Projektkosten: Wie du Übersicht und Kontrolle über Deine Ausgaben behältst

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Termindruck und knappes Budget - diese Voraussetzungen sind vielen Projektleitern vertraut. Um das neue Vorhaben dennoch vor dem Scheitern zu bewahren, ist eine akkurate Planung umso wichtiger. Mithilfe einer detaillierten Kostenkalkulation ließen sich viele böse Überraschungen vermeiden. Aber worauf solltest Du achten, wenn Du Projektkosten kalkulierst? Und welche Fehler solltest Du vermeiden?

Was sind Projektkosten?

Projektkosten beziehen sich auf wirtschaftliche Güter, die zum Erbringen einer Projektleistung eingesetzt oder verbraucht werden. Sie sind zum einen Bestandteil des Kostenmanagements und zum anderen Bestandteil des Finanzmittelmanagements im Projekt.

 

Wann solltest Du eine Kostenkalkulation vornehmen?

Im Gesamtprojekt Ablauf schließt sich die Kalkulationsphase direkt an die Erstellung des Projektplans an. Dieser ist zentraler Bestandteil einer exakten Budgetierung. Ohne das Wissen über die nötigen Arbeitsschritte und den dafür vorgesehenen Material- und Zeitaufwand lässt sich eine Vorab-Kostenrechnung nicht durchführen.

Zudem wird hieran deutlich: Je detaillierter Du den Projektverlaufsplan erstellt hast, desto größer ist die Chance, dass Du auch die Projektkosten angemessen kalkulierst.

Bei größeren Projekten, die sich in viele Einzelabschnitte unterteilen und dementsprechend unübersichtlich sind, ist es für Dich sinnvoll, die Kosten für jedes einzelne Arbeitspaket zu kalkulieren. Die Aufstellung erfolgt anhand der Sachmittelkosten, die für jeden Projektabschnitt separat ermittelt werden.

Die Kosten des Gesamtprojekts ergeben sich dann aus der Addition aller Einzelphasenkosten.

Der Vorteil eines solchen Vorgehens ist, dass Du so schon während des laufenden Projekts die Aufwendungen für jeden Abschnitt überwachen kannst. Drohen die Kosten für ein Arbeitspaket zu explodieren, so hast Du die Möglichkeit, rechtzeitig einzugreifen und gegenzusteuern.

 

Was ist der Unterschied zwischen den liquiditätswirksamen und nicht liquiditätswirksamen Projektkosten?

Grundlegend unterscheidet man die Projektkosten nach Art ihrer Auswirkung.

Wirken sie sich direkt auf die Finanzmittel aus und damit auf die Liquidität des Projekts, sind sie liquiditätswirksam. Alle anderen sind nicht liquiditätswirksam.

 

Wie kannst Du Projektkosten akkurat berechnen?

Um die Projektkosten akkurat zu kalkulieren, muss man zwischen internen Kosten und externen Kosten unterscheiden.

Interne Projektkosten

Erbringt Dein eigenes Personal eine Projektleistung, entstehen Dir interne Kosten ohne weitere Wirkung auf die Finanzmittel.

Nimmt Dein Projekt andere innerbetriebliche Leistungen in Anspruch, so entstehen interne Kosten kalkulatorischer Art, die ebenfalls die Finanzmittel nicht berühren.

Externe Projektkosten

Erbringen dagegen externe Dienstleister eine Projektleistung für Dich, so entstehen Dir externe Kosten, die in Rechnung gestellt und bezahlt werden. Diese verringern auf direktem Weg die Finanzmittel des Projektträgers.

Werden Sachmittel, Material oder Produkte in Deinem Projekt extern beschafft und eingesetzt, entstehen Dir liquiditätswirksame externe Kosten.

 

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Welche Rolle spielen Projektkosten im Projektmanagement?

Die wesentlichen Prozesse des Projektmanagements, die die Projektkosten betreffen, umfassen

  • die Kostenplanung,
  • die Kostenschätzung,
  • die Budgetierung sowie das anschließende
  • Controlling der Kosten.

 

 

Welche Tools können Dir bei der Berechnung und Planung von Projektkosten helfen?

Die Kostenkalkulation gehört zu den wichtigsten Phasen eines Projekts. Sie hilft Dir, im Voraus die anfallenden Aufwendungen zu berechnen und damit sowohl Deinem Projektteam als auch Deinem Kunden einen Orientierungsrahmen zu bieten.

Je nach Größe des Projekts müssen bei der Kalkulation zahlreiche Ausgaben und Aufwendungen vorausgeplant werden, so dass der Vorgang der Planung und Berechnung der Projektkosten als komplex bezeichnet werden darf.

