Kapazitätsplanung im Multiprojektmanagement: Ressourcen realistisch planen und Engpässe frühzeitig erkennen

Aktualisiert am 6. November 2026

In Unternehmen mit mehreren parallel laufenden Projekten gehört die Kapazitätsplanung zu den zentralen Herausforderungen im Projektmanagement. Besonders im Engineering konkurrieren Projekte häufig um dieselben Fachkräfte. Konstrukteure, Entwicklungsingenieure oder technische Spezialisten werden in unterschiedlichen Projekten benötigt – oft gleichzeitig und unter hohem Termindruck.

Dabei reicht es nicht aus, die verfügbaren Arbeitsstunden mit dem geplanten Projektaufwand zu vergleichen. Entscheidend ist, ob die richtigen Mitarbeitenden mit den benötigten Qualifikationen zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind.

Eine realistische Kapazitätsplanung muss deshalb sowohl die Auslastung einzelner Mitarbeitender als auch die Anforderungen aller laufenden und geplanten Projekte berücksichtigen. Die rollierende Planung ergänzt diesen Ansatz, indem sie langfristige Planungen ermöglicht, ohne bereits zu Beginn sämtliche Aufgaben und Termine im Detail festlegen zu müssen.

1. Warum Kapazitätsplanung im Multiprojektmanagement besonders anspruchsvoll ist

In der Praxis werden Ressourcen selten ausschließlich für ein einzelnes Projekt eingesetzt. Ein Entwicklungsingenieur arbeitet beispielsweise an einer laufenden Produktentwicklung, unterstützt parallel ein Kundenprojekt und wird zusätzlich für die technische Bewertung eines neuen Vorhabens benötigt.

Jeder Projektleiter betrachtet zunächst die Anforderungen seines eigenen Projekts. Die tatsächliche Verfügbarkeit eines Mitarbeitenden ergibt sich jedoch erst aus der Summe aller Verpflichtungen.

Daraus entstehen typische Herausforderungen:

• Konkurrierende Ressourcenanforderungen: Mehrere Projekte benötigen dieselben Fachkräfte im gleichen Zeitraum.
• Unterschiedliche Qualifikationen: Freie Kapazitäten können nicht beliebig zwischen Mitarbeitenden ausgetauscht werden.
• Schwankender Projektbedarf: Der Ressourcenbedarf verändert sich im Verlauf eines Projekts.
• Unvollständige Planungsinformationen: Gerade bei langfristigen Projekten stehen konkrete Arbeitspakete und Termine noch nicht fest.
• Kurzfristige Veränderungen: Neue Projekte, Terminverschiebungen oder ungeplante Abwesenheiten beeinflussen bestehende Ressourcenplanungen.

Eine isolierte Betrachtung einzelner Projekte führt deshalb häufig zu einer unrealistischen Auslastungsplanung. Erst eine projektübergreifende Kapazitätsübersicht zeigt, welche Ressourcen tatsächlich noch zur Verfügung stehen und wo Engpässe entstehen können.

2. Verfügbare Kapazitäten realistisch ermitteln

Die Grundlage jeder Kapazitätsplanung ist die tatsächliche Verfügbarkeit der Mitarbeitenden.

Ein Mitarbeiter mit einer 40-Stunden-Woche verfügt rechnerisch über 160 Arbeitsstunden in vier Wochen. Diese Stunden stehen jedoch nicht vollständig für die geplante Projektarbeit zur Verfügung.

Bei der Ermittlung der verfügbaren Kapazität müssen mehrere Faktoren berücksichtigt werden.

Arbeitszeitmodelle, Feiertage und Abwesenheiten

Vollzeit, Teilzeit, individuelle Arbeitszeitregelungen und regionale Feiertage beeinflussen die verfügbare Arbeitszeit. Hinzu kommen Urlaub, Krankheit und weitere Abwesenheiten.

Eine zuverlässige Ressourcenplanung berücksichtigt diese Informationen möglichst automatisch. So lässt sich vermeiden, dass Mitarbeitende während geplanter Abwesenheiten eingeplant werden oder Teilzeitkräfte mit einer zu hohen Kapazität in die Projektplanung eingehen.

Tagesgeschäft und nicht projektbezogene Tätigkeiten

Neben der eigentlichen Projektarbeit übernehmen viele Fachkräfte regelmäßige Aufgaben, beispielsweise technische Abstimmungen, Support, interne Besprechungen oder administrative Tätigkeiten.

Diese sogenannte Grundlast reduziert die für Projekte verfügbare Kapazität und muss bei der Planung entsprechend berücksichtigt werden.

Bereits bestehende Projektverpflichtungen

Im nächsten Schritt werden die geplanten Aufwände aus allen laufenden Projekten einbezogen.

