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Was geht, was nicht? Anforderungsanalyse als Basis des Projekterfolgs  

Sie gehört zu den wichtigsten Werkzeugen bei der Software-Entwicklung: Die Anforderungsanalyse analysiert die Erwartungen des Auftraggebers an die zu entwickelnde Software, prüft diese Erwartungen auf Machbarkeit und fasst sie in einem (digitalen) Lastenheft zusammen. Erfüllte Erwartungen, gesteigerte Akzeptanz, optimierter Entwicklungsverlauf: Das hört sich doch ganz nach einer Methode an, die auch Dein Projektmanagement (ob IT oder  auch anderweitig) voranbringt! 




Viele Projekte erstrecken sich über lange Zeiträume. Und für jede/n Projektmanager/in ist es das absolute Horrorszenario, wenn nach Abschluss des Projektes der Auftraggeber als wichtigster Projekt-Stakeholder sagt: „Ach, so sieht das aus? So wollte ich das eigentlich gar nicht …“ Die Anforderungsanalyse im Projektmanagement wird Dich vor solchen Überraschungen schützen! Wie zeigen Dir, wie Du bei der Anforderungsanalyse vorgehen kannst, wie eine Anforderungsanalyse erfolgen sollte und warum Anforderungsanalysen so wichtig sind. Beginnen wir zunächst mit der Definition der Anforderungsanalyse: 

 

1. Anforderungsanalyse - was ist das?

Die erste richtige Antwort auf die Frage „Was ist eine Anforderungsanalyse?“ wäre tatsächlich kurz und knapp: „Sie ist unterschätzt!“ 

Tatsächlich spielt die Anforderungsanalyse im Projektmanagement oft noch eine zu kleine Rolle – dabei ist sie doch so wichtig! Beim Durchführen einer Anforderungsanalyse wird dokumentiert, welche Anforderungen sowohl der Projektkunde als auch die beteiligten Teammitglieder und das Projektmanagement an ein Projekt haben. Diese Erwartungen werden in einem Lastenheft festgehalten. Bei
Projekthandbuch.de findest Du am Beispiel Anforderungsanalyse im IT-Bereich die Eigenschaften, die eine Anforderung haben muss: 

  • Sie muss möglichst einfach und eindeutig formuliert sein. 
  • Sie muss durchführbar sein.
  • Sie Sie muss nachprüfbar sein. 

Die Anforderungsanalyse sollte im Rahmen des Agilen Projektmanagements einen eigenen Posten im Projekt innehaben: Mit ihr wird eindeutig festgelegt, welche Eigenschaften das fertige Projekt mitbringen muss und welche Aufgaben (laut Pflichtenheft) zu erledigen sind. Sie stellt also die Grundlage für den Aufbau der einzelnen Arbeitsschritte dar und ist zugleich der Richtungsweiser, mit dem die Projektsteuerung prüft, ob das Projekt noch auf Kurs ist. 

Für Dich im Projektmanagement dürfte auch von Bedeutung sein, dass ein Pflichtenheft eben nicht nur für Dich und die Projektbeteiligten bindend ist – auch Stakeholder wie der Projektauftraggeber können damit später an ihre ursprünglichen Anforderungen erinnert werden. 

 

2. Anforderungsanalyse - was gehört dazu?

Eine Anforderungsanalyse ist ein Werkzeug – und kein Wunschkonzert: Es geht also nicht darum, einfach alle Wünsche des Auftraggebers einzusammeln und sie bestmöglich zu erfüllen. Zu einer funktionalen Anforderungsanalyse gehört u.a.: 

  • Die Anforderungserhebung 
  • Ein Lastenheft
  • Eine Anforderungsbeschreibung, an dem Auftraggeber und
               Projektmanagement mitwirken
  • Die Klassifizierung und Bewertung der Anforderungen 

    Zum letzten Punkt, der Klassifizierung, solltest Du die gesammelten Anforderungen unterteilen; und zwar in funktionale und nicht-funktionale. 
  • Funktionale Anforderungen legen fest, was das fertige Projekt leisten
               soll. 
  • Nicht-funktionale Anforderungen beschreiben, wie das Projekt die 
               erwarteten Ziele erreichen soll. Dazu gehören auch der Qualitätsfaktor
               und die Realisierung des Projekts. Nicht-funktionale Anforderungen
               werden auch oft in Qualitätsanforderungen und Rahmenbedingungen
               unterteilt.

 

 

3. Anforderungsanalyse - wie geht das?

Genug der Theorie – wenden wir uns der Praxis zu: 

Gute Anforderungsanalyse ist wie eine Gruppentherapie! 

Wenn Du die Anforderungen für Dein Projekt erhebst, solltest Du keinesfalls die Stakeholder einzeln befragen. Am besten  verbindest Du die Anforderungsanalyse gleich mit einem Workshop aller Projektbeteiligten! Das hat mehrere Gründe: 

  • Wenn Auftraggeber-Anforderungen unmittelbar auf den Sachverstand
              des Projektteams treffen, kann die Durchführbarkeit sofort geklärt
              werden. 
  • Wenn sich alle auf ein gemeinsames Ziel einigen, wächst die Akzeptanz
               des Projekts. 
  • Alle Stakeholder haben das Gefühl, dass ein Projekt mit
               ihren Interessen übereinstimmt. 
  • Du verfügst über eine gemeinsam erdachte, dokumentierte Basis für
               Dein Lastenheft und die gesamte Projektplanung. 
  • Was gemeinsam beschlossen wurde, können Einzelne nicht so einfach
               wieder aufheben: Das schützt Dein Projekt vor der Einflussnahme
               Einzelner. 
     
    Ein erster gemeinsamer Workshop hat immer positive psychologische und gruppendynamische Auswirkungen auf Dein gesamtes Projekt! 

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4. Anforderungsanalyse - das ist ihre Rille im Projektmanagement

„Welche Rolle spielt die Anforderungsanalyse im Projektmanagement?“ – auch darauf gibt es eine  kurze Antwort: „Eine tragende!“ 

Die Anforderungsanalyse steht ganz zu Beginn Deines Projekts und definiert, was der Gegenstand Deines Projekts am Schluss leisten und können muss. Sie bringt – bestenfalls –alle Beteiligten bei einem initialen Workshop zusammen und klärt, welche Erwartungen der Projekt-Stakeholder überhaupt umsetzbar sind. Und sie ist, wenn ihre Ergebnisse festgehalten sind, ein verlässlicher Wegweiser für die Projektsteuerung. 

Ein weiterer wichtiger Aspekt: Je weiter ein Projekt fortgeschritten ist, desto teurer werden nötige Änderungen aufgrund geänderter Anforderungen. Um dies zu vermeiden, solltest Du die Anforderungsanalyse zum festen Bestandteil Deiner Projekte machen. 

Ebenfalls empfehlen wir Dir, Deine Projekte insbesondere im IT-Bereich idealer Weise hybrid zu planen.
Hybrides Projektmanagement sorgt für transparente Abläufe und reduziert den Abstimmungsaufwand erheblich.  

 

5. Fazit

Die Anforderungsanalyse ist ein echter Projekt-Boost: Die Ziele sind klar, Kursänderungen werden minimiert und alle Projekt-Stakeholder sind zufrieden. Damit ist die Anforderungsanalyse ein unverzichtbarer Bestandteil Deines Projektmanagements. Wenn Du mehr erfahren willst, vereinbare einfach einen Beratungstermin, bei dem Du mehr über Anforderungsanalysen erfährst. Gerne zeigen wir Dir auch  Beispiele aus unserer Praxis. Wir freuen uns auf Deine Anforderungen! 

 

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