Zeitmanagement Methoden – So steigerst Du Deine Effizienz

"Ich habe jetzt wirklich keine Zeit!": Wie oft sagen oder hören wir das … Aber stimmt das auch? Haben wir wirklich so häufig keine Zeit – oder müssten wir sie nur besser einteilen? Und wäre es nicht toll, wenn man gewissermaßen Zeit an einer Stelle sammeln könnte, die  dann an anderer verfügbar ist? Zeitmanagement kann genau das! Wir zeigen Dir wichtige Zeitmanagement Methoden. Wenn Du etwas Zeit dafür hast.

Zeitmanagement Methoden: muss das sein?

Bevor wir uns den Methoden fürs Zeitmanagement widmen, gestatten wir uns die kritische Frage: Warum ist Zeitmanagement so wichtig? Schließlich wenden wir eh schon viel Energie und – ja, genau – Zeit für die Selbstoptimierung auf. Wäre es da nicht sinnvoller und stressfreier, nicht auch noch diverse Methoden zum Management der Zeit anzuwenden? 

Die Antwort ist eindeutig: Ja, wir benötigen Zeitmanagement Methoden – eben, um den Tag nutzen und genießen zu können. Ganz im Sinne von "Carpe Diem". Denn viel zu viel unserer Zeit setzen wir weder für die Arbeit noch für die Erholung ein – sondern lassen sie ungenutzt verstreichen. Weil wir uns zu leicht ablenken lassen, weil wir eine Aufgabe vor uns herschieben oder weil wir bei einer ungeliebten Tätigkeit schlichtweg trödeln.

Zeit ist wertvoll! Und die Zeit, die Du mit Erholung, einem Hobby oder bewusstem(!) Nichtstun verbringst, ist mindestens so wichtig wie Deine Arbeitszeit. Was Du jedoch vermeiden solltest, ist Zeit, die ohne Sinn und Zweck verschwendet wird. Das ist genau die Zeit, die Du durch geschickte Zeitmanagement Methoden sparen ("ansammeln") und später für die Arbeit oder (besser noch!) die Freizeitgestaltung nutzen kannst. Auch die besten Methoden zum Zeitmanagement können Dir nicht mehr Zeit verschaffen – der Tag hat nun einmal 24 Stunden. Aber sie helfen Dir, Deine Zeit besser zu nutzen. Und so hast Du im Ergebnis zwar nicht mehr, aber dafür immer genug Zeit.

Zeitmanagement Methoden: mehrere Ansätze, ein Ziel

Bereits eine kurze Suche nach "Was ist Zeitmanagement?" im Web wird Dir diverse Zeitmanagement Methoden präsentieren, die alle zum Ziel haben, dass Du Deine Zeit produktiver nutzt – und Du dich im Gegenzug über mehr Frei-Zeit freuen darfst. Wir stellen Dir davon die ALPEN-Methode als Strategie für Dein persönliches Zeitmanagement sowie die Eisenhower Methode zur Einordnung anstehender Aufgaben vor. Sie gehören zu den bekanntesten Zeitmanagement Methoden.

Zeitmanagement Methoden: die ALPEN Methode

Was hat Zeitmanagement mit den Alpen zu tun? Grundsätzlich nichts – Du musst also keine Berge an Arbeit erklimmen … Die ALPEN Methode hat ihren Namen vielmehr vom Akronym aus folgenden Einzelschritten:

• Aufgaben, Aktivitäten, Termine niederschreiben
• Länge jeder Aufgabe einschätzen und erfassen
• Pufferzeiten berücksichtigen
• Entscheidungen und "Einsparungen" treffen
• Nachkontrolle der Aufgaben und der Liste

Dreh- und Angelpunkt der ALPEN Methode ist also, fällige Aufgaben zu erfassen, ihren jeweiligen Zeitbedarf einzuschätzen und diese Vorgabe dann auch einzuhalten. Nicht besonders spektakulär – aber wirksam, wenn Du Dich an die Einzelschritte dieser Zeitmanagement Methode hältst:

Aufgaben, Aktivitäten, Termine niederschreiben

Schreibe am Schluss eines Tages auf, was Du am nächsten Tag erledigen möchtest. Wenn Du ein paar Dinge nicht schaffst, übertrage diese auf die Liste des darauffolgenden Tages. Falls Du Deine Ziele mehrmals nicht erreichst, überdenke die Menge Deiner Aufgaben pro Tag.

Länge jeder Aufgabe einschätzen und erfassen

Wie lange benötigst Du für die einzelnen Schritte? Hier gilt es, ehrlich sich selbst gegenüber zu sein. Setze Dich nicht zu sehr unter Druck und räume jeder Aufgabe die Zeit ein, die sie benötigt – aber auch nicht mehr. Hier macht Übung den Meister: Je länger Du eine Zeitmanagement Methode anwendest, umso besser wirst Du bei der realistischen Einschätzung des Zeitbedarfs.

Pufferzeiten berücksichtigen

Du kennst es aus der täglichen Arbeit: Die allerwenigsten Arbeiten lassen sich „in einem Rutsch“ erledigen. Ein Telefonat hier, ein hilfesuchender Kollege dort – und schon ist die Konzentration dahin und Zeit verschwendet. Am besten, Du planst Pufferzeiten für genau diesen ungeplanten Zeitaufwand ein. Denn wenn Unterbrechungen eingeplant sind, stören sie nicht mehr so und verursachen keinen Druck. Ein Verhältnis von 60% für die tatsächliche Netto-Arbeitszeit an Deinen Aufgaben und 40% Pufferzeit hat sich hierfür in der Praxis bewährt.

