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Hybrides Projektmanagement mit Can Do und Jira®

Weniger Aufwand, mehr Transparenz: Can Do bringt agiles und klassisches PM zusammen

Darum ist Hybrides Projektmanagement die
beste Wahl

Hybrides Projektmanagement bietet Lösungen, die das gesamte Spektrum und den Workflow von der Projektarbeit über das Projekt-Controlling hin zum Demand- und Budgetmanagement abdecken. Zu diesem Zwecke binden Tools für Hybrides Projektmanagement von Can Do das populäre agile Tool Jira® von Atlassian® ein. Die Jira®-Schnittstelle

  • steigert die Effektivität des agilen Arbeitens,
  • erleichtert die budget- und terminkonforme Umsetzung von Projekten und
  • liefert die erforderliche Transparenz der klassischen Projektplanung.


Welche Methoden und Ansätze nutzt Hybrides Projektmanagement?

Oft reichen agile Ansätze allein nicht aus, um eine vorausschauende Planung von Projekten und Ressourcen im Unternehmen zu ermöglichen und zu erfahren. Daher werden die klassischen und die agilen Ansätze miteinander kombiniert und können mit einer hybriden Projektmanagement-Software wie Can Do abgebildet werden.

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  • Klassisches und agiles PM werden kombiniert.
  • Hybrides Projektmanagement reicht von der Projektarbeit über das Controlling bis hin zum Demand Management.
  • Hybrides Projektmanagement wird mit Can Do perfekt umgesetzt.

Was ist der Unterschied
zwischen dem klassischen
und dem agilen Ansatz?

Klassisches Projektmanagement hat

  • einen Projektleiter
  • einen Projektmanager
  • diverse Teamleiter
  • mehrere Projektmitarbeiter

Nach erfolgter Priorisierung von Projekten und Aufgaben werden die Ressourcen geplant. Für den Workflow der Detailplanung wird häufig ein Gantt-Chart verwendet. Damit verfügen Projektleiter in der klassischen Projektplanung über detaillierte Berichte, beispielsweise zu Meilensteinen, Fertigstellung, Produkt oder Kosten.

Im Gegensatz dazu liefern agile Arbeitsmethoden die besten Voraussetzungen vor allem für die die Arbeit und Aufgaben der Softwareentwicklung und andere komplexe Umgebungen. Dabei wird ein Team zusammengestellt, das fortlaufend an Versionen einer Software arbeitet, während diese schon von Anwendern genutzt wird. Die Teamteilnehmer sind erfahren, kennen sich in der Materie aus und priorisieren die Schritte ihrer Arbeit bis zum fertigen Produkt individuell.

Agiles Projektmanagement hat

  • einen Product Owner
  • einen Scrum Master
  • mehrere Teammitglieder


Die Teams sind weitgehend selbstorganisiert und schätzen aus ihrer eigenen Erfahrung heraus Aufwände ab. Dies erfolgt zu Beginn der Arbeit grob und geschieht verfeinert über den weiteren Projektverlauf und seinen Workflow hinweg.

Dabei sind regelmäßige Sprintplanungen, Reviews und Retrospektiven ebenso Pflicht wie tägliche Besprechungen über den Fortschritt des jeweiligen Sprints. Gearbeitet wird nach den Vorgaben des Backlog. Jedoch muss auch bei agilen Teams eine Ressourcenplanung erfolgen, da aufgrund krankheitsbedingter Abwesenheit, Urlaub, Fortbildung etc. niemand durchgehend zur Erledigung von Projektaufgaben zur Verfügung steht.

Was bei der agilen Arbeitsweise fehlt, ist ein Überblick über die gesamte Projektlandschaft und die einzelnen Tätigkeiten bzw. Aufgaben, mit denen die personellen Ressourcen aktuell beschäftigt sind. Hier bietet unser Produkt, die Software für Hybrides Projektmanagement Can Do, eine gute Lösung, indem sie die zwei Welten der klassischen und agilen Arbeitsweise durch eine Schnittstelle miteinander verbindet.

 

Can Do und Jira® Projektmanagement sind die Basis für Hybrides Projektmanagement

Viele Unternehmen mit hybriden Arbeitsweisen verwenden für ihre Arbeit und Aufgaben bereits das agile Tool Jira® Projektmanagement von Atlassian® in der klassischen Projektplanung.  

