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PM-Software: Einführung ein zentraler Erfolgsfaktor

Akzeptanzprobleme sind häufig die Ursache für Probleme bei der Einführung von Projektmanagement-Software. Wie Prof. Dr. Frederik Ahlemann und Dr. Mey Mark Meyer im Gespräch mit der Fachzeitschrift pm aktuell (02/2011) betonen, komme es dabei „häufig zu Fehlern und Versäumnissen“, stellt Dr. Meyer fest. Problematisch sei, „dass die Mitarbeiter nicht ausreichend auf die Arbeit mit der Software vorbereitet wurden“, führt er weiter aus. Es mangele hier an Schulungen und anderweitigen Hilfestellungen. „Die Einführung ist ein zentraler Erfolgsfaktor!“, Erst mit der tatsächlichen Nutzung eines PM-Tools fällt die Nutzenbilanz für das Unternehmen positiv aus in Form eines besseren Überblicks über die Projekte und einer effizienteren Projektmanagement. Da sich für den Anwender die Nutzenbilanz meist negativ gestaltet, sei es umso wichtiger, für die Akzeptanz der Projektmanagement-Software aktiv zu werben. Die Anwender müssten bei der Einführung als Stakeholder betrachtet und behandelt werden.

In diesem Kontext sei die Organisations- und Methodenkompetenz der Unternehmen, die ein Projektmanagement-Tool einführen wollen, wichtig. Meist wird mit der Einführung einer Projektmanagement-Software die Unternehmenskultur verändert: „Wer alles beim Alten lassen will, kann sich die Einführung von PM-Software sparen“, fasst Prof. Ahlemann pointiert zusammen.

Ein wesentlicher Vorteil, der durch den Einsatz von professionellen Projektmanagement-Tools entsteht, ist die Schaffung von Transparenz in einem Projekt und damit die Beherrschung von Komplexität. In diesem Kontext werde es immer wichtiger, dass die Software einen Simulationsmodus bereithält, mit dem mögliche Änderungen in der Planung auf ihre Machbarkeit hin überprüft werden können. Ein Projektmanager benötigt hier „präzise Informationen zum Ist-Zustand und ein Werkzeug, mit dem er die Änderungen durchspielen kann“, so. Dr. Meyer. Den größten Nutzen einer Projektmanagement-Software sieht Prof. Ahlemann in der Schaffung von Transparenz in Projekten und Portfolien: „Die Zuordnung von Ressourcen ist eine wesentliche Aufgabe des Portfoliomanagements. Investitionen müssen gelenkt, strategische Unternehmensziele umgesetzt werden. Da braucht man Übersicht und Klarheit über jedes Projekt“.

Es gibt aber klare Grenzen von PM-Software. „Software liefert die Grundlage für gute Entscheidungen, mehr nicht“, sagt Prof. Ahlemann gegenüber der pm aktuell. Entsprechend dürfe die Software im Hintergrund keine Entscheidungen für den Projektleiter treffen.

 

Weiterführender Link:
In der Juni Ausgabe der pm aktuell (03/2011) wurde die Projektmanagement-Software von Can Do getestet