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Programmmanagement – Multiple Projekte parallel managen

Selten beschäftigt sich ein Unternehmen über eine längere Zeit mit nur einem einzigen, einfachen und gradlinigen Projekt. In den allermeisten Firmen gehört es zum Alltag, sich um komplexe Aufgabenstellungen zu kümmern. Diese können oft nur dann sicher zum Erfolg führen, wenn das Gesamtprojekt in unterschiedliche Teilbereiche gegliedert und dann in mehreren parallel laufenden Unterprojekten umgesetzt wird. 

Das Programmmanagement ist das Schlüsselwort für die Organisation derartiger Projekte.

Programmmanagement Definition – Was ist Programmmanagement?

Das Programmmanagement beschäftigt sich mit der Organisation eines Programms, also eines  Hauptprojekts, das in diverse Unterprojekte aufgeteilt ist, um das Projektziel sicherer und schneller zu erreichen.

Das Programmmanagement beinhaltet insbesondere:

  • Die Definition von Schnittstellen zwischen den einzelnen Teilprojekten
  • Die Abstimmung von jeweiligen Zeitplänen und Terminvorgaben
  • Die Koordination von Ressourcen in und zwischen den Teilprojekten
  • Das übergreifende Risikomanagement
  • Das gemeinsame, aufeinander abgestimmte Änderungsmanagement

Der Blick beim Programmmanagement im Projektmanagement liegt somit immer auf dem übergeordnetem Projektziel.

Programmmanagement Ziele – Was sind die Gründe für Programmmanagement?

Zu den wichtigsten Zielen von Programmmanagement gehört vor allem:

Optimale Nutzung von Ressourcen

Mit einem definierten Programm kann sichergestellt werden, dass das vorhandene Budget in den Bereichen eingesetzt wird, wo es für den Gesamterfolg des Projekts den meisten Sinn ergibt.

Lösung von Konflikten 

Projektprioritäten zu berücksichtigen und danach zu entscheiden, kann zu Konflikten führen. Lösen von Konflikten gehört zum Kernbereich des Programmmanagers. 

Gute Einschätzung von Risiken

Ein vollständiges Bild des Gesamtprojekts macht es möglich, die Risiken für das Programm besser beurteilen, einschätzen und minimieren zu können. 

Hohe Effizienz durch Berücksichtigung von Abhängigkeiten

Eine klare Übersicht über Abhängigkeiten vereinfacht das Aufstellen von Zeitplänen. Die wichtigen Aufgaben, die für das Nebenprojekt von Bedeutung sind, können dann mit hoher Priorität versehen werden. Dies steigert die Effizienz und führt das Hauptprojekt sicher ans Ziel.

Programmmanagement Funktionsweise – Wie funktioniert das Programmmanagement?

Das Programmmanagement ist ein komplexer Prozess für umfangreiche Aufgabenstellungen. Deshalb ist es ratsam, sich beim Programmmanagement an folgende Vorgehensweise zu halten:

Das Etablieren eines zentralen Managements – des Programmbüros

Ein umfassendes Projekt, das aus mehreren voneinander abhängigen Unterprojekten besteht, erfordert eine fortlaufende, effiziente Steuerung. Dafür wird in der Regel ein Programmbüro gebildet.

Zu den Aufgaben des Programmbüros gehören beispielsweise:

  • Definition des jeweiligen Programms 
  • Rekrutierung oder Ausbildung eines Programmmanagers
  • Unterstützung der einzelnen Projektleiter beim Projektmanagement
  • Überwachung der Statustermine
  • Qualitätskontrolle der Unterprojekte 
  • Aufbereitung der Übersichtsberichte für den Kunden oder die unterschiedlichen Gremien 
  • Risikomanagement für die Einzelprojekte und das gesamte Programm
  • Durchführung von Management-Meetings 

Das Programmbüro erfüllt eine Vielzahl von Aufgaben. Daher besteht es in den meisten Fällen aus mehreren qualifizierten Personen, die die Tätigkeiten untereinander aufteilen.

