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Hybrides Projektmanagement mit JIRA und Can Do für weniger Abstimmungsaufwand und mehr Transparenz

Wann ist hybrides Projektmanagement die beste Wahl?

Hybrides Projektmanagement bietet Lösungen, die das gesamte Spektrum von der Projektarbeit über das Projekt-Controlling und das Demand- und Budgetmanagement abdecken.

Zu diesem Zwecke binden Tools für hybrides Projektmanagement von Can Do den sehr häufig genutzten agilen Tool JIRA ein. Dies

  • steigert die Effektivität des agilen Arbeitens,
  • erleichtert die budget- und terminkonforme Umsetzung von Projekten und
  • liefert die erforderliche Transparenz der klassischen Projektplanung.

 

Das ist also der Grund für das Hybrid-Projektmanagement.

 

Welche Methoden und Ansätze nutzt hybrides Projektmanagement?

Oft reichen agile Ansätze allein nicht aus, um eine vorausschauende Planung von Projekten und Ressourcen im Unternehmen zu ermöglichen. Daher werden die klassischen und die agilen Ansätze miteinander kombiniert und können mit einer hybride Projektmanagement-Software  wie Can Do abgebildet werden.

 

Was ist der Unterschied zwischen dem klassischen und dem agilen Ansatz?

Die klassische Projektmanagement-Landschaft besteht meist aus:

  • einem Projektleiter,
  • einem Project Manager,
  • diversen Teamleitern und
  • den sonstigen Projektmitarbeitern

Nach erfolgter Priorisierung von Projekten und Aufgaben werden die Ressourcen geplant. Für die Detailplanung wird häufig ein Gantt-Chart verwendet. Damit verfügen Projektleiter in der klassischen Projektplanung über detaillierte Berichte. beispielsweise zu Meilensteinen, Fertigstellung oder Kosten.
Im Gegensatz dazu liefern agile Arbeitsmethoden die besten Voraussetzungen vor allem für die Softwareentwicklung und andere komplexe Umgebungen.
Dabei wird ein Team zusammengestellt, das fortlaufend an Versionen einer Software arbeitet, während diese schon von Anwendern genutzt wird. Die Teamteilnehmer kennen sich in der Materie aus und priorisieren die Arbeitsschritte individuell.

Agile Teams verfügen häufig über

  • einen Product Owner,
  • einen Scrum Master und
  • diverse Teamteilnehmer.

Die Teams sind weitgehend selbstorganisiert und schätzen aus ihrer eigenen Erfahrung heraus Aufwände ab. Dies erfolgt zu Beginn grob und geschieht verfeinert über den weiteren Projektverlauf hinweg.

Dabei sind regelmäßige Sprintplanungen, Reviews und Retrospektiven ebenso Pflicht wie tägliche Besprechungen über den Fortschritt des jeweiligen Sprints. Gearbeitet wird nach den Vorgaben des Backlog. Jedoch muss auch bei agilen Teams eine Ressourcenplanung erfolgen, da aufgrund krankheitsbedingter Abwesenheit, Urlaub, Fortbildung etc. niemand durchgehend zur Erledigung von Projektaufgaben zur Verfügung steht.

Was bei der agilen Arbeitsweise fehlt, ist ein Überblick über die gesamte Projektlandschaft. Hier bietet unsere Software für hybrides Projektmanagement Can Do eine gute Lösung, indem sie die zwei Welten der klassischen und agilen Arbeitsweise miteinander verbindet.

 

Warum ist die Einbindung des agilen Tools JIRA in der Can-Do Software für hybrides Projektmanagement wichtig?

Vielen Unternehmen mit hybriden Arbeitsweisen verwenden bereits das agile Tool JIRA in der klassischen Projektplanung.  

Es besteht also eine Parallelwelt, die zunächst in beide Richtungen intransparent erscheint. Dieser Umstand erschwert die erfolgreiche Planung und Realisierung von Projekten und Ressourcen in Time und Budget.

Gleichzeitig ist klar, dass agile Arbeitsweisen kreatives Potential freisetzen und Neues hervorbringen können. Bei Entwickler-Teams erfreuen sie sich deshalb größter Beliebtheit.

 

Der Blickwinkel des JIRA-Teams: Nichts kann entstehen ohne Chaos

Bist Du Entwickler und arbeitest mit Deinen Kollegen agil?

