Hybrides Projektmanagement mit JIRA und Can Do

Weniger Aufwand, mehr Transparenz: Can Do bringt agiles und klassisches PM zusammen

Erhalte regelmäßig aktuelle Informationen zum Thema in unserem Newsletter

Wann ist hybrides Projektmanagement die beste Wahl?

Hybrides Projektmanagement bietet Lösungen, die das gesamte Spektrum von der Projektarbeit über das Projekt-Controlling und das Demand- und Budgetmanagement abdecken.

Zu diesem Zwecke binden Tools für hybrides Projektmanagement von Can Do das populäre agile Tool Jira ein. Die Jira-Schnittstelle

  • steigert die Effektivität des agilen Arbeitens.
  • erleichtert die budget- und terminkonforme Umsetzung von Projekten.
  • liefert die erforderliche Transparenz für die klassische Projektplanung.

 

Hybrides Projektmanagement: Den Anschluss an neue Führungsmethoden und sich  wandelnde Arbeitswelten nicht verlieren – jetzt im Whitepaper informieren. ​

Welche Methoden und
Ansätze nutzt hybrides Projektmanagement?

Oft reichen agile Ansätze allein nicht aus, um eine vorausschauende Planung von Projekten und Ressourcen im Unternehmen zu ermöglichen. Daher werden die klassischen und die agilen Ansätze miteinander kombiniert und können mit einer hybriden Projektmanagement-Software wie Can Do abgebildet werden.

Was ist der Unterschied
zwischen dem klassischen
und dem agilen Ansatz?

Klassisches Projektmanagement hat

  • einen Projektleiter
  • einen Projektmanager
  • diverse Teamleiter
  • mehrere Projektmitarbeiter

Nach erfolgter Priorisierung von Projekten und Aufgaben werden die Ressourcen geplant. Für die Detailplanung wird häufig ein Gantt-Chart verwendet. Damit verfügen Projektleiter in der klassischen Projektplanung über detaillierte Berichte, beispielsweise zu Meilensteinen, Fertigstellung oder Kosten.

Im Gegensatz dazu liefern agile Arbeitsmethoden die besten Voraussetzungen vor allem für die Softwareentwicklung und andere komplexe Umgebungen. Dabei wird ein Team zusammengestellt, das fortlaufend an Versionen einer Software arbeitet, während diese schon von Anwendern genutzt wird. Die Teamteilnehmer kennen sich in der Materie aus und priorisieren die Arbeitsschritte individuell.

Agiles Projektmanagement hat

  • einen Product Owner
  • einen Scrum Master
  • mehrere Teammitglieder

Die Teams sind weitgehend selbstorganisiert und schätzen aus ihrer eigenen Erfahrung heraus Aufwände ab. Dies erfolgt zu Beginn grob und geschieht verfeinert über den weiteren Projektverlauf hinweg.

Dabei sind regelmäßige Sprintplanungen, Reviews und Retrospektiven ebenso Pflicht wie tägliche Besprechungen über den Fortschritt des jeweiligen Sprints. Gearbeitet wird nach den Vorgaben des Backlog. Jedoch muss auch bei agilen Teams eine Ressourcenplanung erfolgen, da aufgrund krankheitsbedingter Abwesenheit, Urlaub, Fortbildung etc. niemand durchgehend zur Erledigung von Projektaufgaben zur Verfügung steht.

Was bei der agilen Arbeitsweise fehlt, ist ein Überblick über die gesamte Projektlandschaft und die einzelnen Tätigkeiten, mit denen die personellen Ressourcen aktuell beschäftigt sind. Hier bietet unsere Software für hybrides Projektmanagement Can Do eine gute Lösung, indem sie die zwei Welten der klassischen und agilen Arbeitsweise durch eine Schnittstelle miteinander verbindet.

Klassisch, lean oder agil? Lerne hier die drei wichtigsten Ansätze im  Projektmanagement kennen.​

Jira und Can Do sind die Basis  für hybrides Projektmanagement

Vielen Unternehmen mit hybriden Arbeitsweisen verwenden bereits das agile Tool Jira in der klassischen Projektplanung.  

