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Budgetplanung – Wie du die Mittel für das Projekt richtig einschätzt und einteilst

Um die notwendigen finanziellen Ressourcen für dein Projekt gut einschätzen und effizient aufteilen zu können, brauchst du eine professionelle Budgetplanung.

Bei jedem Projekt – unabhängig von seiner Größe und Komplexität – steht nur eine begrenzte Menge an Mitteln zur Verfügung. Um diese Mittel gekonnt einzusetzen, ist eine gründlich durchdachte und gut organisierte Budgetplanung nicht nur sinnvoll. Sondern sogar eine wichtige Voraussetzung für den Projekterfolg.

Budgetierung: Was ist Budgetplanung im Projektmanagement?

Die Budgetplanung, auch Budgetierung genannt, beinhaltet im Projektmanagement  alle Vorgänge, die zum

  • Aufstellen,
  • Anpassen und
  • Bewilligen


eines Projektbudgets erforderlich sind. Die Bewilligung kann dabei durch

  • den Auftraggeber,
  • den Lenkungsausschuss oder
  • die Förderstellen


erfolgen.

Funktionen der Budgetplanung - Welche Ziele verfolgt man mit der Budgetplanung?

Die Budgetierung bzw. Budgetplanung deiner Projekte erfüllt diverse Funktionen, deren Ausrichtung sich im Verlauf des Projekts ändert. Betrachten wir also die Aufgaben der Budgetierung in den unterschiedlichen Projektphasen:

Vor dem Projektstart

Durch das Aufzeigen des voraussichtlichen Budgets kannst du vor dem Projektstart dem Auftraggeber:

  • klare Ziele präsentieren,
  • die dazu notwendigen Schritte definieren,
  • die einzelnen Teilprojekte aufeinander abstimmen
 
und ihn damit überzeugen, dir die erforderliche Finanzierung zur Verfügung zu stellen.


Nach dem Projektstart

Im Verlauf des Projekts hilft dir die Budgetplanung unter anderem bei diesen Projektaufgaben und -vorgängen:

  • Präsentation klarer Ziele
  • Definition der dafür notwendigen Schritte
  • Abstimmung der einzelnen Teilprojekte
  • Fortschrittsmessung
  • Leistungsbeurteilung
  • Mitarbeitermotivation
 
Damit ist die Budgetplanung ein wichtiges Instrument sowohl im Projekt- als auch im Ressourcenmanagement sowie für die Ressourenplanung. Die Vorteile der Budgetierung nutzt du in der Planungsphase, aber auch beim Projektreporting und Controlling, also während der gesamten Projektlaufzeit.
 

Wann sollte die Budgetplanung stattfinden?

Die Budgetplanung solltest du vor dem Start des Projekts durchführen, denn mit einem klaren Kostenrahmen kannst du mit den Geldgebern verhandeln, um die notwendigen Mittel zu erhalten.

Tatsächlich werden die entscheidenden Stakeholder einem Projekt auch erst dann zustimmen, wenn es realistisch und transparent budgetiert ist.

 

Im Stakeholdermanagement ist eine realistische, transparente Budgetierung das A und O – und bei deiner Projektplanung sollte sie einer der ersten Schritte sein. Dabei ist ein passendes, genehmigtes Budget auch in deinem eigenen Interesse, um das Projektziel möglichst störungsfrei und "in time" zu erreichen.


Wie funktioniert die Budgetplanung im Projektmanagement?

Es gibt zwei Schritte, die du bei der Budgetierung durchführen kannst:


Die erste Aufwandsabschätzung

Für die Abschätzung des Aufwands sind vor allem zwei Fragen wichtig:

  • Wieviel Zeit wirst du brauchen, um das Projekt ins Ziel zu bringen?
  • Wie viele Mitarbeiter benötigst du dazu?

Die Antworten auf diese beiden Fragen bieten dir den grundlegenden Rahmen für die Aufwandsabschätzung, auf der du daraufhin aufbauen kannst.


