Multiprojektmanagement - Zielkonflikte und Ressourcenengpässe meistern

Zielkonflikte, Ressourcenmangel, kurzfristige Änderungen – kein Projekt läuft heute ohne diese Spannungsfelder. Doch wie gelingt es, trotz begrenzter Kapazitäten und parallel laufender Projekte handlungsfähig zu bleiben?

Hier geht es direkt zum Video:

Im Webinar „Projekte trotz Zielkonflikten souverän meistern – ein Live-Rollenspiel“, veranstaltet von Can Do in Kooperation mit dem Projektmagazin, zeigten Petra Disser (Senior Consultant, Can Do) und Ariane Becker (Vertrieb & Marketing, Can Do) live, wie sich Multiprojekt- und Multiressourcenmanagement in der Praxis erfolgreich gestalten lässt.

Anhand realistischer Szenen wurde gezeigt, wie zwei Projektverantwortliche Ressourcen, Termine und Abhängigkeiten gemeinsam steuern – mit Fokus auf Ressourcenkonflikte, Change Requests, Baseline-Steuerung und transparente Kommunikation.

1. Realität statt Theorie: Projektführung unter echten Bedingungen

Projektarbeit ist längst Alltag – aber funktioniert sie auch wirklich?

„In fast jedem Kundenprojekt stellen wir uns die Frage: Funktioniert Projektarbeit im Alltag wirklich so, wie sie auf dem Papier aussieht?“, eröffnete Petra das Webinar.

Gemeinsam mit Ariane Becker nahm sie die Teilnehmenden mit hinter die Kulissen eines fiktiven Projekts – von der euphorischen Planung bis zum ersten Realitätsschock.

„Wir wollten zeigen, was passiert, wenn die schöne Planung auf die Realität trifft und wenn Ressourcen plötzlich ausfallen, Anforderungen sich ändern oder Pläne schlicht nicht mehr passen.“

Das Rollenspiel machte deutlich: Effektives Multiprojektmanagement heißt nicht, alles gleichzeitig zu schaffen – sondern zu wissen, wo Kapazitäten gebraucht werden, welche Projekte Vorrang haben und wie sich Änderungen transparent steuern lassen.

So wurde aus einem scheinbar chaotischen Alltag ein Beispiel dafür, wie moderne Tools und klare Kommunikation die Basis für souveränes Entscheiden schaffen.

Die Folge: Zielkonflikte sind unvermeidlich. Entscheidend ist, wie man sie sichtbar und lösbar macht.

🎥 Das Webinar als Aufzeichnung

Wer das Webinar verpasst hat oder bestimmte Szenen noch einmal sehen möchte, kann die Aufzeichnung jetzt bequem nachschauen:

In rund 35 Minuten erleben Sie live,

• wie Projektleitung und Linie im Alltag miteinander ringen und Lösungen finden,
• wie Can Do Transparenz in Ressourcen und Prioritäten bringt,
• und welche Best Practices Sie direkt auf Ihre eigene Projektlandschaft übertragen können.

Die Aufzeichnung eignet sich perfekt für Projektleiter:innen, PMOs und Entscheider:innen, die sehen wollen, wie moderne Projektsteuerung funktioniert – praxisnah und greifbar.

2. Ressourcenkonflikte lösen: Objektive Entscheidungen statt Ellbogenprinzip

Ein Highlight des Webinars war die Szene rund um einen klassischen Ressourcenkonflikt: Zwei Projekte beanspruchen dieselbe Schlüsselressource und keine Seite möchte nachgeben.

„Das ist Alltag im Multiprojektmanagement“, so Ariane Becker. „Die Frage ist nicht, ob solche Konflikte entstehen, sondern wie man damit umgeht.“

Anhand eines Live-Beispiels im Can-Do-Tool zeigten die beiden, wie sich Priorisierungen im Portfolio objektiv treffen lassen etwa durch eine transparente Bewertung nach Projekt-Nutzen und strategischer Bedeutung.

„Wir entscheiden bei uns nicht nach Bauchgefühl oder Ellbogenprinzip“, erklärte Petra Disser. „Unsere Portfolio-Priorisierung sorgt dafür, dass im Konfliktfall klar ist, welches Projekt Vorrang hat und warum.“

So wird aus einem potenziellen Machtkampf eine faktenbasierte Entscheidung, die von allen Beteiligten nachvollzogen werden kann.

3. Change Requests als Chance statt Störfaktor

In der zweiten Szene ging es um Change Requests eine Situation, die jedes Projekt kennt. Ein Kunde verlangt plötzlich eine zusätzliche Schnittstelle, der Go-Live droht sich zu verschieben, Ressourcen fehlen.