Es besteht also eine Parallelwelt, die zunächst in beide Richtungen intransparent erscheint. Dieser Umstand erschwert die erfolgreiche Planung und Realisierung von Projekten und Ressourcen in Time und Budget.

Gleichzeitig ist klar, dass agile Arbeitsweisen kreatives Potential freisetzen und Neues hervorbringen können. Bei Entwickler-Teams erfreuen sie sich deshalb größter Beliebtheit.

Der Blickwinkel des
Jira-Teams: Nichts kann
entstehen ohne Chaos

Du bist Entwickler und arbeitest mit deinen Kollegen agil? Nach außen scheinbar unstrukturiertes Vorgehen eröffnet dir Raum für kreatives Arbeiten in überschaubaren Planungsabschnitten und gibt dir größtmögliche Flexibilität zur Umsetzung deiner Aufgaben.

In dieser Methode liegt viel Potential, denn schon Albert Einstein formulierte: “Nichts kann entstehen ohne Chaos.”

Der Blickwinkel des
Projektleiters: Nichts kann
existieren ohne Ordnung

Du bist Projektleiter und musst immer mehr, immer komplexere Projekte steuern und im Tagesgeschehen oft wieder umplanen?

Du musst weite Teile deiner Planungs-Pflichten unter erschwerten Bedingungen erfüllen, denn du weißt nicht, wer in agilen Projekten gerade wie lange woran arbeitet,  wodurch du deine Ressourcen nur schätzen, aber nicht planen kannst?

Dem Kunden gegenüber musst du jedoch verbindliche Aussagen zum Projektfortschritt und dem zu erwartenden Fertigstellungstermin treffen.

Whitepaper Hybrid Project Management: So gestaltest du für dein Unternehmen  eine individuelle Projektmanagementkultur.

Ebenfalls bist du für die Verwendung des geplanten Budgets und den Einsatz deiner Mitarbeiter verantwortlich. Da viele Parameter hinsichtlich der Ressourcenverwendung im Dunkeln liegen, ist dieses schlicht nicht möglich. Auch das brachte Einstein auf den Punkt: “Nichts kann existieren ohne Ordnung.”

Jira-Integration von Can Do:
Win-win-Situation für Teams und Projektleiter

Während Entwicklungsabteilungen auf agile Methoden wie Scrum schwören, sind diese Vorgehensweisen für Projektmanager und Portfoliomanager ein großer blinder Fleck bei der Planung.

Als Projektleiter weißt du oft nicht, ob und wann die agilen Teams die Arbeiten (Arbeitspakete bzw. Storys) für dein Projekt umsetzen. Zudem kommt eine Kapazitätsplanung in agilen Methoden nicht vor, was das unternehmensweite Ressourcenmanagement des Portfolio Managers erschwert.

Das macht hybrides Projektmanagement erforderlich, denn das Informationsdefizit könnte sonst nur durch einen hohen Abstimmungs- und Kommunikationsaufwand anstelle des hybriden Projektmanagements ausgeglichen werden. Die Schnittstelle für die Tools Can Do & Jira schafft einen echten Mehrwert für das hybride Projektmanagement.

Guide 2.0 Hybrid Project Management

Mit Can Do die Stärken der
beiden Welten über hybrides Projektmanagement
miteinander verbinden

Um beide Welten bestmöglich zu verbinden, hat Can Do eine Schnittstelle entwickelt, die es erlaubt, Epics und zugeordnete Storys eines terminierten Sprints in JIRA mit Can Do zu verbinden und als Arbeitspakete in der Projektplanung zu visualisieren.

Auf diese Weise bleiben die Stärken der agilen Arbeitsweise in JIRA vollständig erhalten. Gleichzeitig wird eine komfortable Visualisierung des Projektfortschritts in Can Do für ein professionelles Management in Time und Budget möglich. So bist Du als Projektleiter stets über die Ressourcen- und Budgetverwendung im Bilde. Du kannst den für Dich relevanten Informationsfluss sicherstellen, mit beliebig vielen Scrum-Projekten verbinden und ein agiles Projektmanagement  ermöglichen. Für die Entwickler ändert sich dabei nichts. Sie profitieren nach wie vor von der agilen Vorgehensweise.

 

Was ändert sich durch die
Jira-Schnittstelle?

