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Gefährdete Projekte - was tun?

Nordic Project ZoneFast jedes zweite IT-Großprojekt wird teurer als geplant und bringt einen geringeren Nutzen als erhofft. Entsprechend hoch ist der Druck, der auf Projektmanagern lastet. Im Risikomanagement-Interview mit den Veranstaltern der Nordic Project Zone erläutert Annette Vendelbo, Vorsitzende des PMI Denmark Chapters, woran gefährdete Projekte erkannt werden können und wie Projektmanager darauf reagieren sollten. Als Sponsor der Nordic Project Zone präsentiert Can Do einen Auszug aus dem Interview mit Annette Vendelbo.

Risikomanagement mit dem Tool von Can DoNordic Project Zone (NPZ): Warum haben so viele Projekte Probleme damit, den erwarteten Nutzen zu liefern?
Annette Vendelbo: Auf diese Frage gibt es mehrere Antworten. Meiner Erfahrung nach gibt es aber ein paar Hauptgründe, warum Projekte bzgl. ihres Nutzens ins Wanken geraten:

  • Der organisatorische Reifegrad vieler Unternehmen ist noch nicht auf einem zufriedenstellenden Niveau. Das heißt, dass das Wissen, wie Projekte erfolgreich realisiert werden können, nur im PMO oder in der Projektmanagement-Abteilung existiert. Im Management hingegen und auch in den IT-Abteilungen, die häufig Ressourcen für Projekte bereitstellen, herrscht hingegen noch kein ausgeprägtes Projektverständnis. Das führt häufig dazu, dass Entscheidungsfindungsprozesse zu lange sind und zu Ressourcenengpässen, was wiederum direkt das Projekt negativ beeinflusst: Projekte dauern länger und kosten mehr Geld.
  • Mangelhafte Shareholder- und Kommunikations-Management führt zu unrealistischen Erwartungen an das Projekt. Also selbst wenn Sie Ihr Projekt genau nach den geforderten Spezifikationen geliefert haben, entspricht der wahrgenommene Wert nicht den Erwartungen. Es ist wichtig, dass Sie als Projektleiter für eine richtige Erwartungshaltung sorgen bzgl. dessen, was das Projekt liefern wird und was nicht. Dadurch können Sie sicherstellen, dass am Ende des Projektes niemand enttäuscht ist.
  • Last but not least, der Mangel an Projektmanagement-Training führt zu einer schlechten Performance im Projekt. Projektmanagement ist ein Berufsfeld, in dem Sie nur erfolgreich sein können, wenn Sie über den richtigen Kompetenz-Mix zwischen harten und weichen Fähigkeiten verfügen. Häufig sind Projektmanager, die Projekte mit hohen Budgets verantworten, nicht entsprechend ausgebildet – weder im fachlichen Bereich Projektmanagement noch bzgl. ihrer sozialen Fähigkeiten. Diese Projektmanager geben sich zwar redlich Mühe in ihren Projekten, aber aufgrund des mangelnden Wissens sind ihre Erfolgsaussichten durchaus beschränkt. Eine bessere Aus- und Weiterbildung der Projektmanager und das Bewusstsein des Managements, dass Projektarbeit sehr komplex und anspruchsvoll ist, würde die Erfolgsquote bei Projekten bestimmt verbessern.

Schonungslose Analyse des Ist-ZustandsNPZ: Woran kann man erkennen, dass sich ein Projekt in Schieflage befindet?
Annette Vendelbo: Ein paar Beispiele:

  • Wenn der Fortschritt von einzelnen Aufgaben über einen längeren Zeitraum bei 80%-90% stagniert, dann läuft meistens irgendetwas falsch.
  • Wenn sich Meilensteine verschieben, der Projektumfang aber nicht angepasst wird und auch die Deadline nicht angepasst wird, dann stimmt definitiv etwas nicht in dem Projekt. Dies führt beispielsweise in der IT häufig dazu, dass die Testphase gekürzt wird, was sich wiederum negativ auf die Qualität des Projekts auswirkt.
  • Viele Konflikte, die bis zum Lenkungsausschuss eskalieren, oder sehr viele Change Requests sind ebenfalls ein Zeichen für problembehaftete Projekte.

Projektmanagement-Interviews von Can DoNPZ: Warum übersehen viele Projektmanager diese Symptome?
Annette Vendelbo: Meiner Meinung nach ist es die Aufgabe des Managements dafür zu sorgen, dass bei einem gefährdeten Projekten ein entsprechend geschulter Projektmanager eingesetzt wird und dass dieser auch mit den notwendigen Befügnissen ausgestattet ist. In vielen Unternehmen herrscht jedoch der Glaube vor, alle Projektmanager seien gleich und Projektmanagement sei nur ein anderes Wort für „Gesunder Menschenverstand“. Selbst wenn viele Unternehmen über einen Leitfaden für Projektmanagement verfügen, so heißt das nicht, dass alle Projekte automatisch gelingen. Das Unternehmen muss ein Verständnis und eine Kultur von Projektmanagement entwickeln und muss großen Wert darauf legen, dass die Projekt-Mitarbeiter regelmäßig entsprechende Schulungen erhalten.

Gründe, warum Projektmanager Risiko-Anzeichen in ihren Projekten übersehen, gibt es viele:

  • Sie wissen nicht, auf was sie achten müssen
  • Eine mangelnde Projektmanagement-Ausbildung und fehlende Projekterfahrung
  • Sie haben die Risiko-Anzeichen gesehen, aber das Management will nichts von Projektgefahren wissen und fordert, dass das Projekt wie geplant umgesetzt wird.

NPZ: Was können Projektmanager tun, um gefährdete Projekte erfolgreich abzuschließen?
Annette Vendelbo: Das hängt natürlich sehr vom jeweiligen Projekt und der speziellen Situation ab. Ich konnte in meiner Laufbahn als Projektmanagerin bisher mit folgenden Maßnahmen ganz gute Erfolge verbuchen:

  • Analysieren Sie zunächst die Kennzahlen ihres Projekts, z.B. Projektfortschritt, Projektkosten, Ressourcen, usf.
  • Packen Sie dann alles auf den Tisch, sowohl das Gute als auch das Schlechte, und eruieren Sie darauf aufbauend alle Optionen, die Ihnen auf dieser Faktenlage zur Verfügung stehen.
  • Teilen Sie die Optionen dem Lenkungsausschuss mit und sprechen Sie Ihre Empfehlung aus.
  • Nach der Entscheidung des Lenkungsausschusses sollten Sie Ihre Pläne an die dann möglicherweise neue Situation anpassen.
  • Teilen Sie die modifizierten Pläne allen Projektbeteiligten (Shareholder) mit. Dabei ist es wichtig, dass sie wieder eine positive Stimmung für das Projekt erzeugen.
  • Teilen Sie allen Projekt-Mitarbeitern Ihre Erwartungen, die Sie an sie haben, mit und monitoren Sie die Leistungen ihrer Mitarbeiter.
  • Halten Sie möglichst ein bis zwei Mal pro Woche ein Meeting mit Ihrem Projektteam ab, um den status quo festzustellen. Machen Sie dies so lange, bis sich das Projekt wieder in sicherem Fahrwasser befindet.

Annette Vendelbo hält im Rahmen der Nordic Project Zone in Kopenhagen einen Vortrag zum Thema “Incorporating Agile with Traditional Methods.”

Das komplette Projektmanagement-Interview (Englisch) mit Annette Vendelbo finden Sie hier.