Mitarbeiterplanung in Projekten - wie kann sie am besten gelingen?

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Ein Projekt unterscheidet sich in vielerlei Hinsicht von den Aufgaben des Tagesgeschäfts. Zeitlich gesehen, aber auch inhaltlich: Ein Projekt hat stets einen Startzeitpunkt und ein (absehbares) Ende. Während der vorgegebenen Zeit werden Ziele verfolgt, welche in dieser Form neuartig und komplex sind. Jedoch sind der zeitliche und der inhaltliche Rahmen nicht die einzigen Vorgaben eines Projektes. Eine weitere Herausforderung, der sich Projektleiter stellen müssen, sind Ressourcen, die dem Projekt nicht unendlich zur Verfügung stehen. Diese können sowohl materiell als auch immateriell sein. Materielle Ressourcen stellen beispielsweise Maschinen und Finanzmittel dar, während immaterielle Ressourcen unter anderem die menschliche Arbeit einschließen. Um das zu bearbeitende Projekt erfolgreich abzuschließen, ist es unumgänglich, die Ressourcen im Voraus zu planen und so einzuteilen, dass sie dann verfügbar sind, wenn sie gebraucht werden.

Besonders im Bereich der immateriellen Ressourcen muss darauf geachtet werden, dass das Personal zur richtigen Zeit, in der richtigen Anzahl und mit der richtigen Qualifikation am richtigen Ort ist. Das bedeutet vor allem bei großen und/oder verteilten Projekten einen Planungsaufwand für das Projektmanagement, der nicht zu unterschätzen ist. Dieser Herausforderung haben sich viele Unternehmen bereits angenommen und es gibt diverse Softwarelösungen, die Unterstützung beim Ressourcenmanagement anbieten.

Doch wieso ist das Ressourcenmanagement überhaupt so relevant für das Projektmanagement? Sollte jedes Projekt, unabhängig von der Größe, im Idealfall auf ein Ressourcenmanagementtool für das Projektpersonal zurückgreifen? Diese Fragen sollen an dieser Stelle beantwortet werden, um dich in deinem Projektalltag zu unterstützen und dir die Relevanz von Ressourcenmanagement vor Augen zu führen.

Wieso Ressourcenmanagement wichtig ist

In jedem Projekt müssen Projektmanager und andere Projektbeteiligte mit begrenzten Ressourcen arbeiten und diese richtig einsetzen, um das Projektziel zu erreichen. Werden die Ressourcen in der falschen Menge oder zur falschen Zeit eingesetzt, kann es im Projektverlauf zu Verteilungsproblemen kommen. Wird verfügbares Material schon zu Beginn des Projektes verarbeitet, obwohl es auch zu einem späteren Zeitpunkt benötigt wird, dann muss dieses benötigte Material – falls möglich – erneut besorgt werden, was mit finanziellem und zeitlichem Mehraufwand verbunden ist. Da Zeit auch eine Ressource darstellt, wird für den Prozess der Materialbeschaffung diese ebenfalls begrenzte Ressource genutzt, was zu weiteren Ressourcenengpässen führt. Dieses Beispiel zeigt, dass allein eine fehleingesetzte Ressource – das Material – weitere Probleme nach sich zieht. Jedoch gibt es in Projekten nicht nur eine Ressource, mit welcher geplant und gehaushaltet werden muss, sondern viele verschiedene. Das Ausmaß einer Fehlplanung kann deshalb enorm sein. Aus diesem Grund darf das Ressourcenmanagement nicht unterschätzt werden, und es muss Beachtung finden, bevor es zu spät ist. Denn sobald die ersten Engpässe auftreten, ist eine ausgeklügelte Planung nicht mehr durchführbar und es muss aktiv gegengesteuert werden.

Häufig unterschätzt wird in diesem Zusammenhang das Ressourcenmanagement von Personal. Denn besonders bei dieser Disziplin kann nie vollends genau geplant werden. Projektmitarbeiter können krank werden, vorübergehend aufgrund einer Schwangerschaft oder eines wichtigen Termins nicht am Projekt mitarbeiten oder ungeplant aus dem Unternehmen und damit aus dem Projektteam ausscheiden. Diese Unsicherheiten müssen bei der Ressourcenplanung von Projektpersonal beachtet und einkalkuliert werden. So kann der reibungslose Projektablauf auch im Fall der Fälle sichergestellt werden.