Die Einbindung von Jira in die Can Do Lösung bringt Dir folgende Vorteile:

  • Existierende Parallelwelten der klassischen Ressourcenplanung von Can Do werden mit der agilen Softwareentwicklung in JIRA verbunden.
  • Die Informationen wie User Stories, Epics und Sprints aus JIRA werden in Can Do als Arbeitspakete visualisiert.
  • So können agile und klassische Arbeitsweisen in Projekten des hybriden Projektmanagements koexistieren, ohne dass JIRA-Teams unliebsame und zeitaufwändige Datenpflege in verschiedenen Systemen auf sich nehmen müssen.
  • Du als Projektmanager bekommst einen transparenten Einblick in die Aktivitäten Deiner Sprints, kannst eine Ressourcenplanung (Budget und Personal) durchführen und den Projektfortschritt dokumentieren.
  • Projekte werden durch Abbildung der JIRA-Inhalte planbar und können in Time und Budget umgesetzt werden (Zuteilung von Budget und Personal sowie Steuerung der Verwendung dieser Ressourcen).
  • Du als Projektleiter planst nur auf der Phase; die Feinplanung findet in JIRA statt aufwändige Abstimmungen entfallen, und Du sparst 80% Deiner Zeit.
  • Der Abgleich der Ressourcenverwendung per Abzieh-Feature zeigt Dir auf, wie viel des kalkulierten Zeit-Budgets Du bereits verbraucht hast und wieviel Zeit zur Erledigung der Storys Du anschließend noch hast, entweder bezogen auf ein Team oder auf eine Person. Dieses kann je nach Unternehmensphilosophie unterschiedlich gehandhabt werden.
  • Du kannst mit Can Do die unternehmensweite Kapazitätsplanung auf Abteilungsebene durchführen.
  • Durch die Zeiterfassung in Can Do ist Dir eine positionsgetreue (z.B. PSP-Nr.) Weitergabe der Datensätze zur kaufmännischen Weiterverarbeitung der Daten in angebundenen Drittsystem möglich
  • Das SAFe®-Vorgehensmodells wird durchgängig unterstützt.

Die Vorteile mit Software für hybrides Projektmanagement
Can Do und JIRA auf
einen Blick

  • Epics und Storys in JIRA werden samt Ressourcenzuweisung und Status der Story bzw. des Arbeitspakets in Can Do abgebildet und in Echtzeit synchronisiert.
  • JIRA-User arbeiten weiterhin ausschließlich mit JIRA; Die Zeiterfassung findet komfortabel in Can Do statt.
  • Du als Projektleiter behältst den Überblick, da Auslastungen von JIRA-Teams und -Mitarbeitern in Can Do abgebildet werden

Weitere Optionen, die die Integration von JIRA in die Software für hybrides Projektmanagement
Can Do bietet

Sofern eine ganzheitliche Zeitplanung der Mitarbeiter unter Berücksichtigung von Grundlast, Fehlzeiten durch Schulungen oder Urlaub sowie der Auslastung durch die Stories gewünscht ist, können die Mitarbeiter des JIRA-Teams ihre Zeiten über die Mitarbeiter-App von Can Do melden.  

Dieses Vorgehen ist vor allem dann nützlich und zeitsparend, wenn Zeiten manuell bestimmten Projekten und Auftragsnummern eines Systems zur Aufwandserfassung zugeordnet werden müssen. Dieses kann dann via Schnittstelle automatisiert aus Can Do erfolgen.

Was dabei sichergestellt wird:

  • Für Scrum-Teams ändert sich NICHTS
    Sie arbeiten weiterhin selbständig, flexibel und mit überschaubaren Planungshorizonten
  • Projektleiter profitieren von der Transparenz
  • Projekte können priorisiert werden
  • Budget und Personal können passend zugeteilt werden
  • Es herrscht Transparenz hinsichtlich der Verwendung der Ressourcen
  • Es gelingt, Projekte erfolgreich umzusetzen (in Time und in Budget) und damit einen Beitrag zum wirtschaftlichen Erhalt des Unternehmens zu leisten, ohne auf die kreativen Spielräume mit Scrum zu verzichten.

Die Can Do Tools für hybrides Projektmanagement sind selbstverständlich auch für Multiprojektmanagement  optimal geeignet.