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Ressourcenmanagement und Skill Management – was sind die Unterschiede?

Can Do findet die Fähigen
Michael Fenske
30.11.2021 | 4 min Lesezeit

Hybrides Projektmanagement

Skill- und Ressourcenmanagement

Projektmanagement Software

Klassisches Projektmanagement

Ressourcenmanagement Tool

Ob nach agilen oder klassischen Methoden: Jedes deiner Projekte kann nur so gut sein wie die Leute, die daran mitwirken. Weshalb solltest du dich also mit dem reinen Ressourcenmanagement begnügen, wo du auch ein Skill Management haben kannst?

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Die Mitarbeitenden im Projektmanagement kennen das: Egal, wie gut ein Projekt vorbereitet wurde – im Projektalltag tun sich dann doch so manche Probleme auf. Am schwersten wiegen dabei wohl Lücken in der Personalversorgung: Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausfallen, weil sie krank sind oder zu dringenderen Projekten abberufen werden, kommt dein Projekt schnell in Schieflage. "Kein Problem!", wirst du dir denken, "Dafür habe ich ja ein Ressourcenmanagement." Ein an sich guter Plan – solange dir dein Ressourcenmanagement nicht ungeeignete Team-Mitglieder zuordnet… Wir erläutern, wieso Skill Management die sinnvolle Evolutionsstufe des Ressourcenmanagements ist, wo die Unterschiede liegen und was die Voraussetzungen für effektiv eingesetztes Skill Management sind.


Ressourcenmanagement: die unverzichtbare Basis

Wer glaubt, dass seine Projekte auch ohne Ressourcenmanagement auskommen, hat wohl noch nie erlebt, was Ressourcenmangel auslösen kann … Tatsächlich ist gutes Projektmanagement ohne ein zugehöriges Ressourcenmanagement kaum denkbar. Das zeigt auch die Definition, die du bei Wikipedia finden kannst: "Ressourcenmanagement als Teil des Projektmanagements dient dazu, Projektbeteiligte (Ressourcen) zu identifizieren, zuzuweisen und möglichst effizient einzusetzen." Das Ressourcenmanagement ist im Multiprojektmanagement von besonderer Bedeutung und erstreckt sich über eine strategische, eine operative und eine taktische Dimension. Zum taktischen Element gehört das Staffing, bei dem du Projektrollen auf zuvor ermittelte Ressourcen verteilst. Diese Ressourcenplanung ordnet also deinem Projekt jene Menschen zu, die sich dessen Herausforderungen stellen und es zum Ziel bringen sollen. Das Ressourcenmanagement kümmert sich dann während des Projektverlaufs um die passende Verteilung der Ressourcen, reagiert auf Veränderungen und sorgt für optimalen Personaleinsatz.


Das Problem mit den Ressourcen

Bei kleinen Projekten und überschaubar großen Teams ist es meist so, dass das Projektmanagement über die einzelnen (potenziellen) Teammitglieder gut informiert ist. Man kennt sich und weiß, wo die Skills, Kompetenzen und sozialen Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeitenden liegen. So lassen sich bis zu einer gewissen Komplexität sogar schlagkräftige und erfolgsorientierte Projektteams zusammenstellen. Mit zunehmender Unternehmensgröße – oder gar im Multiprojektmanagement – gelangt diese hemdsärmelige Methode aber schnell an ihre Grenzen. Beim anfänglichen Zusammenstellen von Teams verfügst du unter Umständen noch über die Zeit, um mit potenziellen Mitgliedern deines Teams (oder deren Vorgesetzten) zu sprechen. Wenn aber dann im hektischen Projektalltag schnellstmöglich zusätzliche Ressourcen organisiert werden müssen, geht es schon bald nur mehr um die Ressource an sich. Um Skills und Fähigkeiten abzuklopfen, fehlt die Zeit.

Im schlimmsten Fall kann das dazu führen, dass Du Projektteams falsch besetzt, was Projekte empfindlich durcheinanderwirbeln kann. Kurz: Sobald deine Projekte nicht mehr klein und überschaubar sind, solltest du dir ein Skill Management zulegen. Und du weißt ja selbst, wie schnell ein Projekt groß und komplex werden kann … 


Skill Management: Superkräfte für Projekte

Das ist jetzt doch ein wenig hoch gegriffen, aber: Mit Skill Management identifizierst du nicht nur Ressourcen, sondern die Fähigkeiten (und vielleicht sogar Superkräfte), die dein Projekt gerade jetzt braucht. Um ein Bild zu verwenden: Beim blanken Ressourcenmanagement bedienst du dich bei Leistungsbedarf in einer großen Schublade mit vielen Ressourcen und hoffst, nicht danebenzugreifen. Ressourcenmanagement mit Skill Management dagegen stellt dir keine unsortierte Schublade, sondern einen Werkzeugkasten mit Präzisionswerkzeugen zur Verfügung. Jedes Fach ist sauber beschriftet, und du findest sofort die Skills, die du brauchst.


