Um die notwendigen finanziellen Ressourcen für dein Projekt gut einschätzen und effizient aufteilen zu können, brauchst du eine professionelle Budgetplanung.
Bei jedem Projekt – unabhängig von seiner Größe und Komplexität – steht nur eine begrenzte Menge an Mitteln zur Verfügung. Um diese Mittel gekonnt einzusetzen, ist eine gründlich durchdachte und gut organisierte Budgetplanung nicht nur sinnvoll. Sondern sogar eine wichtige Voraussetzung für den Projekterfolg.
Die Budgetplanung, auch Budgetierung genannt, beinhaltet im Projektmanagement alle Vorgänge, die zum
eines Projektbudgets erforderlich sind. Die Bewilligung kann dabei durch
erfolgen.
Die Budgetierung bzw. Budgetplanung deiner Projekte erfüllt diverse Funktionen, deren Ausrichtung sich im Verlauf des Projekts ändert. Betrachten wir also die Aufgaben der Budgetierung in den unterschiedlichen Projektphasen:
Durch das Aufzeigen des voraussichtlichen Budgets kannst du vor dem Projektstart dem Auftraggeber:
Im Verlauf des Projekts hilft dir die Budgetplanung unter anderem bei diesen Projektaufgaben und -vorgängen:
Die Budgetplanung solltest du vor dem Start des Projekts durchführen, denn mit einem klaren Kostenrahmen kannst du mit den Geldgebern verhandeln, um die notwendigen Mittel zu erhalten.
Tatsächlich werden die entscheidenden Stakeholder einem Projekt auch erst dann zustimmen, wenn es realistisch und transparent budgetiert ist.
Es gibt zwei Schritte, die du bei der Budgetierung durchführen kannst:
Für die Abschätzung des Aufwands sind vor allem zwei Fragen wichtig:
Die Antworten auf diese beiden Fragen bieten dir den grundlegenden Rahmen für die Aufwandsabschätzung, auf der du daraufhin aufbauen kannst.
Zu Beginn des Projekts sind viele Faktoren noch unklar. Deshalb ist es gut, wenn du in deine Budgetplanung einen Puffer – eine Sicherheitsspanne – einbaust, um diese Unsicherheiten abzufangen.
Um die Investoren besser zu überzeugen, kannst du auch den voraussichtlich minimalen und maximalen Budgetwert aufzeigen. Weichen diese beiden Werte voneinander erheblich ab, kann es ein Zeichen dafür sein, dass die Budgetierung für dein Projekt noch nicht ausgereift genug ist und besser definiert werden sollte.
Es ist zwischen zwei Arten der Budgetierung zu unterscheiden:
Bei dieser Form der Budgetplanung bekommt der Projektleiter klare Vorgaben vom Management. Das Management legt die Ziele fest und gibt das Geld frei. Bei der Budgetplanung im Unternehmen wäre es beispielsweise der Vorstand, der die Entwicklung damit beauftragt, ein bestimmtes Produkt zu verbessern. Das Budget im Unternehmen wird dafür schon im Voraus festgelegt.
Bei dieser Form wird der Budgetbedarf erst in den beteiligten Abteilungen ermittelt und dann an die nächsthöhere Ebene weitergereicht. Auf der Managementebene wird dann der gesamte Budgetbedarf errechnet und bewilligt.
Auch wenn die Bottom Up Methode die Mitarbeiter besser einbindet und damit stärker motiviert, wird in der Praxis die Budgetierung Top Down bevorzugt. Der Grund dafür ist, dass bei der Top Down Planung der Budgetierungsprozess schneller, effizienter und damit kostengünstiger durchgeführt werden kann. Aber auch diese Planung darf die Expertise der Mitarbeitenden nicht gänzlich ausblenden: Ein "von oben übergestülptes" Budget ist dem Projekt kaum dienlich.