Es besteht also eine Parallelwelt, die zunächst in beide Richtungen intransparent erscheint. Dieser Umstand erschwert die erfolgreiche Planung und Realisierung von Projekten und Ressourcen in Time und Budget.

Gleichzeitig ist klar, dass agile Arbeitsweisen kreatives Potential freisetzen und Neues hervorbringen können. Bei Entwickler-Teams erfreuen sie sich deshalb größter Beliebtheit.

Der Blickwinkel des Jira®-Teams:
Nichts kann entstehen ohne Chaos

Du bist Entwickler und arbeitest mit deinen Kollegen agil? Nach außen scheinbar unstrukturiertes Vorgehen im Produkt-Workflow eröffnet dir Raum für kreatives Arbeiten in überschaubaren Planungsabschnitten und gibt dir größtmögliche Flexibilität zur Umsetzung deiner Aufgaben.

In dieser Methode liegt viel Potential, denn schon Albert Einstein formulierte: “Nichts kann entstehen ohne Chaos.”

Der Blickwinkel des Projektleiters:
Nichts kann existieren ohne Ordnung

Du bist Projektleiter und musst immer mehr, immer komplexere Projekte steuern und im Tagesgeschehen oft wieder umplanen?

Du musst weite Teile deiner Planungs-Pflichten unter erschwerten Bedingungen erfüllen, denn du weißt nicht, wer in agilen Projekten gerade wie lange woran arbeitet,  wodurch du deine Ressourcen nur schätzen, aber nicht planen kannst?

Dem Kunden gegenüber musst du jedoch verbindliche Aussagen zum Projektfortschritt und dem zu erwartenden Fertigstellungstermin treffen.

Ebenfalls bist du für die Verwendung des geplanten Budgets und den Einsatz deiner Mitarbeiter verantwortlich. Da viele Parameter hinsichtlich der Ressourcenverwendung im Dunkeln liegen, ist dieses schlicht nicht möglich. Auch das brachte Einstein auf den Punkt: “Nichts kann existieren ohne Ordnung.”

Jira® Projektmanagement Integration:
Win-win-Situation für Teams und Projektleiter

Während Entwicklungsabteilungen auf agile Methoden wie Scrum schwören, sind diese Vorgehensweisen für Projektmanager und Portfoliomanager ein großer blinder Fleck bei der Planung und im Workflow.

Als Projektleiter weißt du oft nicht, ob und wann die agilen Teams die Aufgaben oder Arbeiten (Arbeitspakete bzw. Storys) für dein Projekt umsetzen. Zudem kommt eine Kapazitätsplanung in agilen Methoden nicht vor, was das unternehmensweite Ressourcenmanagement im Portfoliomanagement erschwert.

Das macht Hybrides Projektmanagement erforderlich, denn das Informationsdefizit könnte sonst nur durch einen hohen Abstimmungs- und Kommunikationsaufwand anstelle des Hybriden Projektmanagements ausgeglichen werden. Erfahre, wie es einfacher geht: Die Schnittstelle für das Can Do und das Jira® Projektmanagement Tool schafft einen echten Mehrwert für das Hybride Projektmanagement.

Mit Can Do die Stärken der
beiden Welten über hybrides Projektmanagement
miteinander verbinden

Um beide Welten bestmöglich zu verbinden, hat Can Do eine Schnittstelle entwickelt, die es erlaubt, Epics und zugeordnete Storys eines terminierten Sprints in Jira® mit Can Do zu verbinden und als Arbeitspakete in der Projektplanung zu visualisieren.

Auf diese Weise bleiben die Stärken der agilen Arbeitsweise in der Jira® Software vollständig erhalten. Gleichzeitig wird eine komfortable Visualisierung des Projektfortschritts in Can Do für ein professionelles Management in Time und Budget möglich. So bist Du als Projektleiter stets über die Ressourcen- und Budgetverwendung im Bilde. Du kannst mehr über den für Dich relevanten Informationsfluss erfahren, mit beliebig vielen Scrum-Projekten verbinden und ein agiles Projektmanagement  ermöglichen. Für die Entwickler ändert sich dabei nichts. Sie profitieren nach wie vor von der agilen Vorgehensweise.

