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Projektstrukturplan – das Wichtigste auf einen Blick 

 

Möchtest Du ein Projekt richtig organisieren, solltest Du ihm Struktur verleihen, also Dir einen Projektstrukturplan anlegen. Wie Du das machst, erfährst Du in diesem Beitrag.

Projekte sind nicht immer einfach und überschaubar. Sind die Aufgaben komplex und vielschichtig, kann es sein, dass Du viele Projektabschnitte gleichzeitig im Auge behalten musst.

Wie machst Du das?
Der beste Weg ist es, Dir einen Projektstrukturplan (PSP) anzulegen.

 

Projektstrukturplan Definition:
Was ist ein Projektstrukturplan?

Ein PSP ist eine Übersicht, die das Gesamtprojekt in einzelne Abschnitte – Teil- und Arbeitspakete – aufteilt.

Damit kannst Du auf einen Blick sehen,

  • welche Aufgabe der einzelne Abschnitt erfüllt
  • welche Kosten und Termine eingehalten werden sollen,
  • wer für das Controlling zuständig ist und
  • wer die Verantwortung für den Teilabschnitt trägt.

 

Warum ist ein Projektstrukturplan sinnvoll?

Besteht ein Projekt aus mehr als nur einer einzelnen Aufgabe, wird es schnell wichtig, den Überblick zu behalten.
Diesen Überblick verschafft Dir ein PSP.

Welche Rolle spielt ein Projektstrukturplan beim Projektmanagement?

Der PSP ist das zentrale Werkzeug für

  • Planung
  • Kommunikation
  • Controlling



Er ist deshalb die Grundlage des gesamten Projektmanagements, denn in einem gut aufgestellten PSP siehst Du sofort alle Informationen, die Du zum Managen eines Projekts benötigst. Du kannst diese Informationen aktualisieren, teilen und vervollständigen.

Der Projektstrukturplan wird daher häufig als “Mutter aller Pläne” bezeichnet.

Wann sollte ein Projektstrukturplan erstellt und eingesetzt werden?

Der PSP hilft Dir sowohl in der Startphase wie auch in der Umsetzungsphase eines Projekts.

PSP in der Startphase

Während der Startphase gibt Dir PSP eine gute Gliederung, nach der Du die Arbeitspakete und die Verantwortlichkeiten aufteilen kannst.

PSP in der Umsetzungsphase

Während der Umsetzungsphase ist PSP vor allem für das Controlling wichtig. Damit kannst Du die Projektfortschritte mit den getätigten Ausgaben und dem vorgesehenen Zeitplan abgleichen.

Was sind die Vorteile eines Projektstrukturplanes?

Als Grundlage der gesamten Projektplanung liefert Dir der PSP eine Reihe bedeutender Vorteile.
Dazu zählen vor allem:

Eine bessere Übersicht

Wenn Du einen Projektstrukturplan anlegst, ordnest Du alle anstehenden Aufgaben in Projektmanagement Arbeitspakete.
Das Gesamtprojekt erhält dadurch einen logischen, in sich geschlossenen und strukturierten Aufbau.
Dies erleichtert Dir die Übersicht über die einzelnen Projektabschnitte und Aufgabenbereiche.

Eine zugewiesene Verantwortung

Sind die einzelnen Arbeitspakete festgelegt, kannst Du die passenden Personen benennen, die die Abschnitte überwachen und die Verantwortung dafür tragen sollen. Damit hast Du sofort einen definierten Ansprechpartner für alle dazugehörigen Aufgaben.
Hast Du die Verantwortung für die einzelnen Bereiche gut verteilt, hast Du mehr Zeit, um Dich um das Management des Gesamtprojekts zu kümmern.

Eine schnelle Fortschrittsmessung

Durch eine klare Verantwortung hast Du immer eine Anzahl von Personen, die Dich über den Fortschritt in ihren Bereichen auf dem Laufenden halten. Damit kannst Du sowohl den Aufgabenstand überprüfen wie auch dafür sorgen, dass – bei Bedarf – die einzelnen Aufgaben anders verteilt werden.

Dies kann beispielsweise dann gut sein, wenn Du siehst, dass in einem Arbeitspaket der Fortschritt hinter dem Zeitplan liegt, während ein anderes Team mit seinen Aufgaben schneller fertig wurde.

