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Personalressourcenplanung

5 Gründe für intelligente Software

Kapazitätsbedarf frühzeitig und zuverlässig erkennen
Michael Fenske
23.02.2021 | 3 min Lesezeit

Projektmanagement Software

Kapazitätsplanung

Künstliche Intelligenz

Ein elementarer Teil des Projektmanagements ist die Personalressourcenplanung. Im Zusammenspiel mit der Künstlichen Intelligenz der Projektmanagement-Software Can Do löst du knifflige Personalengpässe und vermeidest Leerlauf. Wir nennen mindestens fünf Gründe, die für intelligente Software bei der Planung deiner Personalressourcen sprechen.

Personalressourcenplanung im Überblick

Personalressourcenplanung im Überblick

Bevor wir tief in das Thema einsteigen, werfen wir einen Blick auf Grundsätzliches bei der Personalressourcenplanung und der entsprechenden Software. Erfahrene Projektmanager mögen uns diesen Exkurs nachsehen. 

Personalressourcenplanung im Projektmanagement: Strategisch, taktisch, operativ

Innerhalb des Projektportfoliomanagements gibt es grundsätzlich zwei Arten von Ressourcen: Sachressourcen und Personalressourcen. Beide Arten von Ressourcen sind zum Erreichen von Projektzielen nötig. Beide Ressourcen haben Limits. Unser Thema ist die "Planung von Personalressourcen" – wobei zahlreiche Aspekte meist auch für Sachressourcen gelten.

Die Universität Duisburg-Essen unterteilt das Ressourcenmanagement in dem Executive Research Summary 08, "Kapazitäts- und Ressourcenmanagement" in drei Dimensionen:

  • Strategisch (Entwicklung)
  • Taktisch (Planung)
  • Operativ (Allokation)

 

Im Projekt- und Portfoliomanagement sind vor allem die Dimensionen "taktisch" und "operativ" von Bedeutung. Das taktische Ressourcenmanagement verteilt die Ressourcen auf konkrete Projekte und plant mittelfristig. Dabei berücksichtigt man Nachfrage und Angebot, um die geeigneten Ressourcen zu identifizieren. Beim operativen (Personal-)Ressourcenmanagement reagiert man in Projekten, Teilprojekten und Arbeitspaketen auf Veränderungen und verteilt die Ressourcen entsprechend.

Die Vorteile der Personalressourcenplanung

Je nach Unternehmensgröße hast du es im Portfoliomanagement mit einer Vielzahl an Projekten zu tun. Je nach Projektart und mitwirkenden Abteilungen kommt es bei den Personalressourcen immer wieder zu Konkurrenz-Situationen. Denn freilich gilt auch hier zunächst das Gesetz von Angebot und Nachfrage. Mit einer modernen Software für die Planung von Personalressourcen hast du entscheidende Faktoren wie Kapazität, Verfügbarkeit und Auslastung im Blick und verteilst problemlos um:

  • Eine sorgfältige und dynamische Planung deiner Projektressourcen (Kapazitätsplanung) sorgt für Transparenz und Übersichtlichkeit – du weißt, welche Ressource gerade in welchem Projekt eingesetzt wird und ob sie dort effektiv zum Einsatz kommt.
  • Welche Ressource ist gerade verfügbar? Welches Projekt benötigt dringend Unterstützung durch eben genau diese Ressource? Dank Personalressourcenplanung und Kapazitätsplanung weißt du Bescheid und organisierst um.
  • Das Ziel der (Personal-)Ressourcenplanung ist der sinnvolle Einsatz der Mitarbeiter und nicht deren maximale Auslastung.
  • Ressourcen planen und umverteilen, Projekt-Teams verstärken und immer den Überblick über die Projekt-Teams, die Teilprojekte und Arbeitspakete behalten: Die Personalressourcenplanung macht es möglich.

Personalressourcenplanung: Besser mit Tool

In der digitalen Welt steht für fast jede Herausforderung eine Software mit Lösungen bereit. Wenn du heutzutage die Personalressourcenplanung nach der alten Schule, analog oder wenig dynamisch mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel erledigst, dann könnte jetzt der Zeitpunkt gekommen sein, um neu zu denken. Digital zu denken.

