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Projekte mit Projektsteuerung zum Erfolg führen

Niemand mag es, wenn sich ein Projekt anders entwickelt, als es die Projektplanung vorgesehen hat! Es ist Aufgabe der Projektsteuerung, eine solche Entwicklung frühzeitig zu verhindern. Aber wie soll das funktionieren? Wie profitiert Dein nächstes Projekt davon? Und warum ist die Projektsteuerung mit Can Do besonders einfach?

 

1. Das ist Projektsteuerung

Was bedeutet Projektsteuerung? Diese Frage wird, abhängig vom Unternehmen oder Projektmanagement, oftmals unterschiedlich beantwortet. Je nach Team- und Projektgröße sind die Aufgaben der Projektsteuerung und der Projektleitung manchmal deckungsgleich und werden vom selben Team oder Mitarbeiter erledigt. Diese praxisorientierte Interpretation der Projektsteuerung hat manchmal auch ihre Daseinsberechtigung, aber wenn wir die Funktionsbereiche klar zuordnen wollen, sieht das Ganze so aus: 

  • Das Projektmanagement bildet die Gesamtheit aller Planungen und Tätigkeiten rund um das Projekt, vom
               Leistungsbild bis zum Abschluss, ab. Dazu gehören auch die Budgetierung und das
    Projektcontrolling (bzw. die
               Projektsteuerung).
     
  • Die Projektleitung ist zuständig für die operativen Gesichtspunkte eines Projekts. 
  • Die Projektsteuerung schließlich kümmert sich, befreit von operativer Tätigkeit oder Personalverantwortung, um das
               Controlling des Projekts und sorgt dafür, dass es auf Kurs bleibt.  

2. So funktioniert Projektsteuerung

Wenn Du bereits eine gut funktionierende Projektplanung in Dein Projektmanagement integriert hast, verfügst Du über einen sehr guten Überblick über den Projektfortschritt und siehst, welche Arbeitspakete gerade erledigt werden. Ebenso wird veranschaulicht, welche Meilensteine bald erreicht werden sollen. Kurz: Du kennst den aktuellen Ist-Zustand Deines Projekts genauso wie seinen Soll-Zustand. Aufgabe der Projektsteuerung ist nun, frühzeitig einzugreifen, sobald sich eine Abweichung zwischen Soll und Ist abzeichnet. Hierfür kontrolliert die Projektsteuerung während der gesamten Projektdauer u.a. das Erreichen der Meilensteine, die Einhaltung der (Zwischen-)Termine sowie das angefallene Budget. 

Um Dein Projekt in der Spur zu halten, beinhaltetet die Projektsteuerung eine ganze Reihe an Werkzeugen und Maßnahmen, mit denen wirksam in den Projektablauf eingegriffen werden kann. Dazu gehören zum Beispiel: 

  • Anpassung des Leistungsumfangs
  • Erweiterung oder Reduzierung der Personalressourcen und des Budgets 
  • Anpassung des Zeitrahmens
  • Änderung des gesamten Projektauftrags
  • Anpassung der Meilensteine
  • Einberufung von Troubleshooting-Meetings 

     

 Weitere Projektsteuerungs-Aufgaben findest Du bei business-wissen.de. 


3. Die Rolle der Projektsteuerung im Projektmanagement

Projektsteuerung und -controlling: Das hört sich zunächst  nach Kontrolle und Maßregelung an. Tatsächlich aber bedeutet Projektsteuerung ein größeres Maß an Freiheit für alle operativ am Projekt Mitwirkenden! Denn weil mit der Projektsteuerung ein/e Mitarbeiter/in ständig wichtige Punkte wie Budget, Zeitplan oder Qualität im Blick hat, nötigenfalls Alarm schlägt und geeignete Steuerungsmaßnahmen anordnet, kann sich das Team besser auf die Erledigung der eigenen Arbeitspakete konzentrieren. Und wenn für das Projektmanagement und die Projektsteuerung eine Projektmanagement Software eingesetzt wird, erledigt sich auch das Reporting beinahe nebenbei. 

Bei der Projektsteuerung geht es nicht nur darum, den geplanten Ablauf einzuhalten, sondern die Projektplanung ständig zu optimieren: Eine gute Projektsteuerung hält Dein Projekt auf Kurs. Eine optimierte Projektsteuerung macht es zudem möglich, dass Du das Projektziel schneller erreichst als gedacht. Somit ist die Projektsteuerung ein Qualitäts- und Erfolgsfaktor für Dein gesamtes Projekt. 