Die Planung der Projektkosten beruht häufig nur auf Schätzungen und ist daher nicht so genau.

An der Projektkostenkalkulation ist dagegen häufig ein Team an Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen beteiligt. Dies können neben Deinem Projektleiter und Deinen Controllern auch Angestellte aus dem Vertrieb, dem Einkauf, der Entwicklung oder andere direkt am Projekt Beteiligte sein.

Für eine gelungene und ausgewogene Kostenkalkulation ist es wichtig, viele verschiedene Perspektiven einzunehmen.

 

Wie helfen Dir die Lösungen von Can Do bezüglich der Projektkosten?

Zu den Projektkosten Tools, die Dich sowohl bei der Planung und Berechnung von Projektkosten wie auch beim Projektkosten Controlling in den einzelnen Projektphasen unterstützen, zählt die Projektmanagement Software  von Can Do.

 

Die Can Do Lösung bietet Dir folgende Vorteile:

  • Kontrolle von Arbeitskosten und anderen Kostenarten
  • Berücksichtigung der inakkuraten Planungstechnik bei den Kosten
  • Schnittstellen zur Integration von Projektkosten, Kostenrechnung, Leistungserfassung und Personalverwaltung
  • Kostensummen für jedes Objekt (Arbeitspaket, Phase, Projekt)
  • Kosten von Risiken (Puffern)
  • Kostenfortschreibung durch Zeiterfassung
  • Leistungsstarkes Projekt-Controlling
  • Kostenüberblick in Projekten, Unterprojekten und Aufgaben ist jederzeit abrufbar
  • Vergleich Soll-Kosten vs. Ist-Kosten
  • Basispläne: Gespeicherte Versionen der Projektpläne zur Fortschrittskontrolle, Fortschrittsüberwachung und Dokumentation
  • Integriertes Risikomanagement
  • Revisionssichere Historie


Damit ermöglicht Can Do Dir fortlaufend den transparenten Einblick in Deine Projekte.

Wie kannst Du mit der richtigen Software die Kontrolle der Projektkosten im Multiprojektmanagement erreichen?

Die Projektkostenkalkulation im Multiprojektmanagement  ist aufwändig.

Hier ist es für Dich wichtig, die projektübergreifende Budgetplanung und Kostenverfolgung so weit wie möglich zu vereinfachen.

Deine Projektleiter und Controller sind beim Durchführen ihrer Arbeiten auf die Daten des jeweils anderen angewiesen. Daher ist es wichtig, dass Du für die Integration von PPM und ERP-Systemen sorgst. Denn ohne Übertragen der Daten in beide Richtungen ist weder eine zeitgerechte monatliche Abrechnung noch eine zeitnahe Verteilung von Restbudgets zwischen den Projekten möglich.

Can Do hat hierfür ein plattformunabhängiges und offenes System geschaffen, das mit nahezu jedem anderen offenen System kommunizieren und interagieren kann. Dazu zählen:

  • Anbindungen an verschiedene SAP-Module
  • bidirektionale Schnittstellen zu SharePoint, zu Ideen- und Prozessmanagement-Applikationen und zu Issue-Tracking-Systemen,
  • Anbindungen an E-Mail-Server oder Single Sign-On.

Der Can Do-Server ist bereits in zahlreichen Kunden-Installationen Teil der zentralen Datenbasis.

Wie kannst Du Projektkosten für agiles Projektmanagement kalkulieren?

Für agiles Projektmanagement  - und auch für hybrides Projektmanagement  - lassen sich Kosten nicht ohne Weiteres kalkulieren.

Hier einige Gründe:

  • Fehlende, ungenaue oder falsche Spezifikationen
  • Hohe Komplexität der Anforderungen und der Umsetzung, die das Planen erschwert
  • Sich verändernde Prioritäten während des Projektverlaufs
  • Gemeinsames Lernen in den 'neuen' Bereichen des Projekts sowohl auf Auftraggeber- als auch auf Auftragnehmerseite

 

Die Integration agiler Methoden in das unternehmensweite Projekt- und Ressourcenmanagement wird daher immer wichtiger, damit der Projekt- und Portfoliomanager weiß, wann welche Arbeiten von den agilen Teams umgesetzt werden und wie viel Aufwand dafür verwendet wurde. Diese Information stellt Dir die JIRA-Schnittstelle von Can Do bereit.

>> Erfahre mehr über das Finanz- und Budgetmanagement von Can Do

Redaktion Can Do
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Unser Team veröffentlicht an dieser Stelle Best Practices aus dem Projekt- und Ressourcenmanagement.