Projektumfeldanalyse (PUMA) - Wie Du Erwartungen richtig erhebst und einschätzt

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Eine Projektumfeldanalyse (PUMA) bietet Dir eine Übersicht über Erwartungen und Chancen für das anstehende Projekt. Sie ist damit die unverzichtbare Voraussetzung für Deinen Projekterfolg.

Jedes Projekt ist immer nur ein Teil eines großen Ganzen. Es steht nie für sich allein da. Deshalb ist es für Dich sehr wichtig, das Umfeld Deines Projekts genau zu kennen. Diesen Überblick liefert Dir die Projektumfeldanalyse.

 

Was ist die Projektumfeldanalyse?

PUMA beurteilt die gesamte Umgebung eines Projekts, also alle Einflussfaktoren, die für den Projekterfolg relevant sind.

Zu den Einflussfaktoren gehören beispielsweise:

  • das Projektmanagement und die einzelnen Projektteams,
  • der Auftraggeber und seine Interessen,
  • die Projektrisiken und die Maßnahmen zu ihrer Kontrolle,
  • die Wettbewerber, Behörden und Betriebsräte mit ihren Interessen und Vorschriften wie auch
  • weitere Personen, die von dem Projekt direkt oder indirekt betroffen sind.


Die PUMA beantwortet damit die grundlegende Frage: Kann das Projektziel erreicht werden und wie wahrscheinlich ist sein Gelingen?

 

Warum ist es wichtig, die Erwartungen und Chancen vor Projektstart zu erheben?

Ist das gesetzte Projektziel mit hoher Wahrscheinlichkeit erreichbar, liefert Dir die PUMA die Grundlage für die darauffolgende Projektstrukturierung.

Darin werden dann

  • die Chancen, Risiken und Erwartungen des Projekts berücksichtigt,
  • das richtige Vorgehen festgelegt und
  • die notwendigen Maßnahmen getroffen,


um das Projekt zielgenau abschließen zu können.

Deshalb solltest Du die Projektumfeldanalyse bereits vor Beginn des Projekts durchführen.

 

Was sind die Projektumfeldanalyse Vorteile?

PUMA bietet Dir bedeutende Vorteile sowohl vor wie auch nach dem Projektstart.

Die wichtigsten Vorzüge vor dem Start eines Projekts sind:

  • den notwendigen Überblick über die wichtigen Einflussfaktoren erhalten,
  • die anstehenden Veränderungen im Branchenumfeld identifizieren,
  • die gegenwärtigen und die zukünftigen Chancen und Risiken erkennen,
  • anhand von technologischen Prognosen Herausforderungen entdecken,
  • auf der Grundlage der gesammelten Informationen die richtige Projektstrategie entwickeln.


Nach dem Projektstart hilft Dir die PUMA, den Verlauf Deines Projekts nach Bedarf anzupassen. Möglich wird es vor allem dadurch, dass die Umfeldanalyse Dein Verständnis für den Markt deutlich verbessert und es Dir somit einfach macht, die Marktsituation im Auge zu behalten.

 

Was sind die wichtigsten Projektumfeldanalyse Kriterien?

Es gibt einige Kriterien für die PUMA, die Du beachten solltest.

Diese sind vor allem:

  • Die politischen Faktoren
    wie die Steuerpolitik, anstehende Gesetzesänderungen oder Handelsreformen.
  • Die wirtschaftlichen Faktoren
    wie das vorhandene Budget, die anfallenden Steuern, Zinsen und die aktuelle Inflationsrate.
  • Die kulturellen Faktoren
    wie die gesellschaftliche Einstellung zu bestimmten Themen, die Bevölkerungsdemographie oder Mobilität.
  • Die technologischen Faktoren
    wie die neuen Technologien, die technischen Einschränkungen oder die aktuellen Entwicklungen in der Forschung.
  • Die rechtlichen Faktoren
    wie die arbeitsrechtlichen Bestimmungen, die regulatorischen Rahmenbedingungen oder die Gesundheits- und Sicherheitsgesetze.
  • Die umweltbedingten Faktoren
    wie die geografische Position, die Wetterbedingungen oder die Wahrscheinlichkeit von Naturkatastrophen.


Als Projektumfeldanalyse Beispiele für kulturelle und umweltbedingte Faktoren wären insbesondere die Fälle zu nennen, in denen die Projekte im entfernten Ausland geplant sind. Denn gerade dort kommt es nicht nur auf die rechtliche Lage und den technologischen Fortschritt, sondern häufig auch auf die vorherrschende Mentalität der Menschen an. Dazu gehören auch die Gepflogenheiten vor Ort, die nicht selten mit der klimatischen Situation zusammenhängen.

Die wichtigsten Projektumfeldanalyse Kriterien

Welche Projektumfeldanalyse Methoden gibt es?

Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, die notwendigen Information für eine umfassende und verlässliche PUMA zusammenzutragen.

Die wichtigsten davon sind:

Die Informationsauswertung

Die Informationen können Dir sowohl in mündlicher wie auch in schriftlicher Form vorliegen.

Die mündlichen Informationen kommen über die Rundfunkanstalten, von den Mitarbeitern oder auch von anderen Personen des geschäftlichen Umfelds.

Die schriftlichen Informationen sind solche, die Du von Personen, Behörden oder Institution in Schriftform einholst. Diese sind verlässlicher als die mündlichen Quellen, da Missverständnisse und Missinterpretationen ausgeschlossen werden können.

Die Marktanalyse

Bei der Analyse geht es darum, die aufkommenden Trends und Herausforderungen rechtzeitig zu erkennen. Dazu kannst Du Umfragen nutzten. Möglich ist auch die Beobachtung des Kaufverhaltens.

Die Prognosen

Die Prognose ist die Schätzung zukünftiger Ereignisse auf der Grundlage von Beobachtungen, Erhebungen, Brainstorming oder Zeitreihenanalysen. Die Prognosen treffen nicht immer ein. Sie geben Dir jedoch den Einblick in die Wahrscheinlichkeit, mit der ein Ereignis eintreten kann. Der beste Einsatz dafür ist die Risikoabschätzung.

 

Wie wird die Projektumfeldanalyse bei Can Do gehandhabt?

Die PUMA kann nur so sicher und zuverlässig sein, wie die zugrunde gelegten Informationen und Analyseverfahren es sind. Deshalb ist es für Dich empfehlenswert, Dich bei der Analyse auf moderne Software und einen erfahrenen Partner zu verlassen, der sich in dem Bereich bestens auskennt.

Mit den Projektumfeldanalyse Tools von Can Do erhältst Du eine Projektmanagement-Software , die Dir eine klare, komplette Übersicht über Chancen und Risiken Deines anstehenden Projektes liefert. So kannst Du die Erwartungen von vornherein richtig einschätzen und managen.

 

Fazit

Die Projektumfeldanalyse ist eine wichtige Grundlage für einen guten Projektstart. Die Risikoanalyse-Methoden  ermöglichen es Dir, Dein Projekt strategisch zu planen, es für agiles Projektmanagement  auszurüsten und damit sicher zum Erfolg zu bringen.