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Agiles Projektmanagement - für wen und warum?

Agiles Projektmanagement ist mehr als nur eine Modeerscheinung.

Erste agile Methoden im Bereich der Software-Entwicklung sind bereits Mitte der 1990er Jahre entstanden. Sie orientieren sich an empirischen Modellen, die eingesetzt werden, wenn das Endergebnis zu Beginn des Projekts noch nicht oder nur schwer planbar ist. Entsprechend kannst Du mit agilem Projektmanagement die Anforderungen noch während des Projektverlaufs verändern bzw. anpassen. Unter den agilen Vorgehensweisen ist Scrum die bekannteste und am weitesten verbreitete Methode.

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Was ist eigentlich Scrum?

Im Jahr 2001 wird agiles Projektmanagement mit Scrum in dem Buch „Agile Software Development with Scrum“ etabliert, allerdings nur am Beispiel der Softwareentwicklung. 2003 wird das Spektrum erweitert auf das gesamte agile Projektmanagement mit Scrum („Agile Project Management with Scrum“) und damit auf das gesamte Unternehmen.


Definition Scrum:

Das Wort Scrum selbst bezeichnet beim Rugby das Gedränge der Spieler beim Einwurf des Balles. Die Analogie soll die Arbeit in kleinen, selbstorganisierten Einheiten unterstreichen, die von außen lediglich eine Richtung (Ziel) vorgegeben bekommen, aber die Taktik und Methoden, wie sie das gemeinsame Ziel erreichen wollen, selbst bestimmen.

Agiles Projektmanagement: Die drei Rollen im Scrum-Projektmanagement

In der Scrum-Welt hast Du drei Rollen / Stakeholder. Es gibt:

  • den Product Owner,
  • das Development Team und
  • den Scrum Master

Der Product Owner ist Dein Kunde bzw. repräsentiert er Deinen Kunden als Stakeholder. Er sorgt dafür, dass die Kunden-Interessen im Projekt umgesetzt werden.

Das Development-Team arbeitet selbstständig und eigenverantwortlich an der Umsetzung der Kundenwünsche.

Als Coach tritt der Scrum Master auf, der dafür sorgt, dass das Team möglichst reibungslos arbeiten kann.

Agiles Projektmanagement: Das Scrum-Projektmanagement basiert auf vier Prinzipien

Die Zusammenarbeit im Scrum-Projektmanagement kannst Du für agiles Projektmanagement auf vier Prinzipien bzw. Methoden aufbauen:

  • Die einzelnen Personen / Stakeholder und Interaktionen sind
                wichtiger als die Prozesse und die Projektmanagement-Tools.
  • Ein funktionierendes Endergebnis (z.B. Software) ist wichtiger als
               eine detaillierte Dokumentation.
  • Die aktive Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als
                vertragliche Fixierungen.
  • Sinnvolle Änderungen am Projektziel sind wichtiger als das sture
                Verfolgen des ursprünglichen Plans.

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Welche agilen Methoden für agiles Projektmanagement gibt es noch?

Scrum ist aktuell die populärste Methode für agiles Projektmanagement.

Es gibt aber noch viele weitere agile Techniken / Methoden wie Kanban, Extreme Programming, MVP, Feature Driven Development, Test Driven Development oder Crystal Clear, mit denen Du agil Projekte managen kannst.

Der Begriff "agiles Projektmanagement" wird dabei immer mehr zum Oberbegriff für die Vorgehensweise in Teams, die deutlich von der klassischen Wasserfall-Methode abweicht.

Kanban

In den 1950er entwickelt, stammt Kanban (japanisch für „Signalkarte“) ursprünglich aus der Produktionssteuerung von Toyota.

Ziel ist es, jede Fertigungs- bzw. Produktionsstufe effizient zu steuern und den Materialfluss optimal zu gestalten. Bei der Übertragung auf die IT wurden Kanban Elemente aus Lean Production, Lean Development und der Theory of Constraints hinzugefügt. Entstanden ist ein eigenes agiles Projektmanagement, bei dem die Anzahl parallel anfallender Arbeiten begrenzt ist und somit kürzere Durchlaufzeiten erreicht werden.
Dadurch gelingt es Dir, für agiles Projektmanagement Engpässe zu vermeiden, da diese schnell sichtbar werden.