Die verbleibende Kapazität ergibt sich vereinfacht aus folgender Berechnung:

Verfügbare Projektkapazität = Arbeitszeit abzüglich Abwesenheiten, Feiertagen und Grundlast

Freie Projektkapazität = verfügbare Projektkapazität abzüglich bereits geplanter Projektaufwände

Dabei ist darauf zu achten, dass Abwesenheiten und Feiertage nicht erneut abgezogen werden, wenn sie bereits in der zugrunde liegenden Arbeitszeit berücksichtigt sind.

Diese Berechnung liefert eine erste Orientierung. Ob ein zusätzlicher Projektbedarf tatsächlich eingeplant werden kann, hängt allerdings auch von den benötigten Qualifikationen und der zeitlichen Verteilung der Aufgaben ab.

3. Warum freie Kapazitäten nicht automatisch verfügbare Ressourcen bedeuten

Eine der häufigsten Fehlannahmen in der Ressourcenplanung besteht darin, dass ausreichend freie Stunden automatisch eine zusätzliche Projektzusage ermöglichen.

Gerade im Engineering ist das problematisch. Technische Aufgaben erfordern häufig spezifische Kenntnisse, Erfahrungen oder Zertifizierungen. Ein Mitarbeiter mit freien Kapazitäten kann daher nicht zwangsläufig die Aufgaben eines bereits ausgelasteten Spezialisten übernehmen.

Praxisbeispiel: Engpass in einem Entwicklungsprojekt

Ein Unternehmen bearbeitet mehrere Entwicklungsprojekte parallel. Für ein zusätzliches Kundenprojekt werden innerhalb der nächsten vier Wochen folgende Leistungen benötigt:

In der Ressourcenplanung sind für diesen Zeitraum insgesamt noch 80 freie Stunden ausgewiesen.

Auf den ersten Blick scheint das neue Projekt problemlos realisierbar zu sein.

Bei genauerer Betrachtung zeigt sich jedoch:

• Für die Konstruktion stehen ausreichend qualifizierte Mitarbeitende zur Verfügung.
• Die technische Prüfung muss spätestens in der zweiten Projektwoche abgeschlossen sein.
• Der einzige verfügbare Prüfingenieur ist in dieser Woche bereits weitgehend durch andere Projekte ausgelastet und verfügt lediglich über acht freie Stunden.

Obwohl insgesamt genügend freie Kapazität vorhanden ist, fehlen zum erforderlichen Zeitpunkt acht Stunden einer bestimmten Qualifikation.

Das Projekt kann unter den bestehenden Rahmenbedingungen daher nicht wie geplant durchgeführt werden.

Welche Möglichkeiten bestehen?

Das Unternehmen kann die technische Prüfung verschieben, bestehende Aufgaben des Prüfingenieurs umplanen oder einen weiteren qualifizierten Mitarbeiter einsetzen.

Jede dieser Entscheidungen hat möglicherweise Auswirkungen auf andere Projekte.

Genau hier zeigt sich der Unterschied zwischen einer einfachen Stundenübersicht und einer integrierten Ressourcen- und Multiprojektplanung: Nicht nur die rechnerische Auslastung ist entscheidend, sondern auch die zeitliche und fachliche Machbarkeit.

4. Langfristige Kapazitätsplanung ohne vollständige Detailplanung

In vielen Engineering-Projekten erstreckt sich die Planung über mehrere Monate oder sogar Jahre. Zu Projektbeginn sind häufig weder sämtliche Arbeitspakete noch deren genaue Aufwände und Termine bekannt.

Trotzdem müssen Unternehmen frühzeitig einschätzen können, welche Ressourcen zukünftig benötigt werden.

Würden ausschließlich vollständig definierte Aufgaben in der Kapazitätsplanung berücksichtigt, bliebe ein großer Teil des zukünftigen Ressourcenbedarfs zunächst unsichtbar. Das könnte dazu führen, dass Kapazitäten mehrfach verplant oder neue Projekte auf einer unrealistischen Grundlage zugesagt werden.

Deshalb ist es sinnvoll, langfristige Ressourcenbedarfe zunächst auf einer übergeordneten Ebene zu planen.

Beispielsweise kann für eine zukünftige Entwicklungsphase ein Bedarf von 200 Stunden Konstruktion und 80 Stunden technischer Prüfung vorgesehen werden, ohne bereits jeden einzelnen Arbeitsschritt festzulegen.

Die Planung zeigt damit frühzeitig, welche Qualifikationen in welchem Zeitraum benötigt werden.

Wichtig ist allerdings, zwischen einem geplanten Ressourcenbedarf und einer verbindlichen personellen Besetzung zu unterscheiden. Eine grobe Kapazitätsreservierung bedeutet noch nicht, dass die benötigten Mitarbeitenden zum späteren Zeitpunkt tatsächlich verfügbar sein werden.