 Nach außen scheinbar unstrukturiertes Vorgehen eröffnet Dir Raum für kreatives Arbeiten in überschaubaren Planungsabschnitten und gibt Dir größtmögliche Flexibilität zur Umsetzung Deiner Aufgaben.

 In dieser Methode liegt viel Potential, denn schon Albert Einstein formulierte: “Nichts kann entstehen ohne Chaos.”

 

Der Blickwinkel des Projektleiters: Nichts kann existieren ohne Ordnung

 Bist Du Projektleiter und siehst, dass die Menge der von Dir gesteuerten Projekten beständig anwächst und Umplanungen zum Tagesgeschehen gehören?

 Du mußt weite Teile Deiner Planungs-Pflichten unter erschwerten Bedingungen erfüllen, denn Du weißt nicht, wer in agilen Projekten gerade wie lange woran arbeitet und Du kannst Deine Ressourcenplanung daher nur geschätzt durchführen.

 Dem Kunden gegenüber sollst Du jedoch verbindliche Aussagen zum Projektfortschritt und dem zu erwartenden Fertigstellungstermin treffen.

 Ebenfalls bist Du für die Verwendung des geplanten Budgets und der Mitarbeiter verantwortlich. Da viele Parameter hinsichtlich der Ressourcenverwendung im Dunkeln liegen, ist dieses schlicht nicht möglich. Auch das brachte Einstein auf den Punkt: “Nicht kann existieren ohne Ordnung.”

 

Can Do integriert JIRA und schafft eine Win-Win-Situation für JIRA-Teams und Projektleiter

Während Entwicklungsabteilungen auf agile Methoden wie Scrum schwören, stellen diese Vorgehensweisen für Projektmanager und Portfoliomanager einen großen blinden Fleck in der Planung dar:

 Als Projektleiter weißt Du oft nicht, ob und wann die agilen Teams die Arbeiten (Arbeitspakete bzw. Storys) für Dein Projekt umsetzen. Zudem kommt eine Kapazitätsplanung in agilen Methoden nicht vor, was das unternehmensweite Ressourcenmanagement des Portfolio Managers erschwert.

 Das macht hybrides Projektmanagement erforderlich, denn das Informationsdefizit kann nur durch einen hohen Abstimmungs- und Kommunikationsaufwand des hybriden Projektmanagements ausgeglichen werden. Hier bieten wir für hybrides Projektmanagement Tools wie Can Do und schaffen damit einen echten Mehrwert.

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Mit Can Do die Stärken der beiden Welten über hybrides Projektmanagement miteinander verbinden

Um beide Welten bestmöglich zu verbinden, hat Can Do eine Schnittstelle entwickelt, die es erlaubt, Epics und zugeordnete Storys eines terminierten Sprints in JIRA mit Can Do zu verbinden und als Arbeitspakete in der Projektplanung zu visualisieren.

Auf diese Weise bleiben die Stärken der agilen Arbeitsweise in JIRA vollständig erhalten. Gleichzeitig wird eine komfortable Visualisierung des Projektfortschritts in Can Do für ein professionelles Management in Time und Budget möglich. So bist Du als Projektleiter stets über die Ressourcen- und Budgetverwendung im Bilde. Du kannst den für Dich relevanten Informationsfluss sicherstellen, mit beliebig vielen Scrum-Projekten verbinden und ein agiles Projektmanagement  ermöglichen. Für die Entwickler ändert sich dabei nichts. Sie profitieren nach wie vor von der agilen Vorgehensweise.

 

Was ändert sich durch die JIRA-Schnittstelle?

Die Einbindung von Jira in die Can Do Lösung bringt Dir folgende Vorteile:

  • Existierende Parallelwelten der klassischen Ressourcenplanung von Can Do werden mit der agilen Softwareentwicklung in JIRA verbunden.
  • Die Informationen wie User Stories, Epics und Sprints aus JIRA werden in Can Do als Arbeitspakete visualisiert.
  • So können agile und klassische Arbeitsweisen in Projekten des hybriden Projektmanagements koexistieren, ohne dass JIRA-Teams unliebsame und zeitaufwändige Datenpflege in verschiedenen Systemen auf sich nehmen müssen.
  • Du als Projektmanager bekommst einen transparenten Einblick in die Aktivitäten Deiner Sprints, kannst eine Ressourcenplanung (Budget und Personal) durchführen und den Projektfortschritt dokumentieren.
  • Projekte werden durch Abbildung der JIRA-Inhalte planbar und können in Time und Budget umgesetzt werden (Zuteilung von Budget und Personal sowie Steuerung der Verwendung dieser Ressourcen)
  • Du als Projektleiter planst nur auf der Phase; die Feinplanung findet in JIRA statt
  • Aufwändige Abstimmungen entfallen, und Du sparst 80% Deiner Zeit
  • Der Abgleich der Ressourcenverwendung per Abzieh-Feature zeigt Dir auf, wie viel des kalkulierten Zeit-Budgets Du bereits verbraucht hast und wieviel Zeit zur Erledigung der Storys Du anschließend noch hast, entweder bezogen auf ein Team oder auf eine Person. Dieses kann je nach Unternehmensphilosophie unterschiedlich gehandhabt werden.
  • Du kannst mit Can Do die unternehmensweite Kapazitätsplanung auf Abteilungsebene durchführen.
  • Durch die Zeiterfassung in Can Do ist Dir eine positionsgetreue (z.B. PSP-Nr.) Weitergabe der Datensätze zur kaufmännischen Weiterverarbeitung der Daten in angebundenen Drittsystem möglich
  • Das SAFe®-Vorgehensmodells wird durchgängig unterstützt.

 

Die Vorteile mit Software für hybrides Projektmanagement Can Do und JIRA auf einen Blick

  • Epics und Storys in JIRA werden samt Ressourcenzuweisung und Status der Story bzw. des Arbeitspakets in Can Do abgebildet und in Echtzeit synchronisiert.
  • JIRA-User arbeiten weiterhin ausschließlich mit JIRA; Die Zeiterfassung findet komfortabel in Can Do statt.
  • Du als Projektleiter behältst den Überblick, da Auslastungen von JIRA-Teams und -Mitarbeitern in Can Do abgebildet werden

 

Weitere Optionen, die die Integration von JIRA in Software für hybrides Management von Projekten Can Do bietet

Sofern eine ganzheitliche Zeitplanung der Mitarbeiter unter Berücksichtigung von Grundlast, Fehlzeiten durch Schulungen oder Urlaub sowie der Auslastung durch die Stories gewünscht ist, können die Mitarbeiter des JIRA-Teams ihre Zeiten über die Mitarbeiter-App von Can Do melden.  

Dieses Vorgehen ist vor allem dann nützlich und zeitsparend, wenn Zeiten manuell bestimmten Projekten und Auftragsnummern eines Systems zur Aufwandserfassung zugeordnet werden müssen. Dieses kann dann via Schnittstelle automatisiert aus Can Do erfolgen.

Was dabei sichergestellt wird: 

  • Für Scrum-Teams ändert sich NICHTS
    Sie arbeiten weiterhin selbständig, flexibel und mit überschaubaren Planungshorizonten.
  • Projektleiter profitieren von der Transparenz.
  • Projekte können priorisiert werden.
  • Budget und Personal können passend zugeteilt werden
  • Es herrscht Transparenz hinsichtlich der Verwendung der Ressourcen
  • Es gelingt, Projekte erfolgreich umzusetzen (in Time und in Budget) und damit einen Beitrag zum wirtschaftlichen Erhalt des Unternehmens zu leisten, ohne auf die kreativen Spielräume mit Scrum zu verzichten.

 

Die Can Do Tools für hybrides Projektmanagement sind selbstverständlich auch für Multiprojektmanagement  optimal geeignet.

 

 

Mit Can Do kannst du - wie der Name schon sagt - einfach alles machen:

  • Projekte präzise und verlässlich planen, selbst wenn dir noch nicht alle Informationen vorliegen.
  • Teams auf Basis von Kapazitäten und Fähigkeiten optimal zusammenstellen, so dass dein Projekt reibungslos voranschreitet.
  • Risiken in deinem Projekt auf ein Minimum reduzieren, in dem du dich von Künstlicher Intelligenz bei Entscheidungen unterstützen lässt.

    Über unseren Newsletter kannst du dich regelmäßig über Neues aus der Welt von Can Do und spannende Themen aus dem Projekt- und Ressourcenmanagement im Allgemeinen informieren.