Es ist ratsam, dass du dich bei der Planung deines Budgets an die folgenden Grundregeln hältst:
Bei jedem Projekt solltest du darauf achten, dass dein Budget realistisch bleibt, denn auch du brauchst deinen Return on Investment. Daher ist es wichtig, deine eigene Gewinnspanne bei der Budgetplanung nicht zu niedrig anzusetzen.
Es ist immer von Vorteil, nicht nur von einem Investor abhängig zu sein. Deshalb ist es ratsam, wenn du dich über die aktuellen Zuschussmöglichkeiten informierst. Diese können nicht nur staatlich, sondern auch privatwirtschaftlich, beispielsweise von einer Stiftung, organisiert sein.
Bekommst du diese Zuschüsse bewilligt, kannst du jedem Investor versichern, dass er nicht das gesamte Projektrisiko allein trägt. Das verbessert deine Verhandlungsposition erheblich.
Wenn es für dich möglich ist, beziehe dein Team in die Budgetplanung mit ein. Die Mitarbeiter – als Fachexperten – können mit ihrem Wissen und ihrer Erfahrung wichtige Informationen beitragen, die eine Aufwandsabschätzung sicherer und genauer machen.
Bist du in einem großen Projekt eingebunden und kannst die Budgetplanung nicht selbst übernehmen, musst du natürlich delegieren. Ganz dringend abzuraten ist allerdings davon, die Budgetplanung allein der Buchhaltung zu überlassen. Sowohl die Verwaltung wie auch – und vor allem – die ausführenden Teams sollten an der Budgetierung unbedingt beteiligt werden.
Unabhängig davon, wie sorgfältig du dein Budget planst: Du kannst niemals alles voraussehen. Deshalb ist eine Sicherheitsmarge bei der Budgetplanung wichtig. Allerdings solltest du deine Ausgaben nicht zu hoch ansetzen. Dies schreckt die potenziellen Auftraggeber ab.
Eine Sicherheitsmarge von 5% kann bei Risikoposten akzeptabel sein. Eine bessere und üblichere Methode besteht darin, einen Aufschlag für Verwaltungsgebühren auf 10% des Gesamtbudgets zu setzen. Dies ist ein legitimer und angemessener Posten in jeder Budgettabelle.
Bei der Budgetierung solltest du außerdem berücksichtigen, dass du die Zeit- und Aufwandsabschätzungen aus den Fachabteilungen nur sehr vorsichtig übernehmen solltest. Denn erfahrungsgemäß beurteilen die Mitarbeiter ihren Arbeitsumfang sehr optimistisch.
Deshalb ist es gut für dich, in solchen Fällen eine zeitliche Sicherheitsmarge von 20 % hinzuzurechnen.
Ein Projektbudget ist immer nur eine vorläufige Abschätzung der Projektkosten. Der tatsächliche Bedarf ergibt sich erst im Projektverlauf selbst. Deshalb ist regelmäßiges Controlling der Budgetierung von großer Bedeutung.
Beim Budgetplanung-Controlling ist der Vergleich der tatsächlichen mit den geplanten Ausgaben entscheidend. Damit kannst du rechtzeitig abschätzen, an welcher Stelle du lenkend eingreifen musst, um zusätzliche Ressourcen bereitzustellen.
Du kannst das Projekt nicht allein zum Erfolg bringen: Du brauchst deine Mitarbeiter. Deshalb ist der stetige Kontakt zu deinem Team bei der Budgetplanung sehr wichtig.
Eine intensive Kommunikation ermöglicht es Dir,
Mit dieser Vorgehensweise kannst du unangenehmen – und im laufenden Projekt sehr teuren – Risikofaktoren wie beispielsweise Überarbeitung, Ausstieg oder Unfall effektiv entgegenwirken. Damit reduzierst du deine Ausgaben und kannst dein Projektbudget besser einhalten.
Die richtige, akkurate Budgetierung ist von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, die Investoren zu überzeugen oder den Projektfortschritt zu überwachen. Denn gerade bei dem Budget geht es um das, worauf jedes Projekt dringend angewiesen ist – das Geld für dich, deine Ideen und deine Mitarbeiter.
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