5. Rollierende Planung: Vom groben Ressourcenbedarf zur konkreten Aufgabenplanung

Die rollierende Planung verbindet langfristige Kapazitätsplanung mit einer zunehmend detaillierten Projektplanung.

Das Grundprinzip ist einfach: Je näher eine Projektphase rückt, desto genauer werden ihre Aufgaben, Aufwände und Ressourcen geplant.

Für weit entfernte Projektphasen genügt zunächst eine grobe Einschätzung des Ressourcenbedarfs. Die unmittelbar bevorstehenden Arbeiten werden dagegen detailliert geplant und konkreten Mitarbeitenden zugeordnet.

Wie funktioniert das in der Praxis?

Ein Entwicklungsprojekt ist auf zwölf Monate ausgelegt.

Zu Projektbeginn werden die einzelnen Phasen und ihr voraussichtlicher Ressourcenbedarf geplant. Für die nächsten vier Wochen liegen bereits konkrete Arbeitspakete vor, während die späteren Projektphasen zunächst nur mit geschätzten Aufwänden berücksichtigt werden.

Mit fortschreitendem Projekt werden die anstehenden Phasen weiter ausgearbeitet. Aus dem ursprünglich grob geplanten Ressourcenbedarf entstehen konkrete Aufgaben mit definierten Terminen und Verantwortlichkeiten.

Dabei ist entscheidend, dass die bereits berücksichtigten Kapazitäten nicht doppelt in die Planung eingehen.

Wurden für eine Projektphase beispielsweise 200 Stunden vorgesehen und davon inzwischen 80 Stunden in konkrete Aufgaben überführt, verbleiben bei unverändertem Gesamtbedarf noch 120 Stunden für die weitere Detailplanung.

Ergeben sich durch neue Erkenntnisse höhere oder niedrigere Aufwände, muss sich diese Veränderung entsprechend auf die Gesamtkapazitätsplanung auswirken.

Vorteile der rollierenden Planung

Durch diesen Ansatz können Unternehmen langfristige Ressourcenanforderungen berücksichtigen, ohne frühzeitig eine Genauigkeit vorzutäuschen, die in der Praxis noch gar nicht möglich ist.

Gleichzeitig bleibt die Planung flexibel. Neue Erkenntnisse aus der Projektbearbeitung fließen kontinuierlich ein und machen Veränderungen im Ressourcenbedarf sichtbar.

Das ist besonders für Entwicklungsprojekte relevant, bei denen sich technische Anforderungen, Bearbeitungszeiten und Projektprioritäten im Verlauf verändern können.

6. Auswirkungen von Änderungen projektübergreifend bewerten

Eine einmal erstellte Ressourcenplanung bleibt selten über die gesamte Projektlaufzeit unverändert.

Neue Kundenaufträge, geänderte Prioritäten, Terminverschiebungen oder unerwartete Mehraufwände können die ursprüngliche Planung erheblich beeinflussen.

Im Multiprojektmanagement reicht es deshalb nicht aus, Änderungen ausschließlich innerhalb des betroffenen Projekts zu betrachten.

Wird beispielsweise ein Entwicklungsmeilenstein um zwei Wochen verschoben, kann dies dazu führen, dass die benötigten Konstrukteure oder Prüfingenieure gleichzeitig in einem anderen Projekt eingeplant sind.

Eine Terminverschiebung löst damit möglicherweise einen Ressourcenkonflikt aus, der in der ursprünglichen Planung noch nicht vorhanden war.

Für eine fundierte Entscheidung müssen die Auswirkungen auf sämtliche betroffenen Projekte erkennbar sein.

Projektleiter und Ressourcenverantwortliche benötigen dafür eine gemeinsame Informationsgrundlage, die sowohl bestehende Verpflichtungen als auch zukünftige Ressourcenanforderungen berücksichtigt.

Die rollierende Planung sorgt dafür, dass diese Informationen regelmäßig aktualisiert werden. Eine geeignete Multiprojektmanagementsoftware unterstützt darüber hinaus dabei, Engpässe und mögliche Überlastungen frühzeitig zu erkennen und unterschiedliche Planungsalternativen zu bewerten.

7. Wie Can Do die Kapazitäts- und Ressourcenplanung unterstützt

Je mehr Projekte, Mitarbeitende und Abhängigkeiten berücksichtigt werden müssen, desto schwieriger wird eine verlässliche Kapazitätsplanung mit voneinander getrennten Tabellen oder isolierten Projektplänen.

Can Do führt die relevanten Informationen in einer gemeinsamen Ressourcen- und Multiprojektplanung zusammen.

Arbeitszeiten und tatsächliche Verfügbarkeit berücksichtigen

Individuelle Arbeitszeitmodelle, Feiertage, Urlaub und weitere Abwesenheiten bilden die Grundlage für die Ermittlung der verfügbaren Ressourcen.