Wer als Projektmanager auf der Höhe der Zeit sein möchte, der setzt auf dynamische Ressourcenplanung. Denn starre Methoden wie Tabellen kommen spätestens dann an ihre Grenzen, wenn es um Multiprojektmanagement geht. Oder wenn Ressourcen plötzlich ausfallen. Oder wenn du unbedingt Verstärkung brauchst und Ressourcen sinnvoll aus anderen Projekten abziehen willst. Wenn du keine strukturierte Kapazitätsplanung / Personalressourcenplanung mit moderner Projektmanagement-Software am Start hast, dann wird es schwierig, deine Projekte auch aus Kostensicht richtig zu bewerten. 

Für eine effiziente Ressourcenplanung ist eine Projektmanagement-Software, die alle Ressourcen im Unternehmen für dich im Blick behält und dich bei deren Einsatz und Planung unterstützt, ein Must-have. Wir nennen fünf Vorteile der Projektmanagement-Software Can Do am Beispiel von Ressourcen- und Skill-Management sowie Kapazitätsplanung:

1. Personalressourcenplanung = Harmonie im Unternehmen

Du kennst es aus Deiner täglichen Arbeit im Projektmanagement: Nicht jeder Mitarbeiter passt zu jedem Projekt – und umgekehrt. Ein gutes Tool für Personalressourcenplanung kennt die Kapazitäten, Rollen und Skills des Personals – und damit die Matches, die deine Projekte voranbringen. Zudem erhält die HR-Abteilung wichtige Informationen, die sie bei der strategischen Personalplanung und Weiterbildung der Mitarbeiter unterstützen. Die richtigen Mitarbeiter in den richtigen Teams: Das sorgt für harmonische Projekte und lässt dein Projektmanagement glänzen!

2. Personalressourcenplanung = immer aligned

Zu einem guten Ressourcenmanagement-Tool einer Projektmanagement-Software gehört auch ein Staffer, der die Verfügbarkeit von Ressourcen und ihren Skills im Unternehmen berücksichtig. Das erleichtert deine Linienorganisation.

3. Personalressourcenplanung = Fähigkeiten entdecken

Ein organisationsübergreifendes Tool für das Ressourcenmanagement, wie es in der Projektmanagement Software Can Do integriert ist, spürt Skills und Kapazitäten im ganzen Unternehmen und in Echtzeit auf. Nutze alle vorhandenen Fähigkeiten für dein Projekt!

4. Personalressourcenplanung = Wertschätzung für Mitarbeiter

Mit der Skill- und Kapazitätenplanung der Projektmanagement-Software Deines Unternehmens stellst du für jedes Deiner Projekte ein Dream Team auf. Und zwar auf Basis objektiver Daten. Außerdem erhalten Mitarbeiter wertvolles Feedback über ihre Skills. Dies kann Grundlage für Entscheidungen über Weiterqualifikation und Fokussierungen sein.

5. Personalressourcenplanung = Blick in die Zukunft

Professionelles Personalressourcenmanagement erkennt Probleme bei der Verteilung von Kapazitäten im Unternehmen selbstständig, frühzeitig und zuverlässig. Moderne, mit Künstlicher Intelligenz interagierende Software unterstützt dich mit validen Daten und Erfahrungswerten bei der Prognose von Personalressourcen. So ergreifst du rechtzeitig die passenden Maßnahmen – bevor dein Projekt stolpert.

Fazit: Personalressourcenplanung – Mit intelligenter Software zur Perfektion

Software-gestützte Personalressourcenplanung macht dich und dein Unternehmen besser. Die Projektmanagement-Software Can Do bringt Personalressourcenplanung dank integrierter Künstlicher Intelligenz gar auf ein neues Level. Mit der leistungsstarken KI kannst du die verfügbaren Ressourcen noch effizienter einplanen, schneller auf Veränderungen reagieren und die optimale Ressourcenplanung für die zukünftige Projektentwicklung ermitteln.

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Michael Fenske

GESCHRIEBEN VON

Michael Fenske

Michael Fenske arbeitet als freier Autor für die Can Do GmbH.

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