Eine zügige Anpassung

Als Projektmanager bist Du mit einem Projektstrukturplan stets am Ruder. Siehst Du, dass sich die Anforderungen geändert haben, kannst Du sofort reagieren und, falls erforderlich, die Arbeitspakete neu verteilen, externes Personal hinzuziehen oder zusätzliche Ressourcen zuweisen.

Damit bleibst Du flexibel und kannst schnell wie auch sicher auf die Änderung der Vorgaben reagieren.

Eine übersichtliche Kostenkontrolle

In dem Projektstrukturplan wird für jede Aufgabe ein Budget bereitgestellt. Je nachdem, wie groß Dein Projekt ist, kannst Du die Einhaltung des Budgets entweder selbst überwachen oder Dich von den Verantwortlichen darüber informieren lassen.

Damit hast Du die Ausgaben gut im Blick und kannst diese nach Bedarf steuern.

Eine einfache Zeitplanüberwachung

Jeder Aufgabe wird im PSP die dafür vorgesehene Zeit zugewiesen. Ein PSP ermöglicht es Dir auch, Abhängigkeiten festzulegen, mit denen Du genau erkennen kannst, wo die kritischen Aufgaben liegen, die die Erfüllung anderer Arbeitspakete verzögern könnten. Merkst Du, dass die Teams mit den kritischen Aufgaben hinter dem Zeitplan liegen, kannst Du schnell zusätzliche Ressourcen zuweisen, um die Mitarbeiter zu unterstützen.

So stellst Du sicher, dass das Gesamtprojekt die gesetzten Zeitvorgaben erfüllen kann.

Die Qualitätskontrolle

Die Qualität des gesamten Projekts kann nur dann den Vorgaben der Stakeholder entsprechen, wenn die Qualität der einzelnen Projektabschnitte stimmt. Jeder Aufgabe werden im PSP daher bestimmte Spezifikationen zugewiesen. Diese müssen erfüllt werden, damit der Abschnitt als abgeschlossen angesehen werden kann.

Als Projektmanager hast Du es mit dem Projektstrukturplan einfach, die Ergebnisse der Arbeit zu überprüfen und, falls erforderlich, die Arbeit schnell nachbessern zu lassen.

Ein starkes Teamgefühl

IRido-1_Fotolia-1m PSP kannst Du Kommunikationspunkte definieren und diese dazu nutzen, um Team-Brainstorming zu organisieren. Dies fördert die Zusammenarbeit im Team. Fühlen sich die Team-Mitglieder in die Projektorganisation einbezogen, sind sie deutlich motivierter
und engagierter bei der Umsetzung ihrer Aufgaben.

 

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Projektstrukturplan erstellen: Wie ist ein Projektstrukturplan aufgebaut?

Es gibt viele Möglichkeiten, einen PSP aufzubauen.

Die am häufigsten verwendeten Formen sind:

Funktionsorientierter Projektstrukturplan

Bei dem funktionsorientierten Ansatz wird das Projekt nach den Funktionen gegliedert. Projektstrukturplan Beispiel könnte etwa sein: Entwicklung, Fertigung, Vertrieb. Vorteil dieser Projektstrukturplan Vorlage ist eine vertraute Unternehmensorganisation, die den vorhandenen Fachabteilungen entspricht. Somit ist jedem Mitarbeiter sofort klar, welche Aufgaben die jeweiligen Arbeitspakete beinhalten, wer die Ansprechpartner sind und wo die Verantwortungsbereiche liegen.

Dieser Ansatz wäre für Dich deshalb in einer etablierten Unternehmensstruktur sehr einfach umzusetzen.

Objektorientierter Projektstrukturplan

Ist der Projektstrukturplan objektorientiert, wird eine Vielzahl ähnlicher Aufgaben parallel organisiert und aufgebaut. Ein solches Projektstrukturplan Arbeitspakete Beispiel ist etwa ein Stadtfest, bei dem jeder Verkaufsstand als gesondertes Teilprojekt betrachtet wird.

In so einem Fall wäre zwar auch eine funktionsorientierte Arbeitsweise möglich. Mit dem objektorientierten PSP verringerst Du jedoch Deinen Organisationsaufwand erheblich.

