StartseiteHome » Blog » Projektplanung – Warum das Simulieren von Szenarien und Risiken wichtig ist

Projektplanung – Warum das Simulieren von Szenarien und Risiken wichtig ist

Die Projektplanung ist einer der wichtigsten Abschnitte im Projektmanagement, denn gerade eine akkurate, vorausschauende und präzise Projektplanung legt eine stabile Grundlage für das gesamte Projekt. Um zielsicher und weitsichtig planen zu können, ist es jedoch wichtig, eine klare Vorstellung von den möglichen Abläufen und eventuellen Risiken im Projekt zu haben.

Die Projektplanung – was macht sie aus?

Die Projektplanung ist eine bedeutende Projektphase, denn um ein Projekt zu planen, reicht eine bloße Liste mit den zu erledigenden Aufgaben und den dazugehörigen Zeitplänen nicht aus. Es sind vielmehr die gesamten Aktivitäten zu überblicken, die erforderlich sind, um das Projekt tatsächlich zu einem Erfolg führen zu können.

Die fünf Schritte der Projektplanung auf einen Blick

Beim Projekt Planen, ist es ratsam, sich – nach Art einer Checkliste für Projektplanung – an die folgenden Schritte zu halten:

  • Projektstrukturplan (PSP)
  • Projektablaufplan
  • Terminplanung
  • Ressourcenplanung
  • Kosten- und Budgetplanung

Im Einzelnen:

Der Projektstrukturplan

Das Ziel von PSP besteht darin, der Gesamtheit an Aufgaben und Aktivitäten eine klare Struktur zu verleihen.

Im Verlauf des Projektstrukturplans wird ermittelt, welche Tätigkeiten für den Erfolg des Projekts unerlässlich sind und welche Funktionen die Zielführung nur eventuell unterstützen könnten.

Zur besseren Übersicht werden die einzelnen Aktivitäten anschließend zu Arbeitspaketen zusammengefasst.

Der Projektablaufplan

In dem Projektablaufplan wird festgelegt, in welcher zeitlichen Reihenfolge die einzelnen Aufgaben zu erfüllen sind, um das optimale Ergebnis zu erzielen.

Dabei gilt es zu entscheiden, welche Aktivitäten erst abgeschlossen werden müssen, damit andere begonnen werden und welche Tätigkeiten parallel geplant und durchgeführt werden können.

Bei komplexen Projekten, bei denen es nicht auf den ersten Blick ersichtlich ist, welche Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben bestehen, kann es sinnvoll sein, für die einzelnen Arbeitspakete Teilprojektverantwortliche zu bestimmen. Dies ermöglicht ein effizientes Projekt-Controlling.

Der Terminplan

Bei dem Terminplan werden die Zeiten festgelegt, zu denen die jeweiligen Tätigkeiten – oder Arbeitspakete – erledigt werden müssen.

Die besten Methoden für die Terminplanung sind:

  • Die Vorgangsliste

Es ist die einfachste Methode, bei der die Aufgaben nacheinander abgearbeitet werden. Die Vorgangsliste ist die richtige Wahl für simple und leicht überschaubare Projekte.

  • Das Balkendiagramm

Das Balkendiagramm bietet höhere Übersichtlichkeit und ist deshalb für anspruchsvollere Projekte gedacht, die aus mehreren Arbeitspaketen bestehen.

  • Die Netzplantechnik

Die Netzplantechnik ist für komplexe Projekte mit einer großen Anzahl von Aufgabenbereichen bestimmt. Gearbeitet wird dabei nach dem Muster der Knoten und der kritischen Pfade. Als kritisch werden solche Vorgänge betrachtet, die bei Verzögerung den gesamten Projektendtermin gefährden können.

Die Ressourcenplanung (oder auch Einsatzmittelplanung genannt)

Bei der Planung von Ressourcen geht es vor allem um

  • das erforderliche Personal,
  • die benötigten Materialien,
  • die einzusetzenden Geräte wie auch
  • sonstige Leistungen (so beispielsweise externe Dienstleister).

Bei der Ressourcenplanung ist es entscheidend, nicht nur zu wissen, was für das Projekt benötigt wird, sondern vor allem auch sicherzustellen, dass die notwendigen Ressourcen zum geplanten Zeitpunkt bereitstehen.