Folgende Prinzipien helfen Dir, für agiles Projektmanagement mit IT-Kanban Deine Projekte zu steuern:

Visualisierung aller Stationen des Workflows auf einem Kanban-Board
Die einzelnen Aufgaben und Prozesse Deines Teams, beispielsweise auf einer Karteikarte notiert, kannst Du einfach und schnell von links nach rechts durch die einzelnen Stationen der Wertschöpfungskette verschieben.

Begrenzung der Arbeit (Work in Progress)
Du kannst für agiles Projektmanagement eine Höchstzahl von
Aufgaben festlegen, die pro Station gleichzeitig bearbeitet werden dürfen.

Steuerung und Analyse des Workflows
Es ist Dir leicht möglich, den Arbeitsprozess zu verbessern, indem Du Messgrößen - wie Länge der Warteschlange oder die Durchlaufzeit (von Station zu Station oder die gesamte Durchlaufzeit) - analysierst.

Formulierung von Regeln für den Prozess
Du kannst für agiles Projektmanagement definieren,  was mit dem
Begriff „fertig“ gemeint ist oder in welcher Reihenfolge, also nach
welcher Priorisierung, die Aufgabenkarten genommen werden sollen.

Fortlaufende Verbesserung, Entwicklung und Förderung von
Leadership

Du kannst Deine Mitarbeiter in den Teams dazu anhalten, konkrete
Verbesserungsvorschläge einzureichen. Die Vorschläge werden dann
ernsthaft auf allen Organisationsebenen diskutiert und, falls geeignet,
umgesetzt.

Design Thinking

Design Thinking ist eine anwenderorientierte Methode zum Lösen von Problemen und zur agilen Entwicklung neuer Ideen, etwa für Software. Das Team besteht meist aus Mitgliedern unterschiedlicher Disziplinen. Es nimmt die Perspektive des Anwenders ein und stellt dessen Wünsche und Anforderungen in den Mittelpunkt.

Den Prozess von Design Thinking kannst Du für agiles Projektmanagement in sechs Schritte aufteilen:

  • Verstehen
               Der Auftraggeber erklärt Deinem Team die Aufgabenstellung.
  • Beobachten
               Deine Teammitglieder notieren sich die Aufgabe.
  • Synthese
               Dein Team trägt seine Notizen zusammen und kommt zu einem
               gemeinsamen Verständnis der Aufgabe.
  • Ideen finden
               Das Team sammelt mögliche Lösungen für die                           
               Aufgabenstellungen und wählt dann die beste aus.
  • Prototypenerstellung
               Die beste Lösung setzt Dein Team dann als Prototyp um.
  • Test des erstellten Prototypen
               Du kannst anschließend Tests durchlaufen lassen und, falls
               notwendig, das Produkt weiter optimieren.

 

DevOps

Großen IT- und Softwarebezug weist das Modell DevOps aus. DevOps ist dabei ein Kunstwort aus den Begriffen Development und (IT-) Operations.

Der Sinn des Modells ist es, eine effektivere und effizientere Zusammenarbeit der Bereiche Entwicklung (Dev), IT-Operations (Ops) und Qualitätssicherung (QS) zu erzielen. Mit DevOps ist also die bereichsübergreifende, unternehmensweite Zusammenarbeit der Manager, Entwickler, Tester und Administratoren unter Einbeziehung des Kunden gemeint. Alle Beteiligten ziehen dabei an einem Strang und haben das gemeinsame Ziel im Visier: Die Bereitstellung einer hochwertigen Software.

Mit DevOps kannst Du somit für agiles Projektmanagement die Software schneller und in einer besseren Qualität entwickeln. Außerdem wird die Zusammenarbeit Deiner Teams verbessert.