Für dich als Projektmanager oder -teammitglied bedeutet das zusammengefasst:

- Vernachlässige das Ressourcenmanagement nicht. Es zahlt sich aus, auch wenn du es nicht auf den ersten Blick siehst.

- Plane deine Ressourcen frühzeitig und gewissenhaft. Denke daran, dass es einfacher ist zu planen als Schadensbegrenzung zu betreiben.

- Lege viel Wert auf die Planung von personellen Ressourcen. Aufgrund der Unberechenbarkeit des Personaleinsatzes solltest du immer einen Plan B vorbereitet haben.

Welche Projekte ein Ressourcenmanagementtool erfordern

Anbieter, die dich in deinem täglichen Projektgeschäft mit dem Ressourcenmanagement unterstützen wollen, gibt es inzwischen wie Sand am Meer. Aber ab wann macht es Sinn, auf ein solches Tool zurückzugreifen? Und welches Tool kann Ressourcenmanagement?

Um den Einsatz der zur Verfügung stehenden Ressourcen sinnvoll zu planen, ist es unumgänglich, die Planung schriftlich festzuhalten. Diese muss den Projektmitarbeitern zugänglich gemacht werden. An dieser Stelle bietet es sich an, hierfür eine Software zu verwenden. Doch ist es beim personellen Ressourcenmanagement überhaupt möglich, schon am Anfang des Projektes genaue Aussagen darüber zu treffen, wer wann und wo gebraucht wird? Grobe Angaben sollten selbstverständlich schon gemacht werden können, jedoch haben bestimmte Tools Probleme in der Verarbeitung ungenauer Informationen. Dies könnte das Ergebnis der Planung verfälschen. Aus diesem Grund ist es wichtig, ein Tool zu wählen, welches mit ungenauen Angaben umgehen kann und sie als das verarbeitet, was sie sind: Schätzungen.

Aber ist ein solch umfangreiches Tool auch für kleinere Projekte nötig? Kleine Projekte sind in der Regel nicht autonom organisiert, sondern betreffen die Linienorganisation bis zu einem gewissen Grad. Falls dies der Fall ist, sollten bei dem Ressourcenmanagementtool keine Abstriche gemacht werden. Denn sobald Mitarbeiter auch für die Linie tätig sind, stehen sie dem Projekt nicht ständig zur Verfügung. Diese Fälle muss ein gutes Ressourcenmanagementtool berücksichtigen, so dass die Planung realistisch gestaltet werden kann.

Gleiches gilt auch für Multiprojekte oder Programme. Die Projektmitarbeiter sind hier ebenfalls nicht nur exklusiv für ein Projekt tätig, sondern an mehr Baustellen im Einsatz. Die Planung von Multiprojekten und Programmen erfordert deshalb unbedingt den Einsatz von komplexer Software, um den Mitarbeitereinsatz so präzise wie möglich planen zu können.

Du benötigst für dein Projekt also ein Tool, wenn

- viele Mitarbeiter in das Projekt eingebunden sind

- Mitarbeiter neben dem Projekt noch in der Linie tätig sind

- Mitarbeiter nicht in einem, sondern in mehreren Projekten mitarbeiten.

Fazit

Durch die Planung der personellen Ressourcen vor Projektstart können spätere Engpässe und damit Kosten minimiert werden. Auch wenn zum Startzeitpunkt noch keine konkreten Aussagen über dieVerfügbarkeit der Mitarbeiter getroffen werden können, solltest du definitiv nicht auf die Planung verzichten. Als Projektleiter kannst du dank einer sorgfältigen Planung frühzeitig auf mögliche sogenannte Bottlenecks aufmerksam werden und deine Projektmitarbeiter wissen, wann sie wo im Einsatz sind und was das für sie bedeutet. Dadurch profitieren beide Seiten. Wie umfangreich das Mitarbeiterressourcenmanagement sein muss, ist letztendlich von vielen Faktoren wie vom Projekt selbst oder der Anzahl der Mitarbeiter abhängig. Es sollte – wie überall – ein gutes Mittelmaß gefunden werden, denn die Zeit ist nach wie vor eine wertvolle Ressource im Projektmanagement. Diese sollte nicht verschwendet werden.

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