Die zusätzliche Sicherheitsspanne

Zu Beginn des Projekts sind viele Faktoren noch unklar. Deshalb ist es gut, wenn du in deine Budgetplanung einen Puffer – eine Sicherheitsspanne – einbaust, um diese Unsicherheiten abzufangen.

Um die Investoren besser zu überzeugen, kannst du auch den voraussichtlich minimalen und maximalen Budgetwert aufzeigen. Weichen diese beiden Werte voneinander erheblich ab, kann es ein Zeichen dafür sein, dass die Budgetierung für dein Projekt noch nicht ausgereift genug ist und besser definiert werden sollte.

Welche unterschiedlichen Arten der Budgetplanung gibt es?

Es ist zwischen zwei Arten der Budgetierung zu unterscheiden:

Die Top Down Budgetierung

Bei dieser Form der Budgetplanung bekommt der Projektleiter klare Vorgaben vom Management. Das Management legt die Ziele fest und gibt das Geld frei. Bei der Budgetplanung im Unternehmen wäre es beispielsweise der Vorstand, der die Entwicklung damit beauftragt, ein bestimmtes Produkt zu verbessern. Das Budget im Unternehmen wird dafür schon im Voraus festgelegt.

Die Bottom Up Budgetierung

Bei dieser Form wird der Budgetbedarf erst in den beteiligten Abteilungen ermittelt und dann an die nächsthöhere Ebene weitergereicht. Auf der Managementebene wird dann der gesamte Budgetbedarf errechnet und bewilligt.


Warum wird Top Down Budgetplanung meist bevorzugt?

Auch wenn die Bottom Up Methode die Mitarbeiter besser einbindet und damit stärker motiviert, wird in der Praxis die Budgetierung Top Down bevorzugt. Der Grund dafür ist, dass bei der Top Down Planung der Budgetierungsprozess schneller, effizienter und damit kostengünstiger durchgeführt werden kann. Aber auch diese Planung darf die Expertise der Mitarbeitenden nicht gänzlich ausblenden: Ein "von oben übergestülptes" Budget ist dem Projekt kaum dienlich.

Die Projektleitung ermittelt das nötige Budget und definiert eine etwaige Abweichung; auf dieser Basis genehmigt das Management die Projektbudgetierung. Das Thema "Budget" ist ein besonders sensibles, und vom Teammitglied über das PM bis hin zu den Stakeholdern ist es mit jeweiligen Einzelinteressen verknüpft. Dementsprechend wichtig ist eine faktengetriebene, faire Kommunikation aller Beteiligten auf Augenhöhe.


Worauf solltest du bei der Budgetplanung besonderen Wert legen?

Es ist ratsam, dass du dich bei der Planung deines Budgets an die folgenden Grundregeln hältst:

Return on Investment beachten

Bei jedem Projekt solltest du darauf achten, dass dein Budget realistisch bleibt, denn auch du brauchst deinen Return on Investment. Daher ist es wichtig, deine eigene Gewinnspanne bei der Budgetplanung nicht zu niedrig anzusetzen.

Unterschiedliche Finanzquellen erschließen

Es ist immer von Vorteil, nicht nur von einem Investor abhängig zu sein. Deshalb ist es ratsam, wenn du dich über die aktuellen Zuschussmöglichkeiten informierst. Diese können nicht nur staatlich, sondern auch privatwirtschaftlich, beispielsweise von einer Stiftung, organisiert sein.

Bekommst du diese Zuschüsse bewilligt, kannst du jedem Investor versichern, dass er nicht das gesamte Projektrisiko allein trägt. Das verbessert deine Verhandlungsposition erheblich.

Die Mitarbeiter einbeziehen

Wenn es für dich möglich ist, beziehe dein Team in die Budgetplanung mit ein. Die Mitarbeiter – als Fachexperten – können mit ihrem Wissen und ihrer Erfahrung wichtige Informationen beitragen, die eine Aufwandsabschätzung sicherer und genauer machen.

Bist du in einem großen Projekt eingebunden und kannst die Budgetplanung nicht selbst übernehmen, musst du natürlich delegieren. Ganz dringend abzuraten ist allerdings davon, die Budgetplanung allein der Buchhaltung zu überlassen. Sowohl die Verwaltung wie auch – und vor allem – die ausführenden Teams sollten an der Budgetierung unbedingt beteiligt werden.