Das Problem mit den Skills

Du hast es dir wahrscheinlich schon gedacht: Ganz einfach ist es nicht, dein Ressourcenmanagement auf diese Weise zu optimieren. Um beim Bild zu bleiben: Es braucht schon ein wenig Geduld, bis du einen gut sortierten Werkzeugkasten zusammengestellt hast. Außerdem reden wir hier natürlich nicht von Werkzeugen, sondern von Menschen. Und die mögen es nicht immer, wenn man sie bewertet und kategorisiert.


Skill Management benötigt Akzeptanz

Bevor du dein Projektmanagement mit dem Skill Management anreicherst, gilt es also, alle Mitarbeitenden für dieses Konzept ins Boot zu holen. Du musstest ihnen vermitteln, dass die Zuordnung von Skills keine Wertung darstellt, sondern es möglich macht, Projekte unternehmensweit auf projektdienliche und motivierende Weise zu besetzen. Die eigenen Fähigkeiten im passenden Team einzusetzen und zur richtigen Zeit am richtigen Platz für ein Projekt zu sein, ist nicht nur positiv für das Unternehmen, sondern sorgt schlicht für mehr Freude an der Projektarbeit!

Zudem sind eventuell fehlende Hard oder Soft Skills ja auch ein sehr guter Anreiz, um mit gezielten Schulungen oder Workshops bestehende Fähigkeiten-Lücken zu schließen.

Wenn du also die Mitarbeitenden auf deiner Seite hast, kannst du eine sogenannte Skills-Bibliothek (deinen "Werkzeugkasten") aufbauen. Diese dient deinem Skill Management als Datenbank, kann aber zum Beispiel auch der HR-Abteilung wertvolle Insights für die weitere Personalplanung bieten.

Bleibt also nur noch die Frage, wie du die dabei gewonnenen Daten und Erkenntnisse in dein Projektmanagement und Ressourcenmanagement einfließen lässt. Die naheliegende Antwort lautet, wie so oft: Nutze am besten Can Do, die Software für skillbasiertes Ressourcen- und Projektmanagement!


Can Do und Skill Management

Skill Management ist eine Funktion, die in die Projektmanagementsoftware Can Do integriert ist. Damit ist es für Projektmanager ein Leichtes, sich für jedes Projekt das ideal passende Dream Team zusammenzustellen. Hier einige der Funktionen und Vorteile:

  • Dein Ressourcenmanagement erfolgt auf Basis von Kapazitäten, Rollen und Eignung (Skills).
  • Du hast stets den Überblick darüber, welche Fähigkeiten in deinen Teams gebündelt sind und wie ausgelastet die Mitarbeitenden sind.
  • Du weißt, welche Skills gerade wo im Unternehmen tatsächlich verfügbar sind und vermeidest so Diskussionen zwischen Projekt und Linie.
  • Du genießt Ressourcenplanung in Echtzeit.
  • Der Überblick über Ressourcen, Kapazitäten und Skills gelingt unternehmensweit und auch im Multiprojektmanagement.

Mehr zum Ressourcenmanagement und Skill Management von Can Do erfährst du auf unserer Funktionsseite.


Fazit: Deine eigenen Skills werden skaliert

Es wurde bereits weiter vorne thematisiert: In überschaubaren Teams und Objekten kommt auch und vor allem dein eigenes Können zum Tragen – Du kennst deine Leute mit ihren Skills und weißt somit meist selbst ganz genau, welche Teams gut funktionieren. Mit Skill Management gelingt es dir, dieses Können gewissermaßen auf größere Projektumgebungen zu übertragen. Selbst im Multiprojektmanagement wählst du dank Can Do also nicht einfach Ressourcen aus – sondern die Fähigen für deine Projekte.

Du willst mehr darüber wissen, was Skill Management in Can Do bedeutet? Frag uns einfach!

Whitepaper Ressourcenmanagement

 

Michael Fenske

GESCHRIEBEN VON

Michael Fenske

Michael Fenske ist als freiberuflicher Fachjournalist für Can Do tätig. Soft Content ist sein Schwerpunkt – denn: „Unterhaltung ist der leichtere Weg zum Wissen“.

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