Die Definition der einzelnen Steuerungsprozesse 

Die Gesamtsteuerung eines Programms kann nur dann funktionieren, wenn das Management der Unterprojekte einwandfrei läuft. 

Dazu gehört vor allem, dass:

  • alle Statusberichte zur genau vorgegebenen Zeit und im vollständigen Umfang dem Programmbüro vorliegen; 
  • alle Entscheidungen des Programmbüros sofort den einzelnen Projektleitern mitgeteilt werden; 
  • die Gesamtkommunikation zwischen den Unterprojekten sichergestellt wird.

Es ist hilfreich, den Projektleitern der Teilprojekte einen genauen Terminplan für die Einreichung der Berichte mitzugeben und dafür Sorge zu tragen, dass der Zeitplan tatsächlich eingehalten wird. In welchen Zeitabständen die erforderlichen Informationen vorgelegt werden sollten, hängt von der Größe und der Komplexität des jeweiligen Projekts ab.

Die Berücksichtigung der Besonderheiten des jeweiligen Programms

Jedes Projekt unterscheidet sich von dem anderen. 

In einem Programm kumulieren sich unterschiedliche Herausforderungen. Es bedeutet, dass jedes Programm seine eigenen Besonderheiten und Spezialregeln definieren und berücksichtigen muss. Diese Spezialregeln sollten unbedingt allen Teilprojektleitern und – ganz besonders – den externen Mitarbeitern mitgeteilt werden, damit das Programm gut funktioniert.

Festlegung der passenden Projektstruktur

Die Projektstruktur hat eine wichtige Aufgabe. Sie

  • zeigt die Schnittstellen zwischen den Einzelprojekten,
  • bestimmt die Abhängigkeiten unter den Teilprojekten,
  • definiert wichtige Meilensteine für den Projektfortschritt.

Die Projektstruktur ist also der dokumentierte Grundriss für das Zusammenspiel zwischen den Einzelprojekten sowie auch für ihre Auswirkungen auf das Programmziel.

Beschaffung der leistungsfähigen Programmmanagement Lösungen

Ein Programm ist komplex.

Um dieses steuern zu können, ist eine professionelle Programmmanagement Software unumgänglich. Erst mit guten, ausgereiften Projektmanagement-Werkzeugen, die der Aufgabe gewachsen sind, lässt sich die Steuerung eines Programms tatsächlich durchführen. 

Wichtig ist eine solche Lösung beispielsweise für die automatische Synchronisation der Schnittstellen. Eine Änderung in Terminplänen eines Projekts kann sich dann automatisch auf die Zeitpläne der abhängigen Projekte auswirken und die Pläne werden softwaregestützt stets aktuell gehalten. Die automatische Synchronisation spart im Programmmanagement sehr viel Zeit, die dann für andere Aufgabenbereiche eingesetzt werden kann.

Einrichtung eines zuverlässigen Frühwarnsystems 

Eine moderne Softwarelösung bietet nicht nur eine automatische Schnittstellen-Synchronisation. Sie liefert auch eine übersichtliche Meilenstein-Trendanalyse (MTA). Somit kann das Programmmanagement auf einen Blick erkennen, welche Lieferungen an welchen Schnittstellen demnächst anstehen. 

Ein Frühwarnsystem informiert über kritische Lieferungen bzw. Meilensteine, die eine hohe Gefahr für Verspätungen aufweisen und deshalb überwacht werden sollten. Mit diesem Wissen ausgestattet, kann das Programmmanagement seine Aufgaben noch effizienter, genauer und zielsicherer erfüllen.

Wie können Ihnen die angebotenen Lösungen von Can Do beim Programmmanagement helfen?

Mit Can Do haben Sie einen professionellen Partner an Ihrer Seite, der sich mit Programmmanagement und Multiprojektmanagement bestens auskennt. Die Projektmanagement Software von Can Do unterstützt Sie umfassend bei der Projektplanung von komplexen Projekten im klassischen wie auch im agilen Umfeld.

Fazit

Große Projekte benötigen passende Lösungen, die die Arbeit des Managements vereinfachen und beschleunigen. Dies gilt ganz besonders für das anspruchsvolle, komplexe Programmmanagement.

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