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Behalten Sie mit guter Projektorganisation den Überblick über Ihr Projektmanagement

Eine gut durchgeführte, professionell angelegte Projektorganisation ist die Voraussetzung für jedes Projekt, das ein Erfolg werden soll. Projekte zu organisieren, ist die Aufgabe des Projektmanagements. Nur die richtige Projektorganisation stellt sicher, dass ein Projekt mit dem vorgesehenen Budget und in der geplanten Zeit zu dem gewünschten Ziel führt.

Was ist mit Projektorganisation bezogen auf Projektmanagement gemeint?

Im Projektmanagement fasst die Projektorganisation alle notwendigen Schritte zusammen, um ein Projekt aufzubauen, zu strukturieren und die Verantwortlichkeiten zu regeln.

Organisation heißt in diesem Zusammenhang:

  • die Komplexität zu verringern,
  • den Umfang überschaubar und handhabbar zu halten,
  • die Zeitvorgaben und die Zwischenziele zu definieren wie auch
  • die einzelnen Teams aufeinander abzustimmen.

Damit sorgt die Organisation dafür, dass das Projekt schnell und sicher zu dem gewünschten Abschluss geführt wird.

Was sind typische Formen der Projektorganisation?

Als Projektorganisation Einführung ist vor allem die Frage nach Formen der Projektorganisation zu beantworten.

Es gibt drei Projektorganisationsformen, bei denen jede ihre Vorteile und ihre Herausforderungen hat. Die passende Form auszuwählen, ist eine der Hauptaufgaben des Projektmanagements.

Die Funktionale Organisationsstruktur

Die funktionalen Projektorganisationsform ist in einer Abteilung angesiedelt. Der Fachmanager hat deshalb eine höhere Autorität als der eigentliche Projektleiter.

Projektorganisation Beispiel kann dabei die Vertriebs- oder die Marketingabteilung sein.

Die Projektorganisation Vorteile dieser Struktur sind:

  • volle Ressourcenkontrolle, daher
  • schnelle Problemlösung,
  • einfache Kommunikation und
  • motivierte Mitarbeiter

Herausforderungen können sich ergeben, da bei der funktionalen Organisationsform:

  • Zugang zu den Experten außerhalb der Funktionsabteilung schwierig sein kann;
  • die Loyalität der Mitarbeiter mehr bei der Fachabteilung und weniger bei dem Projektteam liegt;
  • bei größeren Projekten der gesamte Projekterfolg von der harmonischen Zusammenarbeit vieler funktionaler Projektmanager abhängt;
  • ohne eine stabile Vernetzung mit anderen Abteilungen der Blick für das strategische Gesamtziel verloren gehen kann.

Am besten geeignet ist die funktionale Organisation daher für kleine, überschaubare Teams mit einer klar definierten Aufgabe. Bei großen Projekten sollte deshalb eine andere Organisationsform gewählt werden.

Die projektbezogene Organisationsstruktur

Bei der rein projektbezogenen Struktur werden die Teams speziell für das jeweilige Projekt zusammengestellt. Der Projektmanager hat dabei die alleinige Autorität und bestimmt den gesamten Projektverlauf.

Zu den Vorzügen dieser Organisationsform gehören:

  • Kontrolle über den Projektverlauf und das Team,
  • alle Ressourcen sind für das Projekt bestimmt, daher
  • einfache Planung von Aufgaben und Verfügbarkeiten,
  • starker Identitätssinn und gute Teamkultur.

Die projektbezogene Organisation bringt auch Herausforderungen mit sich, da

  • ein komplettes Team für ein Projekt bereitzuhalten, hohe Kosten verursacht;
  • die Rückkehr der Teammitglieder in ihre funktionalen Tätigkeiten nach dem Projektabschluss schwierig – oder sogar unmöglich – sein kann;
  • der hohe Ressourcenverbrauch es dem Unternehmen schwer macht, mehrere projektbezogene Strukturen gleichzeitig zu betreiben;

Diese Projektstruktur ist deshalb nur für Großprojekte ratsam. Die Struktur ist auf der Managementebene einfach und kann bestens dazu genutzt werden, um eigene Führungsqualitäten auszubauen.

Die Matrix Organisationsstruktur

Bei der Matrixstruktur werden die Ressourcen zwischen der üblichen Arbeit und der Projektarbeit aufgeteilt. Oft tragen dann der Funktionsmanager und der Projektmanager gemeinsam die Verantwortung. Der Projekterfolg hängt deshalb entscheidend von der Kooperationsfähigkeit der beiden Projektmanager ab.

Die Vorteile der Matrix-Projektorganisation sind:

  • die hohe Effizienz, mit der die Ressourcen stets vollständig genutzt werden.
  • die große Flexibilität, an vielen Aufgaben gleichzeitig zu arbeiten.
  • die schnelle Reaktionsfähigkeit, mit der sich das Team auf Veränderungen einstellt.
  • die Herausforderungen

Die Matrix-Struktur bringt auch Herausforderungen, da

  • bei zu vielen Aufgaben, die gleichzeitig erledigt werden sollen, die Mitarbeiter schnell überlastet werden können;
  • die beiden Projektmanager es nicht schaffen, kooperativ zusammenzuarbeiten, ist Streit um Ressourcen und Prioritäten unvermeidbar.

Die Matrixstrukturen sind aufgrund ihrer Flexibilität sehr beliebt. Wichtig bei dieser Organisationsform ist es allerdings, dass im fachlichen wie auch im projektbezogenen Anteil der gleiche Projektmanagement-Lebenszyklus und dieselbe Methodik genutzt werden. Das macht den Wechsel zwischen den beiden Projekten für die Teammitglieder einfach.

Welche Organisationsstruktur für das anstehende Projekt die richtige ist, ist die Entscheidung des Projektmanagers und sollte daher im Einzelfall getroffen werden.

Wie kann Can Do Ihre Projektorganisation unterstützen?

Als erfahrener Partner in allen Fragen der Projektorganisation bietet Can Do Ihnen vielseitige Projektorganisation Tools, um alle Themen in der Projektorganisation optimal zu bewältigen. Mit den fortschrittlichen Projektorganisation Techniken von Can Do wird die Projektplanung stets sicher, einfach und schnell durchgeführt.

Die Projektmanagement Software für agiles Projektmanagement bietet zudem weitere Projektmanagement Tools, die das Projektmanagement bereichern, erweitern und verbessern.

Fazit

Eine gelungene Projektorganisation sichert den Verlauf des gesamten Projekts. Sie bietet die Basis, weist die Richtung und erleichtert die Zusammenarbeit. Eine professionelle Organisation ist deshalb von entscheidender Bedeutung für den Projekterfolg.

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