Hybrides Projektmanagement …
  • lässt agile Teams weiter "chaotisch" arbeiten.
  • erfüllt den Wunsch der Projektleitung nach Ordnung und Planbarkeit.
  • … ist mit der Can Do Jira® Schnittstelle einfach umzusetzen.

Masterclass Hybrides Projektmanagement

Was ändert sich durch die
Jira®-Schnittstelle?

Die Einbindung der Jira® Software in die Can Do Lösung bringt Dir folgende Vorteile: 

  • Existierende Parallelwelten der klassischen Ressourcenplanung von Can Do werden mit der agilen Softwareentwicklung in Jira® verbunden.
  • Die Informationen wie User Stories, Epics und Sprints aus der Jira® Software werden in Can Do als Arbeitspakete im Workflow visualisiert.
  • So können agile und klassische Arbeitsweisen in Projekten des Hybriden Projektmanagements koexistieren, ohne dass Jira®-Teams unliebsame und zeitaufwändige Datenpflege in verschiedenen Systemen auf sich nehmen müssen.
  • Du als Projektmanager bekommst einen transparenten Einblick in die Aktivitäten Deiner Sprints, kannst eine Ressourcenplanung (Budget und Personal) durchführen und den Projektfortschritt dokumentieren.
  • Projekte werden durch Abbildung der Jira®-Inhalte planbar und können in Time und Budget umgesetzt werden (Zuteilung von Budget und Personal sowie Steuerung der Verwendung dieser Ressourcen).
  • Du als Projektleiter planst nur auf der Phase; die Feinplanung findet in Jira® statt. Aufwändige Abstimmungen entfallen, und Du sparst 80% Deiner Zeit.
  • Der Abgleich der Ressourcenverwendung per Abzieh-Feature zeigt Dir auf, wie viel des kalkulierten Zeit-Budgets Du bereits verbraucht hast und wieviel Zeit zur Erledigung der Storys Du anschließend noch hast, entweder bezogen auf ein Team oder auf eine Person. Dieses kann je nach Unternehmensphilosophie unterschiedlich gehandhabt werden.
  • Du kannst mit Can Do die unternehmensweite Kapazitätsplanung auf Abteilungsebene durchführen.
  • Durch die Zeiterfassung in Can Do ist Dir eine positionsgetreue (z.B. PSP-Nr.) Weitergabe der Datensätze zur kaufmännischen Weiterverarbeitung der Daten in angebundenen Drittsystem möglich.
  • Das SAFe®-Vorgehensmodells wird durchgängig unterstützt.


Die Vorteile mit Software für hybrides Projektmanagement
Can Do und Jira® auf
einen Blick

  • Epics und Storys in der Jira® Software werden samt Ressourcenzuweisung und Status der Story bzw. des Arbeitspakets in Can Do abgebildet und in Echtzeit synchronisiert.
  • Jira®-User arbeiten weiterhin ausschließlich mit der Jira® Software von Atlassian®; Die Zeiterfassung der Benutzer findet komfortabel in Can Do statt.
  • Du als Projektleiter behältst den Überblick, da Auslastungen von Jira®-Teams und -Mitarbeitern in Can Do abgebildet werden.

 

Weitere Optionen, die die Integration von Jira® in die
Software für hybrides Projektmanagement Can Do bietet

Sofern eine ganzheitliche Zeitplanung der Mitarbeiter unter Berücksichtigung von Grundlast, Fehlzeiten durch Schulungen oder Urlaub sowie der Auslastung durch die Stories gewünscht ist, können die Mitarbeiter des Jira®-Teams als Jira®-Benutzer ihre Zeiten über die Mitarbeiter-App von Can Do melden.  

Dieses Vorgehen ist vor allem dann nützlich und zeitsparend, wenn Zeiten manuell bestimmten Projekten und Auftragsnummern eines Systems zur Aufwandserfassung zugeordnet werden müssen. Dieses kann dann via Schnittstelle und Integration automatisiert aus Can Do erfolgen.

