Das Softwareunternehmen ACME-Teamsoft startet mit einem Projekt, das ihm den Durchbruch bringen kann – zugleich aber das bisherige Projektmanagement mit einzelnen Tabellen-Sheets schnell an seine Grenzen bringen wird. In Teil 2 unserer Can Do Erfolgsstory haben Teammanagerin Laura und ihr Kollege Phillip dafür eine Lösung gefunden: Mit Can Do soll ihr Unternehmen das Projektmanagement professionalisieren. Die Entscheidung für Can Do fiel gleich nach der Live-Demo, aber das war nur der erste Schritt … Jetzt geht es darum, Can Do in das Software-Ökosystem von ACME-Teamsoft zu integrieren.

Automatismen für die Admins

Hybrides Projektmanagement und die IT

ACME-Teamsoft ist jung, hip, agil – aber was die IT-Infrastruktur angeht, ist man dort ganz ähnlich aufgestellt wie viele andere Wirtschaftsunternehmen auch:

Alle Mitarbeitenden nutzen Confluence® als Unternehmens-Wiki.
MS Office® wird wie überall sonst auch genutzt – vor allem zur Kommunikation
und für Präsentationen.
Der Vertrieb koordiniert Verkauf und Kundenbeziehungen mit Salesforce®.
Die gesamte Unternehmenssteuerung erfolgt mit SAP®.
Die Entwicklerteams arbeiten agil mit Jira®.

Wo ist in diesem Gebilde noch Platz, um Can Do zu integrieren – und zwar möglichst einfach und mit nur einer kurzen Unterbrechung des Tagesgeschäfts?

Teammanagerin Laura hat sich darüber bereits informiert, um ihren Admin Marcel von der Sinnhaftigkeit der Can Do-Integration zu überzeugen. Sie sorgt auch für eine wichtige Argumentationsstütze – und bringt Marcel Kuchen mit …

Can Do – der neue Nachbar in der IT-Landschaft

„Soso“, meint Marcel zwischen zwei Bissen Kuchen, „Du möchtest also eine neue Projektmanagement-Software nutzen, und ich soll sie in unsere bestehende IT integrieren?“ – „Genau!“, erwidert Laura. „Aber ihr habt doch diese tollen Tabellen-Sheets, die ich euch gebaut habe!“, meint Marcel – „Ja, und die funktionieren bisher auch ganz prima. Aber bei großen Projekten kommen wir damit an die Grenze. Und für sauberes Controlling oder vernünftiges Ressourcenmanagement sind sie auch nicht geeignet. Vor allem, wenn wir weiter skalieren wollen, ist Hybrides Projektmanagement unverzichtbar. Außerdem – solltest nicht gerade du als unser Admin Interesse an Automatisierungen und KI haben?“ Laura hofft, dass Marcel diesen Köder schluckt. Aber er bleibt skeptisch:

„Moment mal. Was soll das sein, dieses Hybride Projektmanagement?“ Laura kennt die Frage natürlich bereits von anderen Kollegen und hat die Antwort parat. „Hybrides Projektmanagement bedeutet, dass einerseits unsere Projekt-Teams weiter agil bleiben können. Andererseits erhalte ich als Projektmanagerin aber bewährte klassische Tools wie die Netzplantechnik, um Projekte optimal zu steuern und unsere Stakeholder mit bestens aufbereiteten Infos zum Projektstand zu versorgen. Das versteht man unter hybriden Projekten.“ „Und das geht? Interessant“, räumt Marcel ein. „Aber wo soll dieses Can Do dann bei uns andocken?“ Auch darauf ist Laura vorbereitet und zeigt Marcel auf ihrem Tablet die Overview Map zum Hybriden Projektmanagement von Can Do. „So kann das auch bei uns aussehen.“ Marcel liest, vergrößert und wischt – und währenddessen murmelt er seine Fragen vor sich hin.

„Es gibt also eine Anbindung zu SAP®?“ – „Yepp.“

„Auch Salesforce® oder Microsoft Office® können wie gewohnt weiter genutzt werden?“ – „Genau.“

„Unsere Jira®-Instanzen bleiben am Laufen?“ – „Richtig.“

„Ich kann auch Eigenentwicklungen anbinden?“ – „Ja, auch da machen Web Services und XML-Interface vieles möglich.“

Marcel ist durchaus begeistert, gibt das aber erst einmal nicht zu. „Schön und gut, aber um das alles am Start zu haben, muss ich Can Do ja erst einmal implementieren …“ Laura lacht. „Und das, mein Lieber, ist überhaupt das Beste!“ Sie reicht ihm noch ein Stück Kuchen und beginnt zu erklären.

Der Can Do Jira® Migrator und dein Admin: beste Freunde!

Laura zeigt mit dem Finger auf eine Stelle der Overview Map. „Das hier ist die Schnittstelle, auf die es ankommt: nämlich die zwischen Jira® und Can Do. Die Herausforderung ist, dass unsere Teams nahtlos mit Jira® weiterarbeiten können und alle dort eingegebenen Daten in Echtzeit mit Can Do abgeglichen werden. Für eine schnelle Integration verfügt Can Do über einen eigenen Jira® Migrator. Der erledigt das Wichtigste automatisch – sogar bei mehreren Jira®-Servern. Und auch die restlichen Anbindungen und Verknüpfungen sind ein Klacks … vor allem für Dich.“ Marcel lacht. „Du und dein Kuchen, ihr habt gute Argumente. Ich glaube, in drei Monaten –…“ Laura unterbricht ihn. „Du hast leider nur zwei Wochen. Aber glaub mir, das genügt.“ Marcel schaut verdrossen drein, aber Laura sieht ihm an, dass er die Deadline für machbar hält.

Can Do läuft … und keiner merkt's. Außer dir.

Zwei Wochen später treffen sich Marcel und Laura wieder. „Na zufrieden?“, fragt Marcel. „Sagenhaft!“, freut sich Laura. „Seit vorgestern arbeite ich mit Can Do, aber außer dem Projektmanagement hat das noch keiner mitbekommen. Einfach, weil der Rest wie gewohnt weiterläuft! Morgen kann ich alle Projektbeteiligten und die Stakeholder informieren, dass wir bereits seit einigen Tagen Hybrides Projektmanagement umsetzen – unterm Radar, quasi. Die werden staunen! Aber natürlich werden jetzt auch alle genauer hinsehen. Kann also schon sein, dass du in der nächsten Zeit noch Anfragen oder Optimierungswünsche bekommst.“

„Kein Thema“, erwidert Marcel. „Solange du Kuchen mitbringst …“

In der nächsten Folge der Can Do Erfolgsstory blickst du Laura beim täglichen Einsatz von Can Do über die Schulter. Und du erlebst mit, wie sie durch ihre erste größere Projektkrise steuert. In der Zwischenzeit kannst auch du dir die Overview Map zum Hybriden Projektmanagement laden. Und bei Fragen zur Map oder zum Hybriden PM stehen wir gerne jederzeit zur Verfügung – nimm einfach Kontakt auf!