Die Kosten- und Budgetplanung

Auf der Grundlage der Ressourcenplanung werden in der Budgetplanung nun die Projektkosten ermittelt.

Die Personalkosten ergeben dabei erfahrungsgemäß den höchsten Kostenfaktor.

Das Simulieren von Szenarien und Risiken in der Projektplanung

Ist das durchzuführende Projekt komplex, steht das Projektmanagement oft vor einer scheinbar unüberwindbaren Herausforderung, alle Eventualitäten einzuplanen, mit angemessenen Ressourcen auszustatten, Risiken einzuschätzen und kalkulierbare Kosten veranschlagen.

Je größer und umfangreicher das Projekt, desto unwahrscheinlicher ist es in der Praxis, dass selbst der erfahrenste Projektmanager dies ohne Hilfe und ohne zusätzliche Unterstützung schaffen kann.

Zum Glück muss er das nicht.

Die moderne Projektmanagement-Software mit umfangreichen, vielseitigen und individualisierbaren Projektplanung Tools – sowie Beispielen für Projektplanung – bietet die Lösung.

Die Vorteile der Software für Projektplanung im agilen Projektmanagement

Die Vorteile einer guten Simulationssoftware in der Projektplanung für agiles Projektmanagement sind vielfältig.

Die wichtigsten davon sind:

  • Das schnelle Erkennen von Risiken
  • Ein bestens vorbereitetes Team
  • Eine stabile Datengrundlage für fundierte Entscheidungen
  • Ein definiertes und begründetes Notfallbudget
  • Ein realistisches und erreichbares Projektziel

Das schnelle Erkennen von Risiken

Durch die Simulation werden Projektabschnitte sichtbar, die anfällig für Störungen sein können. So kann das Management diesen Aufgabenbereichen erhöhte Aufmerksamkeit zukommen lassen, um Problemfälle zu verhindern.

Dies spart Kosten und ermöglicht einen termingerechten Projektabschluss.

Ein bestens vorbereitetes Team

Sind mithilfe der Simulationssoftware in der Projektplanung bereits mehrere Szenarien durchgespielt worden, ist das Team gut auf die möglichen Eventualitäten vorbereitet. Im Fall der Fälle wissen die Teammitglieder genau, was ihre Aufgabe ist und wie sie reagieren sollten. Damit können Projektherausforderungen schnell erkannt und zügig bewältigt werden.

Der Erfolg ist eine hoch effiziente Projektumsetzung, die sich an die Budget- und die Zeitvorgaben halten kann.

Eine stabile Datengrundlage für fundierte Entscheidungen

Durch die Simulation unterschiedlicher Szenarien können wertvolle Daten gewonnen werden, auf die das Management bei richtungsweisenden Projektentscheidungen zurückgreifen kann.

Dies führt zu einem durchdachten Projekt-Plan und einer flexiblen Projektdurchführung.

Ein definiertes und begründetes Notfallbudget

Auf der Basis der gesammelten Simulationsdaten ist die Projektführung nicht mehr an Erfahrungswerte – oder schiere Schätzungen – gebunden. Das Notfallbudget kann stets klar definiert und sauber begründet werden.

Ein ausreichendes Notfallbudget sichert den Projekterfolg und sorgt somit für die Kundenzufriedenheit.

Ein realistisches und erreichbares Projektziel

Mithilfe der modernen Software für Projektplanung können erfüllbare Erwartungen an das Projekt gesetzt werden.

Dies erhöht die Arbeitsmoral, die Produktivität und somit die Effizienz im Team.

Fazit

Mit den modernen Simulationswerkzeugen und Projektplanung Tools von Can Do kann ein durchdachter, auf alle vorstellbaren Szenarien anwendbarer Projekt-Plan erstellt werden. Die umfassende Checkliste für Projektplanung erlaubt eine einfache Übersicht über die anstehenden Aufgaben. Durch praxisnahe Beispiele für Projektplanung gibt das System dem Management wertvolle Hinweise.

Unser Team in Deutschland und in der Schweiz berät Sie gern zu allen Fragen rund um die simulationsbasierte Projektplanung und die dazugehörigen Projektmanagement Tools  .

Can Do jetzt gratis testen! Kontakt aufnehmen

Wir freuen uns auf Sie!