Change Requests systematisch steuern – so mache ich das mit Can Do

Change Requests gehören zum Projektalltag – bei uns im Team genauso wie bei unseren Kunden. In vielen Workshops oder Rollouts kommt früher oder später die Frage:
„Wie steuert man CRs eigentlich am besten in Can Do?“

Deshalb zeige ich hier ganz konkret, wie ich Change Requests manage – aus meiner eigenen Praxis als Projektleiterin.
Welche Funktionen nutze ich regelmäßig?
Was hilft mir, den Überblick zu behalten?
Und wie stelle ich sicher, dass Budget, Ressourcen und Termine im Griff bleiben?

Budgetpositionen für Change Requests

Für jeden Change Request lege ich in Can Do eine eigene Budgetposition an. Das hat zwei große Vorteile:

• Ich sehe sofort, welche zusätzlichen Kosten durch den CR entstehen.

• Ich halte das ursprüngliche Projektbudget sauber getrennt.

Diese CR-bezogenen Budgetdaten sind vollständig in den Projektkostenplan integriert. Ich kann sie nach Projekt, Arbeitspaket oder Zeitraum auswerten – das ist eine wichtige Grundlage für das Controlling und fundierte Entscheidungen im Projekt.

Abbildung 1: Budgetpositionen bearbeiten – Change Request erfassen

Planabweichungen erkennen mit Basisplänen

Ich arbeite viel mit Basisplänen, um Veränderungen sichtbar zu machen.
Vor einem größeren Change Request speichere ich einen Planstand ab – und vergleiche danach:

• Wie verändert sich die Timeline?

• Welche Ressourcenverschiebungen gibt es?

• Wie sieht der Kostenvergleich aus?

So erkenne ich sofort die Auswirkungen eines CR – grafisch und tabellarisch. Ich nutze das regelmäßig, um Planabweichungen fundiert einzuschätzen und zu kommunizieren.

Abbildung 2: Kosten und Aufwand im Vergleich – Basisplan vs. Veränderung durch CR

Aktuelle Planung mit Basisplan vergleichen (Soll-/Ist-Vergleich)

Am einfachsten kann ein optischer und datentechnischer Vergleich in der Projektplaner-App angezeigt werden. In dem gleichen Menü wird der gewünschte Basisplan aus der Liste gewählt. Can Do lädt nun beide Projekte, die aktuelle Planung und den gewählten Basisplan.

Abbildung 3: Soll-Ist-Vergleich

In der Grafik wird der Basisplan als kleine Linien über den aktuellen Planungsobjekten dargestellt. So kann die Abweichung gesehen werden. Wird die Maus auf die kleinen Kreise der vor und nach den Linien gezogen, erscheint ein kleines Fenster, dass die Vergleichsdaten anzeigt.

Abbildung 4: Tabellenansicht zu den Abweichungen

Die Tabelle zeigt die wichtigsten Abweichungen, beispielsweise im Starttermin.

Die Burn-Down-App zeigt für Arbeit und Kosten den abnehmenden Verlauf über die Projektlaufzeit. Darin kann aber auch ein Vergleich mit einem Basisplan angezeigt werden.

Abbildung 5: Burn-Down Diagramm

Dokumentation direkt am Projektobjekt

Alle wichtigen Informationen zum CR dokumentiere ich direkt am betroffenen Projekt, Arbeitspaket oder Vorgang:

• Begründung des CR

• CR-Nummer & Genehmigungsstatus

• Verantwortliche Personen

• Verweise auf externe Quellen (z. B. Ticketsystem, SharePoint, Confluence)

Can Do bietet dafür verschiedene Möglichkeiten:

• Kundenspezifische Felder

• Beschreibungsfelder

• Historie mit Kommentaren und Änderungsverlauf

Damit ist alles sauber hinterlegt – transparent und nachvollziehbar.

Change Requests auswerten & reporten

Mit den Dashboards in Can Do – oder über Power BI – werte ich Change Requests auch projektübergreifend aus:

• Ursache

• Status (beantragt, genehmigt, umgesetzt etc.)

• Kosten- und Budgetauswirkungen

• Terminverschiebungen

Gerade bei organisationsweiten Forecasts und KPI-Auswertungen ist das extrem hilfreich. So lassen sich Trends erkennen, Entscheidungen absichern und der Projekterfolg besser steuern.

Abbildung 6: Dashboard mit Kosten-/Aufwandsübersicht für Change Requests

Mein Fazit als Projektleiterin

Change Requests gehören dazu – aber sie müssen sauber gemanagt werden.
Can Do bietet mir genau die Tools, die ich dafür brauche. Kein Flickenteppich aus Excel-Listen, E-Mails und Bauchgefühl – sondern eine durchgängige Lösung für die strukturierte Steuerung von CRs:

✔ Eigene Budgetpositionen
✔ Beliebig viele Basispläne für fundierte Vergleiche
✔ Detaillierte, konfigurierbare Dokumentation – inkl. externer Links
✔ Monitoring über Dashboards & BI-Reports

So werden Change Requests vollständig in die Projektsteuerung und das Controlling integriert – nachvollziehbar, auswertbar, steuerbar.

Für mich als Projektleiterin bedeutet das:
👉 mehr Klarheit,
👉 bessere Kommunikation,
👉 und ein stabilerer Projekterfolg – auch wenn sich die Rahmenbedingungen ändern.