Setze die richtige Sicherheitsmarge ein

Unabhängig davon, wie sorgfältig du dein Budget planst: Du kannst niemals alles voraussehen. Deshalb ist eine Sicherheitsmarge bei der Budgetplanung wichtig. Allerdings solltest du deine Ausgaben nicht zu hoch ansetzen. Dies schreckt die potenziellen Auftraggeber ab.

Eine Sicherheitsmarge von 5% kann bei Risikoposten akzeptabel sein. Eine bessere und üblichere Methode besteht darin, einen Aufschlag für Verwaltungsgebühren auf 10% des Gesamtbudgets zu setzen. Dies ist ein legitimer und angemessener Posten in jeder Budgettabelle.

Plane Verzögerungen ein

Bei der Budgetierung solltest du außerdem berücksichtigen, dass du die Zeit- und Aufwandsabschätzungen aus den Fachabteilungen nur sehr vorsichtig übernehmen solltest. Denn erfahrungsgemäß beurteilen die Mitarbeiter ihren Arbeitsumfang sehr optimistisch.

Deshalb ist es gut für dich, in solchen Fällen eine zeitliche Sicherheitsmarge von 20 % hinzuzurechnen.

Überwache das Budget regelmäßig (Budgetierung-Controlling)

Ein Projektbudget ist immer nur eine vorläufige Abschätzung der Projektkosten. Der tatsächliche Bedarf ergibt sich erst im Projektverlauf selbst. Deshalb ist regelmäßiges Controlling der Budgetierung von großer Bedeutung.

Beim Budgetplanung-Controlling ist der Vergleich der tatsächlichen mit den geplanten Ausgaben entscheidend. Damit kannst du rechtzeitig abschätzen, an welcher Stelle du lenkend eingreifen musst, um zusätzliche Ressourcen bereitzustellen.

Halte die Kommunikation mit deinem Team

Du kannst das Projekt nicht allein zum Erfolg bringen: Du brauchst deine Mitarbeiter. Deshalb ist der stetige Kontakt zu deinem Team bei der Budgetplanung sehr wichtig.

Eine intensive Kommunikation ermöglicht es Dir,

  • wertvolle Teambeziehungen aufzubauen,
  • abteilungsübergreifend zu agieren,
  • die Arbeitsabläufe zu harmonisieren,
  • die Mitarbeiter zu motivieren und
  • kreativ Lösungen zu schaffen.

Mit dieser Vorgehensweise kannst du unangenehmen – und im laufenden Projekt sehr teuren – Risikofaktoren wie beispielsweise Überarbeitung, Ausstieg oder Unfall effektiv entgegenwirken. Damit reduzierst du deine Ausgaben und kannst dein Projektbudget besser einhalten.

 

Fazit

Die richtige, akkurate Budgetierung ist von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, die Investoren zu überzeugen oder den Projektfortschritt zu überwachen. Denn gerade bei dem Budget geht es um das, worauf jedes Projekt dringend angewiesen ist – das Geld für dich, deine Ideen und deine Mitarbeiter.

  • Kann ich die Einhaltung der Budgetplanung überwachen?

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    Mehr zum Thema Can Do und Budget auf unserer Funktionsseite.

  • Und was ist mit den anderen Projektrisiken?

    Can Do bietet dir einen KI-gestützten Risikobericht, der dir einen Überblick über aktuelle und zukünftige Risiken in deinem Projekt verschafft. Außerdem unterstützt dich die KI dabei, die richtigen Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

    Erfahre mehr auf unserer Funktionsseite zum Thema Analysen und Berichte.

  • Wie informiere ich meine Stakeholder?

    Ob Budgetplanung oder Budgetkontrolle: mit Can Do werden deine Stakeholder jederzeit über den aktuellen Stand informiert – auf sprichwörtlichen Knopfdruck und dank der Integration z.B. von MS Office® in den Dateiformaten ihrer Wahl.

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