Entscheidungen und "Einsparungen" treffen

Du wirst – eher früher als später – an den Punkt kommen, an dem Du Entscheidungen über die Wichtigkeit (Priorität) von Aufgaben treffen musst. Das gehört sicher zu den Vorzügen der ALPEN Methode: Es gibt kein "Irgendwie krieg ich das noch unter" zu Lasten anderer Aufgaben – Dein Zeitplan gibt den Takt vor. Also wirst Du Aufgaben nach Wichtigkeit sortieren, (Teil-)Aufgaben delegieren und die eine oder andere Abkürzung nehmen, mit der Du auch ans Ziel kommst.

Um besser bewerten zu können, wie Du Aufgaben in Deiner Zeitmanagement Methode priorisierst, hilft Dir die "Eisenhower-Methode", die wir im nächsten Kapitel besprechen.

Nachkontrolle der Aufgaben und der Liste

Es geht nicht nur darum, wieviel Du von Deiner Tagesliste geschafft hast, sondern auch, wie der Weg dorthin verlaufen ist. Wenn Du vor dem Verfassen der nächsten Tagesliste also nochmal die vorherige Liste kontrollierst, hilft Dir das für die weitere Planung. Achte insbesondere auf jene Aufgaben, die Dich mehr Zeit als gedacht gekostet haben. Liegt das an einer Fehleinschätzung oder kannst Du Deinen Workflow noch optimieren? Auf diese Weise wird jede neue Tagesliste besser und realistischer als die vorherige.

Wir hoffen, wir konnten die Frage "Was ist die APLEN Methode?" beantworten – und wenden uns gleich der nächsten zu: Was ist die Eisenhower Methode?

Zeitmanagement Methoden: die Eisenhower Methode

"Ich habe zwei Arten von Problemen – die dringenden und die wichtigen. Die Dringenden sind nicht wichtig, und die Wichtigen sind niemals dringend." Das soll der frühere Präsident Eisenhower in einer Rede gesagt haben. Die nach ihm benannte Eisenhower Methode bewertet Aufgaben nach diesem Prinzip und findet oft in Zeitmanagement Methoden Anwendung. Aus der Unterscheidung nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ergeben sich folgende Handlungsanweisungen:

1. Eine Aufgabe ist wichtig und dringend – dann wird sie sofort selbst erledigt.
2. Eine Aufgabe ist wichtig, aber nicht dringend – dann wird sie selbst erledigt, und zwar zu einem definierten Termin.
3. Eine Aufgabe ist nicht wichtig, aber dringend – dann wird sie delegiert.
4. Eine Aufgabe ist nicht wichtig und nicht dringend – dann wird sie nicht bearbeitet.

Zugegeben: Nicht auf jede Herausforderung im beruflichen (oder auch privaten) Alltag kannst Du nach einer solchen Schablone reagieren. Aber dieses Muster hilft sehr gut dabei, Aufgaben zu priorisieren und auch mal zu delegieren.

Die Eisenhower Methode – eine Einschränkung

Die Anwendung der Eisenhower-Bewertungen innerhalb einer Zeitmanagement Methode besticht zweifelsohne durch ihre Klarheit und Einfachheit. Sie birgt aber auch ein Problem in sich: Denn eigentlich ist es ja eben Aufgabe des Zeitmanagements, dass sich keine Aufgaben mehr durch ihre (angebliche?) Dringlichkeit nach vorne mogeln und damit sprichwörtlich wichtig machen. (Du erinnerst Dich? Dringende Aufgaben sind selten wichtig …). Deshalb solltest Du im Zeitmanagement-Alltag dazu übergehen, Aufgaben überwiegend nach ihrer tatsächliche Wichtigkeit bzw. Bedeutung einzuordnen.

Zeitmanagement Methoden: die Lösungen von Can Do

Auch die besten Zeitmanagement Methoden bringen nur wenig, wenn Du sie nicht durchgängig anwendest. Und das gelingt nun mal am besten mit Zeitmanagement-Tools, die Spaß machen. Deshalb wollen wir Dir bei unserer Vorstellung der Zeitmanagement Methoden auch kurz die Zeitmanagement-Fähigkeiten von Can Do vorstellen: Zum Bewältigen Deiner Aufgaben und zum Meistern Deines Zeitmanagements stellt Dir Can Do u.a. folgende Tools zur Verfügung. Für mehr Überblick, mehr Durchblick, bessere Planung – und mehr Spaß beim effizienten Umgang mit Deiner Zeit.

• Persönliches Dashboard für den schnellen Überblick über Aufgaben, Termine und Projekte – für Dich selbst sowie für Dein Team
• Intelligente To-Do-Liste mit Erinnerungsdienst per Mail oder Messenger
• Urlaubsübersicht und -planung für Dich und Dein Team
• Skillmanagement – denn guter Umgang mit Deiner Zeit ist die Basis für Deine Karriereplanung

Erfahre mehr über die Zeitmanagement Tools von Can Do

Fazit

Wir sind sicher: Deine Zeitinvestition in diesen Artikel über Zeitmanagement Methoden war bereits der erst wichtige Schritt in Richtung "Ich habe Zeit, denn ich kann sie mir nehmen!".

Wenn Du noch mehr über Fragen wie "Was sind die besten Zeitmanagement Methoden?", "Wie helfen mir die Lösungen von Can Do beim Zeitmanagement?" oder "Was sollte ich noch über die diversen Zeitmanagement Methoden wissen?"  erfahren möchtest, nimm gerne Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns auf Dich und nehmen uns gerne Zeit für Deine Fragen!