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Wie Du mit guter Projektorganisation den Überblick beim Projektmanagement behältst 

Eine gut durchgeführte, professionell angelegte Projektorganisation ist die Voraussetzung für jedes Projekt, das ein Erfolg werden soll.


Projekte zu organisieren, ist die Aufgabe des Projektmanagements. Nur die richtige Projektorganisation stellt sicher, dass ein Projekt mit dem vorgesehenen Budget und in der geplanten Zeit zu dem gewünschten Ziel führt.

Die Projektorganisation gibt dem Projektmanagement Struktur

Im Projektmanagement fasst die Projektorganisation alle notwendigen Schritte zusammen, um ein Projekt aufzubauen, zu strukturieren und die Verantwortlichkeiten zu regeln.

Organisation heißt in diesem Zusammenhang:

  • die Komplexität zu verringern,
  • den Umfang überschaubar und handhabbar zu halten,
  • die Zeitvorgaben und die Zwischenziele zu definieren wie auch
  • die einzelnen Teams aufeinander abzustimmen.

Damit sorgt die Organisation dafür, dass das Projekt schnell und sicher zu dem gewünschten Abschluss geführt wird.

Was sind typische Formen der Projektorganisation?

Als Projektorganisation-Einführung ist für Dich vor allem die Frage nach den Formen der Projektorganisation zu beantworten.

Es gibt drei Projektorganisationsformen, bei denen jede ihre Daseinsberechtigung sowie ihre Vor- und Nachteile für die Projektorganisation hat. Als Projektmanager gehört es zu Deinen Aufgaben, die  passende Form auszuwählen.

Funktionale Organisationsstruktur

Die funktionale Projektorganisationsform ist in einer Abteilung angesiedelt. Der Fachmanager hat deshalb eine höhere Autorität als der eigentliche Projektleiter. Ein Projektorganisation-Beispiel kann dabei die Vertriebs- oder die Marketingabteilung sein.

Die Vorteile

Die Vorteile dieser Struktur sind:

  • volle Ressourcenkontrolle, daher
  • schnelle Problemlösung,
  • einfache Kommunikation und
  • motivierte Mitarbeiter

 

Die Herausforderungen

Herausforderungen können sich ergeben, da bei der funktionalen Organisationsform:

  • Zugang zu den Experten außerhalb der Funktionsabteilung schwierig sein kann;
  • die Loyalität der Mitarbeiter mehr bei der Fachabteilung und weniger bei dem Projektteam liegt;
  • bei größeren Projekten der gesamte Projekterfolg von der harmonischen Zusammenarbeit vieler funktionaler Projektmanager abhängt;
  • ohne eine stabile Vernetzung mit anderen Abteilungen der Blick für das strategische Gesamtziel verloren gehen kann.

Am besten geeignet ist die funktionale Organisation daher für kleine, überschaubare Teams mit einer klar definierten Aufgabe. Bei großen Projekten solltest Du deshalb eine andere Organisationsform wählen.

Die projektbezogene Organisationsstruktur

Bei der rein projektbezogenen Struktur werden die Teams speziell für das jeweilige Projekt zusammengestellt. Der Projektmanager hat dabei die alleinige Autorität und bestimmt den gesamten Projektverlauf.

Die Vorteile

Zu den Vorzügen dieser Organisationsform gehören:

  • hohe Kontrolle über den Projektverlauf und das Team,
  • alle Ressourcen sind für das Projekt bestimmt, daher
  • einfache Planung von Aufgaben und Verfügbarkeiten,
  • starker Identitätssinn und gute Teamkultur.

Die Herausforderungen

Die projektbezogene Organisation bringt auch Herausforderungen mit sich, da

  • ein komplettes Team für ein Projekt bereitzuhalten, hohe Kosten verursacht;
  • die Rückkehr der Teammitglieder in ihre funktionalen Tätigkeiten nach dem Projektabschluss schwierig – oder sogar unmöglich – sein kann;
  • der hohe Ressourcenverbrauch es Dir schwer macht, mehrere projektbezogene Strukturen gleichzeitig zu betreiben;

Diese Projektstruktur ist deshalb nur für Großprojekte empfehlenswert. Die Struktur ist allerdings einfach zu managen. Du kannst sie dazu nutzen, um Deine Führungsqualitäten auszubauen.

Die Matrix Organisationsstruktur

Bei der Matrixstruktur werden die Ressourcen zwischen der üblichen Arbeit und der Projektarbeit aufgeteilt. Oft tragen dann der Funktionsmanager und der Projektmanager gemeinsam die Verantwortung. Der Projekterfolg hängt deshalb entscheidend von der Kooperationsfähigkeit der beiden Projektmanager ab.

Die Vorteile

Die Vorteile der Matrix-Projektorganisation sind:

  • Die hohe Effizienz, mit der die Ressourcen stets vollständig genutzt werden.
  • Die große Flexibilität, an vielen Aufgaben gleichzeitig zu arbeiten.
  • Die schnelle Reaktionsfähigkeit, mit der sich das Team auf Veränderungen einstellen kann.

 

Die Herausforderungen

Die Matrix-Struktur bringt auch Herausforderungen mit sich, da

  • bei zu vielen Aufgaben, die gleichzeitig erledigt werden sollen, die Mitarbeiter schnell überlastet werden können;
  • schaffen die beiden Projektmanager es nicht, kooperativ zusammenzuarbeiten, ist Streit um Ressourcen und Prioritäten unvermeidbar.


Die Matrixstrukturen sind aufgrund ihrer Flexibilität sehr beliebt. Wichtig bei dieser Organisationsform ist es allerdings, dass Du im fachlichen wie auch im projektbezogenen Anteil den gleichen Projektmanagement-Lebenszyklus und dieselbe Methodik nutzt. Das macht den Wechsel zwischen den beiden Projekten für die Teammitglieder einfach.

Welche Organisationsstruktur für das anstehende Projekt die richtige ist, ist Deine Entscheidung und sollte daher im Einzelfall getroffen werden.

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Wie kann Dich Can Do bei der Projektorganisation unterstützen?

Als erfahrener Partner in allen Fragen der Projektorganisation bietet Can Do Dir vielseitige Projektorganisation Tools, um alle Themen in der Projektorganisation optimal zu bewältigen. Mit den fortschrittlichen Projektorganisation-Techniken von Can Do kannst Du Deine Projektorganisation stets zuverlässig, einfach und schnell durchführen. Die spezielle Projektmanagement Software  für agiles Projektmanagement , hybrides Projektmanagement  und Multiprojektmanagement  bietet Dir zudem weitere Projektmanagement Tools, mit denen Du Dein Projektmanagement bereichern, erweitern und verbessern kannst.

 

Fazit

Eine gelungene Projektorganisation sichert den Verlauf des gesamten Projekts. Sie bietet die Basis, weist die Richtung und erleichtert die Zusammenarbeit. Eine professionelle Organisation ist deshalb von entscheidender Bedeutung für Deinen Projekterfolg.

 

Mit Can Do kannst du - wie der Name schon sagt - einfach alles machen:

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  • Risiken in deinem Projekt auf ein Minimum reduzieren, in dem du dich von Künstlicher Intelligenz bei Entscheidungen unterstützen lässt.

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