Vorteile und Nachteile agiler Vorgehensweisen

Egal für welches Modell Du Dich entscheidest, agiles Projektmanagement bringt Dir Vorteile. Du profitierst durch:

  • hohe Flexibilität,
  • schnelle Umsetzung,
  • geringen Planungsaufwand,
  • leichte Führung und Verwaltung,
  • starke Anpassungsfähigkeit,
  • große Eigenverantwortlichkeit

Diese Vorteile verschaffen Dir und Deinen agilen Teams einen bedeutenden Wettbewerbsvorteil.

Achten solltest Du im agilen Projektmanagement und bei seinen Methoden allerdings auf das unternehmensweite Projekt- und Ressourcenmanagement, denn die agile Vorgehensweise stellt als Anforderungen zum Beispiel:

Einen hohen Kommunikationsaufwand

Agile Methoden funktionieren sehr gut, wenn nur eine Abteilung involviert ist und auf das Ergebnis bezogen keine bzw. wenig Abhängigkeiten bestehen. Häufig sind agil umgesetzte Entwicklungsprojekte jedoch Teil größerer Kundenprojekte. In diesem Fall ist es sehr wichtig, dass Du großen Wert auf die interne Kommunikation und die lückenlose Abstimmung zwischen den Abteilungen legst.

Eine gute Kapazitätsplanung

Durch agile Vorgehensweisen wird die Arbeit nicht weniger. Deshalb musst Du Deine Kapazitäten im Projekt und deren weitere Entwicklung für Deine Prozesse stets genau planen.

Tools für agiles Projektmanagement

Agiles Projektmanagement wird in der Regel in eigenen, speziellen Softwarelösungen abgebildet. Sind diese nicht in die unternehmensweite Projektmanagement Software  integriert, können erhebliche Informationsdefizite in diesen Enterprise-Lösungen entstehen, die sich insbesondere bei der Simulation künftiger Szenarien im Projektportfolio negativ bemerkbar machen. Deshalb solltest Du stets auf die Auswahl passender Software in Form von Projektmanagement-Tools achten.

Eine hohe Eigenverantwortung

Mitarbeiter müssen fähig sein, in agilen Teams eigenverantwortlich zu handeln. Für Dich heißt es, dass Du bei der Auswahl der richtigen Teammitglieder nicht nur auf die fachliche Kompetenz Wert legen darfst. Auch die Bereitschaft zum eigenverantwortlichen Handeln sollte unbedingt vorhanden sein.

Eine geringe Vorhersehbarkeit für das finale Projektergebnis

Die schnelle Anpassbarkeit der Ziele und der Vorgehensweise bedeutet für Dich auch, dass das gesamte Projekt jederzeit neu definiert werden kann.

Keine oder kaum Dokumentation zur
gefundenen Lösung

Da Lösungen oft durch Brainstorming gefunden werden, ist eine saubere Dokumentation dazu nur sehr schwer möglich.

Kein belastbares Multiprojektmanagement

Da Agilität keine übergreifende Planung zulässt, ist auch Multiprojektmanagement  kaum durchführbar.

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Tipps zur Einführung der agilen Methoden für agiles Projektmanagement

Die Einführung von agilem Projektmanagement ist eine Herausforderung, aber kein Hexenwerk. Wichtig ist dabei, dass Du klein und möglichst einfach beginnst:

  • Wähle ein Team, das agil arbeiten möchte.
  • Nimm ein möglichst klar umrissenes, kleines Projekt – als Beispiel
               eine klar umrissene Aufgabe in der Software Entwicklung.
  • Achte auf eine genaue Zieldefinition.
  • Entscheide Dich, nach welcher agilen Projektmanagement
               Methode Du arbeiten möchtest.
  • Sorge dafür, dass Dein Team die (agile) Methode versteht.
  • Finde heraus, ob Teammitglieder geschult werden müssen.

 

Ist es Dein erstes agiles Projekt, so wäre es wichtig, nach Abschluss alle Erfolge und Misserfolge festzuhalten, um daraus zu lernen. Dokumentiere unbedingt, was an den agilen Methoden gut funktioniert hat, wo Du noch Verbesserungen einplanen oder wo Du gegebenenfalls auf Hybrides Projektmanagement  zugreifen solltest.

Optimiere anschließend Dein agiles Projektmanagement und beginne das nächste Deiner agilen Projekte!

Whitepaper Hybrides Projektmanagement