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Ressourcenplanung mit Skills

Skill-Management – Spezielle Aufgaben erfordern spezielle Kenntnisse

Das Ressourcenmanagement von Can Do erlaubt es, sowohl auf Mitarbeiter- als auch auf Abteilungsebene zu planen. Eine weitere Dimension ist die Ressourcenplanung mit Fähigkeiten (Skills). Das Skill-Management von Can Do gestaltet die Planung noch wirkungsvoller, indem die Software nicht nur berücksichtigt, ob eine Abteilung oder bestimmte Mitarbeiter noch über freie Kapazitäten verfügt.

Das Tool prüft zudem, ob es zu den angeforderten Fähigkeiten ausreichend Mitarbeiter mit freien Kapazitäten gibt, die die Aufgaben im Projekt übernehmen können. Denn allein die Zugehörigkeit zu einer Abteilung sagt noch nichts über die Eignung für spezielle Aufgaben innerhalb eines Projekts aus.

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Fähigkeiten und Kapazitäten managen

Die besten Fachkräfte für die wichtigsten Projekte

Auch im Bereich des Skill-basierten Ressourcenmanagements können Projektleiter, Projektmanager und Ressourcenmanager in Can Do mit realistischen – also ungenauen – Daten und Werten arbeiten. Die Software zeigt Risiken für mögliche Überlastungen oder sonstige planerische Risiken umgehend an und gibt entsprechende Warnungen aus.

Der Projektleiter kann dabei in seinen Anforderungen mehrere Fähigkeiten miteinander kombinieren, was das Skill-Management noch leistungsfähiger macht. Denn durch die Kombination von Skills kann der Projektleiter sehr genau geeignete Fachkräfte für sein Vorhaben finden. Dazu können bei der Ressourcenanfrage bspw. Skills mit Abteilungen verbunden werden. Ebenso können Standorte in Can Do als Skill hinterlegt werden, so dass der Projektleiter beispielsweise für eine Phase seines Software-Entwicklungsprojekts aus der Entwicklungsabteilung die Fähigkeiten „Standort München“, „Java-Kenntnisse“ und „Projektmanagement“ für ein Arbeitspaket anfragt. Diese Anfrage erscheint beim Leiter der Entwicklungsabteilung. Er sieht sofort, welche seiner Mitarbeiter über diese Eigenschaften verfügen und wer in dem angefragten Zeitraum noch verfügbar ist. Per Mausklick weist er im Staffer® den entsprechenden Mitarbeiter aus seinem Team dem Arbeitspakt zu.

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Welche Expertise morgen gefragt ist, muss kein Geheimnis bleiben!

Die Geschäftsmodelle vieler Unternehmen unterliegen angesichts der fortschreitenden Digitalisierung am Markt einem steigenden Wettbewerbsdruck. Sie ringen mit veränderten Kundenansprüchen in Bezug auf die Schnelligkeit und Qualität bei der Bearbeitung ihrer Anfragen, und sie brauchen dafür qualifiziertes Personal. Gleichzeitig rückt der Fachkräftemangel wieder an die Spitze der wichtigsten Themen im Recruiting. Um hierauf zu reagieren, können Unternehmen zwei Dinge tun: Sie kaufen die Experten auf dem Markt ein, was zum einen schwierig und zum anderen richtig teuer ist. Oder, viel besser: sie entwickeln ihre eigenen Mitarbeiter – rechtzeitig, kontinuierlich und bedarfsoptimiert! Hierfür bietet eine Skill-Management Software mit Informationen aus der skillbasierten Ressourcenplanung gute Orientierung, da sie den aktuellen Skill-Bestand eines Unternehmens und mögliche Bedarfslücken offenlegen und eine zielgerichtete Planung der eingesetzten Fähigkeiten über das gesamte Projektportfolio erlauben.

Von der Strategie zum Projekt

Jedes Unternehmen, das eine Strategie definiert hat, übersetzt diese in Projekte. Um die Vielzahl dieser Vorhaben, das so genannte Portfolio, erfolgreich zu managen und die Projekte erfolgreich mit dem passenden Budget (Geld und Mitarbeiter) umzusetzen, wäre es hilfreich, um die im Unternehmen vorhandenen und für die ausgewählten Projekte benötigten Fähigkeiten zu wissen.

Vereinfacht ausgedrückt geht es darum, eine Antwort auf die Frage zu finden: „Wer kann was, um es zu einem bestimmten Zeitpunkt zu tun.“ Auch für ein erfolgreiches agiles Projektmanagement ist dieses Wissen hilfreich.

