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Projekte – ob klein und einfach oder groß und komplex – sind keine Selbstläufer. Sie müssen kompetent geplant, professionell organisiert und gekonnt umgesetzt werden. Um sicherzustellen, dass jede Projektphase ihr Ziel erreicht, ist das Projektmanagement – neben guter Planung – auf ein regelmäßiges Projektcontrolling durch den Projektleiter angewiesen.
Projektcontrolling – Die Gründe und Ziele
Ein Projektmanager ist dazu verpflichtet, für ordnungsgemäßen Projektablauf und Fortschritt im Projekt sowie hinsichtlich der Arbeitspakete zu sorgen, um zum Erfolg zu gelangen.
Im Einzelnen heißt es, dass
- die gestellten Aufgaben im Arbeitspaket sachgemäß erfüllt,
- die vorhandenen Ressourcen effizient genutzt,
- die vorgegebenen Ziele und Termine fristgerecht erreicht werden.
Dafür verfügt der Projektleiter / die Projektleiterin über eine weitreichende Kontrollfunktion, die wichtig ist. Um diese erfüllen zu können, steht ihm / ihr Projektcontrolling als Controlling-Werkzeug und Methode bereit.
Der Unterschied zwischen Projektcontrolling und Projektreporting
Nicht zu verwechseln ist das Projektcontrolling mit dem Projektreporting.
Im Gegensatz zum Projektcontrolling, das die Überwachung des gesamten Projekts beinhaltet, bezieht sich das Projektreporting als Methode lediglich auf das Erstellen der Fortschrittsberichte, etwa beim Erreichen der Meilensteine. Somit ist für den/die Projektleiter/in das Projektreporting nur ein kleiner Teil des Controllingprozesses, nicht jedoch sein Ersatz.
Die Vorteile des Projektcontrollings im Projektmanagement
Ein professionelles Projektcontrolling bringt viele Vorteile:
Das Erreichen der Projektziele
Durch die regelmäßige Kontrolle können die Qualität der Planung und erfüllten Aufgaben innerhalb der Arbeitspakete sowie auch der Arbeitsfortschritt (etwa als Meilensteine) innerhalb der Termine und nicht zuletzt die Kosten überprüft werden. Wird bei den Kontrollmaßnahmen im Projektcontrolling und bei seinen Kennzahlen festgestellt, dass die gelieferte Arbeit die gewünschten Qualitätsmaßstäbe nicht erfüllt oder die Projektabschnitte nicht zur vorgegebenen Zeit abgeschlossen sind, kann das Management einschreiten und entgegensteuern.
So können durch Controlling beispielsweise Fehler im Arbeitspaket frühzeitig korrigiert, die Personalstärke erhöht, Kosten eingedämmt oder im Rahmen des Projektcontrollings die Organisationsstrukturen (jede Rolle) innerhalb des Projekts angepasst werden.
Wichtig: Der Erfolg des Projekts, also der Fortschritt / das Erreichen der Projektziele zu den geplanten Kosten, kann durch diese Methode gesichert werden.
Die effiziente Ressourcennutzung
Durch die Methode des systematischen, strategischen Projektcontrollings kann der Projektmanager für optimale Ressourcenverteilung unter den Teams – und den Teammitgliedern – sowie ihrer Arbeitspakete sorgen.
Sind die Ressourcen und Termine sauber aufgeteilt, können sich die Projektmitarbeiter auf ihre Planung und Arbeit konzentrieren, die Terminpläne einhalten, Kennzahlen abgleichen und somit den Projektfortschritt und den gemeinsamen Erfolg sicherstellen.
Die erhöhte Mitarbeitermotivation
Ein ausgereiftes und funktionierendes Kontrollsystem / Projektcontrolling unterstützt die Teams bei ihrer täglichen Arbeit, indem jeder Mitarbeiter stets im Voraus über seine Rolle sowie die laufenden Aufgaben im Arbeitspaket und die Planung / den Fortschritt der nächsten Projektziele / Meilensteine informiert ist.
Wissen die Beteiligten über ihren persönlichen Beitrag (ihre Rolle) im Projekt und ist ihnen dessen Bedeutung bewusst, steigt auch ihre Motivation, zusammen mit dem Team die höchste Leistung zu bringen.
Die verbesserte Disziplin
Mit der Methode des Projektcontrollings kann die Arbeit in den Teams optimal organisiert werden, indem die Aktivitäten jedes einzelnen Mitarbeiters überprüft werden. Erfüllt ein Teammitglied seine Aufgaben – ob versehentlich oder absichtlich – nicht vertragsgemäß und zum geforderten Termin, kann dies durch Analyse der Kennzahlen im Projektcontrolling frühzeitig erkannt werden. Dies ist wichtig und trägt dazu bei, dass Konflikte zwischen den Teammitgliedern (z.B. in Bezug auf Termine oder Arbeitspakete) minimiert werden.
Der Erfolg ist die erhöhte Disziplin und damit ein geordneter Projektablauf.