Zusätzlich können Grundlasten und bereits geplante Projektaufwände berücksichtigt werden. Dadurch entsteht eine projektübergreifende Sicht auf die Auslastung.

Ressourcenbedarf anhand benötigter Skills planen

Nicht immer steht bereits fest, welcher Mitarbeiter eine bestimmte Aufgabe übernehmen wird.

Mit Can Do können Ressourcenanforderungen zunächst anhand der benötigten Fähigkeiten geplant werden. Die konkrete personelle Zuordnung kann zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

Damit lassen sich zukünftige Kompetenzbedarfe frühzeitig in der Planung berücksichtigen.

Auch mit ungenauen Planungsinformationen arbeiten

Can Do ermöglicht die Planung mit unscharfen Zeiträumen und geschätzten Aufwänden.

Das ist insbesondere bei langfristigen Projekten von Vorteil, deren Aufgaben und Termine erst im weiteren Verlauf konkretisiert werden.

Die Ressourcenplanung kann somit bereits beginnen, bevor sämtliche Projektdetails feststehen.

Ressourcenengpässe und Überlastungsrisiken erkennen

Der Watermodel®-Algorithmus von Can Do simuliert die Verteilung paralleler Aufgaben innerhalb der geplanten Zeiträume.

Dadurch wird nicht nur die Summe der geplanten Stunden betrachtet. Auch die zeitliche Überschneidung von Aufgaben und daraus entstehende Auslastungsrisiken können bewertet werden.

Ergänzend kann die KI-Unterstützung geeignete alternative Mitarbeitende anhand ihrer Qualifikationen und Verfügbarkeit vorschlagen. Die Entscheidung über eine tatsächliche Umplanung bleibt bei den verantwortlichen Personen.

So unterstützt Can Do Projektleiter und Ressourcenmanager dabei, Planungsentscheidungen auf einer nachvollziehbaren Datengrundlage zu treffen.

8. Worauf Unternehmen bei einer Ressourcen- und Multiprojektmanagementsoftware achten sollten

Eine geeignete Software sollte mehr leisten als die Darstellung von Mitarbeiterauslastungen oder die Gegenüberstellung von verfügbaren und geplanten Stunden.

Gerade für Unternehmen mit komplexen Entwicklungsprojekten sind folgende Funktionen entscheidend:

• Projektübergreifende Ressourcenplanung: Alle laufenden und geplanten Projekte greifen auf eine gemeinsame Kapazitätsbasis zu.
• Qualifikationsbasierte Planung: Ressourcenbedarfe lassen sich anhand benötigter Fähigkeiten und nicht ausschließlich anhand konkreter Personen planen.
• Berücksichtigung realer Verfügbarkeiten: Arbeitszeitmodelle, Abwesenheiten und Grundlasten fließen in die Planung ein.
• Flexible Planungstiefe: Langfristige Ressourcenbedarfe können zunächst grob und später detailliert geplant werden.
• Erkennung von Engpässen: Überlastungen und konkurrierende Ressourcenanforderungen werden frühzeitig sichtbar.
• Bewertung von Planungsänderungen: Auswirkungen von Termin- und Ressourcenverschiebungen lassen sich über Projektgrenzen hinweg beurteilen.

Entscheidend ist, dass diese Funktionen nicht isoliert voneinander arbeiten. Erst ihr Zusammenspiel ermöglicht eine realistische Bewertung der verfügbaren Kapazitäten und der Machbarkeit neuer Projektvorhaben.

Fazit: Realistische Kapazitätsplanung braucht den Blick auf alle Projekte

Eine erfolgreiche Kapazitätsplanung beantwortet nicht nur die Frage, wie viele Arbeitsstunden noch verfügbar sind. Sie zeigt vor allem, ob die benötigten Qualifikationen im richtigen Zeitraum eingesetzt werden können, ohne andere Projekte zu gefährden.

Die rollierende Planung schafft dafür die notwendige Verbindung zwischen langfristiger Ressourcenplanung und kurzfristiger Aufgabensteuerung. Zukünftige Bedarfe werden frühzeitig berücksichtigt und mit zunehmendem Projektfortschritt konkretisiert.

Für Unternehmen mit mehreren parallelen Projekten ist eine integrierte Ressourcen- und Multiprojektmanagementsoftware deshalb eine wesentliche Grundlage, um Kapazitäten realistisch zu planen, Engpässe frühzeitig zu erkennen und fundierte Projektentscheidungen zu treffen.

Erfahren Sie in einer persönlichen Can Do Demo, wie Sie Ihre Ressourcenplanung projektübergreifend gestalten und die Machbarkeit neuer Projekte zuverlässig bewerten können.