Dementsprechend sollte eine zukunftsfähige Projektmanagement Software über eine integrierte Skill-Management Software verfügen, die die quantitative Kapazitätsplanung – „Wer macht was wann“ – um die Kategorie der Fähigkeiten erweitert, also die so genannten Skills der Mitarbeiter in der Planung des Portfolios von vornherein berücksichtigt. Schon bei der Auswahl und Priorisierung der Projekte im Rahmen der Portfolioplanung sollte bekannt sein, ob das Team zu den geplanten Projekten passt bzw. welche Kenntnisse und Fähigkeiten von Nöten sind, um die gewählten Projekte in Time und in Budget umzusetzen. Es geht schließlich nicht darum, eine x-beliebige Person für eine Aufgabe einzuplanen, sondern darum, die richtigen Mitarbeiter im Einsatz zu haben. Idealerweise über das gesamte Portfolio hinweg.

Skill-Management Software – die neue Dimension in der Ressourcenplanung

Can Do erweitert sein Ressourcenmanagement um die Dimension der skillbasierten Kapazitätsplanung. Das Skill Management Tool von Can do prüft, ob es Mitarbeiter gibt, die zur Erledigung bestimmter Aufgaben erforderlichen Fähigkeiten haben, und ob diese Mitarbeiter über ausreichend freie Kapazitäten verfügen.

Diese beiden Aspekte – quantitative Verfügbarkeit und qualitative Eignung – sind in Can Do miteinander verknüpft. So zeigt die Software exakt die Mitarbeiter an, die sowohl verfügbar als auch befähigt sind, entsprechende Projekte durchzuführen. Erst in diesem Kontext kann Skill-Management sein ursprüngliches Ziel erreichen, die im Unternehmen vorhandenen Mitarbeiterfähigkeiten effizient zu nutzen und den Skill-Bestand im Unternehmen aktiv zu steuern.

Die Organisationen können auf diese Weise ihre Potenziale ihrer Mitarbeiter haben, waswiederum die Grundlage ihrer Wettbwerbsfähgikeit bildet und ihnen die Möglicheit gibt, sich gegenüber Mitbewerbern zu differenzieren. In einem von der Digitalisierung und vom zunehmenden Fachkräftemangel geprägten Umfeld bietet die um Skill-Management erweiterte Kapazitätsplanung einen entscheidenden Vorsprung.

Unter den verfügbaren Projektmanagement Tools bietet Can Do mit seiner Skills-Management Software Unternehmen eine ganzheitliche Ressourcenplanung von Mitarbeitern, Teams und Abteilungen sowie von im Unternehmen vorhanden und benötigten Fähigkeiten, so dass laufende und künftige Projekte mit den richtigen Mitarbeitern besetzt sind. Damit wird die rein mengenmäßige Betrachtung und die qualitative Komponente der Skills erweitert.

Can Do beantwortet folgende Fragen:

  • Top 10 und Flop 10 – welches sind die am häufigsten bzw. am seltensten angeforderten Skills und Skill-Kombinationen im Unternehmen heute, in sechs Monaten und in zwei Jahren? Habe ich das benötigte qualifizierte Personal ausreichend zur Verfügung?
  • Weiterbildung: Welche Fähigkeiten werden zukünftig benötigt und wie kann ich meine Mitarbeiter am Bedarf des Unternehmens ausgerichtet fördern?
  • Ressourcen-Bottleneck: Wo sind Know-how-Lücken in meinem Unternehmen?
  • Skill-Scoring: Wie viel ist ein Unternehmen gemessen an den in ihm vorhandenen Fähigkeiten wert?
  • Skill-Verwendung: Mit welchen ihrer Skills werden Mitarbeiter am häufigsten eingesetzt?
  • Karriereplanung Welche Skills werden für welchen Karriereweg benötigt?

Ohne Skill-Bibliothek geht es nicht

Um jedoch die im Unternehmen vorhandenen Skills zu kennen und während der Planung zu berücksichtigen, ist Vorarbeit erforderlich. Es gilt, zu wissen, wer verfügbar ist, welche Fähigkeiten benötigt und gegebenenfalls erworben werden müssen. Dafür brauchen Unternehmen eine zentrale, laufend gepflegte Skill-Bibliothek, die auf Knopfdruck Aussagen zum Skill-Bestand, Skill-Bedarf und zu möglichen Qualifizierungslücken liefert. Von diesem Erkenntnisgewinn profitiert auch die strategische Personalplanung. Denn durch die verknüpfte Darstellung der Skills und kombinierten Fähigkeiten mit der zeitlichen Verfügbarkeit jedes Mitarbeiters in der Skill-Management Software erhält der Projektplaner ein realistisches Bild dessen, was er tatsächlich umsetzen kann. Gleichzeitig treten Bedarfslücken in puncto Skills und Kapazitäten zu Tage. Anhand dieser Informationen kann die strategische Personalplanung einen bedarfsorientierten Rahmen zur Weiterbildung und für das Recruiting schaffen. Die Personalentwicklung wird an zukünftig gefragten Skills ausgerichtet und Mitarbeiter können sich den Bedürfnissen des Unternehmens und den eigenen Neigungen entsprechend orientieren und weiterqualifizieren.