Phasenorientierter Projektstrukturplan

Ist der Projektstrukturplan phasenorientiert, wird dieser nach den jeweiligen Projektphasen geordnet.

Eine solcher Beispiel Projektstrukturplan ist vor allem in Entwicklungsprojekten sinnvoll, denn dann kannst Du jede Entwicklungsphase als ein eigenständiges Teilprojekt behandeln und organisieren.

Denkbar sind allerdings auch unterschiedlichste Mischformen an PSP.

Die Entscheidung darüber, welche Vorlage des Projektstrukturplans für das jeweilige Gesamtprojekt die richtige ist und nach welchem Arbeitspakete Beispiel Du Dich schließlich richtest, liegt natürlich bei Dir als Projektmanager.

 

Wie erstellt man einen Projektstrukturplan?

Was ist der beste Weg, um einen Projektstrukturplan anzulegen?

Wir zeigen Dir, wie es funktioniert.
Ein gutes PSP Projekt wird in 6 Schritten aufgestellt.

Alle Aufgaben auflisten

Der erste Schritt, die Grundlage im PSP Projektmanagement, besteht darin, alle Aufgaben, die erledigt werden müssen, genau aufzulisten. Wenn Du kannst, wäre es gut, in dieser Phase das gesamte Team einzubinden. Durch Brainstormings oder Mind-Mapping stellst Du sicher, dass alle Einzelheiten vollständig berücksichtigt worden sind und nichts vergessen wurde.

Die Aufgaben sortieren

Die Liste mit den Aufgaben sollte im nächsten Schritt sortiert werden. Die Sortierung kannst Du nach Themen oder nach Zeiten durchführen. Welche Methode Dir passender erscheint, bestimmst Du, denn welche Vorgehensweise die richtige ist, hängt ganz und gar von dem aktuellen Projekt ab.

Die Arbeitspakete definieren

Sind die Aufgaben sortiert, solltest Du die Arbeitspakete definieren. Die einzelnen Arbeitspakete brauchen dabei nicht besonders fein strukturiert zu sein. Solltest Du Dich doch für eine detaillierte Struktur entscheiden, wäre es gut, dieselbe Feinaufteilung im gesamten PSP beizubehalten.

Die Verantwortlichkeiten zuordnen

Sind die einzelnen Arbeitspakete klar definiert, mit Überschriften versehen und in die Hierarchie eingefügt, geht es um die Frage der Verantwortlichkeit. Als Verantwortungsperson solltest Du jemanden auswählen, der sowohl mit dem Thema bestens vertraut wie auch als Manager fähig ist. Nur wenn die Person diese beiden Voraussetzungen erfüllt, hast Du einen guten Verantwortlichen gefunden.

Den Zeitplan festlegen

Hast Du die Verantwortlichen ausgewählt, solltest Du den Zeitplan für die Erfüllung der jeweiligen Arbeitspakete festlegen. Dafür brauchst Du für jedes Arbeitspaket ein klar definiertes Start- und Enddatum. Bei der Zeitplanung solltest Du ganz besonders auf die Prioritäten und die Abhängigkeiten achten, also die Reihenfolge der Arbeitspakete immer gut im Blick behalten, denn manche Aufgaben kannst Du parallel laufen lassen, andere können nur nacheinander erledigt werden.

Die Dokumentation erstellen

Im letzten Schritt solltest Du alles gut dokumentieren. Dafür ist es wichtig, jede Teilaufgabe mit einer festgelegten Arbeitspaket-Nummer zu versehen. Damit kannst Du das Arbeitspaket der richtigen Stelle im PSP sofort zuordnen. Ob Du die Dokumentation als eine Excel-Liste, Post-It-Bild oder als grafisches Chart anlegst, ist Deine Entscheidung. Du solltest allerdings daran denken, die Dokumentation wartungsfreundlich zu gestalten. Damit sparst Du Deine Zeit, wenn der Projektstrukturplan schnell angepasst werden muss.

 

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Fazit

Einen PSP richtig anzulegen, ist für jedes Projekt sehr wichtig. Ein guter, übersichtlicher und vollständiger PSP erleichtert das Projektmanagement erheblich. Bei komplexen Projekten macht er das gesamte Projektmanagement sogar erst möglich.

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