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4. Projektsteuerung kostet Zeit und Geld

Wir haben bisher erfahren, dass sich die Projektsteuerung positiv auf das Kostencontrolling und die Einhaltung des Zeitplans eines Projekts auswirkt. Aber wie schaut es mit dem Aufwand für die Projektsteuerung selbst aus? Wie viel Projektzeit und Projektbudget solltest Du für die Projektsteuerung einplanen? 

Das Projektmanagement muss die Projektsteuerung in die Planung von Anfang an einbeziehen. Mit einer konsequenten Projektsteuerung kannst Du eine Menge Zeit und Geld sparen – die Rechnung wird aber nur aufgehen, wenn die (mögliche) Ersparnis größer ist als der Aufwand für die Projektsteuerung. 


 Es obliegt also Dir, dem/der Projektmanager/in, der Projektsteuerung so viel Gewicht einzuräumen, wie es für das jeweilige Projekt nötig ist. Ein großes Projekt, das sich über Monate oder Jahre erstreckt, kann sich nicht nur eine eigene Vollzeit-Personalstelle (oder mehrere) für die Steuerung leisten, sondern sollte dieses sogar tun. Am anderen Ende der Skala stehen die eher kleinen, alltäglichen Projekte, bei denen sich das Projektmanagement zusätzlich auch um die Projektsteuerung kümmern kann. Egal, in welchem Umfang, in jedem Falle gilt: Ein Projekt, egal ob groß oder klein, braucht in jeder seiner Entwicklungsphasen einen Projektleiter/in oder Steuermann, der weiß, wo’s langgeht. Und der nicht nur das Schiff, sondern auch die Mannschaft auf Kurs bringt. 

 

5. So hilft Can Do bei der Projektsteuerung

Ohne Projektmanagement Software ist eine sinnvolle Projektsteuerung kaum möglich. Zum Glück bietet Dir der Markt eine große Auswahl an Tools! Auch unsere Software Can Do unterstützt Dich bei der Steuerung Deiner Projekte. Drei Funktionen zeigen dies besonders deutlich:  

5.1 Die Funktion „Analysen und Berichte“

Kennzahlen und aktuelle Daten sind für eine funktionierende Projektsteuerung von zentraler Bedeutung: Denn es ist Aufgabe der Projektsteuerung, keine subjektiven Entscheidungen zu treffen, sondern jeden Eingriff in den Projektablauf mit aktuellen Projektdaten zu begründen. Can Do zeigt Dir – in Echtzeit! – alle wichtigen Kennzahlen zu Deinen Projekten und lässt Dich so die richtigen Entscheidungen treffen.

Erfahre mehr zu Analysen und Berichten 

5.2 Die Künstliche Intelligenz 

Informiert sein, schnell sein, entschlussfreudig sein: Um das Tempo in diesem Projektsteuerungs-Dreiklang kümmert sich die KI von Can Do. Anhand von Simulationen auf Basis einer Vielzahl möglicher Szenarien hilft sie Dir gleich zu Beginn bei der Entscheidung, ob ein Projekt überhaupt machbar ist und steht Dir auch im weiteren Projektverlauf zur Seite – etwa, indem sie Dich rechtzeitig warnt, bevor das Budget aus dem Ruder läuft. 

5.3 Die Schnittstellen 

Ein weiterer Vorteil, der für den Einsatz von Can Do in der Projektsteuerung spricht, sind die möglichen Integrationen: So ermöglicht die Schnittstelle zu JIRA die Kombination aus klassischer Projektplanung und agiler Projektsteuerung. Dank SAP-Integration hast Du Zugriff auf Daten aus SAP-Anwendungen, die sich auf Dein Projekt auswirken. 

Erfahre mehr zu Integrationen bei Can Do. 

 

6. Fazit

Zu Beginn eines Projektes solltest Du festlegen, wie umfangreich die Rolle der Steuerung in Deinem Projekt sein soll. Gerne zeigen wir Dir auf, wie sich Can Do für eine effektive Projektsteuerung einsetzen lässt und wie Du Deine Projektziele erfolgreich realisieren kannst. 

 

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Mit Can Do kannst du - wie der Name schon sagt - einfach alles machen:

  • Projekte präzise und verlässlich planen, selbst wenn dir noch nicht alle Informationen vorliegen.
  • Teams auf Basis von Kapazitäten und Fähigkeiten optimal zusammenstellen, so dass dein Projekt reibungslos voranschreitet.
  • Risiken in deinem Projekt auf ein Minimum reduzieren, in dem du dich von Künstlicher Intelligenz bei Entscheidungen unterstützen lässt.

    Über unseren Newsletter kannst du dich regelmäßig über Neues aus der Welt von Can Do und spannende Themen aus dem Projekt- und Ressourcenmanagement im Allgemeinen informieren.