StartseiteHome » Blog » Strategisches Projektportfoliomanagement mit der Software von Can Do

Portfolios erfolgreich steuern mit Can Do Projektmanagement Software

Die Ansprüche der Kunden verändern sich, vor allem in Bezug auf Schnelligkeit und Qualität bei der Bearbeitung ihrer Bedürfnisse. Diese Entwicklung überträgt sich auch auf die Unternehmen selbst. So sehen sich beispielsweise IT-Abteilungen häufig einer steigenden Nachfrage nach Serviceanforderungen der Fachabteilungen gegenüber und müssen diese mit den laufenden Tätigkeiten in Einklang bringen.

Um aus der Vielzahl der Anfragen die strategisch relevanten Projekte auszuwählen, wird ein Scoring durchgeführt, welches die wirtschaftliche Bedeutung der angefragten Projekte für das Unternehmen errechnet und abbildet.Anschließend zeigt eine realistische Ressourcenplanung, ob bzw. wann eine ausreichende Anzahl von Mitarbeitern verfügbar ist, um die priorisierten Projekte umzusetzen.

Aber nicht nur im IT-Bereich, sondern generell sind Projekte in vielen Organisationen Mittel der Wahl, wenn es darum geht, Arbeit zu organisieren. Portfolio Management Definition meint demzufolge, dass zunächst mehrere Projekte ins Leben gerufen werden, die gleichzeitig bearbeitet werden. Dieses Projektportfolio muss gemanaged, also in Bezug auf zeitliche und finanzielle Vorgaben, Ressourcen und natürlich in puncto Qualität mit einer Projektmanagement Software überwacht und gesteuert werden.

Dieses Projektportfolio muss gemanaged, also in Bezug auf zeitliche und finanzielle Vorgaben, Ressourcen und natürlich in puncto Qualität mit einer Projektmanagement Software überwacht und gesteuert werden. Oftmals wird zu diesem Zweck ein Project Management Office (PMO) eingerichtet. Denn zwischen den einzelnen Projekten gibt es wechselseitige Abhängigkeiten hinsichtlich der für die Erledigung von Aufgaben zur Verfügung stehenden Ressourcen und Budgets. Aufgrund der zunehmenden Komplexität in dieser Projektlandschaft sind Unternehmen dazu übergegangen, ihr Projektportfoliomanagement mit Softwaretools zu unterstützen, um Risiken wie Budgetknappheit und Kapazitäts-Engpässe frühzeitig zu erkennen, Projekte dementsprechend zu priorisieren und erfolgreich „in time, budget und quality“ umzusetzen.

Wählen Sie die richtigen Projekte mit der richtigen Software aus

Dabei ist es herausfordernd, aus einer Vielzahl von Vorhaben und Ideen die Projekte auszuwählen, die im Einklang mit der Unternehmensstrategie stehen und sowohl finanziell als auch kapazitativ realisierbar sind.

Hierfür stehen diverse Projektmanagement Tools zur Verfügung, unter ihnen auch die Portfolio Management Software von Can Do. Sie unterstützt herkömmliche Bewertungssysteme (z.B. balanced scorecards) und erlaubt es dem Anwender, Werte in frei definierbaren Feldern in beliebiger Anzahl zu hinterlegen, um so einen eigenen Bewertungsmaßstab zu erstellen. Die Portfolios können übersichtlich mit Hilfe von Bubble Charts überwacht und gesteuert werden. Alle Informationen werden in Echtzeit verarbeitet und bei der Darstellung berücksichtigt. Ändert sich beispielsweise das Risiko in einem Projekt, so verändert sich sofort die Position des Bubbles, der dieses Projekt repräsentiert.