„Viele empfinden Change Requests als Störung“, erklärte Petra Disser, „aber sie sind Teil einer sauberen Projektsteuerung solange sie transparent bewertet werden.“

Im Webinar demonstrierte sie, wie sich die Auswirkungen eines Change Requests im Tool nachvollziehen lassen: Aufwand, Dauer, Ressourcenbedarf und Terminverschiebungen. „Nur mit einem aktuellen Basisplan bleibt klar erkennbar, wie sich das Projekt verändert hat und welche Entscheidungen getroffen wurden.“

So wird der Change Request vom Störfaktor zum Steuerungsinstrument.

4. Eskalationen gehören zum Geschäft – aber richtig gemanagt

Eskalationen sind kein Zeichen von Scheitern, sondern von professionellem Management.

„Eskalationen brauchen wir, um fundierte Entscheidungen zu treffen“, betonte Ariane Becker. „Manchmal ist das Thema einfach zu groß, um es auf Projektebene zu lösen dann muss die Entscheidung dahin, wo Prioritäten gesetzt werden dürfen.“

Das Live-Rollenspiel zeigte, wie durch faktenbasierte Kommunikation Vertrauen entsteht: Projektleitung und Linie teilen dieselbe Datengrundlage, sprechen dieselbe Sprache und können Entscheidungen sauber vorbereiten. Das Ergebnis: weniger Reibung, mehr Verantwortung und schnellere Entscheidungen.

5. Fazit: Erfolgreiche Projekte brauchen Transparenz, Kommunikation und die richtigen Werkzeuge

Das Webinar machte deutlich: Projektmanagement funktioniert nur, wenn Kommunikation, Transparenz und Werkzeuge ineinander greifen.

„Entscheidend ist, dass Projektleitung und Linie gemeinsam steuern – auf Basis von Fakten, nicht Emotionen“, fasste Petra Disser zusammen.

Can Do unterstützt Unternehmen genau dabei mit einer intelligenten Ressourcen- und Projektplanung, die Konflikte sichtbar macht, Szenarien simuliert und Teams befähigt, auch in komplexen Umfeldern souverän zu handeln.

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FAQ: Multiprojektmanagement souverän meistern

1.    Was sind typische Herausforderungen im Multiprojektmanagement?

Wenn mehrere Projekte parallel laufen, konkurrieren sie oft um dieselben Ressourcen oder Deadlines. Ohne zentrale Transparenz drohen Verzögerungen, Überlastung und ineffiziente Entscheidungen. Entscheidend ist, diese Konflikte frühzeitig sichtbar zu machen und faktenbasiert zu lösen.

2. Wie können Ressourcenkonflikte im Projektmanagement gelöst werden?

Ressourcenkonflikte lassen sich am besten durch Transparenz und klare Entscheidungsregeln lösen. Ein zentrales Ressourcenmanagement-Tool – wie Can Do – zeigt Auslastungen und Verfügbarkeiten in Echtzeit, sodass Prioritäten auf Basis von Fakten gesetzt werden können. Wichtig ist, dass Entscheidungen nachvollziehbar sind und nicht von persönlichem Einfluss abhängen.

3. Warum sind Change Requests keine Zeichen schlechter Planung?

Change Requests gehören zum Projektalltag. Sie zeigen, dass das Projekt flexibel auf neue Anforderungen reagiert. Entscheidend ist, dass jede Änderung bewertet, dokumentiert und kommuniziert wird – inklusive Auswirkungen auf das Budget, den Zeitplan und Ressourcen. So wird der Change Request zum Steuerungsinstrument statt Störfaktor.

4. Wie hilft Can Do bei Zielkonflikten und Projektsteuerung?

Can Do unterstützt Teams durch intelligente Ressourcen- und Projektplanung. Die Software simuliert Szenarien, erkennt Risiken automatisch und zeigt, wie sich Änderungen auf Zeitpläne und Prioritäten auswirken. Dadurch können Projektleitung und Linie faktenbasiert entscheiden, Ressourcen optimal verteilen und Projekte souverän steuern.

5. Was war das Ziel des Webinars „Projekte trotz Zielkonflikten souverän meistern“?

Das Webinar durchgeführt von Can Do und dem Projektmagazin zeigte praxisnah, wie Projektteams trotz Zielkonflikten erfolgreich agieren können. In einem Live-Rollenspiel demonstrierten Petra Disser und Ariane Becker, wie sich Ressourcenkonflikte, Change Requests und Eskalationen professionell handhaben lassen. Und zwar mit klarer Kommunikation, Transparenz und Unterstützung durch digitale Tools.

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