Die vereinfachte Koordination
Ein gut eingeführtes, stabil eingerichtetes Projektcontrolling erleichtert die Organisation, die Analyse und die Koordination der einzelnen Projektschritte (Arbeitspakete) für jede Rolle.
Auf diese Weise kann das Management seine Aufgaben leichter, effizienter und genauer erfüllen.
Mit der Projektcontrolling Software von Can Do zum modernen Projektmanagement
Projektcontrolling ist eine umfangreiche Aufgabe, die einen klaren Blick fürs Detail erfordert. Eine Vielzahl an Projektcontrolling Methoden bietet zwar unterschiedliche Kontrollansätze für Unternehmen und ihre Projekte. Bei mittleren und schwer überschaubaren – und viel mehr sogar bei großen und komplexen – Projekten kann das notwendige Controlling bis hinein ins einzelne Arbeitspaket und die einzelne Rolle den Projektmanager jedoch schnell überfordern.
Deshalb ist es wichtig und ratsam, sich bei solchen Projekten frühzeitig für die passende Projektcontrolling Software von Can Do zu entscheiden.
Die Vorteile der Software – als Teil der Projektmanagement-Software – sind vielfältig.
Die standardisierten Prozesse
Durch den Einsatz der passenden Projektcontrolling Tools können größere Mengen an Daten übersichtlich geordnet werden. Einzelne Arbeitsabläufe werden dabei standardisiert. Dies spart Zeit (damit Kosten) und erleichtert den Zugriff auf alle erforderlichen Dokumente, Übersichten wie auch Statusberichte zum gewünschten Termin.
Die standardisierten Arbeitsabläufe unterstützen die Zusammenarbeit im Team und erhöhen somit die Produktivität, schon von der Planung weg.
Die integrierten Systeme
Termineinträge, Fortschrittsdaten, Rechnungen, Termine und ähnliche Daten kommen häufig aus unterschiedlichen unternehmensinternen Systemen. Die Methode des manuellen Informationsabgleichs kostet viel Zeit und ist anfällig für Fehler. Die richtige Software für Projektcontrolling koordiniert die gesammelten Daten der Projekte und präsentiert diese in einem klaren und übersichtlichen Format zum gewünschten Termin.
Der Controlling-Prozess kann dadurch exakter, akkurater und effizienter erfolgen.
Die einfache Leistungsbeurteilung
Mit agilem Projektcontrolling kann das Projektteam jederzeit über die geleisteten Aufgaben auf dem Laufenden gehalten werden. Mit dieser Kontrolle kann in Echtzeit über Aufgaben informiert werden, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Das Management weiß dabei immer genau, was der Stand des Projekts zu einem Termin (bzw. sein Fortschritt) ist und an welcher Stelle Korrekturmaßnahmen erforderlich sein könnten.
Die deutlichen und leicht überschaubaren Leistungsberichte helfen dem Projektmanager nicht nur, das Projekt fristgerecht und budgetgetreu (also zu den geplanten Kosten) durchzuführen. Sie können auch dazu benutzt werden, den Kunden über den Projektverlauf zu informieren und damit in 
einzubinden.
Das durchdachte Changemanagement
Kein Projekt verläuft strikt nach Plan. Änderungen, Anpassungen oder Korrekturen (auch bei den Kosten), die von der ursprünglichen Planung abweichen, sind in einem laufenden Projekt unvermeidbar. Zum strategischen Projektcontrolling gehört deshalb auch die Verwaltung sowie die Wirkungsanalyse der durchgeführten Änderungen. Durch die passenden Projektcontrolling Beispiele unterstützt die Software das Management bei der Analyse und Beurteilung der möglichen Korrekturmaßnahmen.
Damit kann der Projektmanager durchdachte und fundierte Entscheidungen für seine Projekte treffen, mit denen das Projektziel am effektivsten erreicht wird.
Die eingebaute Kostenkontrolle
Mit dem Budget, also den Kosten, steht und fällt das Projekt. Deshalb ist es für jeden Projektmanager wichtig, ja sogar von größter Bedeutung, das Projekt im vorgegebenen Budgetrahmen zu halten. Mit den modernen Projektcontrolling Tools kann die gesamte Planung sowie Projektsteuerung mit der dazugehörigen Kostenschätzung für jede Rolle verbunden werden.
Die anstehenden Kosten klar vor Augen, kann das Management nach entsprechender Kontrolle kosteneffiziente Wege für das Unternehmen einschlagen, um das Projekt / die Projekte sicher zum Erfolg zu führen.
Fazit
Das moderne Projektmanagement verlangt fortschrittliche Projektcontrolling Methoden im Unternehmen. Die exakt passende Software für Projektcontrolling kann dem Management bei der Erfüllung seiner Kontrollfunktion bedeutend helfen.
Unser Team steht Ihnen Rede und Antwort!
Mit diversen Projektcontrolling Beispielen ausgestattet, ist die Software von Can Do exzellent sowohl für erfahrene Projektmanager als auch für Anfänger geeignet. Unser Team in Deutschland und in der Schweiz berät Sie bei einem Termin gern zu allen Fragen rund um agiles Projektcontrolling.