Ressourcenengpässe frühzeitig erkennen

Unkoordinierter Aktionismus führt beim Management paralleler Projekte nicht weiter. Der beidseitige Unmut beispielsweise durch überlastete IT-Mitarbeiter und unzufriedene Fachabteilungen, die sich über fortwährende Terminverschiebungen beklagen, ist keine Seltenheit. Lösen lässt sich dieser Konflikt mit der Planung in Can Do und den auf Wahrscheinlichkeitsrechnung basierenden Konfliktmeldungen, die im Rahmen der Machbarkeitsanalyse Ressourcenengpässe aufzeigen. Denn wenn viele Projekte parallel umgesetzt werden, ist es von hohem Nutzen, zu wissen, wo es voraussichtlich zu Einschränkungen kommen kann, sobald ein neues Projekt hinzukommt. Der vollständige Überblick über verfügbare Kapazitäten auf Knopfdruck in der Portfolio Management Software von Can Do hat Erwartungshaltungen verändert und wirkt sich positiv auf das gegenseitige Verständnis für die zeitliche Machbarkeit von Projekten aus.

Zitat: In Can Do sehen wir sofort, wann wir die benötigten Ressourcen für die Umsetzung zur Verfügung stellen können und geben die Projekte dementsprechend kontrolliert frei.

Josef Marchner, CIO
HERMA GmbH

Simulation und Feinplanung von Projekten im Portfolio

Mit seiner Portfolio Management Software bietet Can Do auf Portfolioebene die Möglichkeit der Feinplanung von Projekten, deren Realisierung noch gar nicht beschlossen ist. Dies ermöglicht, Belastungskurven und dynamische Entwicklungen von simulierten Projekten bereits im Portfolio abzubilden. Gerade der Einsatz und die Auslastung von Projektmitarbeitern ist im Laufe eines Projekts sehr unterschiedlich – diese Schwankungen können im Projektportfoliomanagement von Can Do simuliert und so in der Planung berücksichtigt werden.

Weitere Funktionen der Portfolio Management Software von Can Do:

  • Unterstützung des kompletten Prozesses von der Sammlung von Projektideen über die Priorisierung und Umsetzung von Projekten bis zur Auswertung derselben Bubble Chart zum Monitoren des Portfolios Eintrittswahrscheinlichkeiten für Projekte Ressourcen- und Budgetkontrolle im Projektportfolio – Software zieht alle laufenden und geplanten Projekte in ihre Berechnungen mit ein Risikomanagement auf Portfolioebene
  • Live-Management: Alle Informationen werden in Echtzeit zur Verfügung gestellt und auch bei der grafischen Darstellung (Bubble Chart) berücksichtigt
  • Moderne Ergonomie
  • Grafische Benutzeroberfläche und Portfolios per Mausklick erstellen

    Das KI-gestützte Risikomanagement von Can Do gibt Handlungsempfehlungen wie „Sofort eingreifen“ oder „Ignorieren“ aus, um die Fülle wiederkehrender Aufgaben schneller zu erledigen und Risiken innerhalb des Portfolios besser einschätzen und handhaben zu können. Die gewonnenen Freiräume ermöglichen den Mitarbeitern, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und eröffnen aktiven Gestaltungsspielraum.

Agiles Projektmanagement

Während insbesondere Entwicklungsabteilungen auf agile Methoden wie Scrum schwören, stellen diese Vorgehensweisen für Projektmanager und insbesondere für Portfoliomanager einen großen Blindfleck in der Planung dar: Der Projektleiter weiß oftmals nicht, ob und wann die agilen Teams die Arbeiten (Arbeitspakete bzw. Storys in der Scrum-Welt) für sein Projekt realisieren. Darüber hinaus kommt eine Kapazitätsplanung in agilen Methoden eigentlich nicht vor, was für den Portfoliomanager in seinem unternehmensweiten Ressourcenmanagement ein Problem darstellt. Mit seiner Schnittstelle zu JIRA, dem wohl am häufigsten eingesetzten Scrum-Tool, schließt Can Do diese Lücke für agiles Projektmanagement. Epics mit deren Storys in JIRA werden in Can Do abgebildet samt Ressourcenzuweisung (Team und Mitarbeiter) und Status der Story/des Arbeitspakets.