - falls ja - ob diese Angestellten im angefragten Zeitraum für Dein Projektteam verfügbar sind.

Im zweiten Schritt werden Dir dann die geeigneten Mitarbeiter mit ihren Verfügbarkeiten vorgestellt. Dann kannst Du Deine Skill-Anfrage leicht und bequem „staffen“.

Projektmanagement Software mit Hirn: Künstliche Intelligenz in Can Do

Can Do steht für technische Innovationen wie kein anderer.

Arbeiten mit ungenauen Daten

Die komplexen Algorithmen erlauben dem Projektmanager das Arbeiten mit ungenauen Daten oder einer nicht ganz exakten Definition für einen ersten Überblick, zum Beispiel „Projekt-Ende: Irgendwann im 4. Quartal 2020“ oder „Dauer: 35 bis 45 Personentage“.

Unsere Projektmanagement Software

  • berechnet alle möglichen Konstellationen,
  • berücksichtigt diese im integrierten Risikomanagement 
  • und berücksichtigt diese für die Berechnung von Verfügbarkeiten und Auslastungen von Mitarbeitern, Abteilungen und Skills.

 

Dynamisches Verfahren zum Kapazitätsabgleich

Bei den herkömmlichen Systemen werden die Auslastungen der Mitarbeiter in Abhängigkeit von starren Zeitfenstern analysiert. Der Nachteil dabei ist, dass der Mitarbeiter möglicherweise auf Tagesbasis überlastet ist, nicht aber in einer Wochen- oder Monatsansicht.

Die Abhängigkeit von Überlastungen vom betrachteten Zeitraum hat Can Do mit Watermodel® überwunden. Dabei handelt es sich um ein dynamisches Verfahren zum Kapazitätsabgleich für Deine Projektorganisation.

Unsere Projektmanagement Software analysiert die Auslastungen dynamisch und prüft, ob es mindestens eine Möglichkeit gibt, dass die hinterlegte Planung ohne Überlastung funktionieren kann.

Komplexe Analyse mit Künstlicher Intelligenz (KI)

Ein Höhepunkt ist die Künstliche Intelligenz (KI) in Can Do. Dabei handelt es sich um ein Expertensystem, das komplexe Situationen analysiert und Dir Handlungsempfehlungen liefert.

Aktuell arbeiten wir daran, dass unsere KI lernt, eigenständig Muster erkennt und diese bewertet. 

Immer zum Wohl des Menschen

„Immer zum Wohl des Menschen“ lautet unser Motto bei der technologischen Weiterentwicklung für Deine Projektorganisation.

Als wir eine neue Benutzeroberfläche für Can Do designten, war es u.a. Aufgabe, dass wir den unterschiedlichen Rollen gerecht werden wollen, die die Anwender in unserer Projektmanagement Software einnehmen können – vom Teammitglied über die Projektleitung bis zum Management.

Daher haben wir uns entschieden, die Vielzahl an Funktionalitäten nicht in einer einzelnen, großen Anwendung zu präsentieren. Stattdessen haben wir die Funktionen nach konkreten Anwendungsfällen (Use Cases) strukturiert und für die einzelnen Anwendergruppen Rollen-spezifisch gestaltet.

So erhältst Du nur die Applikationen, die für Deine tägliche Arbeit in der Projektorganisation relevant sind. Diese Apps sind einfach zu bedienen und auf die Schwerpunkte Deiner Arbeit optimiert.

Scrum - agile Methoden gerade in der Softwareentwicklung sehr gefragt 

Agiles Projektmanagement - hinter diesem Schlagwort verbirgt sich in der Regel die Arbeit mit agilen Methoden, meistens mit Scrum.  

Jira ist dabei das am häufigsten eingesetzte Tool für Scrum. Deshalb haben wir Jira in Can Do durch eine Schnittstelle integriert. Damit sind wir in der Lage, Stories über Epics einer bestimmten Projektphase zuzuweisen. Das reduziert Deinen Aufwand für hybrides Projekt Management, da Du gegenüber Deinem Auftraggeber auskunftsfähig bleibst.

Zudem ist über die Integration von Jira in Can Do ein übergreifendes Ressourcenmanagement, ohne Blindflecken und Informationsdefizite, möglich.

 

Welche Software Projekt Management am besten unterstützt

Welche Projektmanagement Software für Dich und Dein Team die richtige ist, hängt von Deinen Projekten und Deinen jeweiligen Aufgaben ab. Ratsam ist dabei allerdings, die Zukunftsfähigkeit des eingesetzten Tools im Blick zu behalten.

Mit der digitalen, zentralen Lösung wirst Du schnell Erfolge und Arbeitserleichterungen erreichen. Du wirst zu schätzen wissen, dass Du Deine zahlreichen Prozesse und Reportings zügiger und einfacher erledigen kannst, ohne den Überblick zu verlieren. Und Du kannst Dich über verbesserte Kommunikation freuen.

Mit zunehmender Nutzung der Projektmanagement Software wirst Du zudem eine komplexe Vorstellung davon entwickeln, welche weiteren Funktionalitäten Dir noch nutzen könnten. Denn mit der Software-Nutzung nimmt auch der Projektmanagement-Reifegrad Deiner Organisation zu.

Die Projektmanagement Software solltest Du also nicht nur an den aktuellen Anforderungen messen, sondern stets auch die künftige Entwicklung Deines Unternehmens berücksichtigen.

 

Can Do – die professionelle Projektmanagement Software mit KI

Du bist auf der Suche nach einer Projektmanagement Software, die Dich in Deiner Projektarbeit und bei Deinen Aufgaben umfassend unterstützt, sich sofort an Deine Anforderungen anpasst und leicht zu bedienen ist?

Mit Can Do hast Du eine solche leistungsstarke und bewährte Lösung für die Projektorganisation gefunden. Die Software von Can Do ist die beste Projektmanagement Software, die alle Bereiche von Projektmanagement unterstützt und besonderen Wert auf ein ganzheitliches Management der Ressourcen legt.

Darüber hinaus ermöglichen Dir und Deinem Team die technologischen Innovationen von Can Do eine schnelle und einfache Nutzung der einzelnen Apps, die auf die jeweiligen Rollen der Nutzer zugeschnitten sind.

Somit verbindet Can Do in seiner Projektmanagement Software agiles Projektmanagement mit den klassischen Vorgehensweisen.

Jetzt Kontakt mit Can Do aufnehmen!