Was dabei sichergestellt wird:

  • Für Scrum-Teams, also Benutzer, die mit Jira® von Atlassian® arbeiten, ändert sich NICHTS.
    Sie arbeiten weiterhin selbständig, flexibel und mit überschaubaren Planungshorizonten.
  • Projektleiter profitieren von der Transparenz.
  • Projekte können priorisiert werden.
  • Budget und Personal können passend zugeteilt werden.
  • Es herrscht Transparenz hinsichtlich der Verwendung der Ressourcen.
  • Es gelingt, Projekte erfolgreich umzusetzen (in Time und in Budget) und damit einen Beitrag zum wirtschaftlichen Erhalt des Unternehmens zu leisten, ohne auf die kreativen Spielräume mit Scrum zu verzichten.
Die Can Do Tools für hybrides Projektmanagement sind selbstverständlich auch für Multiprojektmanagement  optimal geeignet.

Agil, klassisch und hybrid

Wo sind hier die Unterschiede?
Und wieso ist Hybrides Projektmanagement weniger eine Alternative und mehr eine logische Weiterentwicklung? Finde es heraus!

Hybrides PM – alternativlos?

Erfahre vom Can Do CEO und Chefentwickler, weshalb am Hybriden Projektmanagement kaum ein Weg vorbeiführt.

So wird dein PM hybrid

Jira® für das Team, Can Do für die Projektleitung – so elegant kann Hybrides Projektmanagement sein!

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Summary Hybrides Projektmanagement


Erfahre, was du über das Projektmanagement der Zukunft wissen solltest: Can Do-CEO und Entwickler Thomas Schlereth hat dieses Summary für dich verfasst.

  • Was ist Hybrides Projektmanagement?

    Hybrides Projektmanagement hat es sich zur Aufgabe gemacht, die agilen und klassischen Ansätze im Projektmanagement zu einen. Dabei sollen die jeweiligen Vorzüge bestmöglich eingesetzt werden. In der Praxis sieht das dann so aus, dass die einzelnen Projektteams nach agilen Ansätzen mit Scrum tätig sind, während zugleich das Projekt-Controlling die Werkzeuge des klassischen Projektmanagements einsetzen kann. Möglich wird diese Kombination durch spezielle Projektmanagement-Software wie Can Do.

    Erfahre mehr über Projektmanagement-Software auf unserer Wissensseite. 

  • Warum Hybrides Projektmanagement?

    Agile Methoden im PM können genauso wie klassisches Projektmanagement im Projekt-Alltag an ihre Grenzen stoßen. Zugleich ergibt es wenig Sinn, das eine durch das andere zu ersetzen: Sowohl klassisches PM als auch agiles PM haben ihre Berechtigung. Es ist also nur logisch, sich das Beste aus beiden Welten herauszupicken und in deinem PMO einzusetzen. Hybrides Projektmanagement erweitert deine Möglichkeiten im Projektmanagement – insbesondere im Multiprojektmanagement und dann, wenn dabei eine moderne PM-Software mit KI (wie Can Do) eingesetzt wird. 

     Erfahre in diesem Blogartikel mehr über Hybrides Projektmanagement mit KI. 

  • Was bedeutet der Wechsel auf Hybrides Projektmanagement?

    Für deine Projektfortschritte: eine ganze Menge. Für deine tägliche Arbeit: gar nicht mal so viel. Denn wenn du auf Hybrides Projektmanagement, am besten mit Can Do, umsteigst, arbeitet das PMO weiter mit Tools, die sich an klassischen PM-Ansätzen orientieren. Und die einzelnen Teams können weiter gewohnt agil bleiben. Can Do macht es sogar möglich, dass die Projektteams weiter mit dem verbreiteten PM-Tool Jira® arbeiten; der Jira®-Migrator von Can Do sorgt für eine nahtlose Integration. Somit ist der Wechsel auf Hybrides Projektmanagement einfacher, als viele denken. 

     In diesem Blogartikel erfährst du mehr über den Jira® Migrator von Can Do. 

  • Wann Hybrides Projektmanagement einsetzen?

    Kurze Antwort: am besten gleich. Denn zum einen gilt die hybride Herangehensweise bei zahlreichen Unternehmen als Projektmanagement-Methode der Zukunft. Und zum anderen ermöglicht zum Beispiel das Hybride Projektmanagement mit Can Do und seiner KI eine ganz neue Art der Ressourcenplanung und des Skills Managements. Wenn Qualität und Zeit bei deinen Projekten eine Rolle spielen, kannst du den Umstieg auf Hybrides Projektmanagement gar nicht schnell genug angehen … 

    Erfahre mehr über Ressourcenmanagement als wichtiges PM-Element auf unserer Wissensseite.